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1、第八章第八章 报表管理系统报表管理系统抚顺职业技术学院抚顺职业技术学院卜伟卜伟 会计电算化实用教程教学目标教学目标v了解UFO报表的功能及有关基本概念v掌握报表的格式设计，并制作有关的财务报表v具备在会计电算化环境下的报表业务处理能力内容概览v第一节 报表管理系统概述v第二节 报表管理系统的基础设置v第三节 报表系统数据处理v第四节 会计报表输出第一节第一节 报表管理系统概述报表管理系统概述v 在会计核算中，企业通过总账管理系统和其他系统的记账、核算工作，把各项经济业务分类地登记在会计账簿中，以反映企业的经营业绩。在账簿中记录的会计信息，虽然比会计凭证反映的信息更加条理化、系统化，但就某一会计
2、期间的经济活动而言，其所能提供的仍然是分散的、部分的会计信息，而不能集中地反映该会计期间经营活动和财务收支的全貌。v会计报表管理系统的主要任务就是设计报表的格式和编制公式，从总账管理系统或其他系统中取得有关会计信息，自动编制会计报表，并对会计报表进行审核、汇总，生成各种分析图表，并按预定格式输出各种会计报表。v用友软件的UFO报表系统提供了一些固定的财务报表，以便用户查询，但如果用户需要一些特殊格式的报表，而软件中已有的报表格式又无法满足用户要求时，用户可以通过用友的UFO报表系统来自定义所需要的报表格式。UFO报表系统是用友软件提供给用户的一个开放式的报表编制系统。利用它可以编制出用户所需的
3、报表，可以在报表数据的基础上生成其他相关图表，使结果更加直观形象。v一、报表管理系统功能简介一、报表管理系统功能简介v (一一)报表模板功能报表模板功能v UFO报表系统提供了多个行业的标准财务报表模板，同时还可以根据用户的实际需要制定模板。v (二二)文件管理功能文件管理功能v UFO报表系统可以对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理，UFO报表系统的数据文件还能转换为不同文件格式，如文本文件、*.MDB文件、*.DBF文件、EXCEL文件、LOTUS文件等。能支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开40多个文件和图形窗口。能提供标准财务数据的“导入”和“导出”，可以实现和其他流行财务软件
4、之间的数据交换。v (三三)格式管理功能格式管理功能v UFO报表系统提供了丰富的格式设计功能，如组合单元、画表格线(包括斜线)、调整行高和列宽等等，能够满足各种表格的制作。v (四四)数据处理功能数据处理功能v UFO报表系统能将最多达99999张相同格式的报表统一在一个报表格式文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系，使数据查找方便而迅速。UFO报表系统提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能，并提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式，UFO报表系统还提供了种类丰富的函数，可以从总账管理系统及其他系统中提取数据，生成财务报表。v(五五)图表功能图表功能v UFO报表
5、系统可采用“图文混合”方式，方便地进行图形数据处理，制作包括直方图、立体图等多种图式的分析图表，可以对图表的位置、大小、标题、字体、颜色等进行设计。v (六六)打印功能打印功能v 在UFO报表系统中，可以打印输出报表和图形，并提供“打印预览”功能，可随时观看报表或图形的打印效果。v (七七)二次开发功能二次开发功能v UFO报表系统的二次开发功能为用户提供了批命令和自定义菜单，在自动记录命令窗中输入多个命令，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件。自定义菜单功能可综合利用批命令，在短时间内开发出适合本企业的专用系统。v二、报表管理系统业务流程二、报表管理系统业务流程v 会计报表的编制有很强的规
