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1、第七章第七章 总账管理系统总账管理系统抚顺职业技术学院抚顺职业技术学院卜伟卜伟 会计电算化实用教程教学目标教学目标掌握记账凭证的录入、修改、审核、记账、期末业务的处理、结账和出纳管理中银行对账功能、支票登记功能v掌握辅助核算的处理v了解总账管理系统的功能及与其他系统的关系v了解会计信息系统的相关知识v掌握总账模块的操作流程内容概览v第一节 总账管理系统概述v第二节 总账管理系统的初始设置v第三节 总账管理系统的日常业务处理v第四节 总账管理系统的月末处理第一节第一节 总账管理系统概述总账管理系统概述v 总账管理系统是财务及企业管理软件的核心系统，适合于各行各业进行财务核算及管理工作。总账管理系
2、统既可独立运行，也可同其他系统协同运行。v一、总账管理系统功能简介一、总账管理系统功能简介v 会计核算的基本方法包括设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清查和编制财务会计报告。这些方法互相联系、紧密结合、形成一个完整的会计方法体系。为适应计算机管理的需要，将设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为账务处理，完成账务处理工作的子系统称为总账系统。总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、对帐工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。v总账管理系统的主要功能有初始设置、凭证处理、出纳管理、账表管理、辅助核算管理和期末处
3、理等。v (一一)初始设置初始设置v 初始设置的主要工作包括设置会计科目、设置外币及汇率、期初余额的录入、凭证类别及结算方式的定义，以及各类辅助核算项目的定义等。v v(三三)出纳管理出纳管理v 出纳管理提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况；可完成银行日记账、现金日记账的登记工作，随时输出最新资金日报表；定期将企业日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。v (四四)账表管理账表管理v账表管理提供总账、余额表、明细账、日记账等标准账表的随时查询、打印。v(五五)辅助核算管理辅助核算管理v辅助核算管理具有如下功能：v1个人往来核算。个人往来核算。个人往来核算提供个人借款明
4、细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账目等功能。v2单位往来核算单位往来核算。单位往来核算提供供应商和客户往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。v3部门核算。部门核算。部门核算提供各级部门总账和明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。v4项目核算。项目核算。项目核算以项目为中心，为使用者提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况，以及项目计划执行报告等；也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等；还可以提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。v(六六)月末处理月末处理v月末处理自动完成月末转账、进行试算平衡、对账
5、、结账以及生成月末各种报告等业务。v二、总账管理系统与其他系统的关系二、总账管理系统与其他系统的关系v总账系统是会计信息系统的一个基本的子系统，它概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，它在整个会计信息系统中处于中枢地位，其他各个子系统的数据都必须传输到总账系统中，同时还要把某些数据传送给其他系统供其利用。许多企事业单位的会计电算化工作往往都是从总账系统开始的。v总账管理系统接收工资管理、固定资产管理、应收款管理、应付款管理、资金管理、网上银行、报账中心、成本管理、项目管理、存货核算等系统生成的凭证。v总账管理系统向UFO报表系统、管理驾驶舱、财务分析系统提供财务数据，从而生成财务报表及
6、其他财务分析表，如图71所示。存货管理或工资管理项目管理应付账款管理应收账款管理固定资产管理成本管理资金管理报账管理网上银行总 账 管 理 系 统UFO报表管 理 驾驶舱财 务 分析 图71 总账管理系统与其他系统的关系v说明：初始设置包括会计科目设置、有关辅助核算档案的设置(部门、客户、供应商、项目等)、凭证类别设置、外币及汇率设置、结算方式设置以及输入期初余额。初始设置只需在建账时一次性输入，以后的业务流程不用再进行初始设置。v对于实际业务简单，数据量较少的小型企业，只使用总账系统，按照制单、审核、记账、查账、结账的业务处理流程进行即可。v如果企业核算业务较复杂，建议使用总账系统提供的各种
