文件和资料控制程序优质资料.doc

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1、文件和资料控制程序优质资料(可以直接使用，可编辑 优质资料，欢迎下载） XXXXXXX 服 饰 有 限 公 司文件和资料控制程序 受控印章 受控副本章文件编号HJ-OP-001文件版次A0发布日期生效日期拟 制审 核批 准批准日期文 件名 称 文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次3/91.0 目 的 确保公司质理管理体系中的所有文件和资料均能得到有效控制，所使用的文件和资料是最新有效版本。2.0 范 围指质量手册、程序文件、作业指导书、表单、外来文件、外发文件、技术文件。3.0 定 义3.1 文 件 文件：由信息和承载媒体构成； 文件承载媒体具体表现形式是纸张、磁片、光

2、盘、电子媒体、照片、样板等。3.2 受控文件：分为正本和副本两种文件。正本为手签本，盖“受控正本”印章，由文控中心统一管理，副本盖有“受控副本”印章，由使用部门管理。3.3非受控文件： 盖有“非受控文件”印章或未盖任何识别章的文件； 分发时是最新版本，但修订后不再另行分发，废止后无须收回及销毁。3.4 质量手册：是公司建立符合ISO9001：2000要求的质量管理体系的，是落实质量方针、目标的指导性纲领及最基本的文件。3.5程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一级文件，是质量管理体系活动中跨部门运作流程的最主要文件，用于描述公司部门与部门之间的管理接口和运作流程。3.6 作业指导书：程序

3、文件中作业内容所延伸引用的下一阶文件，是质量管理体系的重要补充性运作文件。这一类的作业通常都针对单一部门性质或单一工作岗位较为复杂的作业而制订的。3.7 表单：包括各类记录格式、表格、图表、或经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。3.8 外来文件：来自公司外部的文件，如来自客户图表、资料、供应商的产品规格说明书、国家标准、国际标准、法令、法规等。3.9 外发文件:发放给供应商、客户或第三方机构的公司内部资料文件。4.0 职 责4.1 文件的编制、修订、审核和审批。 质量手册A) 人事行政部组织编制修订；B) 副管理者代表审核；C) 总经理批准。编制审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版

4、 次A0文件编号HJ-OP-001页 次4/9 程序文件：A) 责任部门主管/经理/总监编制修订；B) 副管理者代表审核及相关责任部门经理/总监会签；C) 管理者代表批准。 作业指导书：A) 责任部门主管/经理组织编制修订；B) 编制修订部门经理/总监审核；C) 总经理批准。4.2 文控中心负责：文件的登录、分发、回收及旧版/废止文件的销毁，确保使用有效版本；4.3 各文件使用部门负责：建立文件一览表，本部门文件的有效管理，配合文控中心的文件管理工作。5.0 流程图作业流程责任部门记 录文件制、修订、废止各部门 文件制修订申请表 文件废止申请表文件编号（版本号） 封面标准格式文控中心 发放范围

5、及修改记录标准格式讨论、审核、会签 N 正文标准格式相关责任人批 准NN总经理分 发文控中心 受控文件最新一览表检 讨文件收发记录表文件资料借阅记录表回收记录、控制文控中心文件收发记录表回收失效文件文控中心销毁文控中心 文件销毁申请表编制审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次5/96.0 程 序6.1 文件编号及文件版次号质量手册编号HJ - QM - 代表“质量手册”流水号代表质量手册，为英文字母缩写。 公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。 程序文件编号 HJ- OP- 程序文件流水号程序文件代号，为英文字母缩写。公司编号，按汉语

6、拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。作业指导书编号 HJ - WI- 指导书流水号作业指导书代号，为英文字母缩写。公司编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。表单编号：- - 表单版次表单流水号部门编号，按汉语拼音的开头两个汉字的第一个字母组合。部门编号如下：总 经 理 办 公室人 事 行 政 部产 品 开 发 部生 产 部品 质 部营 销 中 心财 务 部ZJRSCPSCPZYXCW编制审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次6/96.1.5文件版次号（包括表单格式版次号以A、B、C26个英文字母编列）A) 首版一律为：文件版次号：A0或格