6、律性。利用计算机编制报表的工作流程可分4个步骤进行。v三、报表管理系统的有关概念三、报表管理系统的有关概念v (一一)报表的结构报表的结构v 按照报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类。简单表是规则的二维表，由若干行和列组成。复合表可以由简单表嵌套而成，也可由多个简单表拼合而成。大多数的会计报表如资产负债表、利润表等都是简单表。v 简单表的格式一般由标题、表头、表体和表尾四个基本要素组成。v 1标题是用来描述报表的名称。报表的标题可能不止一行，有时会有副标题、修饰线等内容。v 2表头是用来描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目。v 3表体是报表的核心，决定报表的核心内容。它
7、是报表数据的表现区域，是报表的主体。表体从纵向上看，是由若干行组成，这些行称为表行；表体从横向上看，每个表行又由若干个栏目组成，这些栏目称为表列。v4表尾是指表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。v(二二)报表管理系统的有关概念报表管理系统的有关概念v 1格式状态和数据状态格式状态和数据状态v UFO报表系统将报表处理过程分为报表格式及公式定义工作和报表数据处理工作两个阶段。这两个阶段的工作是在不同的状态下进行的，实现状态切换的是一个特别重要的“格式数据”切换按钮，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。v (1)格式状态格式状态v 在格式状态下进行有关报表格式设计的操作和
8、公式的定义工作。进行有关报表格式设计的操作即为设定表样，如设置表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。报表公式的定义(如单元公式、审核公式、舍位平衡公式的定义)也在格式状态下进行。v 在格式状态下所做的操作对该报表文件中的所有表页都发生作用。该状态下不能进行数据的录入、计算等操作。v (2)数据状态数据状态v 在数据状态下进行报表的数据处理工作，如输入数据、增加或删除表页、执行审核和舍位平衡操作、图形操作、汇总与合并报表等。数据状态下所做的操作只对本表页有效，该状态下不能修改报表的格式，但可以看到报表的全部内容(包括格式和数据)。v2单元及其属性单元及其属性v 单元是
9、指由行和列交错而确定的方格，单元是组成报表的最小单位。单元名称有所在行、列的行号及列号标识。行号由19999表示，列标用字母AIU表示。如A5表示的是第1列和第5行相交处的单元格。单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。v UFO报表管理系统中的单元类型包括数值单元、字符单元和表样单元三种。v 数值单元用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字，可以直接输入，也可以由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型均默认为数值型。v 字符单元也是报表的数据，也在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘输入的符号组成的一串字符。字符
10、单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。v 表样单元是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。表样单元对所有表页都有效。表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。v 3组合单元组合单元v 组合单元是指由相邻的两个或更多的单元组成的区域，这些单元必须是同一种单元类型(数值、字符、表样)，UFO报表管理系统在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用该区域的名称或区域中的任一单元的名称来表示。如把A1到A3定义为一个组合单元，那么这个组合单元可以用“A1：A3”或“A1”或“A3”表示均可。v4区域区域v 区域是指由一张表页上的一组相邻的单元组成