7、辅助核算功能进行管理，例如项目核算、部门核算、个人往来核算、客户与供应商往来核算。v如果企业的往来业务较频繁，则会有较多的往来客户、供应商，同时又希望系统提供发票处理等业务，可使用应收应付系统管理客户、供应商的往来业务。v如果企业的购销存业务较频繁，又有较多的往来客户、供应商、同时又希望系统提供订单、发票、库存和往来等情况，可使用购销存业务系统及应收应付系统管理企业的购销存业务。v第二节总账管理系统的初始设置第二节总账管理系统的初始设置v一、建立定义系统参数一、建立定义系统参数v进入进入“企业门户企业门户”登陆界面，选用一套新的账套进行登录，在登陆界面，选用一套新的账套进行登录，在“企企业门户
8、业门户”的的“控控v制台制台”页中选择页中选择“财务会计财务会计”，双击，双击“总账总账”图标，如图图标，如图72所示所示 图72 进入总账管理系统v选择“设置”菜单下的“选项”，系统弹出“选项”设置对话框，如图7-3所示。图73 凭证选项设置 v(一一)凭证参数设置凭证参数设置v凭证参数设置是设置与凭证相关的控制项，主要内容包括：v1制单控制。制单控制。制单控制主要是用户对凭证填制的有关设置进行选择，由用户指定系统应对哪些操作进行控制。v(1)制单序时控制：制单序时控制：此项和“系统编号”选项联用，若勾选此选项，则在制单时凭证编号必按日期顺序排列，例如，9月20日编至第60号凭证，则9月21
9、日只能从61号凭证开始编制，即制单序时。根据企业自身业务需要，如有特殊需要的可以不勾选此项，则制单为不序时制单。v(2)支票控制：支票控制：若勾选此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入支票号在支票登记簿中已存在，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供在支票登记簿中登记支票的功能。v(3)赤字控制：赤字控制：若勾选此项，在制单时，当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示。v(4)制单权限控制到科目制单权限控制到科目：要使用“制单权限控制到科目”功能，需要在“企业门户一基础信息一数据权限一数据权限设置”中设置科目权限，再
10、勾选此项，权限设置才有效。选择此项，则在制单时操作员只能使用具有制单权限的科目制单。v(5)允许修改、作废他人填制的凭证：允许修改、作废他人填制的凭证：若勾选此项，则在制单时操作员可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。v(6)制单权限控制到凭证类别：制单权限控制到凭证类别：要使用“制单权限控制到凭证类别”功能，需要在“企业门户一基础信息一数据权限一数据权限控制设置”中设置凭证类别权限，再选择此项，权限设置才有效。选择此项，则在制单时只显示此操作员有权限的凭证类别，同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。v(7)操作员进行金额权限控制：操作员进行金额权限控制：选择此项，可以对
11、不同级别的人员进行金额大小的控制，例如，财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对3万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。v(8)超出预算允许保存：超出预算允许保存：要使用“超出预算允许保存”功能，需选择“预算控制”选项后此项才起作用。总账系统从财务分析系统取出预算数进行判断，若选择此项，制单输入分录的金额超过预算数时也可以保存，否则不予保存。v(9)可以使用应收受控科目：可以使用应收受控科目：若科目为应收款管理系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收款管理系统使用此科目进行制单，总账管理系统是不能使用此科目制单的。如果希望在总账管理系统
