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1、1.编制人：编制日期:审核人：审核日期:批准人：批准日期:生效日期:福建省XX电子企业有限公司FUJIAN JOINLUCK ELECTRONIC ENTERPRISE COJLTD文件名称：文件和资料的控制程序文件编号：QP-JLPD-001版次：L0年月日年月日年月日年 月 日附录二福建省XX包子企业有限公司文件收发记录表文件名：编号/序号：修改次数：发文部门：发问日期:部门/车间职务份数姓名签收/H期文件回收记录作废文 件修改 次数作废日期回收记录部门/ 车间签名也 日期表格编号：FM-JLMD-003版次:1. 0备注：1.此表格适用于对质量活动有直接影响的临时性文件（如订单通知、生产
2、计划单、装箱单、培 训计划等）的发放和更改控制。2 .此表由发文部门填写，该类文件由发文部门发放。3 .此类文件由发文部门负责保存/存档，无需交办公室存档。附录三 福毫省力r电3企业有限公司文件修改申请单申请部门申请人申请日期文件名称：文件编号旧版次新版次修改原因：修改内容：备注：申请人/日期批准人/日期表格编号：FM-JLMD-010附录四 福建省轨电3企业药限公司文件修改通知单文件名：文件编号：修改次数修改日期修改原因/内容修改方式修改生效日期新版次作废文件处理文件修改人/日期：审核人/日期：批准人/日期:表格编号：FM-JLMD-004版次：1.0备注（1）修改方式指换页、增页或换版。（
3、2）修改次数指该文件的累计修改次数，由1开始顺延。文件换版后，修改次数重新由1开始顺延（新 版文件第一次修改，其“修改次数”填1）。（3）作废文件处理指“全部销毁”或“保留一份存档，供参考，其余销毁”。保留的作废文件须在其每 页上盖“作废”章，存档的作废文件与存档的相对应的有效文件放一起。（4）此表由文件修改人填写，审批后，交负责文件发放的职员。此表随修改文件/修改页一起下发，一 份由负责文件发放的职员存档（与该文件的发放记录表放在一起）。（5）文件的编制部门应保留最新一次修改的“文件修改通知单”（可将此修改通知单放于该文件最后一 页之后），以便了解该文件的累计修改次数。附录五 福毫省设电3企
4、业喷限公司文件修改履历表文件名：文件编号：修改 次数修改 日期修改原因/内容修改方式修改人修改审批人修改生效 日期新版次表格编号：FM-JLMD-005 版次：1.0备注：（1）修改方式指换页、增页或换版:（2）修改次数由1开始顺延，文件换版后，修改次数重新由1开始顺延（新版文件的 第一次修改，其“修改次数”填1）;（3）此表由文件资料档案管理员根据“文件修改通知单”进行填写。之后，此表放入 存档文件的第一页之后。此表不随修改文件下发。附录力 福毫省设电3企业喷限公司受控文件清单序 号文件编号文件名称文件类型文件编制部 门编制日 期版次修改次数存放位 置编制人/日期：部门/车间：更新日期:表格
5、编号：FM-JLMD-011 版次：1.0注:1.“文件类型”指QM、注、WI或外来文件。2 .“版本”填文件版次中的第一位数，“存放位置”指文件夹/档案盒编号。“修改次数”指该文件的累计 修改次数，对应“文件修改履历表”中的修改次数。3 .上表中文件按以下分类方法进行排列（1）内部文件&外部文件；（2）内部文件中按文件 类型（QM、QP、WI）;编制部门；（4）文件内容的类试性（例如工程部文件中。将材料清单放在一起， 将工艺操作规程放在一起，将检验规程放在一起）。附录七 福建省物电各企业1限公司质量记录表单一览表序号表格编号表单名称版次编制部门使用部门& 车间记录保管部门&车间记录保管期限编