11、的矩形块，自起点单元到终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO报表管理系统中区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。区域表示时是将起点单元和终点单元用“：”连接起来，如从B5到H6的长方形区域表示为“B5：H6”。v5表页表页 v表页是由若干行和若干列组成的一个二维表，每一张表页是由许多单元组成的。v一个相同格式的报表会产生不同的数据，在UFO报表系统中可以将格式相同而数据不同的报表用表页的形式加以管理，把不同的数据存放在不同的表页里。一张报表最多可容纳99999张表页。v表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。v 6二维表和三维
12、表二维表和三维表 v 确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填入一个数，这个数的位置可通过行（X轴）和列（Y轴）即二维来描述，那么这个表就是二维表。v 如果将多个相同格式的二维表页放在一起，这时要查找某一数据就需要增加一个表页号（Z轴）。这一叠表称为一个三维表。v若将多个不同的三维表放在一起，要从多个三维表中查找一个数据，就又需增加一个要素，即表名。所以在UFO报表管理系统中，确定某个数据的所有位置要素包括、，三维表的表间操作即称为“思维运算”。如要查找资产负责表的第5行的B9单元的数据，则可表示为：“资产负债表”B95。v7.固定区及可变区固定区及可变区v固定区是指组成一个区域
13、的行数和列数是固定的。在固定区域内，其单元总数一经设定后是不变的。v可变区是指组成一个区域的行数和列数是不固定的。可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的，且在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行或列隐藏在表体内。以后操作时，可变行数、列数可以随着需要而增减。v有可变区的报表称为可变表；没有可变区的报表称为固定表。v8.关键字关键字vUFO报表系统是一个三维立体的报表系统，它的特点是在二维表的基础上引入表页的概念，一个结构相同的报表文件可以
14、管理若干张表页。这种情况下，要在结构相同的多张表页中准确地确定某张表，对其进行定位，就需要为每张表页设立一个定位标志，在UFO报表系统中，这个定位的标志称为关键字。v关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，其作用在于能够惟一标识一个表页，可用于在大量表页中快速选择表页。UFO报表系统提供了六种关键字：单位名称、单位编号、年、季、月、日。除此之外，UFO报表系统还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时，可以用于业务函数中代表取数日期。第二节第二节 报表管理系统的基础设置报表管理系统的基础设置v一、报表格式设计一、报表格式设计v 报表的格式设计在格式状态下进行，报表格式对报表文件中的所
15、有表页都有效。v（一）设置表尺寸（一）设置表尺寸v 进入UFO报表系统，打开“格式”菜单，选择“表尺寸”命令，系统弹出“表尺寸”对话框，在此输入所需要进行调整的行数和列数，然后单击“确认”按钮，如图81所示。若表的行数或列数不够时，可执行“编辑”菜单下的“插入”或“追加”命令来增加行数、列数。图81设置表尺寸v（二）定义组合单元（二）定义组合单元v 如果数据需要一个比较大的单元时，需要运用“组合单元”的功能。v 选定需要组合的单元，打开“格式”菜单(或者在选定的单元格中单击鼠标右键)，选择“组合单元”，系统弹出“组合单元”对话框，在“组合单元”对话框中选择组合单元的方式，如图82所示。图82
16、组合单元 v（三）画表格线（三）画表格线v 用鼠标选定(按住鼠标左键，拉动鼠标)需要画线的表格区域，然后选择“格式”菜单下的“区域画线”功能，如图83所示。选择画线类型、线条样式，然后单击“确认”按钮，即可看到区域画线的结果。图83 区域划线v说明：画线需要取消时，也可以使用上述方法，只是在选择线型时，选择线型为空，单击“确认”按钮，即可取消原先的画线。v（四）输入报表项目（四）输入报表项目v报表项目包括表头、表体、和表尾中固定不变的文字内容（关键字除外），输入内容时要用到组合单元。单位名称、日期等一般不作为文字内容输入而设置为关键字。v（五）定义报表行高列高（五）定义报表行高列高v报表行高列
