2022年公文管理办法.docx

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1、精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料有限公司制度文件.原版已签字公文治理方法司规字第 02 号第一章 总 就第一条 为做好公司公文处理工作,明确公文的种类、格式、行文规章等,提高公文质量和工作效率,使公文处理规范化、制度化、科学化,特制定本方法；其次条 本方法所称公文是指公司经营治理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法治企和进行经营、治理活动的重要工具；第三条本方法中的公文处理是指公文的办理、治理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、连接有序的工作；第四条公司综合经营治理科负责各类公文起草的组织、各项制度并指导和监督执行；督促、检查公文运转和办理情形

2、,统一治理公文收发、审核、用印、归档和销毁等工作；第五条 公司文员、内勤应不断提高公文专业学问、技能,专（兼）职负责公文处理工作；处理公文人员应当忠于职守,遵守职业道德,保守公司商业隐秘；第六条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原就,必需做到精确、准时、安全,公文处理必需严格执行有关保密规定；其次章 公文种类第七条 公文主要包括命令、打算、决议、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要等；一）命令 令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员；1 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 17 页精选学习资料 - -

3、- - - - - - - .有限公司内部资料制度文件二）打算 适用于对重要事项或者重大行动作出支配,奖惩有关科室及人员,变更或撤销公司的打算事项；三）决议 适用于经过会议争论、 争论、表决通过后制定和形成的看法及要求 贯彻执行的事项；四）通知 适用于转发上级有关部门的公文；传达要求公司有关科室、公司 周知或者执行的事项；发布规章；任免人员等；五）通报 适用于表彰先进,批判错误,传达重要精神或情形；六）议案 适用于向股东代表大会及董事会提请审议事项；七）报告 适用于各科室或公司汇报工作,反映情形,答复股东代表大会、董事会、监事会的询问；八）请示 适用于向上级部门恳求指示、 赐予答复、 审核与批

4、准,主要包括：申请开办新业务、 新产品,对规章制度有疑问或执行中存在问题,以及人事需求、机构治理、固定资产购置等经营治理方面的事项；九）批复 适用于答复所属公司、部门的请示事项, “ 批复” 与“ 请示” 是互 相对应的文体；十）看法2 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件适用于对重要问题提出见解和处理方法；十一）会议纪要 适用于记载、传达会议情形和议定事项；十二）章程 适用于按有关法律、法规、条例,规定企业宗旨、组织原就和经 营治理方法等事项, 由当事人一样同意而达成的具有法律效力

5、的 书面文件；十三）协议、合同 多用 是双方或多方为明确各自的权益和义务而签定的法律文书,于生产、供应、销售等部门；十四）发言稿适用于单位领导所作的带有指示性的讲话、重要报告、总结性 讲话,会议代表的发言、典型体会介绍等；十五）函适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间吿知事项、相 互商洽工作、询问和答复问题,向其他业务主管部门恳求批准 等；十六）规章制度依据经营治理需要,依照有关法律法规等制定的,组织经营过 程和进行劳动治理的规章和制度的总和；也称为内部劳动规章,是企业内部的“ 法律”各个方面；规章制度内容广泛,涵盖了经营治理的第三章 公文格式第八条 公司公文一般由文头、发文字号、标题、正

6、文、签发人、成文日期、发文单位、收文单位、印章和文尾等组成,必要时需注明密级、急缓时限3 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件和附件等内容；一）文头文头含字头、 发文字号和文头线, 字头由发文单位名称加 “ 文件”二字组成；1、红头字文件包括：公司董事会文件（董字） 、监事会文件（监字） 、及公司 通知（司通字）文件等；格式：页边距为上、下2.5 厘米,左、右 3 厘米,字头字体为华文中宋 48 号加粗套红字体, 字头位置为段前 3.5 行,单倍行距,居中排印；下方为发文字号和岁月序

7、号,发文字号由单位代字和文件序号组成,岁月序号由年份、序号组成,于段前 1 行位置以宋体 4号加粗字体居中排印, 如“ 司 字第 号” ,董事会文件 “ 董字第 号” ,监事会文件“ 监字第 号”；再下方为公司标和文头线,公司标为红色,亮度为 60%,段前1 行居中排列,高 1 厘米,宽 1.18 厘米；文头线为红色,粗 1磅,长 6.6 厘米,分列公司标两侧（见附录 1）2、黑头字文件包括：公司章程、规章制度、通报等；格式：页边距为上、下2.5 厘米,左、右 3 厘米,字头字体为宋体小三号加粗字体,字头位置为段前 1 行,段后 1 行,单倍行距,居中排印；下方为标题（见后） ,再下方为发文字

