3公文管理办法edy.docx

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1、公文管理办法1 范围本规定明确确了工程程项目管管理公司司公文种种类、公公文格式式、行文文规则和和批准发发布以及及发文办办理、收收文办理理、公文文归档和和管理的的要求。本规定适用用于工程程项目管管理公司司及所属属项目经经理部公公文处理理的管理理。2 管理理职责工程项目管管理公司司综合管管理部是是公文处处理的管管理部门门，主管管机关的的公文处处理工作作，并指指导各项项目部的的公文处处理工作作。公司所属项项目部依依照本办办法负责责本单位位公文的的处理工工作。3 管管理内容容3.1 公文种种类 3.1.11 决决定适用于对重重要事项项或者重重大行动动做出安安排，奖奖惩有关关单位及及人员，变变更或者者撤

2、销下下级机关关不适当当的决定定事项。3.1.22 公告告适用于向国国内外宣宣布重要要事项或或者法定定事项。3.1.33 通通告适用于公布布社会有有关方面面或公司司内部应应当遵守守或者周周知的事事项。3.1.44 通知知适用于批转转下级机机关的公公文，转转发上级级机关和和不相隶隶属机关关的公文文，传达达要求下下级机关关办理和和需要有有关单位位周知或或执行的的事项，任任免人员员。3.1.55 通报报适用于表彰彰先进，批批评错误误，传达达重要精精神或者者情况。3.1.66 报告告适用于向上上级机关关汇报工工作，反反映情况况，答复复上级机机关的询询问。3.1.77 规定定适用于对特特定范围围内的工工作

3、和事事务制订订有约束束性的措措施。3.1.88 请示示适用于向上上级机关关请求指指示、批批准。3.1.99 批复适用于答复复下级机机关的请请示事项项。3.1.110 意见适用于对重重要问题题提出见见解和处处理办法法。3.1.111 函适用于不相相隶属机机关之间间商洽工工作，询询问和答答复问题题，请求求批准和和答复审审批事项项。3.1.112 会议纪纪要适用于记载载、传达达会议情情况和议议定事项项。3.2 公文文格式3.2.11 公文文一般由由秘密等等级和保保密期限限、紧急急程度、发发文机关关标识、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送机关关、正文文、附件件说明、成成文日期期、印章章、附件件、附

4、注注、主题题词、抄抄送机关关、印发发机关和和印发日日期等部部分组成成：a) 涉涉及国家家秘密和和企业商商业秘密密、工作作秘密的的公文，应应当依据据有关规规定标明明密级和和保密期期限。其其中绝密密、机密密级公文文还应当当标明份份数序号号；b) 紧紧急公文文应当根根据紧急急程度分分别标明明“特急”、“急件”。其中中电报应应当分别别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”；c) 发发文机关关标识应应当使用用发文机机关全称称或者规规范化简简称，联联合行文文，主办办机关排排列在前前；d) 发发文字号号应当包包括机关关代字、年年份、序序号。联联合行文文，只标标明主办办机关发发文字号号。发文文字号一一般置

5、于于发文机机关标识识的下面面，横线线中央上上面（上上行文置置于横线线左侧上上面）。公公司文件件字号为为“石化四四建工200号”。六角角符号内内的 “” 为年份份，第一一个“”为机机关部门门代字，如如综合部部为“办”字、工工程管理理部为“工程”字，其其他部门门类推。各各项目部部的文件件字号，为为“单位代代字项目目代字220号”；e) 上上行文应应当注明明签发人人、会签签人姓名名。其中中“请示”应当在在附注处处注明联联系人的的姓名和和电话；f) 公公文标题题应当准准确简要要地概括括公文的的主要内内容并标标明公文文种类，一一般应当当标明发发文机关关。公文文标题中中除法规规、规章章名称加加书名号号外，

6、一一般不用用标点符符号。红红头文件件的标题题可以省省去发文文机关的的名称；g) 主主送机关关指公文文的主要要受理机机关，应应当使用用全称或或者规范范化简称称。主送送单位过过多，可可概括地地写为统统称；h) 公公文如有有附件，应应当在正正文之后后成文时时间之前前注明附附件顺序序和名称称；i) 公公文除“会议纪纪要”和以电电报形式式发出的的以外，应应当加盖盖印章。联联合上报报的公文文，由主主办机关关加盖印印章，联联合下发发的公文文，发文文机关都都应当加加盖印章章；j) 成成文日期期以负责责人签发发的日期期为准，联联合行文文以最后后签发机机关负责责人的签签发日期期为准，电电报以发发出日期期为准；k)

