1 文件控制程序.docx

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1、1目的和适用范围为了使产品和质量管理体系有关的文件在评审、批准、修改与更新、标识、 发放和作废文件的处置等方面得到有效地控制，特制订本程序。公司与产品和质量管理体系有关的文件范围包括：1、质量管理体系文件（如质量方针、质量目标、质量管理手册、程序文件、 作业文件、标准所要求的记录及其产品实现过程满足要求提供证据所需的其他记 录）；2、与产品有关的成品文件（如工程咨询、工程设计等有关的技术文件（包括 电子版）；3、与产品有关的外来文件（如顾客提供的设计基础资料等文件、适用的法律 法规以及国家、地区、行业标准规范等文件）；4、计算机应用软件。文件可采用任何形式或类型的媒体，如纸件、计算机磁 盘、光

2、盘、照片、其他电子媒体或组合。2定义本程序采用 GB/T19000-2016 idt 1S09000： 2015 的定义。3职责3.1最高管理者负责制定公司质量方针和确保质量目标的制定，批准质量管理手册 及质量管理体系文件的公布实施。3. 2总工程师负责公司质量管理体系文件的批准、实施和保持。3. 3办公室负责行政管理办公文件编制和修改的有关组织和协调工作。3. 4设计管理处负责公司质量管理体系文件的控制和管理,并负责体系文件编制和 修改的有关组织和协调工作。3. 5各职能部门和专业室负责与本部门有关过程所需文件的控制和管理。4内容与方法质量管理体系文件的控制4.1.1 文件的标准编号2.6.

3、 1凡上级下发的文件，由办公室人员负责签收、登记、传阅和保管，并按发文 机关的要求进行定期清点、按期清退。公司人员外出参加出席会议或学术会议带 回的文件资料，要及时送交综合办公室进行文书处理。各部门要指定专人兼管文 件工作。2. 6.2传阅2. 6. 2. 1文件登记后，办公室人员要立即根据文件的密级、急缓程度进行分类整理, 由办公室负责人批办后，按照批办意见进行传阅。传阅急件应立即阅批，并速报 公司总经理或分管领导，缓件一般不超过一天。公司领导批阅过的文件、电报等, 登记后要及时根据有关规定或领导批示送分管领导或相关人员，防止延误和丧失。2. 6. 2. 2各部门接到阅批件后，应严格按要求办

4、理。属于阅件的，要尽快在本部门 范围内传阅或集体学习，与业务相关的要复印存档或摘录，阅后应由负责人在文 件传阅单上签字;属于批示件的，要按公司领导的批示精神，拿出具体的落实意见, 办理中遇重要问题要随时向公司领导汇报。办结后，要将办理时间、办理情况及 结果填写在文件传阅单上，并退还办公室文书人员。假设确需长时间办理落实的， 要向文书人员说明情况。2. 6. 2. 3对一些涉密文件的传阅，严格按公司领导批示的阅办范围传阅，不准把涉 密文件和普通阅件放在一起传阅。2. 6. 2. 4要加快文件阅办速度，提高工作效率。对公司领导批示的文件、电报，分 管公司领导传阅不超过2天，部、室传阅不超过1天。2

5、. 6. 2. 5办理公文传阅时如遇主要承办人外出等情况，应根据文件缓急情况，通知 承办部门并向办公室负责人说明情况。2. 6. 2, 6办公室应定期或不定期对阅批件进行梳理,随时掌握文件去向，防止漏传、 误传和延误，确保批办件及时办理。2. 6. 3借文因工作需要须借阅文件者，要严格履行借阅手续，时间一般不超过一周，用 完后及时送还，严防丧失。未经分管领导同意，严禁将公司内批办文件向外单位 借阅。2. 6. 4保密文件要严格按照传阅范围进行传阅，在传阅过程中，不得从阅夹中抽留文件,第10页共13页 不得带回家中或将文件中涉密内容外泄。2. 7本公司行文7.1文件种类“原紫设综”主要用于下发的

6、有关政策性、指导性的工作意见、通知等；“会 议纪要”主要用于生产经营工作例会及相关工作安排。“设计文（图）件”主要是 为业主单位交付的产品。3. 7. 2审核、签发以“厦紫设综”文号发出的文件，须经公司经理办公例会讨论研究，由分管 领导审核，公司总经理签发；其他文件，须经公司办公会讨论研究，由有关部门 和分管领导把关，公司总经理签发。“会议纪要”由设计管理处拟稿，分管领导审 核，总经理签发。“设计文（图）件”按设计控制程序由工程负责人、专业室 负责人、分管副总工程师审核把关，总工程师签发。4. 7. 3文件编号各相关部门所拟行政文件，经总经理审签后，由办公室统一负责编排文号。“设 计文（图）件

