2022年公文管理办法 .pdf

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1、.有限公司内部资料制度文件1 / 17.有限公司公文管理办法司规字第02 号第一章 总 则第一条为做好公司公文处理工作，明确公文的种类、格式、行文规则等，提高公文质量和工作效率，使公文处理规范化、制度化、科学化，特制定本办法。第二条本办法所称公文是指公司经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治企和进行经营、管理活动的重要工具。第三条本办法中的公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公司综合经营管理科负责各类公文起草的组织、各项制度并指导和监督执行；督促、检查公文运转和办理情况，统一管理公文收发、审核、用印、归档和销毁等工作。第五

2、条公司文员、内勤应不断提高公文专业知识、技能，专（兼）职负责公文处理工作。处理公文人员应当忠于职守，遵守职业道德，保守公司商业秘密。第六条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，必须做到准确、及时、安全，公文处理必须严格执行有关保密规定。第二章公文种类第七条公文主要包括命令、决定、决议、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要等。一）命令 ( 令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。原版已签字精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件2

3、/ 17二）决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关科室及人员，变更或撤销公司的决定事项。三）决议适用于经过会议讨论、 研究、表决通过后制定和形成的意见及要求贯彻执行的事项。四）通知适用于转发上级有关部门的公文；传达要求公司有关科室、公司周知或者执行的事项；发布规章；任免人员等。五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。六）议案适用于向股东代表大会及董事会提请审议事项。七）报告适用于各科室或公司汇报工作，反映情况，答复股东代表大会、董事会、监事会的询问。八）请示适用于向上级部门请求指示、 给予答复、审核与批准，主要包括：申请开办新业务、新产品， 对规章制度有疑问或执行中存

4、在问题，以及人事需求、机构管理、固定资产购置等经营管理方面的事项。九）批复适用于答复所属公司、部门的请示事项， “批复”与“请示”是互相对应的文体。十）意见精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件3 / 17适用于对重要问题提出见解和处理办法。十一）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。十二）章程适用于按有关法律、法规、条例，规定企业宗旨、组织原则和经营管理方法等事项， 由当事人一致同意而达成的具有法律效力的书面文件。十三）协议、合同是双方或多方为明确各自的权利和义务而签定的法律文书，多用

5、于生产、供应、销售等部门。十四）发言稿适用于单位领导所作的带有指示性的讲话、重要报告、总结性讲话，会议代表的发言、典型经验介绍等。十五）函适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间吿知事项、相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。十六）规章制度根据经营管理需要，依照有关法律法规等制定的，组织经营过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。也称为内部劳动规则，是企业内部的“法律”。规章制度内容广泛，涵盖了经营管理的各个方面。第三章公文格式第八条公司公文一般由文头、发文字号、标题、正文、签发人、成文日期、发文单位、收文单位、印章和文尾等组成，必要时需注明密级、急缓时限精选学习资料 -

6、 - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件4 / 17和附件等内容。一）文头文头含字头、 发文字号和文头线， 字头由发文单位名称加 “文件”二字组成。1、红头字文件包括：公司董事会文件（董字） 、监事会文件（监字）、及公司通知（司通字）文件等。格式：页边距为上、下2.5 厘米，左、右 3 厘米，字头字体为华文中宋 48 号加粗套红字体， 字头位置为段前 3.5 行，单倍行距，居中排印。下方为发文字号和年代序号，发文字号由单位代字和文件序号组成，年代序号由年份、序号组成，于段前1 行位置以宋体 4号加粗字体居中排印

7、， 如“司字第号”，董事会文件“董字第号”，监事会文件“监字第号” 。再下方为公司标和文头线，公司标为红色，亮度为60%，段前1 行居中排列，高1 厘米，宽 1.18 厘米。文头线为红色，粗1磅，长 6.6厘米，分列公司标两侧（见附录1）2、黑头字文件包括：公司章程、规章制度、通报等。格式：页边距为上、下2.5 厘米，左、右 3 厘米，字头字体为宋体小三号加粗字体，字头位置为段前1 行，段后 1 行，单倍行距，居中排印。下方为标题（见后） ，再下方为发文字号和年代序号，发文字号由单位代字和文件序号组成，年代序号由年份、序号组成，于段前 1 行位置以宋体 4 号加粗字体居中排印，发文字号统一精选