7、 公公文如有有附注（需需要说明明的其他他事项），应应当加括括号标注注；l) 公公文应当当标注主主题词。上上行文按按上级机机关的要要求标注注主题词词，平行行文、下下行文主主题词一一般从集集团公司司公文主主题词表表中选用用。公文文主题词词一般不不得超过过5个，最最多不得得超过77个，排排列顺序序是先标标注类别别词，再再标注类类属词，最最后标注注文种。主主题词印印在末页页下部，抄抄送栏的的上面；m) 抄抄送机关关指除主主送机关关外需要要执行或或知晓公公文的其其他机关关，应当当使用全全称或规规范化简简称、统统称。上上级单位位用抄报报，平级级单位和和不相隶隶属单位位用抄送送，下级级单位用用发送；n) 印

8、印发机关关的名称称印在文文件末页页最后一一行，印印发日期期一般为为送印日日期；o) 会会议纪要要眉首占占首页的的四分之之一。会会议纪要要年号和和会议顺顺序号印印在横线线中央的的上面，密密级和保保密期限限印在首首页右上上角。报报送、发发送栏设设在纪要要末页下下端，对对上级机机关和领领导用报报送，对对公司领领导、机机关各部部门、各各项目部部用发送送。印发发单位和和印发时时间放在在末页最最后一行行；q) 文文字从左左至右横横写、横横排。3.2.22 公文文中各组组成部分分的标识识规则，按按照GBB/T997044国家家行政机机关公文文格式的的规定执执行。3.2.33 公文文用纸一一般采用用国际标标准

9、A44型（2210mmm2977mm），左左侧装订订。张贴贴的公文文用纸大大小，根根据实际际需要确确定。3.3 行文规规则3.3.11 机关关各部门门、项目目部的行行文关系系，应根根据各自自的隶属属关系和和职权范范围确定定，一般般不得越越级请示示和报告告。3.3.22 机关关各部门门、项目目部送领领导的请请示、报报告、情情况反映映、汇报报材料等等，均应应由本部部门领导导签字后后，交综综合部文文秘部门门登记转转送。3.3.33 属于于主管部部门职权权范围内内的具体体问题，应应当直接接报送主主管部门门处理。各各项目部部送机关关各部门门的公文文，可直直送各部部门登记记分办。3.3.44 “请示”应当

10、一一文一事事，一般般只写一一个主送送机关，需需要同时时送其他他机关的的，应当当用抄送送形式，但但不得抄抄送其下下级机关关。“报告”不得夹夹带请示示事项。3.3.55 除上上级机关关负责人人直接交交办的事事项外，不不得以机机关名义义向上级级机关负负责人报报送“请示”、“意见”和“报告”。3.3.66 受双双重领导导的机关关向上级级机关行行文，应应当写明明主送机机关和抄抄送机关关，由主主送机关关负责答答复。上上级机关关向受双双重领导导的下级级机关行行文，必必要时应应当抄送送其另一一上级机机关。3.4 发文办办理3.4.11 发文文办理指指以本机机关名义义制发公公文的过过程，包包括草拟拟、审核核、签

11、发发、复核核、缮印印、用印印、登记记、分发发等程序序。3.4.22 草拟拟公文应应做到：a) 符符合国家家的法律律、法规规及其他他有关规规定，符符合公司司的决策策和有关关规定，前前后发文文的内容容不能互互相矛盾盾，如有有矛盾应应说明以以哪个文文件为准准。下级级发文不不能违反反上级发发文的有有关规定定；b) 情情况确实实，观点点明确，表表述准确确，结构构严谨，条条理清楚楚，直述述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；c) 公公文的文文种应当当根据行行文目的的、发文文机关的的职权和和与主送送机关的的行文关关系确定定；d) 拟拟制紧急急公文，应应当体现现紧急的的原因，并并根据实实际需要要确定紧紧急