7、式版次：A0B) 每修订一次，顺次提升版本/版次号，如：第一次修订，版本号：A1；第二次修订，版本号：A2；C) 所有文件修改5次后换版,（质量手册换版参照质量手册中的规定）6.2 文件架构 质量手册架构：按ISO9001：2000条款，排列顺序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应的程序文件、作业指导书。 程序文件架构：A) 目的；B) 范围；C) 定义；D) 职责；E) 流程图；F) 程序；G) 支持性文件；H) 记录；I) 附录。 作业指导书架构：作业指导书的架构参照程序文件架构，其中C、D、E、G可根据实际情况选择是否需要。6.3 文件标准格式： 封面按“RS-A0-001”（附

8、件一）格式制作； 发放范围及修改记录按“RS-A0-002”（附件二）格式制作； 正文页按“RS-A0-003”（附件三）格式制作，并统一编排页次。6.4 文件制订、修订、废止6.4.1文件制订：A) 根据实际工作需要，由文件编写部门提出文件制修订申请表，经部门经理/总监或以上职位人员审核后。制修订承办者参照“文件标准格式”拟订文件内容，确定文件版次号。联同文件制修订申请表呈相关人员审批，审批权限按本文件第四条款执行；B) 在文件审核、批准阶段，若有任何意见由制修订部门负责修改完善。6.4.2 文件修订： 编制审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次

9、7/9A) 文件需更改、修订时，文件编写部门提出文件制修订申请表，经部门经理/总监或以上职位人员核准后，由原制修订部门职位承办人参照“文件标准格式”修订内容，确定文件版次号，联同文件制修订申请表呈交相关责任人员审批，审批权限见第四条；B) 文字错误，而不影响实质文义时，则直接由各制修订部门在文件上更改签章后，一并纳入下次新版修订内容之一。6.4.3 文件废止：A) 当整份文件不适合公司运作或考虑简化运作需要删减文件时，可由文件编写部门提出文件废止申请；B) 文件废止后原文件编号不得重复使用；C) 文件废止由申请部组填写文件废止申请表报原文件职位审批人批准后可予以废止。6.5 文件发行及借阅管理

10、 公司所有运作文件的发放均需以受控文件形式发放且由文控中心负责，文控中心需确保发放到各部门使用的文件是最新有效版本； 各部门提交受控文件时须在“任何使用场所都必须有相应适用文件”的原则填写“文件发放范围”，文控中心按此范围规定份数复印，在副本每页正面盖上蓝色“受控副本”印章，填上副本编号后分发至相关部门，在受控文件正本每页背面盖上绿色“受控正本”印章，后分类归档保存； 受控文件的发放由文控中心填写文件收发记录表，并由文件接收部门签收确认； 文控中心须制订受控文件的受控文件最新版一览表作为受控文件的主控清单； 当使用部门需要增发受控文件副本时,需书面向文控中心申请，经副管理者代表批准后予以发放。

11、文件及资料查阅、借阅管理A) 受控文件正本不得借阅,如有需要可在文控中心查阅；B) 因工作需要向公司借阅文件资料时，可书面向文控中心申请借阅副本，申请经部经理/总监和副管理者代表批准生效，公司保密文件（如供应商资料等）借阅需总经理批准；C) 文控中心须登记记录借阅文件情况。6.6 文件回收 文件进行换版时，文控中心应于分发新版时按“文件发放范围”收回所有的旧版文件并盖上红色“作废文件”印章后销毁，正本则盖红色“作废文件”印章后作相应保存； 文件回收时，文控中心须在文件收发记录表回收栏记录，并于确认栏确认； 借出类文件回收保管时，须进行登记、注销； 有需销毁作废文件均由文控中心进行销毁，并申请填

12、写文件销毁申请表经副管理者代表批准后方编制审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次8/9可执行销毁，并记录。6.7 文件管理6.7.1 A) 受控文件不可用铅笔填写或用涂改液修正，不可乱涂画，除文控中心人员外，其他任何人员不可私自复印或打印，否则，严肃处理；B) 所有有效文件都必须用文件夹进行管理，文件夹必须进行统一标识； C）文件在损坏、磨损、字迹不清时，文件保管部门须及时向文控中心申请更换。受控文件遗失处理A) 当受控文件使用部门不慎遗失文件时，须及时填写受控文件遗失报告，经部门经理级及以上人员审核、副管理者代表批准后，文控中心予以发放并保存此遗