17、宽的设置可以通过打开“格式”菜单（或单击鼠标右键，弹出快捷菜单），选择“行高”、“列高”命令，调整所设置表格的整体行高或是列宽（单位：mm），也可将鼠标放在行或列的分隔线上（鼠标呈“十”字型），按住鼠标左键拖拽来调整该行的行高或是列宽。v（六）设置单元属性（六）设置单元属性v选定需要进行设置的单元格，然后选择“格式单元属性”命令（或是在选定的单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单上单击“单元属性”），系统弹出“单元格属性”对话框，如图84所示。在“单元格属性”对话框中，对所选定单元格的单元类型、字体图案、对齐、边框等进行设置。图84 单元格属性页有效。注意：格式状态下在单元中输入的内容均默认为
18、表样单元，未输入数据的单元均默认为数值单元，在数据状态下只可输入数值。若想在数据状态下输入字符，应先将其定义为字符单元。表样单元输入后对所有表页有效，字符单元和数值单元输入后只对本表页有效。v（七）设置关键字（七）设置关键字v关键字是游离于单元格之外的特殊数据单元，能够惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速查找表页。vUFO报表提供了6种关键字：单位名称、单位编号、年、季、月、日。关键字的设置要在格式状态下进行，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。v选中需要输入关键字的单元格，选择“数据”菜单下的“关键字设置”，系统弹出“设置关键字”对话框，如图85所示。在此选择关键字，
19、然后单击“确定”按钮。如要取消所设置的关键字，则选择“数据”菜单下的“关键字取消”即可。图85设置关键字v如果需要重新设置关键字的位置，则选择“数据”菜单下的“关键字一偏移”，系弹出“定义关键字偏移”对话框，如图86所示。在此录入偏移的数值(正数往右，负数往左移)，然后单击“确定”按钮。查看关键字位置的变化，如果位置没有调好，可如此反复操作，直至满意为止。图86 关键字的偏移v说明：关键字只能左右偏移，不能上下偏移。相同的关键字只能在本表中定义一次，同表中不能重复定义，如不能在一张表上分别定义两个“单位名称”的关键字，这样系统会取消第一个关键字，只保留后一次的设置。v二、报表公式设置二、报表公
20、式设置v(一一)单元公式定义单元公式定义v选定需要录入公式的单元格，在此可直接手工输入单元公式，也可以利用函数向导来定义单元公式。选择“数据”菜单下的“编辑公式一单元公式”，系统弹出“定义公式”对话框，如图87所示。图87定义单元公式v在“定义公式”对话框中输入所需要的函数公式，或单击“函数向导”选项，系统弹出“函数向导”对话框，如图88所示。图8一8函数向导v在函数分类列表中选择函数类别，则右边的函数名列表会依所选择的函数类别不同而显示出相应的函数名。选定所需的函数名，然后单击“下一步”按钮，如图89所示，系统会提示所选择函数的函数格式，可在“函数录入”栏中直接依据所提示的内容进行录入。或单
21、击“参照”按钮，参照录入，如图810所示，在系统提示下完成函数的录入工作。图89 函数录入 图810 函数参照录入v在账套号栏中输入需取数的账套号(如果选择默认，则以后在选择取数的账套时，需做账套初始工作)。在此选择所需函数取数的会计年度、科目、期间、方向、项目编码(如选定的科目没有进行辅助核算，则辅助核算选择框为灰色，不可输入)。v说明：在“账务函数”对话框中，勾选“包含未记账凭证”选项，这样在所设置的公式取数范围中就包含了未记账凭证。这样做是为操作员能在凭证未记账时，就可以看到所有已填制凭证的最终结果。v v设置完毕后，单击“确定”按钮，系统自动将公式定义带回“定义公式”的对话框中，再单击
22、“确认”按钮，直至系统将公式写回单元格中。但是单元格中所显示的不是函数内容，而是“公式单元”字样。v 1账务取数公式账务取数公式v 自总账取数的公式又可以称为账务函数。账务取数是会计报表数据的主要来源，报表系统从凭证、账簿中采集各种会计数据生成报表。账务取数公式是报表系统中使用最多的一类公式。v(1)用友软件的账务函数基本格式用友软件的账务函数基本格式v 用友软件的账务函数基本格式如下：v 函数名(科目编码，会计期间，方向，账套号，会计年度，编码1，编码2)。v科目编码也可以是科目名称，但必须用双引号引起来；会计期间可以是“年”、“季”、“月”等变量，也可以是用具体数字表示的年、季、月；方向即
