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1、行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页 次1/8修订次/版本号A/0 |发布日期| XXXXXX生效日期XXXXXX管理标准文件文件名称:文件控制程序文件编号：xxx-xx-xx-xxx生效日期： XXXX年XX月XX日版本号:合用部门:A/0集团各部门受控正本受控副本编制:审核:行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页 次2/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁丁一丁丁丁丁-一一一一一一一丁丁丁丁士二核准:修订明细序号修订内容描述修订人生效日期1首次发出行政部文件控制程序文件编XX-XX-XX-XXX号页3/8修订次/
2、版本号A/0发布日期XXXXXX次生效XXXXXX一、目的对集团管理体系所要求的文件进行控制，确保相关部门（单位）及时得到并使用有效文件，防止失 效或者作废。二、合用范围本程序合用于XX集团管理体系有关文件的控制。三、职责（一）、各部门负责所在部门文件按本制度标准进行编写;（二）、行政部负责文件是否标准化的核查与考核。I、作业要求（一）、文件分类1、管理文件；2、作业指导书；3、集团行政文件;4、数据记录；5、外来文件。（二八文件编号1、总裁办文件编号：XX -GM-0001文件编号总裁办文件XX集团缩写2、管理文件、作业指导书编号：XX - WI-XX -000I编号（流水号）部门编号管理文
3、件、作业指导书行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页 次4/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX3、集团表单编号:XX-GF0RM-XX-0001编号（流水号）部门编号集团表单XX集团缩写4、公文红头文件编号XX - XX-XXX -0001-流水号（第X号）年份部门代号XX集团缩写5、文件的版号以A、B、C挨次类推，修改号以0、1、2挨次类推。6、外来文件编号按各自原来的编号。（三人集团各部门代码总裁办技术中心电商1设计部TD渠道部摄影部SY网销部型设部MD企划部销售中心客服选片部XP客服部门市部MS后勤部礼服部DDGM中心行政部CD人事部HREC行政
4、部ADPD数据部SH中心财务中心CSD财务部FDHJ采购部PD（四）、文件编写与审批行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页 次5/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX1、集团级文件及行政文件由人资行政中心政部组织编写,直属上级审核，总裁办批准。2、各部门管理办法由相关职能部门编写，直属上级审核，总裁办批准。3、其他文件分别由相关职能部门编制,部门领导审核,直属分管领导批准。4、外来文件由人资行政中心政部提出拟办意见，送总裁办批示，交相关部门（单位）办理。（五）、文件发放与使用1、文件发放时，由行政部档案管理员根据文件发放签收表，与文件使用部门办理发放签收
5、 手续，确保在使用部门获得合用文件的有关版本。2、行政部负责采集国家主管部门的法律法规法规和相关文件，适时宣贯。3、收到外来文件时，行政部档案管理员应识别其合用性及版本的有效性，控制分发，并在外 来文件登记表做好发放记录。4、使用文件受到严重损坏时，应到行政部档案管理员处办理更换手续，破损文件由人资行政中 心政部档案管理员收回。5、若文件丢失，应向行政部门说明原因，申请补发。6、人员调动时，调出人应做好接手人文件的交接工作。7、电子文档要做好相应标识和备份管理工作。（六）、文件更改1、管理体系文件的更改：由提出部门组织行政部档案管理员探讨可行性，达成一致后填写文 件更改申请单，经分管领导批准后
6、由行政部档案管理员实施更改。2、文件更改时必须在文件审批页面处”修改内容描述”栏内注明修改内容。3、文件更改后，保存文件更改申请单，下发新修改版本，收回原文件进行作废。文件五次 以上更改或者更改内容超过30%时应换版，换版同时作废原文件。（七）、文件保存与销毁1、文件应放在干燥、通风、安全的地方。2、所有的文件原稿及其“文件发放表”由人资行政中心政部档案管理员统一保存。各部门（单位） 设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅。3、人资行政中心政部档案管理员负责编制并及时更新文件登记一览表和相关回收文件登记 反映版本最新情况。4、作废文件由行政部档案管理员采集后填写文件销毁申请单，经批准后统一
7、销毁。作废文件原稿加盖注明日期的“作废”印章，与有效受控文件分开保存。行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页 次6/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX5、留用的作废文件，应办理手续，加标识并单独存放。（八）、在用文件评审每年年底由行政部档案管理员组织使用部门，对现有体系文体的合用性、协调性进行评审，必要 时进行修订，更新集团文件登记一览表。（九）、反馈1、每年不定时按本文件控制程序要求对各部门（单位）使用的文件情况进行抽查，识别和处理记 录控制中存在的问题并提出改进。2、对抽查情况登记入文件抽查状况表，提交人资行政中心总监审批处理后备案。（十）、优化改
8、进由人资行政中心行政部档案管理员不定时催促各部门（单位）制定整改措施，改进文件管理工作。五、相关记录 文件发放签收表 文件更改申请单 外来文件登记表 文件抽查状况表 文件销毁申请单 文件登记一览表六、检查与考核（一）、本标准由行政部负责指导组织实施并定期组织监督和检查。（二）、本标准的具体考核办法按集团相关检查与考核管理标准进行。行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页 次7/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX附1:文件编写管控流程:编写完成提交给行政部复核| 0K|_ NG重新调整格式 或者字体，按 文件要求编行政部文件控制程序文件编号XX-XX-XX-XXX页 次8/8修订次/版本号A/0发布日期XXXXXX生效日期XXXXXX附2：文件修改/销毁管控流程:需求部门填单部门负责人审批回一行政部评估NG文件继续使用，不得修改与销毁。巴1特殊文件总裁办评估修改/销毁