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1、第六章第六章 系统管理系统管理抚顺职业技术学院抚顺职业技术学院卜伟卜伟 会计电算化实用教程教学目标v了解计算机系统管理的基本概念v了解系统管理模块的主要内容及作用v掌握用友软件系统管理的有关操作v实施会计电算化工作的准备能力内容概览v第一节 系统管理概述v第二节 系统管理原理v第三节 系统基础信息设置第一节第一节 系统管理概述系统管理概述v会计电算化管理软件由多个功能系统组成，各个功能系统之间相互联系、数据共享，完整地体现了财务、业务处理一体化的管理，为企业的资金流、物流、信息流的三流统一管理和实时反映提供了有效的方法和工具。对于整个企业多个产品的管理，系统需要进行账套的建立、修改、删除和备份
2、，以及实现操作员的建立、角色的划分和权限的分配等功能，这就需要一个平台来进行集中管理，系统管理模块的功能就提供了这样的操作平台。系统管理的使用对象为企业的信息管理人员(即系统管理员Admin)或账套主管。系统管理的主要功能有：v一、账套管理一、账套管理v账套指的是一组紧密相关的数据。一般说来，我们可以为每一个独立核算的单位或部门在系统中建立一个账套，系统允许最多建立999个套账，不同的账套数据之间彼此独立，没有丝毫联系。账套管理包括建立、修改、引入和输出账套等。v二、集中管理二、集中管理v系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作员的分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关
3、的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子系统的操作进行协调，以保证各负其责、流程顺畅。操作权限的集中管理包括用户的设置、角色和权限的设置。v三、三、自动备份自动备份v在系统管理中允许设置自动备份功能，系统根据企业的设置定期进行自动备份处理，实现账套的自动备份。v四、年度账管理四、年度账管理v每个账套中一般要存放不同年度的会计数据，为方便管理，不同年度的数据存放在不同的数据表中，称为年度账。年度账的管理包括建立、引入、输出年度账，结转上年数据，清空年度数据等。v五、安全机制五、安全机制v在系统管理中，设立了统一的安全机制，用于监控并记录整个系统的运行过程，清除系统运行过程中的异常情况等。
4、第二节第二节 系统管理原理系统管理原理v系统管理的使用者系统管理的使用者v鉴于系统管理模块在整个会计信息系统中的地位和重要性，因此，对系统管理模块的使用系统予以严格控制。系统只允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。v（一）以系统管理员的身份注册系统管理（一）以系统管理员的身份注册系统管理v系统管理员负责整个应用系统的总账控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。v系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责。一般会计信息
5、系统中系统管理员及口令是默认的，企业在正确安装应用系统后，应该及时更改系统管理员的密码，以保障系统的安全性。v（二）以账套主管的身份注册系统管理（二）以账套主管的身份注册系统管理v账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改，对年度账进行管理（包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转）以及对该账套操作员的权限进行设置。v对所管辖的账套来说，账套主管是级别最高的，拥有所有模块的操作权限。v由于账套主管是由系统管理员指定的，因此第一次必须以系统管理员的身份注册系统管理，建立账套而且指定相应的账套主管之后，才能以账套主管的身份注册系统管理。系统管理员和账套主管看到的系统管理
6、登陆界面是有差异的。系统管理员登陆界面只需包括服务器、操作员、密码三项，而账套主管登陆界面除以上三项外还必须包括账套、会计年度及操作日期。v企业账套数据的管理企业账套数据的管理v账套管理包括账套的建立、修改、引入、输出和启用。其中，系统管理员有权进行账套的建立，引入和输出操作；而账套信息的修改则由账套主管负责。v（一）建立账套（一）建立账套v建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节，其中涉及很多与日后核算相关的内容。为了方便操作，会计信息系统中大都设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。建立企业账套时，需要向系统提供以下表明企业特征的信息，归类如下：v1.账套基本信息：账套基本信息：包括账套号
7、、账套名称、账套启用日期及账套路径。v由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的惟一标识。v账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号和账套名称是一一对应的关系，共同代表特定的核算账套。v账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。v账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期