6、制人/日期：部门/车间：更新日期：表格编号：FM-JLMD-012版次：1. 0注：1.“使用部门&车间”，指需填写该表单的部门/车间2 .在大多数情况下，”记录保管部门&车间”指填写该表单的部门/车间。3 .“记录保管期限”指已填好的数据的记录的保管期限，保管期限见“质量记录控制程序”，文件编号: QP-JLQC-OOL以上一览表按表单的编制部门归集。附录福建省轨电各企业1限公司表单存档通知单新表单口更改的表单表单编 号表单名称版次表单编制部 门使用部门/ 车间记录保管部 门/车间记录保存 期限编制人/日期：批准人/日期：表格编号:FM-JLMD-O13备注：1.表单“使用部门/车间”指填写
7、该表单的部门/车间。2 .在大多数情况下，”记录保管部门/车间”指将数据填入表单的部门/车间。3 .表单更改后，作废表单由编制部门负责收回销毁。更改后的表单存档时，表单编制部门亦需填此表。附录九 福毫省设电3企业喷限公司受控文件复印申请单文件编号：申请部门复印份数文件名称：需复印的原因/理由：申请人/日期：审核人/日期：（申请部门经理）批准人/日期：（质管部经理） 表格编号：FM-JLMD-014附录十福毫省物电3企业有限公司受控文件作废、销毁申请单文件编号文件名称版本作废理由：作废文件处理（由批准人填写）口全部销毁口保留一份存档供参考，其余销毁（注明保留期限）申请人/日期审核人/日期批准人/
8、日期表格编号:FM-JLMD-0151. 0目的1.1 加强对文件资料的管理，确保文件内容的正确性和使用场所都使用有效的文件，避免失效 文件的使用2. 0适用范围2. 1本文件适用于公司ISO体系范围内部文件资料和ISO体系范围外的内部制度性管理文件以 及对质量活动有影响的外来文件。3. 0定义3. 1第一层次文件：指质量手册（QM）。4. 2第二层次文件：指程序文件（QP）o5. 3第三层次文件：工作指导书（盯），包括各类操作指导书、检验规程、材料清单、图纸等技 术性文件和各类管理规定。6. 4第四层次文件：指各类表单和质量记录（FM）。7. 5特殊文件：指质量记录包括临时性文件（如生产计划
9、单、装箱单、订单通知和培训计划、采 购计划等）。8. 6外来文件资料：只客户提供的技术性资料（如图纸）、和产品相关的国家标准、国际和国外 标准（如IEC、UL、FCC和能源之星标准等）、以及和产品相关的法律、法规。9. 7受控文件：对质量活动有影响的文件（ISO体系范围内的文件），发放时须有签收记录、更 改时作废文件须有回收记录。10. 8非受控文件：对质量活动无直接影响的文件（ISO体系范围外的文件，如财务部，保卫部和 办公室的后勤管理文件）和提供给外界的对质量活动有影响的文件。非受控文件的发放可无 需签收记录、更改时可不收回作废文件。4. 0职责1. 1各部门在文件编制、发放、更改、保管和
10、存档时须遵从本文件规定。2. 2第三层次中的技术性文件（即WI-JLRD类文件，如工艺操作规程、检验规程、材料清单和参 数表等，以及技术图纸即EDJLRD类）由总工办负责发放、更改控制和存档。4. 3 1so体系范围内的其它文件（包括技术管理、检验管理、设备管理等）和ISO体系范围外的 制度性管理文件（如财务管理文件、保卫部和办公室编制的制度性管理文件）由办公室负责 发放、更改控制和存档。5. 4负责文件存档的办公室和总工办职员负责编制各自所存档文件的质量记录表单一览表。各部 门和车间发展编制各自所使用的质量记录表单一览表。6. 5对质量活动有直接影响的临时性文件（如订单通知、生产计划单、装箱