13、失报告；B) 对遗失纸张类受控文件人员将按5元/页文件予以处罚，如将受控文件复印、外传者，按100元/份文件予以处罚。文件资料档案管理A) 受控文件正本由文控中心保存，并视需要保存适当份数副本，相应使用部门按“文件发放范围”保存相应副本；B) 文控中心及各部组应将有效受控文件与失效受控文件、受控文件与非受控文件分存；C) 各部组须分类建立文件资料档案，每个档案须明确标识，并建立目录表；D) 对于非表格类文件，使用人不得随意撰改或在文件上书写任何文字、符号及标记；E) 作为参考使用而保留在部门的作废文件，由文控中心盖红色“参考使用”印章予以标识。6.8 文件生效日期文件的生效日期按该文件填写的生

14、效日期执行，生效日期必须在批准日期之后。7.0 记录名 称 编 号 保存期限7.1 封面标准格式RS -A0-001 二年 7.2 发放范围及修改记录标准格式RS -A0-002 二年7.3 正文标准格式RS -A0-003 二年7.4 文件制修订申请表RS -A0-004 二年7.5 文件废止申请表RS -A0-005 二年7.6 文件收发记录表RS -A0-006 二年7.7 受控文件最新版一览表RS -A0-007 二年7.8 受控文件遗失报告表RS -A0-009 二年编制审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次9/98.0 附 录8.1 封

15、面标准格式 （附录一）8.2 发放范围及修改记录标准格式 （附录二）8.3 正文标准格式 （附录三）8.4 文件制修订申请表 （附录四）8.5 文件废止申请表 （附录五）8.6 文件收发记录表 （附录六）8.7 受控文件最新版一览表 （附录七）8.8 文件销毁申请表 （附录八）8.9 受控文件遗失报告表 （附录九）编制蒋 晓审核批准日期记录编号：RS-A0-004 版 次：A0 页 次：1/1文件制修订申请表申请部门：申请人：制订 修订 新版次： 旧版次：制修订文件名称：文件编号：制/修订内容：审 批： 记录编号：RS-A0-005 版 次：A0 页 次：1/1文件废止申请表文件类别： 文件编

16、号： 文件版本：文件名称废止原因内容摘要申请部门申请人审批日期记录编号：RS-A0-006 版 次：A0 页次：1/1受控文件收发记录表新版发行确认日期文件编号文件名称副本号版本页次页码数量备注部门确认文控确认旧版回收是否销毁备注记录编号：RS-A0-007 版 次：A0 页 次：1/1受控文件最新版一览表文件编号文件名称版本页次页码/修改码文件编号文件名称版本页次页码/修改码制 表： 记录编号：RS-A0-008 版 次：A0 页 次：1/1文件销毁申请表文件类别： 文件编号： 版 本：文件名称：原 因：内容摘要：申请部门： 申请人签名： 日 期：审 核： 日 期：记录编号：RS-A0-00

17、9 版 次：A0 页 次：1/1受控文件遗失报告表注：若遗失文件，责任为该部门所承担，文控中心不负任何责任。原 因： 改善措施： 备注： 填表人： 经理级及以上人员确认： 管理代表： 日 期： 日 期： 日 期： 文件类别： 文件名称： 文件编号： 版次号： 数 量： 副本编号： 文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次2/9（一） 、本文件发放范围总经理 总经理助理 人事行政部 产品开发部 生产部 品质部 营销中心 财务部 设计室 板房 裁床车间 针织车间 梭织车间 采购组 尾部车间 辅料仓 布料仓 企划部 销售部 成品仓库 保安队 其 它 批准/日期：（二）