8、号和岁月序号,发文字号由单位代字和文件序号组成,岁月序号由年份、序号组成,于段前 1 行位置以宋体 4 号加粗字体居中排印,发文字号统一4 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件；为“ 司 字第 号”,岁月序号为“ 年第 号”对于某文件修订后的编号发文字号不变,岁月序号按当年发文次序编制以区分版本（见附录 2）；3、传真：左侧以小四号黑体字标注公司地址、邮编、电话、传真等中英文信息,右侧以四号黑体字标注公司中英文全称并衬以灰底框,公司名称中文采纳白字,英文采纳黑色（见附录 4）；4、一

9、般请示、报告、通知等采纳无字头公文形式；5、发文字号1）分类及编号原就文件分类原就按文件性质分为四类, 第一类打算决议简称为 “ 决” ,第二类为通知通报简称为 “ 通” ,第三类为会议纪要简称为“ 纪” ,第四类为规章制度简称为“ 规”； 编号原就文号由文件编号和年号组成司 规字第 01 号文件（ 2022 年 01 号）发文当年序号发文年度文件总序号文件分类代号公司代号注：年序号在其次行居中；3）编号原就5 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件成文部门编制所需发布的文件内容,进过

10、审核、会签后,传送到综合经营治理科统一编号；二）标题公文标题应当精确简要地概括公文的成文事由或主要内容并标明公文种类 , 一般应当标明发文单位；公文标题中除法规、规章名称加书名号外 , 一般不用标点符号；标题用小 2 号黑体字打印,段前 三）正文1 行位置居中排列；1、正文即公文主体,包括事由、要求、建议、措施等内容；正文 要求语言精练、规律清晰、层次分明、词语规范；2、正文一律从左至右顶格编排,小标题一律用黑体字标注；正文中表示层次序号时按以下次序排列：一、；一）；1、；1）；使用过程中可以按此次序选择使用,但是不行以违反此次序使 用（如：可以一、；1、；但不行以一、；1；见附件样式）；3、

11、层次标注不提倡采纳“1.1 ” 、“ 1.1.1 ” 进行标注,在体系文件中采纳此法标注时,分层最多到“1.1.1 ” ；余外此层次时,可采纳其他符号标注,如：a 等；4、格式要求格式一：司通字文件正文用 4 号宋体字横行排列,每行约 30字,每页约 24 行,单倍行距,段距为段前 1 行；页边距为上下 2.5 厘米,左右 3 厘米；格式二：其他文件可采纳小 4 号宋体字横行排列,每行约 35字,每页约 21-34 行,行距固定值20-27 磅,段距为段前0.5 行；页边距为上下 2.5 厘米,左右 3 厘米；与政府往来公文,按政府规定格式编排；6 / 17名师归纳总结 - - - - - -

12、 -第 6 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件5、文章分出“ 章” ,“ 节” 的,各章节题目应居中排列, 文字加粗,单倍行距,段距为段前、段后各 2 行；四）签发人 签发人指代表单位审核批准文件制发的负责人；公司发文需公司 董事长签发,签发人标注于发文字号右侧红线上方中心；签发件 只用于存档,不印发；发放件签名不得采纳打印形式,应将签发 人签字扫描处理后插入签发栏处；五）成文日期 成文日期以领导签发日期为准, 采纳中文日期格式标注, 将年、月、日标全（“ 零” 写为“六）落款及印章O” ）,标注于文件末尾发文单位署名下方；对于没有单位

13、标头的公文,落款应使用全称或规范化简称,标注 于正文右下方成文日期之上并加盖公章；公章压盖于发文单位署 名中心,上不压正文,下骑年压月；对于有单位标头的文件,落款将不再标注发文单位,只标注发文 日期；印章加盖在日期处；尾页无正文时应在尾页左上方标注“ 此页无正文” 字样；七）收文单位收文单位包括主送单位和抄送单位,主送单位指文件的主要受理单位,用全称或规范化简称,于文头下段前1 行位置,以黑体字顶格打印；抄送单位指需要明白公文内容的有关单位,标注于公 文页尾；主送单位一般不再在文尾标注；八）文尾文尾含主题词、报送领导、阅知范畴、文件编印、校对、批准人、印发单位、日期及份数,分别用黑线分隔,单倍