8、学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件5 / 17为“司字第号” ，年代序号为“年第号”。对于某文件修订后的编号发文字号不变，年代序号按当年发文顺序编制以区别版本（见附录2） 。3、传真：左侧以小四号黑体字标注公司地址、邮编、电话、传真等中英文信息，右侧以四号黑体字标注公司中英文全称并衬以灰底框，公司名称中文采用白字，英文采用黑色（见附录4） 。4、一般请示、报告、通知等采用无字头公文形式。5、发文字号1）分类及编号原则文件分类原则按文件性质分为四类， 第一类决定决议简称为 “决” ，第二类为通知

9、通报简称为 “通” ，第三类为会议纪要简称为“纪” ，第四类为规章制度简称为“规” 。 编号原则文号由文件编号和年号组成司 规字第 01 号文件（ 2011 年 01 号）注：年序号在第二行居中。3）编号原则发文当年序号发文年度文件总序号文件分类代号公司代号精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件6 / 17成文部门编制所需发布的文件内容，进过审核、会签后，传送到综合经营管理科统一编号。二）标题公文标题应当准确简要地概括公文的成文事由或主要内容并标明公文种类 , 一般应当标明发文单位。公文标题中

10、除法规、规章名称加书名号外 , 一般不用标点符号。标题用小 2 号黑体字打印，段前1 行位置居中排列。三）正文1、正文即公文主体，包括事由、要求、建议、措施等内容。正文要求语言精练、逻辑清楚、层次分明、词语规范。2、正文一律从左至右顶格编排，小标题一律用黑体字标注。正文中表示层次序号时按以下顺序排列：一、；一） ；1、 ；1） ；。使用过程中可以按此顺序挑选使用，但是不可以违反此顺序使用（如：可以一、 ；1、 ； 。但不可以一、； ；1。见附件样式）。3、层次标注不提倡采用“1.1 ” 、 “1.1.1 ”进行标注，在体系文件中采用此法标注时，分层最多到“1.1.1 ” 。多余此层次时，可采用

11、其他符号标注，如：a 等。4、格式要求格式一： 司通字文件正文用 4号宋体字横行排列，每行约 30字，每页约 24 行，单倍行距，段距为段前1 行。页边距为上下 2.5 厘米，左右 3 厘米。格式二： 其他文件可采用小 4号宋体字横行排列，每行约 35字，每页约 21-34 行，行距固定值20-27 磅，段距为段前0.5 行。页边距为上下2.5 厘米，左右 3 厘米。与政府往来公文，按政府规定格式编排。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件7 / 175、文章分出“章” ， “节”的，各章节题

12、目应居中排列， 文字加粗，单倍行距，段距为段前、段后各2 行。四）签发人签发人指代表单位审核批准文件制发的负责人。公司发文需公司董事长签发，签发人标注于发文字号右侧红线上方中央。签发件只用于存档，不印发。发放件签名不得采用打印形式，应将签发人签字扫描处理后插入签发栏处。五）成文日期成文日期以领导签发日期为准， 采用中文日期格式标注， 将年、 月、日标全（ “零”写为“ O” ） ，标注于文件末尾发文单位署名下方。六）落款及印章对于没有单位标头的公文，落款应使用全称或规范化简称，标注于正文右下方成文日期之上并加盖公章。公章压盖于发文单位署名中央，上不压正文，下骑年压月。对于有单位标头的文件，落款

13、将不再标注发文单位，只标注发文日期。印章加盖在日期处。尾页无正文时应在尾页左上方标注“此页无正文”字样。七）收文单位收文单位包括主送单位和抄送单位，主送单位指文件的主要受理单位，用全称或规范化简称，于文头下段前1 行位置，以黑体字顶格打印。抄送单位指需要了解公文内容的有关单位，标注于公文页尾。主送单位一般不再在文尾标注。八）文尾文尾含主题词、报送领导、阅知范围、文件编印、校对、批准人、印发单位、日期及份数，分别用黑线分隔，单倍行距，号字与正精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件8 / 17文相