11、单、培训计划等）由 发文部门负责发放和更改控制，由发文部门负责保存/存档。7. 6外来文件资料由办公室负责发放、更改控制和存档。5. 0流程图6. 0工作程序6. 1文件的编制6.1.1 各部门按“公司组织结构和职能部门职责，文件编号：WI-JLHR-001”编制各自职责范围 内的文件。6.1.2 文件的名称、格式、结构、编号、版次、页次按“文件编制标准化的有关规定，文件编 号：WI-JLMD-00r,的规定编制。6.2 文件的会签6.2.1 若一份文件内容涉及不止一个部门的活动，则文件编制部门在文件草稿拟定后，组织相关 此类文件需注意处理好部门/车间间的接口。6.3 文件的审批&和在电脑中存
12、放6. 3. 1文件草稿拟定后，由编制人送上一级审批。文件批准权限如下：文件类别编制审核（若适用）批准质量手册（QM）编制人上一级主管总经理程序文件（QP）编制人上一级主管管理者代表第三层次中的技术性文件（WI）编制人上一级主管总工/技术中心主任其它第三层次文件（WI）编制人上一级主管分管副总/总助ISO体系范围外的制度性管理文件编制人上一级主管分管副总/总助/总工注：（1）财务管理制度由总经理批准（2）附于程序文件或第三层次文件后的表单（FM）随该文件一起审批（3）总工/技术中心主任可根据具体情况，授权其下一级批准某些类别的第三层次技术文 件7. 3. 2为便于文件的查找和更改控制工作，各部
13、门所编制的文件经批准后应集中存放于该部门 主管指定的一台电脑中，并在电脑中对文件进行分类,设置不同类别文件的文件夹。对于 技术部门，可将结构、灯管、电子、光源等分别看成一个部门，分别指定一台电脑集中 存放文件。若文件需要改，则应将文件从所指定的那台电脑中调出更改（不应使用其它 电脑中所存放的文件进行更改，因其它电脑中所存放的文件可能不是最新版次）；更改经 批准后，再将更改后的文件存入所指定的电脑中，并将更改前的文件替换掉，以确保在 指定电脑中所存的文件是最新版次。6. 4文件的发放1. 4. 1文件第一次发放或文件升版后第一次发放前，文件编制人须填制“文件发放范围审批&发 放记录表”（附录一）
14、的一至三行，之后将表送上一级批准。文件发放范围被批准后，编制 人将该表送负责文件发放的职员。文件的封面页须盖“受控”章。2. 4.2发给车间供张贴的文件（如操作规程、检验规程、设备维护规程等）发给该车间的车间主 任，由车间主任签收。3. 4.3供存档的文件由负责存档的职员签收，该职员的部门、职务和姓名亦需填入该表中。6. 4.4本文件所定义的外来文件资料的发放按以上规定执行。外来文件需注意识别其是否适用、 是否最近版本，只有适用和最新版本的国内、国际标准、法律、法规才可盖上“受控” 章，作为有效文件使用。若需将非最近版本发放，则需在其封面盖“供参考”章。本文 件定义范围之外的外来文件的发放无需
15、发放记录和更改控制。7. 4.5对质量活动有直接影响的临时文件（如订单通知、生产计划单、装箱单、培训计划等）的 发放，使用“文件发放记录表”（附录二）。此类文件由发文部门发放，该记录表亦由发 文部门负责，无需交由办公室存档。此类文件的封面不必盖“受控”章，但若有更改， 则作废文件须收回销毁。8. 4. 6质量体系范围外的制度性管理文件使用附录一表格进行发放。对质量活动无直接影响的各类临时性通知（如人事任免通知、开会通知、处罚奖励等）， 无需发放记录和更改控制。6. 4. 8各部门应针对本部门所编写的文件编制文件发放范围一览表,表中应列出文件类型、发放 范围（部门和职位名称）、总分数等，以明确各
16、类文件的发放范围，并作为文件编制部门 填写“文件发放范围审批&发放记录表”（附录一）的依据。若某类文件的发放范围有更改, 则文件编制部门应通知负责文件发放的职员，负责文件发放的职员根据发放范围的变更, 将该回收的文件予以回收作废（应有回收记录），将该补发的文件予以补发（补发的文件 亦需有签收记录，受控文件需盖“受控”章）。6. 5文件的更改1.1.1 5.1文件的更改应由该文件的编制部门进行，由原审批部门进行审批。若需由其它部门审批， 则该审批部门须获得审批所需的相关背景资料。任何人不得擅自修改或涂改文件的内容。1.1.2 更改文件时，需注意某一文件的更改是否会引起其它有关的文件亦需作相应的更