14、行距,号字与正7 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件文相同,字体为宋体,主题词为黑体；要求主题词简明扼要,报 送对象完整,日期份数精确；主题词是用于文件分类和检索的标识,由表现公文内容归属、主 体内容公文类别的此或词组组成,依据先“ 内容” 后“ 形式” 的次序排列,一般不超过 阅知范畴之上；5 个词或词组；其位置在成文日期之下,阅知范畴,包括主送单位、抄报单位（或领导）、抄送单位；主送 单位是公文的主要接收对象,即需要依据公文内容答复事项、办 理工作的单位；抄报单位是需要明白公文

15、内容的上级单位或相关 领导；抄送单位是需要明白公文内容的下级单位；九）密级与缓急时限1、国家隐秘文件分为绝密、隐秘、隐秘；依据国家和单位有关规 定标注；2、公司商业隐秘文件分为 “ 核心商业隐秘” 、“ 重要商业隐秘” 、“ 普 通商业隐秘” ；3、缓急时限分为“ 特急” 、“ 急件” 和“ 一般” ,依据需要标注于文 头左上角（一般件不标注） ；十）附件附件指附在文件后伴同下发的文件或资料、记录；附件应在正文之后,成文日期之前注明附件名称,多个附件的用阿拉伯数字标明序 号；印发或转发文件、资料不作附件处理；十一）无字头文件无需文头文尾,其余部分均参照此规定执行 十二）页码页码用阿拉伯数字标注

16、,如“央；-1-” ,文件页码标注于印张下方中8 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件十三）纸张与装订1、公文用纸为 A4 规格；2、纸张要求：1）宣扬性资料封皮采纳120 克铜版纸、内容采纳120 克彩激纸,原就上进行胶装；2）其他对外文件采纳70 克品牌复印纸,左侧可采纳黑色封条匀称粘贴或胶装；3）内部文件、资料使用纸张以节省为原就,可采纳 70 克普通复印纸；4）对外报送的文件、资料,由各部门领导严格把关选择纸张种类；5）对外报送资料内容应严格把关, 排版简洁、大方（对版式、格

17、式有要求的从其要求） ,同时应使用质量较高的纸张和高档装订方式；第四章 行文规章第九条 行文应当确有必要,留意效用；第十条 行文应遵循逐级行文原就, 一般不得越级请示和报告； 各科室呈报公文,经综合经营治理科审核后,由文秘人员（或指定专人）负责传递；公司间行文应遵循对等的原就, “ 明来明去,密来密去,函来函复”；涉及国家隐秘和企业商业隐秘的严格执行相关保密规定；除综合经营治理科外,各科室原就上不得以本科室名义对外单位正式行文；第十一条 向上级单位行文时,一般不抄送下级单位；向下级单位的重要行文,应当同时报抄上级单位； 转发上级、同级单位或不相隶属机构的文件,以公司名义行文,转发公文一般不抄送

18、原发单位；9 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司 内部资料 制度文件第十二条“ 请示” 是向上级主管领导到或部门（原为集团）恳求赐予以批复的 文种,应当一文一事,一般只写一个主送单位,同时需要其它单位研 究处理的,应实行抄送形式,但不得同时抄送下级单位；“ 报告”是向上级主管领导到或部门汇报工作,反映情形的文种, 不得夹带请示事项；“ 报告” 中提出的看法和建议,只供上级主管领导到或 部门参考而不要求予以批复；凡在报告中夹带请示事项,未得到准时 批复,造成工作延误或缺失的,由行文方负责；第十三条不

19、得以公司名义向上级部门负责人个人报送“ 请示”、“ 看法” 和“ 报告” ；第十四条第五章发文办理、发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核（会签）签发、复核（校对）、缮印、用印、登记和分发等程序；第十五条 草拟公文的基本要求：一）要符合国家的方针、政策、法律、法规和集团的有关规定,如 提出新的规定,要切实可行,并加以说明；二）情形要的确,观点要明确,做到文字简练,条理清晰,层次分 明,结构严谨,字词规范,标点精确,篇幅适中；三）公文的文种要依据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的 行文关系确定；四）拟制紧急公文,要表达紧急缘由,并依据实际情形确定紧急程 度；五）人名、地名、数字、