12、程度度；e) 人人名、地地名、数数字、引引文准确确。引用用公文应应当先引引标题，后后引发文文字号。引引用外文文应当注注明中文文含义。日日期应当当写明具具体的年年、月、日日；f) 结结构层次次序数，第第一层为为“一、”，第二二层为“（一）”，第三三层为“1.”，第四四层为“（1）”；g) 应应当使用用国家法法定计量量单位；h) 文文内使用用非规范范化简称称，应当当先用全全称并注注明简称称。使用用国际组组织外文文名称或或其缩写写形式，应应当在第第一次出出现时注注明准确确的中文文译名；i) 公公文的数数字，除除成文日日期、部部分结构构层次序序数和在在词、词词组、惯惯用语、缩缩略语、具具有修辞辞色彩语

13、语句中作作为词素素的数字字必须使使用汉字字外，应应当使用用阿拉伯伯数字；j) 要要使用标标准红头头发文稿稿纸，并并逐项填填写清楚楚。3.4.33 拟制公公文，对对涉及其其他部门门职权范范围内的的事项，主主办部门门应当主主动与有有关部门门协商，取取得一致致意见后后方可行行文。如如有分歧歧，主办办部门的的主要负负责人应应出面协协调，仍仍不能取取得一致致时，主主办部门门可以列列明各方方理据，提提出建设设性意见见，并与与有关部部门会签签后报请请上级领领导协调调或裁定定。3.4.44 公文文拟制完完毕后，应应填写中中国石化化集团第第四建设设公司工工程项目目管理公公司发文文稿纸（见见附录AA）。公公文送主

14、主管领导导签发前前，须经经由综合合部审核核。审核核的重点点是：是是否确需需行文，行行文方式式是否妥妥当，是是否符合合行文规规则和拟拟制公文文的有关关要求，公公文格式式是否符符合本规规定等。3.4.55 公文文由本机机关主管管领导签签发，以以本机关关名义制制发的上上行文，由由主要领领导或者者主持工工作的领领导签发发；以本本机关名名义制发发的下行行文或平平行文，由由主管领领导或者者主管领领导授权权的其他他负责人人签发。3.4.66 公文文正式印印制前，文文秘部门门应当进进行复核核，重点点是：审审批、签签发手续续是否完完备，附附件材料料是否齐齐全，格格式是否否统一、规规范等。经经复核需需要对文文稿进

15、行行实质性性修改的的，应按按程序复复审。3.4.77 公文文签发后后，由文文印部门门负责打打印，主主办部门门负责校校对，文文秘部门门负责用用印、核核阅、送送发。3.4.88 各部部门以项项目管理理公司名名义召开开的专业业会议的的文件、会会议纪要要等，需需经主管管领导签签发，方方可印发发。会议议纪要一一般不要要超过330000字。3.4.99 对下下发的重重要公文文，应当当及时了了解和反反馈执行行情况。承承办单位位要主动动及时地地向文秘秘部门反反馈公文文办理情情况。3.5 收文办办理3.5.11 收收到上级级公文，文文秘部门门要认真真按照公公司OAA公文处处理流程程，进行行签收、登登记、拟拟办、

16、批批办、承承办、催催办、查查办等项项工作。每每一步工工作必须须加盖电电子印章章后方可可转交下下一步。3.5.22 收到到下级机机关上报报的需要要办理的的公文，综综合部还还应进行行审核。审审核的重重点是：是否应应由本机机关办理理，是否否符合行行文规则则，内容容是否符符合国家家法律、法法规及其其他有关关规定，涉涉及其他他部门职职权的事事项是否否已协商商、会签签，文种种使用、公公文格式式是否规规范。3.5.33 经审审核，对对符合本本规定的的公文，综综合部文文书应当当及时填填写公文文阅办单单（见附附录B），标标识来文文单位、收收文号、原原文号、收收文日期期等，综综合部主主任并提提出拟办办意见送送负责

17、人人批示或或者交有有关部门门办理，需需要两个个以上部部门办理理的应当当明确主主办部门门。紧急急公文，应应明确办办理时限限。对不不符合本本规定的的公文，经经综合部部主任批批准后，可可以退回回呈报单单位并说说明理由由。3.5.44 承办办部门收收到交办办的公文文后应当当及时办办理，不不得延误误、推诿诿。紧急急公文应应当按时时限要求求办理，确确有困难难的，应应当及时时予以说说明。对对不属于于本部门门职权范范围或者者不宜由由本部门门办理的的，应当当及时退退回交办办的文秘秘部门，并并说明理理由。3.5.55 公文文办理中中遇有涉涉及其他他部门职职权的事事项，主主办部门门应当主主动与有有关部门门协商。如如