12、中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。v(10)可以使用应付受控科目：可以使用应付受控科目：若科目为应付款管理系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付款管理系统使用此科目进行制单，总账管理系统是不能使用此科目制单的。如果希望在总账管理系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。v(11)可以使用存货受控科目可以使用存货受控科目：若科目为存货核算系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许存货核算系统使用此科目进行制单，总账管理系统是不能使用此科目制单的。如果希望在总账管理系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。v2外币核算。外币核算。如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式(固定
13、汇率或浮动汇率)。如果选择固定汇率，在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额；如果选择浮动汇率，在制单时，按当日汇率折算本位币金额。v3凭证控制。凭证控制。凭证控制主要是用户对凭证审核、查询等权限的有关设置选择，由用户指定系统应对哪些操作进行控制。v(1)打印凭证页脚姓名：打印凭证页脚姓名：若勾选此项，则在打印凭证时，自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名，否则不予打印。v(2)权限设置：权限设置：如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，则应选择“凭证审核控制到操作员”；若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择“出纳凭证必须经由出纳签字”；如要求所有凭
14、证必须由主管签字后才能记账，则选择“凭证必须经主管签字”；如允许操作员查询他人凭证，则选择“可查询他人凭证”。v（3）自动填补凭证断号：）自动填补凭证断号：如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。v（4）现金流量科目必录现金流量项目：）现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。v（5）批量审核凭证进行合法性校验：）批量审核凭证进行合法性校验：批量审核凭证时针对凭证进行二次审核，以提高凭证输入的正确率。v（6）凭证编号方式：）凭证编号方式：系统在“填制凭证”功能
15、中，一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”；但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。v（7）预算控制：）预算控制：该选项从财务分析系统取数，若选择该项，则在制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目及辅助项的发生数及余额总数，超过预算数或报警数则报警。注意：报警只针对总账的凭证。v（二）账簿参数设置（二）账簿参数设置v账簿参数设置主要是对账簿打印的一些要求设置，账簿参数设置选项如图74所示。图74 账簿参数设置 v1.打印位数宽度：打印位数宽度：定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。v2.明细账（日记账、多栏账）打印输出
16、方式明细账（日记账、多栏账）打印输出方式：明确打印正式明细账、日记账或多栏账时，按年排页还是按月排页。v(1)按月排页：即打印时从所选月份范围的起始月份开始，将明细账顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号必然从“1页”开始排。v(2)按年排页：即打印时从本会计年度的第一个会计月开始将明细账顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打月份在全年总排页中的页号。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号有可能不是从“1页”开始排。v3凭证、账簿套打凭证、账簿套打：明确打印凭证、账簿是否使用套打纸进行
17、打印。套打纸是指用友公司为各用户账务专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线。选择套打打印时，系统只将凭证、账簿的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表格线。v(1)凭证套打分为金额式和外币数量式凭证；v(2)明细账套打分为金额式明细账和外币数量式明细账；v(3)日记账套打分为金额式日记账、外币金额式日记账、数量金额式日记账和外币数量式明细账；v(4)多栏账套打只有金额式多栏账。v4凭证、正式账每页打印行数：凭证、正式账每页打印行数：“凭证打印行数”可对凭证每页的行数进行设置，“正式账每页打印行数”可对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。双击表格或按空格对行数直接修改即可。v5明细