23、“借”或“贷”，可以省略；账套号为数字，缺省时默认为当前账套；会计年度即数据取数的年度，可以省略；编码1、编码2与科目编码的核算账套有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。v(2)主要的账务取数函数主要的账务取数函数v 用友软件中主要的账务取数函数如表8一l所示：v 表81 帐务取数函数表帐务取数函数表总帐函数金额式数量式外币式期初余额函数QC（）sQC（）wQC（）期末余额函数QM（）sQM（）wQM（）发生额函数FS（）sFS（）wFS（）累计发生额函数LFS（）sLFS（）wLFS（）条件发生额函数TFS（）sTFS（）wTFS（）对方发生额函数DFS（）s
24、DFS（）wDFS（）净额函数JE（）sJE（）wJE（）汇率函数HL（）v v 2从本表文件的其他表页取数的函数从本表文件的其他表页取数的函数 v 报表文件可由多个表页组成，并且表页之间具有极其密切的联系，如一个报表文件可代表某单位不同会计期间的同一名称的报表。因此一个表页中的数据可能取自上一会计期间表页的数据，这时就可利用某个关键字作为表页定位依据，或直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。从本表文件的其它表页取数主要使用SELECET（）函数来实现。v 例如，B9单元取自上月报表B1单元的数据，则公式定义如下：v B9=SELECT(B1，月=月+1)v 例如，C4单元取自于同一
25、报表文件中的第二张表页C1单元的数据，则公式定义 如下：vC4=C12v3.从其它报表文件取数的函数从其它报表文件取数的函数v报表文件之间取数公式即从其它表取数公式，用于从另一报表文件某期间的某个或某些单元中取数。v例如，D1单元取自报表文件BAOBIAO.REP中第4页的C8单元的数值，则公式定义如下：vD1=“BAOBIAO.REP”C84v说明：如果操作员没有被赋予相关的权限，即使其在UFO报表中设置了单元公式进行取数，但在UFO报表中仍然无法看见相关数据。这样能够避免没有权限的操作员通过UFO报表进行公式设置，从其他功能模块中取数之后，看到本不应该属于他权限范围内可以看到的内容，从而提
26、高了企业数据的保密性。v（二）审核公式定义（二）审核公式定义v在一般的报表中，有关报表项目之间或与其他报表项目之间存在着一定的勾稽关系，v可将这种钩稽关系定义为审核公式。v审核公式在格式状态下编辑，在数据状态下执行。选择“数据编辑公式审核公式”命令，弹出“审核公式”对话框，如图811所示。图811 审核公式定义v例如，在资产负债表中存在着“资产总计=负债及所有者权益总计”这样的关系，则可在资产负债表的格式状态下进行审核公式的定义，在审核关系文本框中输入如下内容：vB46=E46 MESS“期初资产总计不等于期初负债及所有者权益总计”；vC46=F46 MESS“期初资产总计不等于期初负债及所有
27、者权益总计”。v当在资产负债表中，在数据状态下执行审核公式时，系统会根据定义的审核公式进行判断，当单元格B46、E46、C46、F46中的数据不满足勾稽关系时，则系统出现“期初资产总计不等于期初负债及所有者权益总计”或“期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计”的提示信息。v（三）舍位平衡公式定义三）舍位平衡公式定义v舍位平衡公式是用来重新调整报表数据进位后的小数平衡关系的公式。舍位平衡公式在格式状态下定义，在数据状态下执行。每个公式一行，各公式之间用“，”号（半角）隔开，最后一条公式不用写逗号，否则公式无法执行。舍位平衡公式中只能使用“+”、“-”，不能使用其它运算符号及函数。等号左边只能