14、同，字体为宋体，主题词为黑体。要求主题词简明扼要，报送对象完整，日期份数准确。主题词是用于文件分类和检索的标识，由表现公文内容归属、主体内容公文类别的此或词组组成，按照先“内容”后“形式”的顺序排列，一般不超过5 个词或词组。其位置在成文日期之下，阅知范围之上。阅知范围，包括主送单位、抄报单位（或领导）、抄送单位。主送单位是公文的主要接收对象，即需要按照公文内容答复事项、办理工作的单位；抄报单位是需要了解公文内容的上级单位或相关领导；抄送单位是需要了解公文内容的下级单位。九）密级与缓急时限1、国家秘密文件分为绝密、机密、秘密。按照国家和单位有关规定标注；2、公司商业秘密文件分为 “核心商业秘密

15、”、 “重要商业秘密”、 “普通商业秘密”。3、缓急时限分为“特急”、 “急件”和“普通”，根据需要标注于文头左上角（普通件不标注） 。十）附件附件指附在文件后随同下发的文件或资料、记录。附件应在正文之后，成文日期之前注明附件名称，多个附件的用阿拉伯数字标明序号。印发或转发文件、资料不作附件处理。十一）无字头文件无需文头文尾，其余部分均参照此规定执行十二）页码页码用阿拉伯数字标注，如“-1-” ，文件页码标注于印张下方中央。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件9 / 17十三）纸张与装订1、

16、公文用纸为 A4 规格；2、纸张要求：1）宣传性资料封皮采用120 克铜版纸、内容采用120 克彩激纸，原则上进行胶装。2）其他对外文件采用70 克品牌复印纸，左侧可采用黑色封条均匀粘贴或胶装。3）内部文件、资料使用纸张以节约为原则，可采用70 克普通复印纸。4）对外报送的文件、资料，由各部门领导严格把关选择纸张种类。5） 对外报送资料内容应严格把关， 排版简洁、大方（对版式、格式有要求的从其要求） ，同时应使用质量较高的纸张和高档装订方式。第四章行文规则第九条行文应当确有必要，注重效用。第十条行文应遵循逐级行文原则， 一般不得越级请示和报告。 各科室呈报公文，经综合经营管理科审核后，由文秘人

17、员（或指定专人）负责传递。公司间行文应遵循对等的原则， “明来明去，密来密去，函来函复”。涉及国家秘密和企业商业秘密的严格执行相关保密规定。除综合经营管理科外，各科室原则上不得以本科室名义对外单位正式行文。第十一条向上级单位行文时，一般不抄送下级单位；向下级单位的重要行文，应当同时报抄上级单位； 转发上级、同级单位或不相隶属机构的文件，以公司名义行文，转发公文一般不抄送原发单位。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件10 / 17第十二条“请示”是向上级主管领导到或部门（原为集团）请求给予以批

18、复的文种，应当一文一事，一般只写一个主送单位，同时需要其它单位研究处理的，应采取抄送形式，但不得同时抄送下级单位。“报告” 是向上级主管领导到或部门汇报工作，反映情况的文种， 不得夹带请示事项。“报告”中提出的意见和建议，只供上级主管领导到或部门参考而不要求予以批复。凡在报告中夹带请示事项，未得到及时批复，造成工作延误或损失的，由行文方负责。第十三条不得以公司名义向上级部门负责人个人报送“请示”、 “意见”和“报告” 。第五章发文办理第十四条发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核（会签）、签发、复核（校对）、缮印、用印、登记和分发等程序。第十五条草拟公文的基本要求：一）要符合国家的

19、方针、政策、法律、法规和集团的有关规定，如提出新的规定，要切实可行，并加以说明。二）情况要确实，观点要明确，做到文字简练，条理清楚，层次分明，结构严谨，字词规范，标点准确，篇幅适中。三）公文的文种要根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。四）拟制紧急公文，要体现紧急原因，并根据实际情况确定紧急程度。五）人名、地名、数字、引文要正确。日期要写具体的年、月、日，不要用前年、上月等字样；引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文，不得用中文句子成份代替，如有必要可在括号中注明中文含义。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 10