18、有分歧歧，主办办部门主主要负责责人应出出面协调调，如仍仍不能取取得一致致，可以以报请上上级机关关协调或或裁定。3.5.66 审批批公文时时，对有有具体请请示事项项的，主主批人应应当明确确签署意意见、姓姓名和审审批日期期，其他他审批人人签字视视为同意意，没有有请示事事项的，签签字表示示已阅知知。3.5.77 送送主管领领导批示示或者交交有关部部门办理理的公文文，综合合部文书书要负责责催办，做做到紧急急公文跟跟踪催办办，重要要公文重重点催办办，一般般公文定定期催办办。3.5.88 建设设公司要要求上报报办理情情况的，承承办部门门要提前前拟好上上报文稿稿，送综综合部核核稿、送送签、印印送。3.5.9

19、9 对各各项目部部的请示示，应及及时批复复，不能能及时批批复的，主主办部门门应及时时向请示示单位说说明办理理情况。3.6 公文归归档3.6.11 公文文办理完完毕后，应应根据FFCC/BG001.002档档案管理理规定，及及时立卷卷归档。工工程项目目管理公公司及机机关各部部门的发发文由综综合部负负责统一一立卷归归档。立立卷归档档工作应应在建设设公司档档案室的的指导下下进行。个个人不得得保存应应当归档档的公文文。3.6.22 归档档范围内内的公文文，应当当根据其其相互联联系、特特征和保保存价值值等整理理立卷，要要保证归归档公文文齐全、完完整，能能正确反反映本机机关的主主要工作作情况，便便于保管管

20、和利用用。3.6.33 代表表项目管管理公司司外出参参加重要要会议后后，应将将会议文文件、资资料交综综合部文文书立卷卷、归档档。3.6.44 归档档范围内内的公文文应当确确定保管管期限，按按照有关关规定定定期向档档案部门门移交。3.6.55 拟制制、修改改和签批批公文，书书写及所所用纸张张和字迹迹材料必必须符合合存档要要求。3.7 公文管管理3.7.11 公公文由文文秘部门门统一收收发、审审核、用用印、归归档和销销毁。机机关各部部门、项项目部应应设置专专兼职人人员负责责公文管管理。3.7.22 上上级机关关的公文文，除绝绝密级和和注明不不准翻印印的以外外，下一一级机关关经主管管领导或或者办公公

21、室主任任批准，可可以翻印印。翻印印时，应应当注明明翻印的的机关、日日期、份份数和印印发范围围。3.7.33 公开开发布行行政机关关公文，必必须经发发文机关关批准，经经批准公公开发布布的公文文，同发发文机关关正式印印发的公公文具有有同等效效力。3.7.44 公文文复印件件作为正正式公文文使用时时，应当当加盖公公文处理理专用章章。3.7.55 公公文被撤撤销，视视作自始始不产生生效力，公公文被废废止，视视作自废废止之日日起不产产生效力力。3.7.66 不不具备归归档和存存查价值值的公文文，经过过鉴别并并经综合合部主任任批准，可可以销毁毁。3.7.77 销销毁秘密密公文应应当到指指定场所所由2人人以

22、上监监销，保保证不丢丢失、不不漏销。其其中销毁毁绝密公公文应填填写“中国石石化第四四建设公公司绝密密文件销销毁记录录”（JBB01001）。3.7.88 工作作人员调调离工作作岗位时时，应当当将本人人暂存、借借用的公公文按照照有关规规定移交交、清退退。中国石化四四建工程程项目管管理公司司发文稿稿纸 发文字号：石化四四建工 号 缓急：密级： 领导签发： 领导会签： 综合部主任任、副主主任审稿稿： 综合部秘书书核稿： 拟稿部门： 拟稿人： 电话： 部门核稿： 部门会稿： 主送单位： 抄送（抄报报）单位位： 文种： 主题词： 排版： 校对： 份数：标题：备注： 附 录 B（规范性附附录）公 文 阅阅 办 单中国石化四四建工程程项目管管理公司司 序号来文单位收 文 号号原 文 号号收文日期文 件内 容送 批意 见送到时间传阅姓名阅后签字领 导 批批 示主 办部 门意 见注：各有关关部门，为为提高公公文处理理时效，阅阅知性的的文件停停留时间间不超过过48小小时，办办结性的的速结，之之后将原原文退回回综合部部。