18、账查询权限控制到科目：明细账查询权限控制到科目：这里是权限控制的开关，需要在“企业门户一基础信息一数据权限数据权限设置”中设置明细账查询权限，且必须在总账管理系统的“选项”中选择，才能起到控制作用。v6制单、辅助账查询权限控制到辅助核算制单、辅助账查询权限控制到辅助核算：设置此项权限，制单时才能使用有辅助核算属性的科目录入分录，辅助账查询时只能查询有权限的辅助项内容。v(三三)会计日历设置会计日历设置v单击“会计日历”页签，可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改各个模块的启用会计年度和启用日期，需到“企业门户一基础信息”中进行修改
19、操作。v(四四)其他参数设置其他参数设置v1数量小数位数量小数位：在制单与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。例如，定义为3位，而数量为10.2米，则系统将按10.200显示输出。系统允许设置的数量小数位范围为2到6位。v2单价小数位单价小数位：在制单与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。例如，定义为5位，而单价为2元，则系统将按2.00000显示输出。系统允许设置的单价小数位范围为2到8位。v3本位币精度本位币精度：若数据精确到整数(无小数位)，则在制单中按汇率和外币金额折算成本位币时，系统会自动四舍五入为整数。v4部门排序方式部门排序方式：在
20、查询部门账或参照部门目录时，是按部门编码排序还是按部门名称排序，用户可根据需要在此设置。v5个人排序方式：个人排序方式：在查询个人账或参照个人目录时，是按个人编码排序还是按个人名称排序，用户可根据需要在此设置。v6项目排序方式项目排序方式：在查询项目账或参照项目目录时，是按项目编码排序还是按项目名称排序，用户可根据需要在此设置。v二、基础设置二、基础设置v（一）会计科目设置（一）会计科目设置v1会计科目增加会计科目增加v(1)进入总账管理系统，选择“设置”菜单下的“会计科目”，系统弹出“会计科目”设置窗口(会计科目也可以在“企业门户一基础信息一基础档案”中进行设置)，如图75所示。如果在建账时
21、选择了“按行业预设科目”，则可以发现该账套的有些科目都已经由系统设置完成了，这里只需设置明细科目。图75 会计科目设置 v(2)单击“增加”按钮，系统弹出“会计科目新增”窗口，如图76所示。图76 新增会计科目 v输入需增加的科目信息，科目编码与“科目编码方案”的设置要一致。v外币核算：科目需外币核算时，勾选“外币核算”项，并选择其核算的币种以及该科目是否需要输出日记账或银行账(比如现金科目勾选日记账选项，银行存款科目勾选日记账与银行账两个选项)。v辅助核算：明确该科目是否需要完成不同的辅助核算。如管理费用需要核算到部门或者个人，应收账款核算到客户，应付账款核算到供应商，而生产成本或者管理费用
22、也可以核算到项目上。v受控系统：如果该科目只允许所指定的系统（应收系统、应付系统、存货核算）使用，其他系统不得使用（包括在总账管理系统中填制凭证），则可以在此将其设置为所指定系统的受控科目。v（3）当新增科目设置完毕后，单击“确定”按钮保存退出。v2.修改和删除会计科目修改和删除会计科目v在“会计科目”窗口中，选择需要修改的会计科目，单击“修改”按钮，进行会计科目的修改工作，如图77所示。图77 会计科目的修改v选中需要删除的会计科目，单击“删除”按钮，进行科目的删除工作，如图78所示。图78 会计科目的删除v注意：如果科目已经制单或者录入了期初余额，则不能进行修改和删除的操作；如果该科目在设
23、置时被指定为“现金和银行科目”，那么它也不能删除，要先取消“现金或银行科目”设置方可。v（二）凭证类别设置（二）凭证类别设置v1.进入总账管理系统，选择“设置”菜单下的“凭证类别”，系统弹出“凭证类别预置”对话框（凭证类别也可以在“企业门户基础信息基础档案”中进行设置），如图79所示。图79凭证类别设置v 2选择所需要设置的凭证类别，设置好后，如果该凭证类别已被使用，则不能删除，但可以增加新的凭证类别。单击“确定”按钮完成设置。v第一次进行凭证类别设置时，系统提供了几种常用分类方式供用户选择。许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制。各单位的分类方法不尽相同，所以本系统提供了
