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1、物业档案管理分类提纲 档案管理公司物业档案管理 1、 档案的编号 1、 公司编号 重庆日月物业管理有限公司 编号为：RYW 2、 部门编号 1） 管理部 编号为：GL 2) 质管部 编号为：ZG 3) 财务部 编号为：CW 3、管理部下属部门编号 1）客户服务中心 编号为：KF 2) 工程部 编号为：GC 3）保安部 编号为：BA 4、年份编号 引用年份序号20_0、20_01、20_2 5、档案编号举例 1） 重庆日月物业管理有限公司编号： 档案编号 类别编号 部门编号 管理部下属部门编号 2）管理下属部门编号 物业管理公司编号 部门编号 类别编号 档案编号 2、 档案的分类 1、 区分全宗
2、 按问题分类法划分，全宗分为以下八类。 1） 业主档案，包括： a) 物品领用登记表； b) 物业服务合同； c) 签署后的所有承诺书； d) 签署后的房屋交接书； e) 业主家庭情况登记表； f) 车辆情况登记表； g) 签署后的房屋使用说明书和质量保证书； h) 入住验房表； i) 装修申请登记表； j) 装修协议； k) 装修完工验收表； l) 装修图纸、装修施工队资料及装修应提交的其它资料； m) 其它应保存的业主资料。 2） 工程档案，包括： a) 物业产权资料（项目开发批准报告、规划许可证、投资许可证、土地使用合同、建设工程开工许可证、用地红线图等） b) 综合竣工验收资料（竣工图
3、一套、建设工程竣工验收报告、建设工程竣工验收备案登记证、消防验收意见书、防雷工程验收合格证、供水、供电、供气合同、电梯准用证等）； c) 施工设计资料（地质报告、全套设计图纸、图纸会审记录、设计变更通知单、工程预决算报告书、重要的会议记录、隐蔽工程验收记录、其它可能会影响将来管理的原始记录等）； d) 其它应保存的工程资料。 3） 设备档案，包括： a) 设备台帐； b) 设备合格证； c) 设备使用说明书； d) 设备安装、调试报告； e) 保修卡、保修协议； f) 设备运行记录； g) 设备维修、保养记录； h) 设备管理制度； i) 设备更新改造记录； j) 其它应保存的记录、资料 4）
4、 物业管理运作档案，包括： a) 物业接管记录； b) 对外经营记录； c) 质量体系文件； d) 物业日常管理文件； e) 部门运作相关记录； f) 业主违章、投诉、报修处理记录； g) 回访、满意调查记录； h) 有偿服务记录； i) 社区文化记录； j) 会议记录； k) 其它相关运作记录。 5） 来往文书档案，包括： a) 日常对内文件； b) 日常对外文件； 6） 合同档案，包括： a) 采购合同； b) 多种经营合同； c) 物业接管的各种合同； d) 保险类合同 e) 其它类别合同。 7） 员工人事档案，包括： a) 员工求职登记表； b) 员工入职登记表； c) 员工离职登记表
5、； d) 员工处罚、奖励、晋级登记表； e) 员工相关复印件； f) 其它应保存的记录。 8） 财务档案，包括： a) 固定资产类资料； b) 各类报表； c) 物管费收费台帐； d) 有偿服务费收费台帐； e) 代收代缴费记录； f) 其它财务应保存记录。 2、 全宗内档案的分类原则 3、 要从档案的形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案的之间的历史联系，它应具有的思想性、科学性、排他性和伸宿性。 3、 立卷与编制目录 1、 立卷 就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组成案卷。档案管理员按以上分类法，用档案盒或档案袋或文件夹将档案分别立卷。 1） 在档案盒或档案袋或文件夹
6、上标贴标签。 2） 档案标贴一般由组织机构、名称组成，文字编号。 3） 将需要归档的资料按其所属类别及入档顺序存放于相应档案盒或档案袋或文件夹内。 2、 编制目录 1） 档案管理员在档案盒或档案袋或文件夹内首页准备活页档案目录。 2） 每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在档案目录（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。 4、 档案的保管期限 1、 档案的保管期限分为永久保管、定期保管两类。 2、 各部门负责人应根据部门工作情况及部门由关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标注。 5、 档案的保管 1、 档案保管的工作
7、任务 1） 便于查阅。 2） 保证档案的安全。 3） 防止档案的损坏。 4） 采取修复技术，延长档案使用寿命。 2、 档案保管的责任部门 1） 客户中心收费员保财务档案。 2） 经理办保管物业运作档案（公司部分，含质量体系文件）、公司设备档案、工程档案、往来文书（公司部分）、合同档案、员工人事档案。 3） 工程部保管工程档案、区内物业设备设施档案。 4） 客户服务中心保管业主档案、清洁、绿化档案 5） 各部门除经常使用的部分档案，原则上归档。 3、 档案的保管程序 1） 各职能部门将需保管的资料经过整理后移交档案管理员。 2） 档案管理员将该资料登记在档案目录中，归入相应案卷并统一编号。 3）
8、 档案管理员定期将档案目录输入电脑，以便查阅。 4） 档案原则保管原件。 6、 档案的密级 档案的密级分为三级：绝密、机密、普通。 1） 绝密档案包括：合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案以及财务类档案盒其它属绝密的档案。 2） 机密档案包括：员工人事档案、质量体系文件、重要会议记录（纪要）、物业管理运作档案和其它属于机密的档案。 3） 普通档案包括：设备档案、如运行、维修记录；工程档案、如工程图纸；工作计划与总结、通报、通知等普通性文件及其它不属于绝密及机密的档案。 7、 档案的查阅权限 1） 总经理可查阅公司所有档案。 2） 副总经理可查阅分管工作的档案。 3） 部门负责人可
9、以查阅该部门所有档案。 4） 其他人员根据审批的期限查阅有关的档案。 8、 档案的查阅/借阅/复制 1）查阅/借阅/复制人到在相关档案保管人员处在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。 2）权限内按照正常手续签字办理。 3）权限外的机密级（含）以上档案必须办理审批手续；部门档案由部门负责人批准，副总经理批准分管内档案，总经理可以批准所有档案。 3）档案借阅、查阅、复制必须在规定时间内完成，逾期需办理延期手续。 九、档案的销毁 1）超过保存期限由相关档案保管负责人编制的编制销毁清单及计划，由公司副总经理、总经理审批后销毁。 2）审批后超过保存期限的档案销毁必须由指定的3人一起销毁。 3）监销人员确认销毁无误的签字确认。 9、 附录 1）档案目录 2）档案查阅/借阅/复制登记表 3）档案查阅/借阅/复制审批表 4）档案销毁清单 档案目录 序号 文件编号 文件标题 页数 发文单位 发文日期 接收日期 归档日期 备注 档案查阅/借阅/复制登记表 序号 姓名 文件标题 档案编号 查阅时间 归还时间 借阅人签字 备注 档案查阅/借阅/复制审批表 部门 姓名 职务 借档文件名 借阅理由 是否复制 是 否 借还时间 年 月 日至 年 月 日 审批人签字 档案销毁登记表 序号 文件编号 文件标题 页数 所属部门 归档日期 保管日期 销毁日期 备注 第 9 页 共 9 页