7、”由设计管理处统一负责编号。5. 7.4文件印制文件打印按文件控制程序办理。3文件归档制度3.1文件资料的立卷归档3.1.1 凡工作中形成的反映公司行政管理、设计活动的工作文件、具有查考利用 价值的各种资料应收集归档。包括：有关公司下发的和本公司产生的各种文件、 设计文本、图件、总结、汇报、调研文稿、大事记、统计报表、计算机软盘等； 外出开会带回的会议材料；公司组织的重要会议、重大活动形成的材料。3.1.2 提供的文件应进行检查和核对，注意正件与附件、请示与批复、定稿与印 件的完整、齐全。书写材料用蓝黑或碳素墨水，凡发现用圆珠笔或铅笔抄写、批 签的要及时纠正。3.1.3 卷内文件材料要区别不同

8、情况进行系统排列。一般是批复在前，请示在后; 正件在前，附件在后；印件在前、定稿在后。3.1.4 不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复，放在复第11页共13页文年度立卷，没有复文的，放在请示年度立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年 度立卷。3.1.5 组卷要符合规范。要填写卷内目录和备考表。案卷的标题要简明确切地概 括卷内文件的主要制发机关、内容、文种，文字简炼，简称通俗易懂，封皮用碳 素墨水笔书写或打印，字迹工整、清晰。3.1.6 各设计室形成的文档材料应在次年二月底前向档案室移交，办公室、设计 管理处每年6月底前要完成上一年度文档材料归档工作。3.2文书档案、资料的保管3

9、. 2.1接收归档的档案，必须认真验收，做好登记。3. 2.2永久、长期、短期的档案要分别存放。3. 2.3对档案保管情况进行定期检查，发现问题及时处理。3. 2.4档案管理员要熟悉库藏，做到查找迅速、准确。3. 2.5非工作人员查档需经有关领导批准后查阅。3. 2.6建立档案资料收进、移交、保管数量、保管情况及查阅利用档案情况登记 制度。3. 3文书档案资料的借阅和利用3. 3.1执行公司档案借阅制度本公司工作人员因工作需要，在办理登记手续 后，均可调阅规定阅读范围内的文件资料。6. 3.2员工因工作需调阅超越规定阅读范围的文件及文书档案，需经办公室、设 计管理处和分管领导批准。4记录文印任

10、务审批单（C. 1-3）第12页共13页文印任务审批单（C. 1-3）编号:文件名称申请人申请时间工程编号印发数量文档：（份）（张）图纸：AO Al A2 A3 A4 （张）部门负责人或工程 负责人批准意见签名：年 月 日设计管理处 审批意见签名：年 月 日文印管理员签名：年 月 日备注文印任务审批单（C.1-3）编号:文件名称申请人申请时间工程编号印发数量文档：（份）（张）图纸：AO Al A2 A3 A4 （张）部门负责人或项负 责人批准意见签名：年 月 日设计管理处 审批意见签名：年 月 日文印管理员签名：年 月 日备注第13页共13页（1）质量管理手册编号格式:XZSJ GS XXXX

11、I发布年号（质量管理手册）代号 紫金矿业建设厦门设计分公司代号例如：2018年质量管理手册的编号为XZSJ-GS-2018（2）程序文件或作业文件的编号格式：紫金矿业建设厦门设计分公司代号说明：按质量管理体系文件的文件代号编流水号：1、2、3、例：设计控制程序是2018年发布的第6号程序文件，那么该文件编号应为:XZSJ. C. 6-2018o例2：顾客财产控制规定是2018年发布的第11号作业文件，那么该文件编 号应为：XZSJ. Z. ll-2018o4.1. 2文件的编制和审批1、公司质量方针、质量目标由公司总经理制定，各部门制定本部门的质量目 标和质量目标年度分解展开表，公司总经理或总

