物业档案管理内容.docx

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1、物业档案管理内容1物业管理档案内容：基础档案：建筑工程图纸资料、房屋附庸设备设施资料等; 商家、客户或物业使用人档案；装修管理档案；维修运行档案；治安、消防、车 辆管理记录；环境卫生、绿化清洁工作记录；信息受理、投诉与回访记录；员工 聘用及培训记录；其他管理服务活动记录及档案；2财务档案内容：会计凭证类；会计帐簿类；财务报告类；其他类。2档案管理系统建立程序2.1档案收集：交接文据、移交目录、接收征集记录、档案来源和价值说明等。2. 2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。2. 3档案鉴定：鉴定小组名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案 的请示、批复、清册等

2、。2. 4档案保管：安全检查记录、抢救与修复情况、重点档案的特殊保护措施等。2. 5档案统计：档案收进、移出登记，档案基本情况统计、利用统计表等。2. 6档案利用：全宗指南、开放利用和控制使用范围说明、档案汇编、案例等。2. 7档案管理新技术的应用：缩微、复制、计算机辅助管理情况等。3档案管理方法3. 1系统收集，集中管理。3. 2实体管理一对档案进行归档（收集）、整理、鉴定、保管、统计等。3. 3信息管理一一对档案内容信息的进行分析、检索、编码、提供和利用等。3.4 归挡文件排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合 时间排列。3.5 未及时整理归档的零散文件管理 未及时整理归档的

3、零散文件，可排在 同一年度、期限、（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件 中作为一件，并上述情况应在备考表中加以说明。3. 6归档文件装盒一一将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封 面、盒脊及备考表项目。不同期限的不能装在同一盒内。采用级别（问题）分类 的，不同级别（问题）的文件资料不能装在同一盒内。3.7电子文件与纸质文件共同保存保管-对需要作为档案保存的电子文件，一 定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。原因是计算机产生的电子文件虽有 传递速度快的优点，但它有易改动、不利保密的弊端。目前电子文件的管理在世 界范围内都是一个新课题，国际上和我国的法律、法规对电子

4、文件的管理及其归 档问题也还没有作出明确的规定。因此，在相当长的时间内纸质文件与电子档案 并存，传统管理方法与现代化管理方法并存是一种必然。3. 8照片档案的整理-一照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联 系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。 底片的编号由全宗号、保管期限（分别用1、2、3代表永、长短）、张号组成。 底片号的登录宜用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处，不得影响画面。 其登录顺序应与照片号登录顺序一致。底片放入底片袋内保管，一张一袋，同时 应在底片袋的右上方标明底片号，对于翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F” 字样，对于拷贝底片，则

5、标明“K”字样。照片应在全宗内按保管期限一年度一 问题进行分类。照片的排列应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、 重要程度等进行排列。照片的编号由全宗号、保管期限代号、张号组成。照片册 一般由297mm*210mm大小的若干芯页和封面、封底组成。3.9基建类案卷管理-一基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计 （初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程骏工验收等 排列。3. 10设备类案卷-设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（设计、 制造、安装、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排 列。3.11大事记一-大事记是按照时间顺序简要

6、地记载一定历史时期的重大事件和 重要活动的档案参考资料（如开工峻工典礼、入伙仪式、商家、客户大会等）。 大事记一定要客观、真实，实事求事，应按大事发生的时间先后顺序记载。大事 记的结构主要有大事记述和大事时间两部分组成。4档案建立和管理的流程图接管资料管理过程中各类资料归档收集整理鉴定编号登记造册编制检索目录保管利用及处理档 案 查 阅法律证明维 修 依 据销毁处理3.5档案的分类根据档案管理相关规定，结合金鸡湖商业广场南、北区的实际情况，我司拟 采取此种档案分类方法：第一种、属一级目录：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页号；第二种：属 二级目录：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号；第三种

7、：属三级目录：类 别号-项目号-案卷号-件、页（张）号；全宗号用四位代码表示，案卷目录号以 三位阿拉伯数字标识。具体分类如下：3 . 5.1 一级目录（包括全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页号）：项目竣工验收 资料；项目工程图纸；商家、客户或物业使用人档案；装修管理档案；维修档案; 运行档案；巡视记录；投诉与回访记录；其他管理服务活动记录及档案；4 .5.2二级目录（包括全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号）：产权资料；主 管部门验收合格资料；总体竣工图；单体竣工图；施工资料；设备随机资料；接 管验收标准文件和方案；接管验收资料；入伙资料和租户资料；商家、客户或物 业使用人维修档案；房屋及机