28、为一个单元（不带页号和表名）。v选择“数据编辑公式舍位公式”命令，弹出“舍位平衡公式”对话框，如图812所示。在相应的文本框中输入有关内容。图812 舍位平衡公式定义v三、报表模块设置三、报表模块设置v在UFO报表中还为用户提供了不同行业的各种标准财务报表模块，用户也可以自己编织报表模块。v（一）调用系统自带的报表模块（一）调用系统自带的报表模块v 打开“格式”菜单，选择“报表模块”命令，系统弹出“报表模块”对话框，选择行业类型，所需的财务报表名称，然后单击“确认”按钮，系统提示“模块格式将覆盖本表格式！是否继续？”，如图813所示。图813 报表模块设置v注意：如果在建账时所选择的是按新会计
29、制度建帐，则在此选择所处的行业时应选择“新会计制度科目”，否则将出现数不正确的情况，或者修改模块内的取数公式之后方可正确取数。v单击“是”，原来表页的内容将全部丢失(此操作需慎重)，表的格式被新的财务报表格式所覆盖，如图8一14所示。图814 报表模板 v注意：当前的报表格式只是一个模板，并不一定与用户的需求完全相同，用户可根据需要对公式或格式进行修改。v修改完成之后，转换到“数据”状态，进行账套初始、整表重算等工作，最后将满意的结果保存起来。v二二)自定义模板自定义模板v 1选择“格式”菜单下的“自定义模板”，系统弹出“自定义模板”窗口，如图8一15所示。图815 自定义模块v2选择一个行业
30、名称，也可单击“增加”按钮，以增加新的行业名称。单击“下一步”按钮，进入到“模板名称”设置中，选择其中一种名称，如果单击“增加”按钮，则增加新的模板名，如图8一16所示。图816 添加模板v3系统要求选择一个原来设置好的报表(后缀名为rep)，单击“添加”按钮，系统退回到“自定义模板”窗口，单击“完成”，则刚才自定义的模板就被保存起来。v 以后要使用该模板，则可单击“格式”菜单下的“报表模板”，然后选定自己已定义的模板即可。v第三节第三节 报表系统数据处理报表系统数据处理v一、会计报表数据处理一、会计报表数据处理v 1打开报表打开报表v(1)首先选择一套账套进行注册。在“用友ERP一U850门
31、户”窗口中，在“控制台”页中，选择“财务会计”，如图817所示。双击“UFO报表”图标，系统打开UFO窗口。图817 进入企业门户v(2)打开“文件”菜单，单击“新建”命令，即可建立一张空表。v2.追加表页追加表页v在报表文件中，若表页不够时，可以追加表页，打开一个已有的报表文件，点击窗口左下角的“格式/数据”按钮，将其转换到数据状态下，选择“编辑”菜单下的“追加表页”，如图818所示。系统提示追加表页的数量，录入追加数量，单击“确认”按钮，即可完成追加表页工作。图818 追加表页v3.输入关键字和生成报表输入关键字和生成报表v当报表的格式设置好后，就可以进行报表的数据处理，报表的数据处理主要
32、包括根据已设置的报表格式生成报表数据、执行审核公式和舍位平衡公式等操作。v选择“文件”菜单下的“打开”命令，在弹出的“打开”对话框中，选择一个已设置好格式的报表文件，打开需要进行数据处理的报表文件。v单击窗口左下角的“格式/数据”按钮，将其转换为“数据”状态（在“格式”状态下可进行报表格式和公式的设置，但不能进行数据的处理）；在“数据”状态下可进行数据的处理，但不能进行报表格式和公式的设置)，选择需要进行数据处理的表页。v选择“数据一关键字一录入”命令，系统弹出“录入关键字”对话框，如图819所示。图819 录入当前表页的关键字v在此录入当前表页的关键字数据（因在关键字设置时未将单位编号、季、
33、日设为关键字，也未进行自定义关键字的设置，所以这几个对话框都为灰色，不能输入），录入完毕，单击“确认”按钮，系统提示“是否重算表页”，单击“是”按钮，则系统开始计算数据，最终显示计算结果，如图820所示。图820 公式计算结果显示v计算结果的数据被显示出来，在该表页的左下角出现“计算完毕”字样，如果此时发现数据有错，可回到“格式”状态，检查单元公式，修改后再进入“数据”状态，进行整表重算工作。v关键字是对每一张表页的特定标识，在设置关键字时，给该张表的格式状态下设置了关键字，但是在数据状态下，每一张表页还需要提供单独的关键字来标识该张表页。v若在“格式”状态下变动了单元公式，在进入“数据”状态
34、时，系统会提示是否整表进行重算。打开“数据”菜单，如图821所示。选择“整表重算”，则本表中所有的表页都重新进行计算；选择“表页重算”，则系统只重新计算当前表页的内容，而其它表页不参与计算；选择“表页不计算”，则指本表页被锁定，无论任何情况下，表页中的单元公式都不再重新计算；选择“计算时提示选择账套”，则每次进行表页计算时，系统会自动弹出注册对话框，提示操作员重新选择账套等数据。在计算出来的数据中，可能会出现“#”这样的情形，这是因为单元格太窄了，将单元格的宽度拉开即可。图821 表页数据处理项目选择v在用友软件中，UFO报表管理系统增加了一个联查功能。可用鼠标选定一个有数据的单元格，单击鼠标
