《物业档案管理方案.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《物业档案管理方案.docx（22页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、物业档案管理方案一、档案资料管理运作流程收集一整理一归档一利用1、档案资料的收集:(1)设立档案资专柜，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理；(2)资料的收集，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工 作需要出发。信息资料分为外来资料和内部资料：保洁服务管理、人 事资料及财务资料等档案资料；(3)人事档案资料包括但不仅限于员工资料档案、员工合同档 案、考勤记录档案、培训资料档案、交接班记录档案、奖惩档案、证 件档案；财务资料档案包括但不仅限于物资档案、合同档案、财务账 目档案。(4)资料的分类整理：提供的所有信息资料，统一由档案管理
2、 员集中整理、分类。整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源、 内容，表现形式的特点，做到条理清晰、分类合理。二、资料的归档管理1、归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与 保存；根据实际需要资料归档由管理人员保存，如：照片、文件等档 案按不同的业务性质编号、造册、编辑并分柜保存，运用计算机的先 进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于工程主任巡查记录表重大事件记录培训计划及培训记录物业服务费收费率报表月租车辆登记表班组会议纪要客户去电记录表客户预领发票登记表老带新免物业费资料POS结账机盘点表钥匙借用登记表品质督导检食表天问系统收据存单天问系统收据存单公寓水电抄
3、表单住宅水表抄表单收银现场巡查记录表I程 维护配电高压配电设备日运行记录表低压配电设备日运行记录表发电机运行记录表停送电操作票应急电源柜周检记录表设施设备保养记录表（配电）设备房清洁记录表（配电）弱 电机房来访人员登记表（配电）发电机巡查记录表设备维保商月度考核表（配电）绝缘工具检查记录防雷装置安全监测技术报告监控中心日巡检记录表通弱电设备巡检记录表设施设备保养记录表（弱电）风机房周检记录表（通风）设施设备保养记录表（通风）设备房清洁记录表（通风）机房来访人员登记表（通风）给排水二次供水办理资料消防设施设备巡检记录表二次供水泵房巡查记录表设施设备保养记录表（给排水）污水泵巡检记录表设备房清洁记
4、录表（给排水）机房来访人员登记表（给排水）电公共区域水/电表抄表记录电梯年审资料电梯日巡检记录表电梯维修记录表电梯维护保养记录表总坪巡检记录表培训计划及培训记录设备清单及设备台账监视测量设备一览表（无）需增加公用工具借用登记表物资领用登记表（无）需增加年度工作计划表班组月度总结计划（无）需增加设备保养计划表派工单（业主）派工单（公区）装修现场巡食表重要设备故障统月计表工程整改汇总表（无）需增加节能减排资料（无）需增加月度能耗控制表（无）需增加秩 护序维岗位值班/交接班记录表（班长302 ）岗位值班/交接班记录表（地卜室入口303 ）岗位值班/交接班记录表（销售中心304）岗位值班/交接班记录表
5、（地面停车305 ）岗位值班/交接班记录表（公寓大厅307 ）岗位值班/交接班记录表（公寓巡逻308 ）岗位值班/交接班记录表（公寓监控309 ）岗位值班/交接班记录表（地下室出入 310）岗位值班/交接班记录表（酒店通道311）岗位值班/交接班记录表（小区大门312 ）岗位值班/交接班记录表（小区巡逻313 ）岗位值班/交接班记录表（小区监控314）岗位值班/交接班记录表（施工通道315 )岗位值班/交接班记录表（B地块班长402 )岗位值班/交接班记录表1号门403 ）岗位值班/交接班记录表2号门404 ）岗位值班/交接班记录表（园区巡逻SCDSCDXQ-YX-3.1.17 405 )岗位
6、值班/交接班记录表（B地块监控406)巡逻签到记录表（公寓巡逻308 ）巡逻签到记录表（B地块巡逻405 ）SCDSCDXQ-YX-33.1机动车辆登记表（404 ）机动车辆登记表（305 ）SCDSCDXQ-YX-3.33机动车辆登记表（303 ）机动车辆登记表（310 ）来访人员登记表（311）来访人员登记表（312 ）来访人员登记表（315 ）来访人员登记表（404 ）监控室来访人员登记表（309 ）监控室来访人员登记表（314 ）监控室来访人员登记表（406 ）夜间查岗记录表灭火器月度巡查记录表消火栓月度巡查记录表培训计划及培训记录会议记录表突发事件处理记录表演练记录表消防报警记录表（