12、工程师批准后发布实施。2、质量管理手册由公司总经理负责组织编写和修改，总工程师审核，总经理 批准发布实施。3、程序文件由主管部门组织编写和修改，主管部门负责人审核，总工程师批 准发布实施。4、作业文件由设计管理处组织编写和修改，主要责任部门负责人或设计管理处负责人审核，公司主管领导批准发布实施。5、行政管理办公文件由办公室负责编写和修改，公司分管领导审核，总经理 批准发布实施。4.1. 3文件的标识公司质量方针、质量手册、程序文件、作业文件等，由设计管理处负责在合 订本文件首页或单行本封面上标识：标准号、版本号、修改码、受控状态、发放 编号、发布及实施日期等。1、标准号：由设计管理处按本程序4

13、. 1.1编号；2、版本号：以大写英文字母表示如：A-为第一版、B-为第二版；3、修改码：0、1、2流水号，0码一为原文件，假设对其中某页作局部修改时 在修改码后加“一”后再用流水号表示修改次数，如：0-1为原文件对其中某一页 作第一次局部修改，以此类推；1码-为全文首次修改，假设对其中某页作局部修改 时在修改码后加“-再次用流水号表示修改次数，如：1T为首次修改文件对其 中某一页作第一次局部修改，以此类推。4、受控状态：受控文件只限于公司内发放使用；非受控文件如：需发放给咨 询机构、顾客、上级主管部门及对外交流的文件；5、文件发放编号：体系文件由设计管理处编号并控制分发；行政办公文件由 办公

14、室编号并控制分发。4.L4文件的发放、作废及管理1、设计管理处、办公室按文件发放计划、范围要求将文件发至各单位，各单 位收到文件后再分发到相关各专业或人员，并填写“文件发放审批及领用登记表” (C. 1-1)；2、对作废的受控文件，文件持有者应在其封面上标识“作废”字样或印章， 不得再使用。假设因任何原因而保存作废文件时，文件持有者应在其封面上标识“作 废保存”字样或印章，以防止误用；3、公司受控文件持有者应妥善保管文件，不得擅自更改、外借，假设调离工作 岗位时应将文件交还本单位档案管理员登记、处理。4.1. 5文件的更改根据质量管理体系运行情况，由总工程师组织有关人员对程序文件进行修改 或编

15、写，当需要修改或编写某一质量体系文件时，应考虑对所有相关文件进行相 应修改，修改文件由总工程师指定专人审核，总工程师批准。各单位收到修改文件后，文件持有人应对照设计管理处发的文件更改通知， 填写“质量管理体系文件更改记录表”，并进行文件的更改、标识，签署。质量管理体系文件的控制详见“质量管理体系文件控制程序流程图”。4. 2与产品有关的成品文件的控制与产品有关的成品文件发布前的批准与更改后的再批准，按设计控制程序 中的有关规定执行。设计管理处负责与产品有关的成品文件的管理，文件的审核、会签、批准、 标识应执行公司设计控制程序的有关规定。办公室负责行政“红头文件”的管理，文件的审核、会签、批准、

16、标识应执 行公司办公室制定的文件管理有关规定。5. 3与产品有关的外来文件的控制6. 3.1顾客提供与产品有关文件的控制顾客提供与产品有关的文件包括：工程批准文件、建设主管部门意见、拨购 地文件及位置红线图：地形图和地质勘察报告；改扩建工程的原始图纸、计算和 勘测资料；建设场地周围市政道路、管网资料；顾客选用机电设备技术资料；主 管部门审批初步设计书面意见等。对顾客提供与产品有关的文件，工程负责人应按公司有关规定如顾客财产 控制规定XZSJ Z. 11-2018等进行验证、标识、控制其分发、识别更改和现行修 订状态，确保在使用处得到有效版本，防止作废文件非预期使用。7. 3.2技术标准文件的控

17、制技术标准是产品生产和质量检验的法律依据之一，也是出现技术或质量纠纷 时的法律取证必查的文件，对与我公司涵盖产品有关的技术标准文件（如：国家法 律法规、技术标准、规程规范、图集等）的实施控制，目的是防止误用作废或无效 版本，保证产品的质量。1、公司技术标准文件采取公司统一采购形式，有关专业室有责任确保在使用 时可得到适用文件的有效版本；2、设计管理处协同各专业室跟踪标准、规范更新的信息，由设计管理处汇总 编制公布工程设计采用的标准目录汇编（XX XX年版）和各时段新增使用 和更新替代（作废）技术标准、规程规范目录。公司各专业室根据目录清单， 把作废标准文件撤出现场；假设因法律或工作原因需要保存

