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1、 标 题 记录控制程序 文件编号 DX-CX-02 制订部门：品控部 制/修订日期：2016.04.10 版本：1 总页数：2 1.目的 通过规范建立和保持管理体系所要求的记录，并加以有效控制的过程，使体系记录能妥善保存，清晰、易于识别和检索，以充分、有效地证明体系运行的有效性。2.范围 适用于质量与食品安全体系运行相关的记录控制。3.职责 3.1 品控组：负责管理手册及程序文件所涉及的记录的组织实施等控制性工作。3.2 各部门：负责各所辖范围内除3.1 以外的所有质量体系所涉及的记录的格式设计、编号、按规定填写、检查、归档、保存等管理性工作。4.程序 4.1 记录的格式及内容设计 4.1.1
2、 各种记录的设计原则上应符合国家相关法律法规的要求，同时能够体现所涉及过程的关键的管理性内容，并能够体现质量追溯的要求。4.1.2 记录的格式及内容的编制应为对所需记录的内容较为熟悉的部门或人员担任。4.2 质量记录的格式及内容审核 4.2.1 一般性质量记录只需部门主管对相应记录体系追溯性、原始性的需求即可；4.2.2 对部分国家法律法规有要求的记录如：原辅料食品相关产品的进货验收记录、产品出厂检验记录以及关键控制点的控制记录等，应经过品质等相关管理专业人员的审核后符合国家法律法规的要求后方可使用。4.3 记录的编码及归档 对各种经初步编制的记录应经过相关的主管或质量管理人员对相关须记录的内
3、容、格式审核后，统一按照文件（记录）管理权限的不同，在所在部门的文件管理员处进行统一编码（具体编码的规则按照文件控制程序规定的内容进行）；4.3.1 各种记录经文件管理员统一编码后，文件管理员应保留经编码的记录样张，并编制 记录清单附质量记录样张，便于查询管理。4.3.2 记录应标明该版次和修改次数，如 Rev1/0。4.3.3 各相关部门文件管理员应根据所管辖文件（记录）的表式的增减或修订情况及时修订记录清单，并每年更新一次。4.4 记录样张的修改 当某部门发现某一记录需要修改时，应按照文件控制程序的要求，再次经过原审核 标 题 记录控制程序 文件编号 DX-CX-02 制订部门：品控部 制
4、/修订日期：2016.04.10 版本：1 总页数：2 岗位人员审核后，并经文件管理人员编号并留档后方可修改实施。4.5 记录的填写 4.5.1 记录由相关的执行人员填写，记录内容应正确、完整，字迹要清晰。不可在记录中填写无关的内容，并保持记录清晰完整。4.5.2 如在记录过程中，发现记录错误而修订时，应实行划改：即在错误处打斜杠并签上修改人的名字。4.6 记录的保存 4.6.1 各相关质量体系的记录应至少保留 3 年（或根据需要保留至产品保质期结束），记录由各使用负责部门收集，并按月、季或年装订。4.6.2 使用部门应妥善保存本部门的记录，贮存环境应适宜，防止损坏、污染和丢失。4.6.3 保存的记录应采用适当方式进行检索，以便于存取和查阅。4.6.4 记录一般不得外借、复印，若工作需要外借时，需要经过部门最高领导同意方可。4.7 记录的销毁:保存期满的记录由记录使用部门自行销毁。4.8 记录的归档：需要归档的记录，由各相关部门收集整理后自行进行保存归档并进行记录。5.相关记录 5.1 记录清单