24、“凭证分类”功能，用户完全可以按照本单位的实际需要对凭证进行分类，即自定义凭证类别。方法是在“凭证类别”窗口中，单击“增加”按钮，输入设置的凭证类别字和类别名称，如图710所示。图710 自定义凭证类别 v(三三)外币设置外币设置v如果用户涉及到外币业务核算时，则要进行外币设置。v1进入总账管理系统，选择“设置”菜单下的“外币及汇率”，系统弹出“外币设置”窗口(外币设置也可以在“企业门户一基础信息一基础档案”中进行设置)，如图711所示。图711 外币设置 v2单击“增加”按钮，输入外币的币符及币名，汇率可选择固定汇率或浮动汇率。设置完毕，单击“确认”按钮保存。v外币设置完毕，就可以在设置会计
25、科目时被指定使用了(请参阅会计科目设置)，但要进行外币核算，还需要注意的是在创建账套时要勾选“外币核算”选项。v(四四)项目目录设置项目目录设置v在进行科目设置时，科目的辅助核算与所设置的档案数据有关(如部门档案、职员档案、客户档案，供应商档案、项目档案)，如果科目涉及项目核算，那么项目核算与所设置的项目档案有关。针对用户的不同业务性质，可能会有不同的项目管理，需针对用户的具体项目做项目核算，如在建工程、开发项目、某笔销售业务等都可以设置成项目核算，建立项目档案。v 1项目档案需在项目档案需在“企业门户一基础信息一基础档案企业门户一基础信息一基础档案”中进行设置中进行设置，双击“项目目录”，系
26、统弹出“项目档案”设置窗口，如图712所示。图712 项目档案设置 v2定义项目大类定义项目大类v (1)单击“增加”按钮，系统弹出“项目大类定义一增加”窗口，如图713所示。图713 定义项目大类v(2)输入新项目大类的名称，单击“下一步”按钮，进入到项目级次设置，如图714所示。在此可以修改项目级次，这类似于定义编码方案情况，这里与后面设置项目大类的下级分类有关。图714 项目级次设置v(3)单击“下一步”按钮，系统弹出“定义项目栏目”对话框，对每一个项目进行描述，可以单击“增加”按钮，再增加新的描述字段，如图715所示。图715 定义项目栏目(4)单击“完成”按钮，退出“项目大类定义”对
27、话框。v 3项目分类定义项目分类定义v 选定“项目分类定义”页签，然后在“项目大类”下拉列表框中选择已设置好的项目大类名称，单击“增加”按钮，设置该项目大类下的项目小分类，小分类设置完成后，单击“确定”按钮，进行保存。v注意：此处设置不是增加最终的项目档案，而是增加项目小分类，这与先前设置的该项目大类的项目级次有关，如果设置的项目级次为一级，那么在此无法增加其下属的项目分类。v注意：此处设置不是增加最终的项目档案，而是增加项目小分类，这与先前设置的该项目大类的项目级次有关，如果设置的项目级次为一级，那么在此无法增加其下属的项目分类。v4项目目录维护项目目录维护v完成项目分类定义，打开“项目目录
28、”页签，项目大类名称选择“设备更新”，单击“维护”按钮，增加具体的项目档案，如图716所示。图716 项目目录维护v5.指定核算科目指定核算科目v项目目录设置完成后，打开“核算科目”页签，项目大类名称选择“设备更新”，如图717所示。图717 指定核算科目v单击“单箭头”或“双箭头”，将“待选科目”中需要对“设备更新”大类进行核算的科目选择进来。v说明：“项目档案”窗口中，核算科目页中的待选科目是指进行科目设置时，该科目选择了辅助核算中项目核算功能。要首先选定好项目大类，然后选定在已待选科目中与该项目有关的科目，单击箭头按钮将其选入已选科目栏中，也可以单击双箭头按钮将其一并选入。这样当录入凭证
29、涉及到该科目时，按“回车”键，系统就会自动提示输入该科目涉及的项目名称，以进行该科目的项目核算。v（五）结算方式设置（五）结算方式设置v企业根据自己的实际情况来设置现金结算和银行结算方式。进入总账管理系统，选择“设置”菜单下的“结算方式”，弹出“结算方式”窗口（结算方式也可以在“企业门户基础信息基础档案”中进行设置），如图718所示。每输入完一个结算方式后，要单击“保存”按钮，然后进行下一个结算方式的输入。图718 结算方式v（六）录入期初余额（六）录入期初余额v1.进入总账管理系统，选择“设置”菜单下的“期初余额”，系统弹出“期初余额”窗口，如图719所示。图719 期初余额录入v注意：如果
30、年初建账，可以直接录入年初余额；如果年中建账，则需要录入所建账月份的期初余额和从该年年初到该月份的借、贷方累计的发生额，系统会自动计算年初余额；凭证记账后，期初余额变为浏览、只读状态，不能再修改，只可以查询或打印；如果的确要修改，则需将所有已记账的凭证取消记账方可。v2.如在科目设置中有辅助核算，对辅助核算科目余额录入需进行如下操作：v(1)个人往来：双击已设置了个人往来的辅助核算的科目，如图720所示。单击“增加”按钮，将个人往来的期初数据依次录入进去；然后单击“退出”按钮，返回“期初余额”窗口。这时系统就会将已输入的个人往来数据汇总后，回填到该个人往来科目的期初余额处。图720 个人往来期