20、引文要正确；日期要写详细的年、月、日,不要用前年、上月等字样；引用公文应当先引标题,后引发文 字号；引用外文,不得用中文句子成份代替,如有必要可在括 号中注明中文含义；10 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件六）公文写作要使用国家法定计量单位；七）公文内使用非规范化简称, 应当先用全称并注明简称, 年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不用简称；使 用国际组织外文名称缩写,在第一次显现时应注明精确的中文 含义；八）公文中的数字,除发文字号、统计表、方案表、序号、百分比

21、、专用术语和其它必需用阿拉伯数码外,一般用汉字书写；第十六条 审核（会签）一）公文在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后送综合经 营治理科核稿；审核重点：1、是否需要行文；2、是否符合国家的方针政策、法律法规及集团的有关规定；3、公文种类、公文格式、行文关系及行文方式是否符合行文规章 和公文拟制的有关要求；4、文字表达是否符合规律,标点符号是否正确；二）综合经营治理科在核稿时,不得擅自改动,只针对版式、标点符 号和错别字进行更换；如对文字进行技术性润色和处理,对文件 内容的重要改动,应与主办单位协商或提出看法,退拟稿人自行 修改；三）文件需呈报董事长、总经理批阅的,由其秘书或综合经营治理

22、科 指定人员代为传递；指定人员应准时查看有无收办文件,并负责 分送、督办和反馈,留意相关文件的保密工作,不得因未准时查 看和催办而延误工作,不得将文件给无关人员阅示；四）公文内容假如涉及其他单位或部门的业务,应当办理睬签；相关 部门、领导批阅后,应在记录表“ 会签人看法” 内签留看法并签11 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件名转回会签部门,不得直接发送给下一会签部门或直接呈报董事 长、总经理；会签部门应在规定的时限内办理,未按规定时限办 理的应准时向经办人说明缘由；同级部门会签

23、不分前后次序；五）原就上“ 司规字” 文件在批准发布前应征求各部门的看法,待无 异议后方报董事签批, 下发；董事长批阅后, 秘书或指定人员将意 见反馈给呈报人或相关部门,要全程跟踪、督办；第十七条 签发公文必需经过公司董事长签发；如董事长因公出差,可以授权或托付 其它负责人代行签发；涉及全局性的重要公文,由董事长签发；经领 导人签发的文稿,不得再作任何修改,如必需改动或要求停发,应报 签发人,改动的应重新送签,停发的必需经签发人批准；第十八条 打印一）打印文件必需以签发的原稿为依据, 要忠于原稿,不得擅自改动,如发觉明显错误,应与拟稿人联系；打印的文件应符合公文规定 格式,文字清晰,排列整齐,

24、版面美观大方；二）公文正式印制前,办公室应进行复核,重点是：审批、签发手续 是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范,有无错别 字等；经复核需对文稿进行实质性修改的,应按程序复审；三）密级类文件打印,应指定专人负责,并留意做好保密工作；第十九条 公文校对以原稿为准, 非承办人不得擅自改动原文, 校对未发觉的差 错由校对人负责,校对后,打印人员没有改正的,由打印人员负责；其次十条 印章盖在年、月、日的正中上方,上沿不压正文,下沿略压年、月、日；严禁在空白纸、公文纸、介绍信上盖章,以防个别有不良妄想的 人乘机进行违法乱纪活动；其次十一条 发送公文由办公室统一办理, 封发公文时要对公文进行检查

25、, 防止 差错,装订要整齐坚固,不漏页,错页,粘页；凡以各公司名义发的 12 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件公文,由综合经营治理科负责登记、盖章、封发,凡是以科室名义发 出的公文,由科室登记、盖章、封发（发文登记表见附件二）；其次十二条 重要文件的制发程序以下文件必需经董事会或总经理办公审议（或征求看法和会签）通过 后,才可正式发文；一）基本规章和重要规章；二）各项业务的进展规划、重大改革方案、经营政策和方案；三）以公司名义表彰和授予集体、个人荣誉称号；四）其它需董事会或总经

26、理办公会议审议的文件；经会议通过的,在制发基本规章和重要规章时,应在标题下方括号内 注明“ 年 月 日 次 会议通过” 的字样,会议次数用汉 字书写；第六章 收文办理其次十三条 收文办理指对收到公文的办理过程, 包括签收、登记、审核、拟办、承办和催办等过程；一）签收登记 外来信函、传真、特快专递等由综合经营治理科对来文时间、渠 道、单位、文号、标题、承办单位等进行签收登记；凡是以公司 为收文单位的,由综合经营治理科负责拆封处理,凡署名为各科 室或个人的,由综合经营治理科分发至各科室及个人,由各科室 拆封处理并办理签收登记手续；二）审核拟办 1、收到需要办理的公文,综合经营治理科应当审核；审核重