18、、修改记录版 次页 次修改日期批准人修改内容摘要编制蒋 晓审核批准日期文 件名 称文件和资料控制程序版 次A0文件编号HJ-OP-001页 次1/9文件发放各部门会签一览表：序号部门职位签名日期备注1总 经 理 办 公 室总 经 理2总 经 理 办 公 室总经理助理3人 事 行 政 部经 理4产 品 开 发 部总 监5生 产 部经 理6 品 质 部经 理7 营 销 中 心经 理8 财 务 部9 10 11 12131415编制审核批准日期记录编号：RS-A0-001 版 次：A0 页 次：1/1XXXXXX服 饰 有 限 公 司文件名称 受控印章 受控副本章文件编号文件版次发布日期生效日期拟

19、制审 核批 准批准日期文 件名 称文件名称版 次A0文件编号HJ-OP-A0页 次00（二） 、本文件发放范围总经理 总经理助理 人事行政部 产品开发部 生产部 品质部 营销中心 财务部 设计室 板房 裁床车间 针织车间 梭织车间 采购组 尾部车间 辅料仓 布料仓 企划部 销售部 成品仓库 保安队 其 它 批准/日期：（二）、修改记录版 次页 次修改日期批准人修改内容摘要编制审核批准日期记录编号：RS-A0-002 版 次：A0 页 次：1/1记录编号：RS-A0-003 版 次：A0 页 次：1/1文 件名 称文件名称版 次A0文件编号HJ-OP-A0页 次1/11.0 目 的2.0 适用范

20、围 3.0 职 责4.0 定 义5.0流程图 6.0 程 序7.0 支持性文件8.0 记 录9.0 附 录编制审核批准日期安保管理控制程序文件.0目的维护管辖区域内公共秩序做好治安消防工作,向企业提供安全服务.2.0范围适用于企业管辖区域内安全保卫服务的控制.30职责3.1护卫队全面负责管辖区域内的安全消防保卫服务。3。2品质督导负责对安全保卫服务工作的质量进行监督.0工作程序41安全保卫工作是维护企业管辖区域正常生活、工作秩序,保障员工人身安全和财产安全，增强安全感，对树立企业良好形象有极其重要意义,护卫队编制保安手册,对岗位职责、任职要求、作业规程、安全保卫有关规章制度的使用等作出规定。4

21、安全保卫服务应做到:)公司实行24小时保安制度；） 保安人员有明显标志，工作规范，作风严谨；c) 危及住户安全位置设有明显标志和防范措施;d)厂区内无重大火灾、刑事和交通事故.4.3安全管理工作内容431安全防范服务：登记出入访客，控制无关人员进入工厂区域；核查出入人员、车辆所携带的物品,防止物品丢失及危险品进入工厂区域。4.2维护停车场及交通秩序:维护工厂区域内车辆停放及交通秩序，调节、疏导人、车流量,防止厂区秩序混乱、交通堵塞和未经许可停泊，对厂区内停放的车辆遭受破坏、盗窃等异常情况及时进行登记，报告有关部门并协助处理。消防安全:巡查厂区公共设施、设备、消防器材的完好状况.4。34突发事件

22、及违章处理：及时发现、应对、处理突发事件，控制现场,防止事态恶化;按规定程序处理违章行为。44安全综合管理控制。4负责安全管理工作的现场和内部管理，定期向领导汇报。4.组织保安人员的在职培训，提高保安的综合素质。4.3检查各班在岗工作状况、各项管理制度、安全防范措施落实情况，根据实际情况调整工作流程，发现问题及时处理并向领导汇报，将有关情况记录在相关表格上.4。4。4督促厂区内安全、消防设施的使用情况，定期组织消防知识培训，每半年组织一次消防实战演习,不断提高安全员的防火意识和灭火作战能力。负责厂区安全员巡逻路线图的制订，并根据实际需要调整改变巡逻路线、方式和方法.。4。6配合有关部门处理厂区