31、初余额录入v(2)部门核算期初余额的录入操作同个人往来。v(3)客户往来期初余额的录入操作同个人往来，如图721所示。图721客户往来期初余额的录入v在此需要录入形成该笔客户往来业务所经手的业务员、票号、票据日期。v注意：如果在原先的选项设置中，设置了在总账管理系统中进行客户、供应商往来核算，则期初余额的录入方式的操作流程如上所讲。但如果选项设置中，设置成在应收款管理系统和应付款管理系统中进行客户、供应商往来的核算，则应该到应收款管理系统和应付款管理系统中进行该科目的明细期初余额录入，而在此只录入该科目的总余额。(4)项目核算期初余额录入操作同个人往来。v3科目余额方向调整。除了系统默认的科目
32、余额方向外，还有一部分调整科目，它们的余额方向可以与同类科目默认的余额方向相反，例如，累计折旧科目余额方向为贷方。选择需要调整余额方向的科目，然后单击“期初余额录入”窗口工具栏上的“方向”按钮，系统弹出“调整余额方向”对话框，如图722所示。确实要调整时，单击“是”按钮。v注意：某科目如果录入了期初余额，将不能调整余额方向，需先将其期初余额删除，然后再调整该科目的余额方向。图722 科目余额方向调整v4试算平衡。依据“借方余额=贷方余额”的原理，用来检验数据的正确性。单击“期初余额录入”窗口工具栏上的“试算”按钮，如果试算平衡，如图723所示；图723 试算平衡v如果不平衡、系统会给出不平衡的
33、提示，此时要去检查前期所录入的期初余额，将其数据更正后，再次运行试算功能，直至平衡为止。v注意：期初余额不平衡，不影响凭证的录入，但不能记账。第三节第三节 总账管理系统的日常业务处理总账管理系统的日常业务处理v一、凭证处理一、凭证处理v记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的惟一数据源点。填制记账凭证是日常账务处理工作的起点，是最基础和频繁的工作。v产生记账凭证的途径有3种：一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证，二是先由人工编制记账凭证，再输入计算机；三是计算机自动生成的机制凭证。v凭证输入采用键盘输入、软盘引入、网络传输和自动生成机制凭证4种方式，键盘输入是最常用的形式。v(一
34、一)新增凭证新增凭证v1进入总账管理系统，单击“凭证”菜单下的“填制凭证”，系统弹出“填制凭证”窗口，单击“增加”按钮，如图724所示。图724 新增凭证v2凭证各要素的填制v(1)基本要素的填制v凭证类别：单击凭证类别旁的“放大镜”按钮，选择所需的凭证类别。v凭证编号：凭证编号如在“选项”中设置为系统编号，则凭证编号由系统自动取流水号。v制单日期：系统自动提取该账套本年度该类凭证的最后一张凭证的日期，可修改(但如果选用了制单序时控制功能，则在此不能往前修改日期)。v摘要：在摘要栏中，输入摘要信息，也可单击其摘要栏中的“放大镜”按钮，调用预先设置好编码的摘要信息，如图725所示。图725调用常
35、用摘要v可以将常用的摘要编号保存，在以后需要录入该摘要时，直接录入摘要编码即可，系统会自动给出所对应的摘要内容；或者打开摘要浏览，选择好需要的摘要，单击“选入”按钮即可。v科目名称：在科目名称栏中，输入科目编码，也可单击其科目栏的“放大镜”按钮进入到“科目参照”窗口中进行选择，如图726所示。图726 科目名称录入v说明：在“科目参照”窗口中，如需要的科目原先并没有设置，可以直接在该窗口中单击“编辑”按钮，进行新增科目的编辑，而不用退回到系统初始化的窗口中进行科目设置。v金额：输入金额不能为0，红字以负号“一”表示，调整金额方向可以单击键盘上的空格键进行调整。v(2)辅助核算要素填制v填制凭证
36、时，对于科目中有辅助核算的填制方法如下：v个人往来核算科目。填制凭证时如涉及具有个人往来辅助核算的科目，如录入“其他应付款其他个人应付款”科目(该科目已设置为个人往来)，按回车键时，系统会弹出“辅助项”窗口，单击“放大镜”按钮选择具体核算到某一职员上。如果该笔业务不止发生在一名职员身上，则可以单击“辅助明细”选择多名职员，最后单击“确认”按钮。v部门核算、项目管理、客户及供应商核算的操作方式与个人往来录入方式类似。v录入辅助核算后，具体核算的对象不显示在科目名称栏中，而是显示在凭证的下方备注栏中，如果要修改其辅助项数据，用鼠标双击其具体项目即可，如图727所示。图727 辅助核算项目的显示v外
37、币核算科目。外币核算科目增加凭证方法与本币一致，但在科目栏选用了外币核算科目后，系统会自动更改凭证录入格式为外币式，如图7-28所示。图728外币式凭证格式v汇率是在初始设置时在“外币及汇率”中已设置好的，由系统根据所设置的汇率自动带出(可在此调整)，录入外币金额，由系统自动推算出本币金额。v(3)凭证的辅助管理功能v借贷平衡检验。对于最后一笔分录，可在其金额录入处按下等号键“=”，系统会自动计算出该分录的结果，以达到借贷平衡的效果。v余额一览表。将鼠标放在凭证中的会计科目上，单击“余额”按钮，系统会弹出科目的余额一览表。v联查单据。在填制凭证窗口中，打开“查看”菜单，可以在此查看与当前分录中
