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1、精品文档文件和资料控制程序文件和资料控制程序第 1.0 版持有部门：受控状态：发放编号：发放日期：可编辑精品文档编制/日期审核/日期批准/日期页码第1 页共4 页文件和资料控制程序文件和资料控制程序可编辑精品文档1 目的对在公司有效管理运行中的各种受控文件和资料进行管理控制，确保各相关场所使用的受控文件和资料版本的有效性，防止误用失效、作废文件。2 适用范围适用于公司管理运行中相关的受控文件和资料。3 职责3.1 质量部负责所有质量体系文件(质量方针、质量目标、质量手册、程序文件及三层文件)的发放、更改和控制，以及发放下发的标准、图纸及零件添加、取消和更改通知等文件；3.2 各部门负责在部门内
2、部的文件控制、管理、发放；3.3 所有质量体系文件均须在质量部控制管理下使用，不得使用未列入有效文件清单内的任何受控文件或资料。4 工作程序4.1受控文件及资料的分类、编号；4.1.1 质量部负责确认所有文件的分类和编号；4.1.2 受控文件及资料按内容可分为：a)质量目标；b)质量手册；c)程序文件；d)操作层指导文件，如：生产作业指导书、设备操作规程、进货检验报告；e)外来文件资料(下发的文件资料及国家技术标准和规程等)；4.1.3文件的编号4.1.3.1外来文件且未经任何翻译或修改直接使用的，保留其原有编号；4.1.3.2所有外来文件如果在进行翻译或改变后使用的，视同自有文件的编制，需重
3、新编号，不可编辑得采用其原有文件编号，可另外注明翻译或改变其原有文件编号；4.1.3.3本公司质量管理一、二、三级文件的编号规定如下：精品文档编制/日期审核/日期批准/日期页码第2 页共4 页文件和资料控制程序文件和资料控制程序可编辑精品文档一级文件：质量手册编号为NYC_QM_XX_ZZZZ,NYC表示企业代号，QM 表示质量手册，XX 表示文件版本号，ZZZZ 表示文件颁布年代。二级文件：程序文件编号为 NYC_QP_XX_YY_ZZZZ,NYC表示企业代号，QP 表示程序文件，XX 表示文件顺序号，YY 表示文件版本号，ZZZZ 表示发布年号。环境职业健康安全管理文件编号为：NYC_EH
4、S_XXXX_RX，EHS 表示环境职业健康安全，XXXX 表示顺序号，RX 表示版本号。三级文件：作业指导书或检验标准如果来自未经任何翻译或修改而直接采用，则按Nordex（德国）编号；如文件内容未作改动，经翻译为中文,保持原文件编号，仅将原文件名中 DE或 EN 替换为 CN，如文件根据实际情况修改其中任何内容，则须重新给予新的文件编号；进货检验标准编号为 NYC_I303_XXX；I 代表技术标准，指导书，303 代表与进货有关的文件，XXX 代表顺序号；进货检验表编号为 NYC-K303-XXX；K 代表检验表，303 代表与进货有关的文件，出厂检验标准：NYC_I208_XXX，I
5、代表技术标准，指导书，208 代表与出厂有关的文件，XXX 代表顺序号，出厂检验报告编号为 NYC_K208_XXX；K 代表代表检验表，208 代表与出厂有关的文件，XXX 代表顺序号，公司内部编制的管理性文件则文件编号为 NYC_WI_XXXX_ZZZZ；NYC 表示企业代号，WI 表示作业指导书,XXXX 表示作业指导书序列号，ZZZZ 表示颁布日期；表格的编号为:NYC_F_XXXX，NYC 表示企业代号，F 表示记录表（form），XXXX 为序列号。4.2 文件的编制，审核和批准4.2.1质量方针，质量目标由总经理组织各职能部门结合公司总宗旨和方针提出，管理者代表审核，由总经理批准
6、后发布；4.2.2质量手册由管理者代表负责组织、各部门具体编写，质量部负责汇总，管理者代表审核，总经理批准；4.2.3程序文件由各归口部门按照质量手册内容和程序文件编写要求进行编写，管理者代表可编辑审核，总经理批准；4.2.4操作层作业指导文件由各专业部门自行编制，质量部汇总，部门经理审核，管理者代表批精品文档编制/日期审核/日期批准/日期页码第3 页共4 页文件和资料控制程序文件和资料控制程序可编辑精品文档准；4.2.5来自的作业指导文件应视其语言和专业要求由各部门领导安排直接运用，或翻译成中文版，或经适当修改，编为新的中文版文件。4.3受控文件和资料的发放与管理4.3.1不属于受控文件的其
7、他管理文件和规章制度由各部门主管审核部门经理批准；4.3.2受控文件和资料的发放与管理由质量部负责。质量部应确保与公司管理体系有关的场所，使用文件和资料的有效版本，管理公司范围的有效受控文件和资料清单；a）质量方针目标、质量手册由总经理确定并批准发放范围；b）程序文件由管理者代表确定并批准发放范围；c）下发的技术文件(如图纸、标准)由生产部经理确定并决定发放范围；4.3.3文件和资料发放由质量部按已确定的发放范围进行发放；4.3.4各类文件发放应办理签收手续，发放人和接收人应填写文件发放和接收记录并签字；4.3.5图纸的发放不得以未加保护的电子版本方式进行；4.3.6在文件作废或失效时，质量部
8、相关的文件管理人员应从所有发放或使用场所及时撤出作废或失效的文件，并加盖“作废”章,分类保管,防止误用；4.3.7所有发放文件都必须在质量部存档一份并归档进行管理；4.3.8资料管理人员及使用者不得擅自外借或复印文件和资料；4.3.9文件和资料的贮存地应清洁卫生，且有可靠的防晒、防蛀、防潮、放火、防盗的措施；4.3.10电子版本的文件和资料须由质量部同时刻录光盘保存；4.3.11 采购部负责核查和保存供货商的有关法律法规文件(如营业执照、认证证书复印件等)。4.4受控文件和资料的使用4.4.1各部门不得使用未经质量部正式下发的属于4.1.2 条所明确范围内的任何文件和资料；4.4.2各部门不得
9、使用已作废或失效的受控文件。可编辑4.5受控文件和资料的变更精品文档编制/日期审核/日期批准/日期页码第4 页共4 页文件和资料控制程序文件和资料控制程序可编辑精品文档4.5.1负责批准和下发对外部文件和资料的变更；4.5.2质量部负责保管、登记、发放、换版控制；4.5.3质量部负责监督更改文件的执行(现场有无作废文件；文件有无涂改迹象；是否及时执行更改)；4.5.4质量手册及体系文件的更改由申请人提交 文件更改申请单 及变更文件电子版至质量部，质量部将此申请提交文件的原审批人或原审批人职位人员审批。审批通过后，质量部按该文件原发放范围发放新版文件及文件更改通知，同时收回旧版文件，按照4.4 条款执行。4.6对体系运行各过程产生的计划、通知类时效性文件及各种报告、报表应按照相关规定进行审批、按照记录控制要求进行管理，发放时不作登记、也不纳入有效受控文件和资料清单。4.7文件的评审管理者代表负责组织各职能部门在每次内审和管理评审后对质量管理体系文件进行评审和更改，评审时引起的任何更改按照4.5 条款的规定执行。4.8电子文本控制本公司长期使用的有效文件若以电子形式存在,则需用纸张输出审批后，将文件以不可更改的形式公布在公司内部网上。可编辑