35、右键，在弹出菜单中选择“联查明细账”功能，就可以联查到该单元格中数据来源的明细账，然后在明细账中联查到凭证，甚至可以在凭证中联查到该凭证的原始单据，这个功能十分灵活方便。v二、报表管理二、报表管理v（一）表页排序（一）表页排序v选择“数据”菜单下的“排序一表页”，系统弹出“表页排序”对话框，录入关键字的排序原则。v单击“确认”按钮后，系统会按照指定的条件(关键字递增或递减，如表页的第一关键字相同，则相同表页之间会以第二关键字为标准进行排序)，进行表页排序。v（二）表页查找（二）表页查找v选择“编辑”菜单下的“查找”命令，系统弹出“查找”对话框，如图822所示。在此输入查找条件，选择“并且”或“
36、或者”选项，来决定查询条件之间的搭配关系。单击“查找”按钮，系统自动将符合条件的表页设定为当前页，单击“下一个”按钮，可自动依据现有条件查询下一个符合条件的表页。图822 表页查找v（三）表页透视（三）表页透视v 使用表页透视功能，可以将多张表页的某些指定的局部区域同时显示在一个平面上，这样不需要一张一张地翻动表页。v(1)选定要开始透视的第一张表页的页标，将其作为当前页，系统从该页开始向其后的表页透视。v(2)选择“数据”菜单下的“透视”，系统弹出“多区域透视”对话框，如图8一23所示。图823 表页透视v 在区域范围内输入需要透视的区域，如果两个区域没在一起，则区域与区域之间用“，”分开，
37、如a7：d8，a12：d13。在输入列标栏处，输入列标名称，用“，”分开，输入的列标名称会取代坐标名称，如果输入的列标名称数不及列标数多，则系统后面的列标名称仍然用坐标名称代替。然后单击“确认”按钮。最后单击“保存”按钮，可将该结果保存起来，单击“确定”按钮，退出透视窗口。v（四）报表汇总（四）报表汇总v 报表的汇总功能是指把结构相同、数据不同的两张报表经过简单叠加生成一张新报表的功能。UFO报表系统提供了表页汇总和可变区汇总两种汇总方式。v 表页汇总是将整个报表文件的数据进行立体方向的叠加，汇总数据可以存放在本报表文件的最后一张表页或生成一个新的汇总报表文件。v 可变区汇总是将指定表页中可变
38、区数据进行平面方向的叠加，汇总数据存放在本页可变区的最后一行或一列。v（五）报表的图表分析（五）报表的图表分析v 做好报表取得数据后，可以通过图表功能进行更加直观的分析，这些图表格式为直方图、圆饼图、折线图、面积图。v 打开一个已设计好的表页，将其转换到“数据”状态下，然后进行表页重算。选定需要进行图表显示的表页数据，如图824所示。图824 选择需分析的报表数据 v选择“工具”菜单下的“插入图表对象”功能，此时系统会要求操作员按住鼠标左键在该表页中拖动，以指定一个区域来存放生成的最后图表(如原来所设置的该表页没有足够区域放图表，则在操作前先追加行或列)，确认区域后，放开鼠标，系统弹出“区域作
39、图”对话框，如图825所示。图825 区域作图v在“数据组”中选择“行”，则原先数据组区域中的行则为图表的横轴(x轴)，“列”为竖轴(Y轴)；选择“操作范围”中“当前表页”，表示利用当前表页中的数据作图，“整个报表”表示利用所有表页中的数据作图。v 标识：当选“当前表页”作图时，“标识”变灰不能使用。v 图表名：输入的图表名以后是不可修改的。v 图表格式：在列出的图表格式中选择一种。v最后单击“确认”按钮，结果如图826所示。图826 图表分析 v可以用鼠标拉动图表的边框线，对图表的大小和位置重新进行调整。双击X轴和Y轴，系统会出现“编辑标题”窗口，在此可修改标题。可在同一个报表内插入不同的图
40、表对象，这些图表对象有时可能会相互重叠，除了拉动改变其位置之外，还可以选定需操作的图表，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令，来决定图表前后位置。选择“对象置前”或是“对象置后”菜单，也可选择“对象打印”功能单独打印选定的图表，单击“清除”命令可清除图表。v说明：当修改报表数据内容时，图表的内容也会相应的做出变动。v 三、报表维护三、报表维护v 报表维护是报表系统的一项基本功能，主要包括报表的备份、恢复、删除、结构复制等。v(一一)报表备份报表备份v 当报表所需要的公式定义完成之后，需将这张报表的格式保存起来，“REP”为用友报表文件专用扩展名，在以后的工作中可以随时调用，而不需要重