38、会计科目相关的“明细账”和“原始单据”(有的凭证不是在总账管理系统中填制生成的，而是在其他系统中由其他单据制单生成的，比如在应收款管理系统中由收款单据而生成的收款凭证，这样在此就可以联查到该张收款单据)等，如图729所示。图729 单据联查v如果该张凭证是由其他系统传递过来的，将鼠标放在凭证名称上，单击鼠标左键，则可以看到生成该张凭证的来源信息。v3单击“保存”按钮，保存该张凭证(借贷不平系统不予保存)。v 4常用凭证v在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，只需稍做修改，就可完成凭证的填制，这必将大大提高业务处理的
39、效率。v（1）选择“填制凭证”窗口上的“制单”菜单下的“生成常用凭证”，就可以将所选凭证保存成一张常用凭证，如图730所示。图730 生成常用凭证v（2）当再新增凭证时，只需选择“填制凭证”窗口上的“制单”菜单下的“调用常用凭证”，即可以调用已存的常用凭证，将凭证稍加改动即可保存。v(二二)凭证修改凭证修改v凭证修改可以有两种方法进入要进行修改的凭证界面。v1.打开“填制凭证”窗口，然后选择“上张”或“下张”按钮，找到所需要修改的凭证，执行修改工作，该方法比较繁琐。v2.单击“填制凭证”窗口中工具栏上的“查询”按钮，在弹出的“凭证查询”对话框中录入查询限制条件，如图731所示。录入查询条件后，
40、单击“确认”按钮，系统列出所有符合条件的记录，双击需要修改的凭证，系统将该张凭证打开，即可执行修改工作。图731 凭证查询v对于有关辅助项的修改，需要将鼠标定位在记账凭证下的“备注”栏处的某辅助项上，双击鼠标即可打开该辅助项的录入窗口，然后执行修改操作即可。v单击“保存”按钮进行修改后的保存工作。v注意：外部系统传过来的凭证不能在总账管理系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。v(三三)冲销凭证冲销凭证 v对于已记账的凭证，发现有错误时可以制作一张红字冲销凭证。v1选择“填制凭证”窗口中“制单”菜单下的“冲销凭证”，系统弹出“冲销凭证”对话框，如图732所示。图7-32冲销凭证v2系
41、统提示录入已记账的凭证来冲销，在此录入月份、凭证类别、凭证号。单击“确定”按钮，完成凭证冲销工作。v注意：冲销之后，需要做一张正确的凭证来进行补充。v(四四)删除凭证删除凭证v1作废恢复凭证作废恢复凭证v当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。在“填制凭证”窗口，选择凭证查询功能，找到需删除的凭证，将其打开。选择“制单”菜单下的“作废恢复”命令，如图733所示，该凭证被标上“作废”字样，表示已将该张凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。再次单击“作废恢复”命令，则取消对该张凭证的作废。图733凭证的作废恢复注意：作废凭证不能修改、不能审核，作废凭证需参与记账，否则无法结账，但
42、不进行数据处理，相当于空白凭证，账簿查询时，没有该张凭证的数据。v2整理凭证整理凭证v整理凭证就是删除所有的作废凭证，并对未记账凭证重新编号。选择“制单”菜单下的“整理凭证”功能，选择要整理的月份，单击“确定”按钮，系统将这些凭证从数据库中删除，并对剩下凭证重新排号。v说明：在进行凭证整理时，若本月已有凭证记账，那么在本月最后一张已记账凭证之前的凭证不能作凭证整理，只能对其后的未记账凭证作凭证整理。若想对此作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态”功能，恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。如果有作废的凭证被删除后，若想自动填补凭证断号，需要在总账管理系统“选项”的凭证页中进行设置。v(五五)凭
43、证审核凭证审核v1出纳签字出纳签字v出纳凭证是指带有现金、银行存款科目的凭证。企业为了加强对出纳凭证的管理，可以由出纳人员通过出纳签字功能，对制单员填制的出纳凭证进行检查核对，核对的主要内容是出纳凭证的出纳科目金额是否正确。审查出的认为错误或有异议的出纳凭证，应交填制人员修改后再核对。如果在“选项”设置中勾选“出纳凭证必须由出纳签字”选项，则未经过出纳签字的凭证不能进行凭证审核。v(1)选择“凭证”菜单下的“出纳签字”，系统弹出“出纳签字”条件对话框，如图734所示。图734 出纳签字过滤条件v(2)输入凭证过滤条件，单击“确认”按钮，系统筛选列出符合条件的凭证记录。在所列出的记录中，双击需签