20、 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件11 / 17六）公文写作要使用国家法定计量单位。七）公文内使用非规范化简称， 应当先用全称并注明简称， 年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不用简称。使用国际组织外文名称缩写，在第一次出现时应注明准确的中文含义。八）公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它必须用阿拉伯数码外，一般用汉字书写。第十六条审核（会签）一）公文在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送综合经营管理科核稿。审核重点：1、是否需要行文。2、是否符合国家的方针政策、法律法规及集团的有关规定。3、公文种类、公文格式、行文关系及行文方式

21、是否符合行文规则和公文拟制的有关要求。4、文字叙述是否符合逻辑，标点符号是否正确。二）综合经营管理科在核稿时，不得擅自改动，只针对版式、标点符号和错别字进行更改。如对文字进行技术性润色和处理，对文件内容的重要改动，应与主办单位协商或提出意见，退拟稿人自行修改。三）文件需呈报董事长、总经理批阅的，由其秘书或综合经营管理科指定人员代为传递。指定人员应及时查看有无收办文件，并负责分送、督办和反馈，注意相关文件的保密工作，不得因未及时查看和催办而延误工作，不得将文件给无关人员阅示。四）公文内容如果涉及其他单位或部门的业务，应当办理会签。相关部门、领导审阅后，应在记录表“会签人意见”内签注意见并签精选学

22、习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件12 / 17名转回会签部门，不得直接发送给下一会签部门或直接呈报董事长、总经理。会签部门应在规定的时限内办理，未按规定时限办理的应及时向经办人说明原因。同级部门会签不分前后顺序。五）原则上“司规字”文件在批准发布前应征求各部门的意见，待无异议后方报董事签批， 下发。董事长批阅后， 秘书或指定人员将意见反馈给呈报人或相关部门，要全程跟踪、督办。第十七条签发公文必须经过公司董事长签发。若董事长因公出差，可以授权或委托其它负责人代行签发；涉及全局性的重要公文，由董

23、事长签发。经领导人签发的文稿，不得再作任何修改，如必须改动或要求停发，应报签发人，改动的应重新送签，停发的必须经签发人批准。第十八条打印一）打印文件必须以签发的原稿为依据， 要忠于原稿，不得擅自改动，如发现明显错误，应与拟稿人联系。打印的文件应符合公文规定格式，文字清晰，排列整齐，版面美观大方。二）公文正式印制前，办公室应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，有无错别字等。经复核需对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。三）密级类文件打印，应指定专人负责，并注意做好保密工作。第十九条公文校对以原稿为准， 非承办人不得擅自改动原文， 校对未发现的差错由校对

24、人负责，校对后，打印人员没有改正的，由打印人员负责。第二十条印章盖在年、月、日的正中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。严禁在空白纸、公文纸、介绍信上盖章，以防个别有不良企图的人乘机进行违法乱纪活动。第二十一条发送公文由办公室统一办理， 封发公文时要对公文进行检查， 防止差错，装订要整齐牢固，不漏页，错页，粘页。凡以各公司名义发的精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件13 / 17公文，由综合经营管理科负责登记、盖章、封发，凡是以科室名义发出的公文，由科室登记、盖章、封发（发文登记表见附

25、件二）。第二十二条重要文件的制发程序下列文件必须经董事会或总经理办公审议（或征求意见和会签）通过后，才可正式发文。一）基本规章和重要规章；二）各项业务的发展规划、重大改革方案、经营政策和计划；三）以公司名义表彰和授予集体、个人荣誉称号；四）其它需董事会或总经理办公会议审议的文件。经会议通过的，在制发基本规章和重要规章时，应在标题下方括号内注明“年月日次会议通过”的字样，会议次数用汉字书写。第六章收文办理第二十三条收文办理指对收到公文的办理过程， 包括签收、登记、审核、拟办、承办和催办等过程。一）签收登记外来信函、传真、特快专递等由综合经营管理科对来文时间、渠道、单位、文号、标题、承办单位等进行