18、的，应在其封面上标识 “作废”或“作废保存”字样或印章，以防止误用。3、工程负责人、专业负责人应对本单位承当的工程工程工作范围内所要使用 的技术标准文件版本的有效性进行识别确认，并列入开工报告或设计输入评审表。 公司审核、审定人员在验证专业与产品有关的成品文件和检查工作中，也应对其 使用的技术标准是否为现行有效版本进行审查。4、发现未标识的已作废的标准文件，发现者有责任对其进行“作废”标识或 交有关负责人处理；发现已采用了作废的标准版本时，发现者应及时报告工程负 责人或通知使用者纠正。5、在内部质量审核时，公司内审组应对各职能部门技术标准的标识及使用情 况进行检查。4.4计算机应用软件的控制计

19、算机应用软件的控制按照计算机软件管理规定执行，由办公室控制与 管理。4. 5电子媒体文件的管理与质量管理体系有关的电子媒体文件由也应进行受控管理，未经授权任何人 员不得擅自更改。电子媒体文件应有备份，并做好标识，防止混淆。同时应做好 电子媒体文件的编制、审核、审批、查阅、更改等权限的控制。5相关文件设计控制程序XZSJ. C. 6-2018计算机软件管理规定XZSJ. Z. 5-20186记录文件发放审批及领用登记表（C. 1-1）质量管理体系文件更改记录表（C. 1-2）7 附件：文件资料管理规定、质量管理体系文件控制程序流程图质量管理体系文件控制程序流程图第6页共13页文件发放审批及领用登

20、记表（C .17）文件编号：来文单位：文件名称：页数：页发放单位：发放口期：发放人：批准人：批准日期：序号分发号受控状态领用部门领用人签收 日期备注101总经202副总经理（1）303副总经理（2）404副总经理（3）505总经理助理（1）606总经理助理（2）707总经理助理（3）808总工程师909副总工程师（1）1010副总工程师（2）II11总工办1212设计管理处1313办公室1414人力资源管理1515档案室1616采矿室1717选矿室1818公用室1919土建室2020水工水道室2121技经、概算室2222三维协同设计室第7页共13页质量管理体系文件更改记录表(C.1-2)更改通

21、知单号生效日期对版文件()进行更改序号文件名称及标准号全文/某页修改码更改内容更改人：日期：说明：1、此表由设计管理处发放，文件持有者应对照“内容”修改文件，在括号内填写“发放编号”，并签署 “更改人、日期”。2、为方便查阅，该记录最好放在更改文件之后。文件持有者应妥善保存记录直到该文件作废时止。附件第8页共13页文件资料管理规定1文件打印制度1.1 行政办公文件的打印1.1.1 按文件审批程序批准后交办公室安排打印，文印人员不得擅自打印、复印。 因工作需要到外单位打印、复印时，须经分管领导同意后，凭办公室开具的文件 打印单，到指定点打印、复印。1.1. 2提倡节约，文稿要求双面打印、复印，并

22、严格控制份数，杜绝浪费。各类耗 材要建立使用台帐。1.1 . 3上级领导机关下发的文件，未经原发文单位批准，原那么上不得复印。在打印、复印秘密级以上文件时，严禁无关人员在场，打印、复印完毕，废 件要立即销毁。1.2 设计文（图）件的打印1.2.1 各专业室设计文件草稿资料，根据需要自行打印；1.2. 2正式文件（文本或图纸）输出打.印，按文件控制程序、设计控制程序， 凭批准的高阶段设计文件输出控制单、专业设计文件输出审核控制单、文印任务 审批单到办公室打印、复印。白图打印，设计人持文印任务审批单到办公室打印。2文件收发登记制度2.1收发文按阅件、批示件、急件、密件等不同类型及时登记编号，以便查阅。来 文须贴传阅单，注明来文单位。文号、密级和送阅时间，由办公室提出拟办意见 后，送分管领导批示。2. 2收发文要注意保密，一些重要文件、批示件、密件未经领导许可，严禁复印、 传阅或传播。2. 3发文前须经总经理同意，由办公室审核把关、盖章。发文注明文件密级，原那么 上密函件密复，不能确定文件密级的要及时请示公司领导。2. 4坚持当天收文、发文当天办理。急件随收随送随办。2. 5文件发放审批及领用应填写登记表。2. 6上级来文管理第9页共13页