44、字的凭证，系统打开该张凭证，出纳人员确认该张凭证没有问题，单击“签字”按钮，则在该张凭证的出纳签字栏中出现该出纳员的名字，如图735所示。图735出纳签字v注意：对已签字的凭证取消签字，可单击“取消”按钮，凭证一经签字，就不能被修改或删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳员自己进行。v2审核凭证审核凭证v审核凭证是审核人员按照财会制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对。只有具有审核权限的会计人员才能使用本功能。v(1)选择“凭证”菜单下的“审核凭证”命令，系统弹出“凭证审核”条件过滤对话窗，如图736所示。图736 凭证审核过滤条件v(2)录入过滤条件，单击“确认”按
45、钮，系统筛选列出符合条件的凭证记录。在列出来的凭证记录中，双击所需审核的凭证，出现凭证审核窗口，单击“审核”按钮，即会在该张凭证下面审核人一栏中出现登录该系统操作员的名字，单击“确认”按钮。审核完一张凭证后，系统自动打开下一张未审核的凭证供审核人员审核。操作员也可以选择“审核”菜单下的“成批审核凭证”功能进行凭证审核。v(3)如果发现凭证有错误，可单击“标错”按钮，先行标错，以后再进行修改，如再次单击“标错”按钮，则取消该张凭证的标错。v注意：按照会计制度规定，制单人和审核人不能为同一人，否则系统会给出“制单人与审核人不能为同一人”的提示，在此需要以另一操作员身份重新登录用友总账管理系统方可进
46、行审核；在凭证审核之前，如设置了出纳凭证需有出纳签字，则这些需要出纳签字的凭证，就必须由具有出纳签字权限的操作员进行签字后才能进行凭证审核。凭证一旦审核后就不能修改或删除，如要修改或删除，需取消审核后方可进行修改或删除。v v3主管签字主管签字v为了加强对会计人员制单的管理，系统提供了“主管签字”功能。选择该功能后，会计人员填制的凭证必须经主管签字才能记账，且签字人不能与制单人为同一人。主管签字的操作类似出纳签字。v(六六)凭证汇总凭证汇总v凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证。通过凭证汇总功能，财务人员可在凭证未全部记账前
47、随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。v(七七)凭证记账凭证记账v记账也称为登账，是将所做的凭证记录到具体的相关账簿中的过程。v选择“凭证”菜单下的“记账”，系统弹出“记账”对话框，如图737所示。图737 选择本次记账范围v系统进入“选择本次记账范围”，在“记账范围”栏中输入所需记账的凭证范围(只v有经过审核的凭证才能进行记账)，范围之间用符号“一”或“，”分隔均可。v注意：上月未结账，本月不能记账；期初余额试算不平衡，本月不能记账；上月的凭证有未记账等情况，则本月的凭证都不可记账；作废凭证不需要审核，可以直接记账。v3单击“下一步”按钮，进入到“记账报告”页面，如图738所示。单击“打
48、印”v按钮，可将记账报告打印出来。图738 记账报告v4单击“下一步”按钮，进入“记账”页面，如图739所示。单击“记账”按钮，系统开始记账工作，顺利完成后，系统出现“记账完毕”提示，然后单击“确定”按钮退出记账工作。图739执行记账注意：正在记账的过程中，不得中断退出，如果有其他原因中断了该程序，系统将自动调用“恢复记账前状态”功能恢复数据，然后需重新执行记账工作。v5取消记账。用友ERF一U850中有一个功能可以取消记账操作，这是一个隐藏的功能。v(1)选择“期末”菜单下的“对账”，系统弹出“对账”窗口，在此按“Ctrl+H键，系统出现“恢复记账前状态功能已被激活”的提示信息，此时在“凭证
49、”菜单下同时出现了一个新的菜单“恢复记账前状态”(在对账窗口中，如果再按“Ctrl+H键，或者退出用友系统后再进入，都将使该菜单隐藏)。v(2)选择“凭证”菜单下的“恢复记账前状态”，系统弹出“恢复记账前状态”对话框。v(3)选择所需要的恢复方式，单击“确定”按钮，出现“恢复记账完毕!”提示，单击“确定”按钮退出。v已结账的月份不能取消记账的数据，但是可以运用用友软件的取消结账功能之后再取消记账。v(八八)凭证打印凭证打印v打印凭证可以通过两种方法进行：v1在“填制凭证”窗口中，直接单击“打印”按钮，可打印当前凭证。v2选择总账窗口“凭证”菜单下的“打印凭证”功能，弹出“凭证打印”对话框，如图
50、740所示。在“凭证打印”对话框中，根据用户的凭证打印要求进行相应设置，然后单击“打印”按钮开始打印。图740凭证打印v二、出纳管理二、出纳管理v(一一)出纳签字出纳签字v该功能在凭证审核中已讲述，此处不再赘述。v(二二)日记账及资金日报表日记账及资金日报表v1现金日记账现金日记账v(1)选择“出纳”菜单下的“现金日记账”，系统弹出“现金日记账查询条件”对话框 图741所示。图741 现金日记账查询条件v(2)在此输入查询条件，然后单击“确认”按钮，系统筛选列出所有符合条件的记录，如图742所示。双击具体的记录，或选定好记录后单击“凭证”按钮，就可出现该记录的来源凭证。图742 现金日记账及查