17、改，以 避免文件间产生矛盾和不一致。1.1.3 必要时，文件修改人需填制”文件修改表”（附录二），修改申请或批准后，由修改申请 人着手对文件进行修改。6. 5. 4修改方式A.手签：对于个别错别字的更改，或个别词语的替换，可采用手签方式，由修改人直接 在存档和所有已发放的文件上修改。修改人需在修改处签字并注明修改日期。 采用手签方式，文件修改页版次无需改变，“文件修改通知单”（附录四）和“文 件修改履历（附录五）均无需填写。B.换页：此修改方式适用于文件的小范围修改。新页代替文件中被修改的旧页，被修改 页的版次需上升，新页的下方需有修改人和批准人的签字，文件的封面和文件 中未修改页无变动。采用
18、换页方式，修改处的背景用浅黑色，以易识别。发展文件发放的职员在发放新页的同时，须将作废页次回收，并填制“文件回 收记录表”和“更改页的发放记录表“（附录一）。C.增页：此修改方式适用于在原文件的最后一页之后增加新的页数。新页的版次为1. 0, 发放增页的记录可使用“更改页的发放记录表”（附录一），此表中的“更改页 页次”填增页的页次。D.换版:此方式适用于文件的修改次数超过9次或有重大修改的情况。发放新版文件时， 文件编制部门需填制“文件发放范围审批和发放记录表”（附录一）的一至三 行。旧版文件由文件发放人负责回收。6. 5.5无论修改方式是换页还是升版,文件编制部门皆需填“文件修改通知单”（
19、附录四），此单 填写后交由文件发放人，随修改的文件/修改页一起发放。6. 5.6负责文件发放的职员根据“文件修改通知单”的内容填制“文件履历表”（附录五）。 此表放入存档文件的第一页之后，此表不随修改文件一起下发。6. 5. 7客户提供的技术资料若有更改,则按以上更改规定处理（需填制”文件修改通知单”和“文 件更改履历表”，需有回收和发放记录）。6. 5.8外来的相关国家、国外、国际标准和相关法律、法规若有更改/升版，则在发放最新资料 时须将作废资料收回（需有发放和回收记录），但在这种情况下无需填“文件修改通知单” 和“文件修改履历表”。6. 5.9对质量活动有直接影响的临时性文件（如订单通知
20、、生产计划单、装箱单、培训计划等）， 若有更改，则由发文部门在首页的右上角注明“修改日期”、“修改生效日期”、“修改次数” “修改原因”。修改后文件的发放和作废文件的回收使用“文件发放记录表”（附录二） 和“文件回收记录表”（附录二）。此类文件的更改无需填制“文件修改通知单”和“文件修改履历表”。6. 5.10质量体系范围外的制度性管理文件更改/升版是，使用附录一表格回收作废文件和发放更 改文件/更改页。此类文件更改时无需填“文件修改通知单”和“文件修改履历表二6. 6作废文件的处理6. 6.1回收的作废文件有两种处理方式：A.全部销毁B.保留一份存档供参考，其余全部销毁6. 6.2若需保留一
21、份，则该作废文件的每一页上皆须盖上“作废”章,保留的作废文件与存档的 相对应的有效文件放在一起。6. 6. 3作废文件若有保留一份的必要，作废文件/作废页只需保留最新修改前的那个版次。例如， 文件升为3版时，只需保留第2版供参考，同一页若修改3次，此页只需保留第3次修 改前的版次供参考。6. 7文件的保管和存档6. 7. 1各部门和车间需指定专人负责本部门/车间所使用的资料的管理。6. 7. 2各部门和车间需编制本部门/车间所使用的所有受控文件（盖有“受控”章的文件）的清单，“受控文件清单”（附录六）。6. 7. 3各部门和车间需编制本部门/车间所使用的（该部门/车间需填写的）所有质量体系范围