8、和结账日期。v2.核算单位基本信息：核算单位基本信息：包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。v在以上各项信息中，单位全称是必须项，因为发票打印时要使用企业全称，其余情况全部使用企业的简称。v3.账套核算信息账套核算信息：包括记账本位币，行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。v记账本位币是企业必须明确指定的，通常系统默认为人民币，很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能。为了满足多币种核算的要求，系统都提供设置外币及汇率的功能。v企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息，选择不同的企业类型，系统在业务处理范围上有所不同。v行业性质表明企业所执行的会计制度。从方便
9、使用出发，系统一般设置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用，在此基础上，用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。v编码规则是对企业关键核算对象确定分类级次及各级编码长度，以便于用户进行分级核算、统计和管理。可分级设置的内容一般包括科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码和结算方式编码等。编码规则的设置取决于核算单位经济业务的复杂程度、核算与统计要求。v数据精度是指定义数据的保留小数位数。在会计核算过程中，由于各企业对数量、单价的核算精度要求不一致，有必要明确定义主要数量、金额的小数保留位数，以保证数据处理的一致性。v以上账套参
10、数确定后，应用系统会自动建立一套符合用户特征要求的账簿体系。v4.建立帐套的步骤建立帐套的步骤v（1）登录“系统管理”窗口，选择“账套”菜单下的“建立”，系统弹出“创建账套”对话框。在“创建账套”对话框中输入账套号、名称、账套路径、启用会计期，如图61所示。图61 创建账套账套信息v（2）单击“下一步”按钮，输入单位信息，如图62所示。图62 创建账套一单位信息v（3）单击“下一步”按钮，进入核算类型设置。在此选择人民币为记账本位币，企业类型为工业，行业性质为新会计制度科目，账套主管选择先前设置好的操作员（如001：王静），勾选“按行业性质预置科目”，如图63所示。图63 创建账套核算类型v（
11、4）单击“下一步”按钮，进入基础信息设置。如果存货、客户、供应商资料繁多，为了便于管理，可以进行分类管理，本套账套不设置外币核算，如图64所示。图64创建账套基础信息 v（5）单击“完成”按钮，系统提示开始建账。建账完成后，系统出现“分类编码方案”对话框，这是本账套由系统预先设置的编码方案，有些编码是可以更改的，有些是不可以更改的，根据需要更改完成之后，需要单击“保存”按钮，保存更新后的设置，如图65所示。图65 分类编码方案v注意：如果这些编码方案在以后一旦使用就不能再更改了，若要更改，必须将相应的档案数据删除后才能更改。v在此使用系统默认编码方案，单击“保存”按钮，系统进入“数据精确定义”
12、对话框，如图66所示。单击“确认”按钮，账套建立完毕。图66 数据精度定义 v（二）（二）账套引入账套引入v 引入账套功能是将系统外某账套数据引入本系统中。在计算机环境中，系统及数据的安全性是企业首要关注的。无论是计算机故障还是病毒侵犯，都会使系统数据受损，这时利用账套引入功能，恢复备份数据，可以将损失降到最小。另外，这一功能为集团公司的财务管理提供了方便。子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。如果仅需要定期将子公司的账套数据引入带总公司系统中，最好预先在建立账套时就进行规划，使各公司的账套号不一样，以避免引入子公司数据时因为账套号相同而覆盖其他账套
13、的数据。具体操作如下：v1.以系统管理员的身份进入系统管理；v2.选择“账套一引入”命令；v3.进入“引入账套数据”窗口，选择所要引入的账套数据备份文件，对弹出的对话框，单击“是”按钮；v4.引入完成，系统提示“账套引入成功!”。v(三三)系统模块的启用系统模块的启用v建完账套后，系统此时提示是否需要进行模块启用，只有进行模块启用之后，才能在信息管理软件中使用该功能模块。企业管理系统通常包含众多子系统，他们既可以独立运行，又可以集成使用，但两种用法的数据流程是有差异的。一方面，各企业因应用需求、管理特点不同往往选购不同的系统模块，未选用的模块不允许使用；另一方面即使企业购置了全部模块，也可能按
14、照“整体规划、分步实施”的原则有计划地先启用一部分模块，待应用成熟后再启用其余部分，系统启用为企业提供了选择的便利。利用系统启用功能可以设定在企业管理系统中各个子系统开始使用的日期。只有启用后的子系统才能进行登录。v有两种方法可以设置系统启用：一是在企业建账完成后立即进行系统启用；二是在建账结束后由账套主管在系统管理中进行系统启用设置。v本功能用于已安装系统（或模块）的启用，并记录启用日期和启用人。要使用一个功能系统（如总账系统），必须先启用这个模块。v在此单击“是”选项，可直接进入到“系统启用”设置窗口，该功能也可以在“用友ERPU850门户”窗口中进行启用，如图67所示。图67 在企业门户
15、中进行系统启用设置 v勾选需要启用的模块，然后系统会提示录入启用会计日期，如图68所示。图6一8 选择启用模块的会计期间v 注意：只能对已经安装的模块进行启用，所有系统进入时都要判断模块是否已经启用。未启用的模块不能登录，各模块的启用日期必须大于或等于账套的启用日期。v 注意：只能对已经安装的模块进行启用，所有系统进入时都要判断模块是否已经启用。未启用的模块不能登录，各模块的启用日期必须大于或等于账套的启用日期。v(四四)账套的修改账套的修改v账套建立完成后，如果发现有些参数有误需要修改，或者希望查看建账时所设定的信息，可以执行账套修改功能。只有账套主管有权修改账套，即便如此，有些系统已使用的