26、签收登记。凡是以公司为收文单位的，由综合经营管理科负责拆封处理，凡署名为各科室或个人的，由综合经营管理科分发至各科室及个人，由各科室拆封处理并办理签收登记手续。二）审核拟办1、收到需要办理的公文，综合经营管理科应当审核。审核重点：来文是否应该办理， 是否需要办理， 有关要求是否明确具体等；2、经审核，不应由本公司办理的来文， 经与对方核对并经综合经营管理科负责人批准后，可退回发文单位。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件14 / 173、对符合规定的公文，综合经营管理科应当及时提出拟办意见

27、，转有关科室办理。需要两个以上科室办理的应当明确办理主办科室。紧急公文应当注明时限要求。三）承接办理1）承办科室收到需要办理的公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。紧急公文和有时限要求的， 应当按时限要求办理； 确有困难的，应当及时向交办的督查人员说明。对没有办理时限要求的公文，一般在5 个工作日内处理完毕，需要答复的电传、信函等，一般应在 2 个工作日内作出答复。 对不属于本科室职权范围或者不宜由本科室办理的， 应于收文后 1 个工作日内退回综合经营管理科并说明理由。2）对各科室的请示，必须给予回复。答复时间应结合实际限定。3）公文办理中遇到有涉及其它科室职权范围内的事项，主办科室应主动与有

28、关科室协商，有关科室应积极配合。对有分歧意见的，主办科室主要负责人应出面与有关科室负责人协商；如仍不能取得一致意见，要报请董事长裁定。四）催办查办批转有关科室办理的公文，综合经营管理科要负责催办、查办、做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。第七章公文立卷、归档和销毁第二十四条公文办理完毕后， 综合经营管理科应及时将办理的各类公文，包括文件正本、附件及有关的签报、批示等附属材料收集齐全完整，及时整理立卷归档。第二十五条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本单

29、位的主要工作情况，以便精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 14 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件15 / 17于保管和利用，具体执行档案管理制度。第二十六条综合经营管理科需存查的公文，应保存复制件和公文副本。第二十七条拟制、修改和签批公文， 书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。用笔应使用黑色、蓝黑色钢笔与签字笔。第二十八条单位在工作活动中形成的照片、光盘、录像带等，也要整理入档，并及时写好文字说明，统一分类编号保管。第二十九条公文被撤销的， 自始不产生效力； 公文被废止的， 自废止之日起不产生效力。第三十条机构合并时，

30、全部公文应当随之合并管理。 机构撤销时， 需要归档的公文，经整理后按有关规定移交档案室。员工调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第三十一条不具备归档和存查价值的公文， 经办文科室鉴别并经综合经营管理科审核批准，即可办理销毁。销毁密级公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失和漏销。其中，销毁绝密级公文应当进行登记。第八章附则第三十二条本办法由综合经营管理科统一解释和修订，公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。第三十三条本办法不适用于质量管理体系等标准有特殊规定和要求的文件。第三十四条本办法自下发之日起执行。编制：审核：批准：生效日期： 2017年 9 月 1 日

31、版本：第一版精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 15 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件16 / 17附件： 文件会签单文件会签单：文件名称文件编号密级缓急主管部门提交日期呈 报 人经 办 人内容简介相关部门 /人会签人意见签字/日期说明： 1.编制部门根据文件涉及的范围确定会签的部门或人员; 2.相关部门或人员在接收文件后对相关内容进行确认并签署意见. 3.在总经理意见之前，由文件发起部门填写一栏“意见落实及整改情况”。HL-JL-GL-01 精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 16 页，共 17 页.有限公司内部资料制度文件17 / 17文件发放、收回登记表：文件名称编号生效日期版号序号发文记录收文记录部门 / 持有人受控号发文日期接文人签字发文人签字收回日期交文人签字回收人签字HK-JL-GL-02 精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 17 页，共 17 页