27、点：来文是否应当办理, 是否需要办理, 有关要求是否明确详细等；2、经审核, 不应由本公司办理的来文, 经与对方核对并经综合经 营治理科负责人批准后,可退回发文单位；13 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件3、对符合规定的公文,综合经营治理科应当准时提出拟办看法,转有关科室办理；需要两个以上科室办理的应当明确办理主办 科室；紧急公文应当注明时限要求；三）承接办理 1）承办科室收到需要办理的公文后,应当抓紧办理,不得延误、推诿；紧急公文和有时限要求的, 应当按时限要求办理； 确有

28、困难的,应当准时向交办的督查人员说明；对没有办理时限要求的公文,一般在5 个工作日内处理完毕,需要答复的电传、信函等,一般应在 2 个工作日内作出答复； 对不属于本科室职 权范畴或者不宜由本科室办理的, 应于收文后 1 个工作日内退 回综合经营治理科并说明理由；2）对各科室的请示,必需赐予回复；答复时间应结合实际限定；3）公文办理中遇到有涉及其它科室职权范畴内的事项,主办科室 应主动与有关科室协商,有关科室应积极协作；对有分歧看法 的,主办科室主要负责人应出面与有关科室负责人协商；如仍 不能取得一样看法,要报请董事长裁定；四）催办查办 批转有关科室办理的公文,综合经营治理科要负责催办、查办、做

29、到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般 公文定期催办、查办；对下发的重要公文,应当准时明白和反馈 执行情形；其次十四条第七章公文立卷、归档和销毁包括公文办理完毕后, 综合经营治理科应准时将办理的各类公文,文件正本、附件及有关的签报、批示等附属材料收集齐全完整,准时 整理立卷归档；其次十五条 公文归档,应当依据其相互联系、特点和储存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情形,以便14 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 14 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司 内部资料 制度文件于保管和利用,

30、详细执行档案治理制度；其次十六条 综合经营治理科需存查的公文,应储存复制件和公文副本；其次十七条 拟制、修改和签批公文, 书写及所用纸张和字迹材料必需符合存档要求；用笔应使用黑色、蓝黑色钢笔与签字笔；其次十八条 单位在工作活动中形成的照片、光盘、录像带等,也要整理入档,并准时写好文字说明,统一分类编号保管；其次十九条 公文被撤销的, 自始不产生效力； 公文被废止的, 自废止之日起不产生效力；第三十条 机构合并时, 全部公文应当随之合并治理； 机构撤销时, 需要归档的公文,经整理后按有关规定移交档案室；员工调离工作时,应当将本人暂存、借用的公文依据有关规定移交、清退；第三十一条 不具备归档和存查

31、价值的公文, 经办文科室鉴别并经综合经营治理科审核批准,即可办理销毁；销毁密级公文应当到指定场所由两人以上监销,保证不丢失和漏销；其中,销毁绝密级公文应当进行登记；第三十二条第八章附就公文处理中涉及电子文本方法由综合经营治理科统一说明和修订,件的有关规定另行制定；第三十三条 本方法不适用于质量治理体系等标准有特别规定和要求的文件；第三十四条 本方法自下发之日起执行；编制：审核：批准：生效日期： 2022年 9 月 1 日版本：第一版15 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 15 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件附件：文

32、件会签单文件会签单：文件编号HL-JL-GL-01 文件名称密级缓急主管部门提交日期呈 报 人经 办 人内容简介相关部门 / 人会签人看法; 签字 /日期说明： 1.编制部门依据文件涉及的范畴确定会签的部门或人员2.相关部门或人员在接收文件后对相关内容进行确认并签署看法. ；3.在总经理看法之前,由文件发起部门填写一栏“ 看法落实及整改情形”16 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 16 页,共 17 页精选学习资料 - - - - - - - - - .有限公司内部资料制度文件文件发放、收回登记表序：受控号发文记录接文人编号收回日期HK-JL-GL-02 文件名称生效日期版号收文记录号部门 / 持有人发文日期发文人交文人回收人签字签字签字签字17 / 17名师归纳总结 - - - - - - -第 17 页,共 17 页