22、内 的表单一览表“质量记录表单一览表”（附录七），并将这些表单（空白各一份）附于此清 单后。6. 7.4办公室和总工办负责存档的职员需编制存档的所有受控文件（盖有“受控”章的文件）清单 “受控文件清单”（附录六）。6. 7. 5办公室和总工办负责存档的职员需编制各自所存档文件的所有质量记录表单一览表“质量 记录表单一览表（附录七），并将这些表单（空白各一份）附于此清单后备查。6. 7. 6为便于办公室和总工办负责存档的职员编制质量记录一览表，文件编制人在文件获批准 后，需将附于第二层次和第三层次文件后的表单单独复印，并填制“表单存档通知单”（附 录八），该通知单与空白表单一起交办公室或总工办负
23、责存档的职员。6. 7.7受控文件的复印6. 7. 7. 1受控文件不得擅自复印，只有当需要将控文件提交给外界时（非指传真），才可复印受 控文件。受控文件的复印需填制“受控文件复印申请单”（附录九），申请单由部门 经理审核，质管部经理负责批准。申请祸批准后，交由负责复印的职员，由该职员进 行复印。6. 7. 7. 2若需将受控文件传真给外界，则使用本部门使用的文件进行传真,不得复印。6. 7.8受控文件的作废和销毁6. 7. 8. 1对于不再继续使用的受控文件（例如公司不再与某客户有业务关系，或某道生产工序 被取消，则与该客户或该工序有关的文件无继续使用的价值），则有相关部门/车间提 出申请，
24、填制“受控文件作废、销毁申请单”（附录十），报该文件的原审批部门批准。7. 7. 8. 2申请单经批准后,送交负责该文件存档的职员，由该职员将该文件回收作废。回收需有 回收记录。8. 7. 8. 3此类文件作废回收后,负责该文件存档的职员需将该文件从“受控文件清单”中删除, 该文件的发放记录和回收记录予以销毁。9. 7. 8. 4此类作废文件若需保留一份存档供参考，则存档的那份文件的封面须盖“作废”章， 并与有效文件分开放置。负责存档的职员需编制存档的该类作废文件清单，清单注明 文件名、编号、作废日期和保留期限。10. 7. 8. 5经批准的该类作废文件的“受控文件作废、销毁申请单”由负责文件
25、存档的职员保管。11. 0相关文件7. 1公司组织结构和职能部门职责，WI-JL1IR-0017. 2文件编制标准化的有关规定，WI-JLMD-0017. 3质量记录控制程序,QP-JLQC-0018. 0附录8.1 文件发放范围审批&发放记录表8.2 2文件发放记录表8.3 文件修改申请表8.4 文件修改通知单8.5 5文件修改履历表8. 6受控文件清单8. 7质量记录一览表8. 8表单存档通知单8.9受控文件复印申请单8. 10受控文件作废、销毁申请单文件编号：QP-JLMD-001版次：1.2页次：8附录一福毫省轨电3企业嗡限公司文件发放范围审批&发放记录表文件名：文件编号：版次： 发文
26、部门： 发文日期:部门/车间职务份数姓名签收&日期编制人/日期：批准人/R期:备注：1.编制人填一至三行，之后送批准。第四行“姓名”由文件发放人填写。2 .上表适用文件第一次发布和文件升版后第一次发布。3 .供存档的文件由负责存档的职员签收，该职员的部门、职务亦需填入上表。文件回收记录表作废 页次作废文件 /作废页 版次作废 日期回收记录部门/ 车间签名& 日期备注：1.在更改换页的情况下，“作废文件/页版次”填作废页的版次。2.在升版的情况下，“作废页次”填“全部”，“作废文件版次”，填旧版次册第一位数。更改页的发放记录表更改 页页 次更改页新 版次发文 日期签收记录部门/ 车间签名&日期表格编号：FM-JLMD-002 版次：1.0注:此表适用于长期使用的文件的发放和更改控制。同一文件的发放和回收记录须放在一起存档（若一个文件的修改次数超过一次，则同一个文件需 至少用2张此表）。文件换版后，和旧版文件相关的以上记录表可作废销毁。