41、新设置。如果没有保存就退出，系统会出现提示：“是否保存报表?”，以防止误操作。v选择“文件”菜单下的“保存”，系统弹出“另存为”对话框，在对话框中输入报表名称，选择报表保存位置，如图827所示。图827 文件保存v(二二)报表删除报表删除v 在实际工作中，每次编制报表都将生成一个存放数据表的文件，这样系统运行几年后，报表的数据文件将很多，这些文件会占用大量的硬盘空间。为了系统的正常运行，需要定期从系统中删除以前的旧表。v 报表删除功能不仅可删除数据也可删除报表格式。使用此功能时应注意系统提示，以免误操作，删除了报表结构。v(三三)结构复制结构复制v 为了方便用户定义新的报表，UFO系统提供了结
42、构复制功能。对结构类似的报表进行复制，对复制过来的报表结构进行修改即可使用，从而减少用户设置的工作量。报表复制只能复制结构(格式和公式)，不能复制数据。第四节第四节 会计报表输出会计报表输出v报表输出形式一般有屏幕查询、网络传送、打印输出和磁盘输出等形式。输出报表数据时往往会涉及到表页的相关操作，如表页排序、查找、透视等。v一、会计报表查询一、会计报表查询v报表查询是报表系统应用的一项重要工作。在报表系统中，可以对当前正在编制的报表予以查询，也可以对历史的报表进行迅速有效的查询。在进行报表查询时一般可以以整张表页的形式输出，也可以将多张表页的局部内容同时输出，后者这种输出方式叫做表页的透视。v
43、查找表页可以以某关键字或某单元为查找依据。v例如：查找10月份的资产负责表，以月份为查找依据。v操作步骤如下：v（1）执行“编辑”“查找”命令，打开“查找”对话框。v（2）单击“表页”单选按钮。v（3）在“查找条件”选项区域分别输入“月”，“=”，“10”。v（4）单击“查找”按钮，第一个符合条件的表页成为当前表页。v二、会计报表网络传送二、会计报表网络传送v网络传输方式是通过计算机网络将各种报表从一个工作站传递到另一个或几个工作站的报表传输方式。使用计算机网络进行报表传输，可在各自的计算机上方便、快捷地查看相关报表，这样大大地提高会计数据的时效性和准确性，又有很好的安全性，并且可以节省报表报
44、送部门大量的人力、物力、财力。随着计算机网络的日益普及，网络传输方式的优势越发明显，正在逐步取代其他方式的传输。v将报表生成网页Html文件，可发布在企业内部网或互联网上。v三、会计报表打印三、会计报表打印v打印输出方式是指将编制出来的报表以纸介质的形式打印输出。打印输出是将报表进行保存、报送有关部门而不可缺少的一种报表输出方式。但在付诸打印之前必须在报表系统中做好打印机的有关设置，以及报表打印的格式设置，并确认打印机已经与主机正常连接。打印报表之前可以在预览窗口预览。v此外，将各种报表以文件的形式输出到磁盘上也是一种常用的方式。此类输出对于下级部门向上级部门报送数据，进行数据汇总是一种行之有
45、效的方式。一般的报表系统都提供有不同文件格式的输出方式，方便不同软件之间进行数据的交换。在报表输出时即可以输出报表的格式，也可以输出表页。v本章小结本章小结v本章主要介绍了用友软件中UFO报表的操作，通过本章的学习可掌握在会计电算化工作中的报表设计、分析与管理的内容。v在UFO报表系统使用中应注意格式状态和数据状态的切换，在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下可以设计报表格式、定义公式、定义关键字，但不能进行数据的录入、计算等操作；在数据状态下管理报表的数据，可以完成输入数据、增加或删除表页、执行公式、进行报表汇总、合并报表和制作图形等操作。在报表格式设计时，可自定义报表，也可利用系统提供的报表模板进行报表编制。通过本章的学习，可掌握企业有关报表的业务内容，为培养学生处理综合业务的能力打下良好基础。v计算机报表编制的基本流程是：报表名称登记、报表格式及数据处理公式设置、报表编制和报表输出。其中报表格式及数据处理公式设置是处理的关键。v本章的重点是：报表格式和报表数据处理公式的设置。