8、电设备（设施）中、大修和技术更新改造档案；客 户服务档案；保安、消防、车场管理档案；绿化、清洁、消杀管理档案；工程技 术管理档案；机电设备运行保养档案；文书档案；人事培训档案；财务档案。3. 5. 3三级目录：（包括类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号）3. 6档案的收集与归档要求按档案分类表的内容对各部门产生的文件和资料进行收集、分类、归档, 要求必须确保其原始性、完整性、记录真实性。具体要求如下：文件材料要准确地反映各项管理的相关内容和过程。文件材料必须层次分 明，符合其形成规律。3. 6. 2归档的文件材料必须是原件，每份文件的底稿、附件和与文件相关的签报、 批示、请示等附属材料均应齐

9、全完整。3. 6. 3所有本单位发出的文件原稿，文书处理手续必须完备，原稿应用钢笔或签 字笔书写工整，并应有单位领导人的签发，正文部分结束盖有发文单位的公章、 注明年、月、日。不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水，文件材料要符合 文件格式及书写标准。3. 6. 4档案归档时的具体立卷程序包括拟（修）订立卷类目、归类和组卷、确定 案卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与编号、填写与装订、归档等七 个工作环节。3. 6. 5归档文件整理要经过的环节有：确定件、装订、分类、排列、编号、编目、 装盒、排架等3. 7档案归档时间前期的档案归档时间按项目的交接验收过程时间进行，常规期的档案归档时 间是

10、随机性的，但归档要及时。3. 7.1工程验收档案、工程技术资料、设备设施随机资料在移交中一次性归档。3. 7. 2巡查记录、运行维保档案各部门按档案分类表内容每季度将文件集中 上报综合部统一整理归档。3. 7. 3工程类文件材料在任务完成或工程竣工后一个月内必须整理归档。3. 7. 4文书档案的原件即时归档，运行部门只使用复印件。3. 7. 5管理处重大会议和活动的文件材料应在结束后7天内归档。3. 7. 6会计档案由综合部保存3年，期满后集中管理。3. 7.7声像文件材料应在各项活动后将胶卷交由综合部档案室统一冲印并归档。 录像带及时归档、集中保管。3. 8档案的鉴定与销毁档案鉴定工作的内容

11、主要包括制定档案保管期限表、判定保管期限、对到期 档案的鉴定和鉴定后档案的处理。3.8. 1档案的鉴定拟成立档案鉴定小组（由管理处主任、工程主管、各部门主管组成）负责确 定各类档案的保管期限和鉴定审批己过保存期限档案的销毁工作。3. 8. 2档案的保管期限管理处的档案按保存期分为长期和短期两种。划分的基本原则为：管理处有 长远利益价值的档案应长期保存。管理处在一定时期内有利用价值的档案应短期保存，按年限分为1年、2年、 3年、5年、10年。介于两种年限保存期限之间的档案，其保管期限一律从 长。3. 8. 3档案的销毁编制档案销毁清册，经专商家、客户管确认，档案鉴定小组批准后，指 定两个人负责监

12、销，监销人要在销毁清册上签字。3. 9档案的移交与接收物业档案资料的建立是对前期建设开发成果的记录，是以后实施物业管理时 对工程维修、配套、改造必不可少的依据，也是更换物业管理企业时必须移交的 内容之一。现代建筑工程随着科学技术的发展和使用需求的提高，楼宇设备设施 以及埋入地下和建筑体内部的管线越来越多，越来越复杂，越来越高科技化和专 业化，因此一旦发生故障，物业档案就成了维修必不可少的东西。所以档案的移 交与接收的重点是确保档案的完整性。各部门应按规定的时间内向综合部移交本 部门的档案，综合部人事、档案管理员在接收档案时必须认真验收，并办理交接 手，接管验收的档案内容如下：3.9. 1接管验