23、内各种违章行为、突发事件,调解员工间的纠纷。4.保安队长控制4。5。1对本班各岗位工作负责，每日须检查各岗位履行职责情况，主要包括:考勤纪律、岗位卫生、物品摆放、装备佩带、操作规程、精神面貌、服务礼仪等，并在相关表单上予以记录。4.。熟悉掌握管理服务区域的整体状况，妥善处理各种突发事件,超过权限的及时报告领导。4。53负责各岗位工作表格、停车发票及凭证有领用发放,相关质量记录的收集检查,按月及时上缴资料管理员。对于收取的各类费用必须及时按规定上缴财务部。4.5。4监督厂区内各类公共设施及其标识和消防设施的完好情况，及时与控制中心协调维修事宜。4.巡逻管理按照巡逻路线、巡查点进行巡逻，灵活机智,

24、发现问题及时记录、报告，对可疑人员及时进行盘查清理。对厂区内单车、摩托车的不规则摆放进行整理,对道路泊车、停车秩序进行监管,检查车厢内存放物资，发现可疑情况或安全漏洞应及时做出处理和报告。4。按程序要求对装修户进行过程监督，对施工人员违章作业要及时制止并向领导报告,并联系装修管理员到现场处理。6.4熟悉厂区内各种设施的位置，注意公用设施等情况,发现违章或受破坏，及时处理并向领导报告.46监督厂区内公共卫生情况,发现不合格之处，及时通知相关人员进行处理。4.6。6检查各路口消防通道是否畅通,消防设备器材是否完好无损,安全疏散标识是否醒目、正确，有无消防隐患。4。67制止外来人员或部门员工的违章行

25、为。4.8维护管辖区域的公共秩序。4。6。将巡查中发现的问题和异常事件记录在相关表单上,并由处理完成人签字确认。6.10发现形迹可疑人员，必须及时通知上级人员并密切监视、进行跟踪，如其有违法、犯罪活动要设法制止，并及时报告上级处理。46。1发现火情，按照相关程序执行。.7值班管理控制4。7.1建立值班室,总值班员负责监督管理当班期间各部门发生情况妥善处理，发生紧急情况执行相关规定。4。7。2各值班员实行12小时值班制度，夜间值班期间,定时对厂房周围进行巡视。4.7。夜间值班期间如遇非常紧急且不能及时处理的问题，则应上报领导。管制编号文件编号NZQP-01制定单位行政部版次A/0页次1/6文件控

26、制程序修改记录：修改时间修改内容简述版次分发：经理 管理代表 行政部 品质部 生产部 采购部业务部 财务部制定人/日期审查人/日期核准人/日期文件文件控制程序文件编号NZQP-01版次A/0页次2/61目的：对本公司质量管理体系文件的制定、分发、评审、修改等过程予以规定，以确保有效防2范围：适用于与本公司质量管理体系有关的文件(包括适用的外来文件).3权责:31本程序由品质制定,管理者代表审查，经理核准后生效。32品质主要负责本程序的执行，各相关单位协助执行并维持.4定义：41质量手册:阐明一个组织的质量方针并描述其质量管理体系的文件.42程序文件：规定完成各项质量活动方法的文件.43作业指导

27、文件：规定具体的作业活动方法和要求的文件，是程序文件的支持性文件，包括作业指导书、验收标准、工艺文件等。44质量记录：质量管理体系最基础部分，是质量活动的真实记载，是对满足质量要求的5主要内容:51文件制定、审查与核准。511按标准及公司运作需要，由相关责任单位指定人员,以各阶文件标准格式制定。512所有文件之制定、发行和修改需经由相关权责单位人员或上级审查核准后方可生效，分发、审查、核准人员，按文件阶别规定如下：文件阶别文件名称制定单位审 查核 准一阶文件质量手册管理者代表经 理总经理二阶文件程序文件部门主管经理管理者代表三阶文件作业指导书部门主管经理管理者代表四阶文件表格/记录部门主管经理管理者代表文件文件控制程序文件编号NZQP01版次A/0页次3/652文件的格式521一、二阶级文件皆有封面（封面需有制/修改记录）。正文构成，三阶文件视需要而定，但全公司需统一,表格右下角需按顺序编号和显示版次。522程序文件编号格式：1. 日的;2. 范围；3. 权责;4. 定义；5. 主要内容；6. 记录；7. 参考文件；523三阶文件视需要而定，但至少包括有目的、范围、内容三部分。524各阶文件章节编目、排版格式如下:5