7、309 ）消防报警记录表（314 ）消防报警记录表（406 ）宿舍检查记录表物品移交清单大件物品出门条物资领用登记表重点岗位/巡逻路线图门禁何视系统测试记录表停车场收费备案红外线/电子围栏/监控测试记录表环护境维环境外包服务合同环境维护岗位指引及分工环境维护组年度重点工作及培训计划表环境维护月度总结计划表环境维护周工作计划表SCDSXQ-YX-461班组会议记要培训计划及培训记录环境维护工作记录表（外围）环境维护工作记录表比层上环境维护工作记录表（卫生间）环境维护工作记录表（样板间）环境维护工作记录表（地下停车场）物资领用登记表机具维修保养记录表消杀物品领用登记表消杀点位图消杀服务记录表鼠药回
8、收记录表药物瓶包装处置表消杀服务质量检测表白蚁防治巡视记录表白蚁防治消杀记录表垃圾清运记录表化粪池清掏记录表绿化养护记录表环境维护主管工作检查记录表保洁外包服务日检表保洁外包服务周检表保洁外包内部管理检食表保洁外包服务月度考核表保洁外包服务客户投诉记录表备注：1、各客户服务中心可根据实际情况针对下划线局部内容作调整。例如：将岗位1调整为地下停车场巡逻岗。2、各客户服务中心可根据自身情况增减编号，但相同内容编号应与本模板一致。3、各客户服务中心根据自身情况调整总目录后须打印张贴，打印前注意取消下划线及本备注。查找和调用;2、档案的借阅和借出都有严格规定，必须具备资格的人员经登 记后方可借阅、借出
9、；归还时，须由专人检查，如有破损，立即修复， 并视情追究有关人员的责任，档案管理员需及时收回在外的文件资料, 严防丧失；3、档案管理环境必须做好三防工作，即防火、防潮、防变质。三、档案资料的运用充分发挥档案资料的储存和使用价值，所有资料随时可以查阅调 用，便于工作的监察和检查。四、人员档案合同规定在物业服务期间，人员入职、离职档案要及时、完善、齐全，其 中员工档案合同、社保缴费证明等档案，在人员更换时要及时向甲方 备案。五、工程档案管理目录示范文本存档类型=文件名称备注基础管理前期介入管理方案公众制度请示报告培训会议记录总结及计划监理会议纪要开发对接资料（销售）开发对接资料（工程）_1_程施工
10、图纸J_程进度一览表前期介入巡查表岗位值班/交班记录表配电室值班记录表物资出门条钥匙领用登记表承接验建 系 统承接查验方案承接查验协议及记录技术管理资料（工程准备阶段文件）技术管理资料（施工招标文件）原材料出厂质量合格证、施工试验记录钢筋（材）焊、连接试验报告原材料出厂质量合格证混泥土试块强度试验记录混泥土配合比设计报告混泥土抗压强度报告商品混泥土竣工资料岩土工勘察报告管桩资料隐蔽检验记录钢筋保护及位置测量报告局部_1程质量验收记录抗浮锚资料理所获荣誉证书结施图建施图配电系统开、竣工报告及施工图纸电气（局部）竣工资料电气竣工图纸人防电器竣工资料人防电器竣工图纸应急柜图纸发电机资料泛光照明资料楼
11、顶广告字资料配电系统测试记录高、低压开关使用说明书低压配电系统图弱电系统弱电安装合同弱电_L程竣工资料弱电安装竣工图门禁系统装箱资料监控装箱资料背景音乐装箱资料停车场系统资料自动门、LED显示屏资料办公室设备资料消防系统消防系统竣工资料消防系统水竣工图消防系统电竣工图消防系统通风竣工图防火卷帘门资料消防系统设备资料消防维护保养合同空调系统空调竣工图空调风系统竣工资料空调水系统竣工资料空调控制设备资料空调主机及阀门资料空调末端系统资料空调系统锅炉资料空调系统试验记录及检测报告电梯系统电梯竣工资料电梯安装维护说明书电梯操作手册电梯维保.使用指南电梯随机出厂样图电梯随机样图册电梯出厂合格证电梯年检合
12、格证电梯三角钥匙给排水给排水竣工资料给排水竣工图卫生间设备资料给排水设备使用说明书内装内装工程竣工资料内装工程竣工图外装外装工程竣工资料外装工程竣工图开发资料国有土地使用权合同建设规划证竣工备茶表城市供水资料通信营运合同安装工程合同承接查移交验记录表行 政管 理公司规章制度法律法规IS09001体系文件外来文件公司发文文件人员花名册证照公司会议纪要工程会议纪要绩效考核工程值班排班表工程考勤工程周报工程月报个人物品领用登记表物资申购表工程物资进出库台账工程物资进出库台账设备移交单档案借阅登记表公章使用登记表请示报告请示报告对接联络函/对外发文文件流转登记表公共信息取固定资产台账前期商铺资料节前安
13、全检查突发事件处理预案服务明星评选表样板间交接资料对外交流会议SCDSXQ-JC-332.1工程自检表工程培训记录装修垃圾清运数量确认表多种经营资料SCDSXQ-JC-336.1工程年报员工活动创新年资料工程荣誉物业服务报告创优相关资料合同管理合同协议备忘录客户服务客户档案客户意见箱开启i己录表岗位值班/交班记录表客服中心岗位值班/交班记录表销售中心客服主管，作检查记录表空置房动态登记表空置房巡查记录表客服专员公区巡查记录表客户走访记录表催费函钥匙托管台账业主信息清册租户信息清册大件物品出门条（客服中心）客户来访/来电记录表（客户）派工单（公区）派工单客户投诉处理记录表邮件代收代发登记表运行管理