13、收应检索提交的产权资料：项目批准文件；用地批准文件；建筑执 照；拆迁安置资料。3. 9. 2接管验收应检索提交的技术资料：竣工图一一包括总平面、建筑、结构、 设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸；地质勘察报告；工程合同及开、竣工报 告；工程预决算；图纸会审记录；工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事 故处理记录）；隐蔽工程验收签证；沉降观察记录；竣工验收证明书；钢材、水 泥等主要材料的质量保证书；新材料、构配件的鉴定合格证书；水、电、采暖、 卫生器具等设备的检验合格证书；砂浆、混凝土试块试压报告；供水、供暖的试 压报告。3.10档案的借阅和利用档案室应积极开展档案的提供利用工作，根据需要编制必

14、要的检索工具，实 现多途径检索，力求做到查找方便，调卷迅速准确。为物业管理的不断完善和持 续改进提供分析研究资料；为设备设施的维修和改造提供参考依据；为维护管理 处或商家、客户的利益提供法律证明。档案借用人应有保护档案（和归档）的义务。 3. 10. 1查（借）阅档案规定3. 10. 1. 1管理处当年的现行文档，因工作需要可到档案室办理查阅登记手续即 可进行查阅。3. 10. 1. 2需档案室提供复印件的应填写档案利用审批表，由使用部门负责人 签字，综合主管签字，方可办理复印手续。3. 10. 1. 3查阅工程档案由部门主管或专业工程师到档案室办理登记手续即可查 阅。3. 10. 1. 4需

15、档案室提供复印件的应填写档案利用审批表，由工程主管签字， 综合部主管签字，方可办理复印手续。工程组专业人员需经常使用的图纸和资料, 则由原资料复印使用，或使用竣工图CAD电子文件。3. 10. 1. 5社区文化管理员根据宣传工作的需要到档案室选择所需的照片，或扫 描图片，办理借用手续即可借用，使用完毕及时归还。3.10. L 6借用各证照需填写证照借用审批表，注明借用的是原件或复印件， 经使用班组负责人签字、管理处主任批准后，到档案室办理借用手续。外单位借阅文件，须提供单位介绍信（说明需要借阅的档案内容和利 用目的）经管理处主任书面批准，并办理了借阅手续后方可借阅。外单位摘抄卷内档案，应提供单

16、位介绍信（说明需要的摘抄档案内容 和利用目的）经管理处主任同意，对摘抄的材料要进行登记。3. 10. 2借阅档案注意事项3.10. 2.1按规定办理登记手续，借阅期限不得超过两周，到期必须归还；如需 再借，应再次办理续借手续；3. 10. 2. 2要爱护档案，不得丢失；3.10. 2. 3所借档案不得随意折叠和拆散；3. 10. 2.4擅自涂改、勾画、剪裁、转借或损坏档案的要追究当事者责任；3.10. 2.5送还档案时，由档案员与借阅人一起，按档案利用审批表中注明 的借阅资料名称与份数栏内容进行逐一核对，注明还档时间，由双方在还档栏 上签字方可归档。3. 10. 2. 6档案如有丢失、损毁或泄

17、密，要立即追究当事者责任。3. 11档案的保管档案的保管原则是保证做到任何时候、任何事项、任何设备设施都有档可查, 为高效运行提供数据依托，为处理问题、解决问题、提高服务质量提供第一手资 料。档案员必须定期审核档案利用审批表，对借用时间过长的要及时向借 阅人追问，督促尽早归还。3. 11. 2在归档核查过程中，若发现有遗失资料现象，应及时向管理处主任汇报, 查明原因。当事人须写出遗失报告和检讨书并追补遗失资料。情节严重者给予处 分。档案员必须定期检查各类归档的文件资料，档案柜内定期施放杀虫药， 防止因虫蛀、发霉导致资料残损。3. 11.4、档案的装具应按照“从里到外、从左到右、从上到下”的原则顺序排列。3. 11.5档案安全和保管状况检查的内容有：数量检杳、排架次序检查、损坏情 况检查和归档检查等。检查结束后，须填写检查记录、检查项目、检查对象、检 查人、检查情况、备注等。3. 11. 6档案库房要坚固，并设有防盗、防光、防火、防虫、防霉、防有害气体、 防尘、防高温、防潮等措施。加强档案的安全管理，档案库房必须配置消防器材并设有独立控制电源 和温湿度的开关。