16、关键信息仍无法修改，如账套号、启用会计日期。用户要以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面，选择“账套”菜单下的“修改”，进入修改账套功能，系统自动列示出所选账套的账套信息、单位信息、核算信息、基础信息。v1修改时限。修改时限。当系统管理员建完账并且账套主管将年度账全部建成，但相关信息并未使用之前，为了使信息更真实、准确地反映企业的经济状况，可以对某些信息进行适当的调整。v2修改权限。修改权限。只有账套主管可以修改其具有修改权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。v3修改内容。修改内容。可随时修改的内容包括账套名称和所有的单位信息；不能随时修改的内容包括分类设置信息和数据精度
17、信息。v(五五)账套备份账套备份v1手工备份手工备份(账套输出账套输出)。账套输出的实质就是数据备份或清除数据。v以“admin”身份进行注册，进入“系统管理”窗口，选择“账套”菜单下的“输出”，系统弹出“账v套输出”对话框，选择需要输出备份的账套。如果将该账套输出备份之后，希望将其在用友软件系统中原存的账套数据全部删除，则勾选“删除当前输出账套”选项，如图69所示。单击“确认”按钮，系统开始出现正在备份进度条提示，最后系统提示备份到指定文件夹中。图69 账套输出 v2自动备份自动备份。用友ERPU850提供了自动备份功能，称为设置备份计划。设置备份计划的作用是自动定时对设置好的账套进行输出(
18、备份)，其优势在于可定时备份账套，而且多个账套可以同时输出，从而大大减轻了系统管理员的工作量。v以“admin”身份登录，进入“系统管理”窗口，在“系统”菜单下选择“设置备份计划”，系统弹出“设置备份计划”对话框，单击“增加”按钮，系统弹出“增加备份计划”对话框。例如，某账套的自动备份计划设置如下：v 计划编号：00lv 计划名称：备份001账套v 备份类型：账套备份(可选择年度备份)v 发生频率：每天(可选择每周或每月)v 有效触发：3小时v 保留天数：2天v 备份路径：可以选择备份的目的地，但只能选择本地硬盘具体输入详见图610。图610 设置备份计划v发生频率说明：发生频率说明：v 1选
19、择“每周”为周期的设置，系统允许选择的天数为“17”之间的数字(1代表星期日，2代表星期一，3代表星期二，4代表星期三，5代表星期四，6代表星期五，7代表星期六)。v2选择“每月”为周期的设置，系统运行选择的天数为“131”之间的数字，如果其中某月的时间日期不足设置的天数，系统则按最后一天进行备份。例如，设置为31天，但在4月份不足31天时，系统会在4月份的最后一天进行备份。v 开始时间说明：开始时间说明：服务器按用户指定的时间开始自动备份，备份时间最好选择在无人使用用友软件的时候，且要在服务器没有关闭的情况下，用友软件才会自动备份。v 有效触发说明：有效触发说明：有效触发是指当遇到网络或数据
20、冲突无法备份时，以备份开始时间为准。在有效触发小时的范围内，系统可反复重新备份，直到备份完成。有效触发在备份开始到某个时间点内，每隔一定时间进行一次触发检查，直到成功，此处不是检查的周期，而是检查的最终时间点。v 保留天数说明：保留天数说明：保留天数是指系统可以自动删除时限之外的备份数据，当数值为0时系统认为永不删除备份。例如，设置为8，则系统以机器时间为准，将8天前备份的数据自动删除。v三、操作员及权限管理三、操作员及权限管理v使用企业财务管理软件时，首先应明确指定个系统授权的操作人员，并对操作人员的使用权限进行明确规定，以避免无关人员对系统进行非法操作，同时也可以对系统所包含的各个功能模块
21、的操作进行协调，使得流程顺畅，从而保证整个系统和会计数据的安全和保密。v(一一)用户用户(操作员操作员)和角色管理和角色管理v用友软件中包含用户和角色两个不同的概念，用户可以理解为具体的操作人员(如张三)，角色可以理解为一个职务的名称(如财务处长、销售部长等)。v对于公司管理而言，职员之间岗位的变动时常发生。如果一个用户岗位变动之后，就需要重新给他分配不同的操作权限，这样操作很繁琐。所以预先给相应的角色设置好相应的权限之后，在设置用户的时候，就指定该用户归属所指定的角色，那么该用户就自动继承了该角色的权限，当然也可以独立给该用户赋予权限，该用户也可以不归属于任何角色。v选择“系统”菜单下的“注
22、册”，系统弹出“系统管理注册”对话框，在操作员处输入“admin”，密码为空，单击“确定”按钮，注册成功，如图611所示。图611 以系统管理员的身份登录v说明：此处的用户指用友软件的操作员。v 1用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要进行设置。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属某一个角色，则其自动具有该角色的权限。v 2一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。v 3若角色已经在用户设置中被选择过，系统则会将这些用户名称自动显示在角色设置中的所属用户名称的列表中。v 4只有系统管理员
23、才有权限进行本功能的设置。v操作员指由权登录并使用系统的人。操作员管理包括操作员的增加、修改和删除，由系统管理员全权管理。v增加操作员。增加操作员。增加系统操作员时，必须明确以下关于操作员的特征信息：操作员编号、姓名、所属部门和操作员密码。v操作员编号是系统区分不同操作人员的唯一标志，因此必须唯一。操作员姓名一般会出现在其处理的票据、凭证上，因此应记录其真实姓名，以便对其操作行为监督。v操作员密码是登录系统的通行证，也是计算机环境下不同与手工操作的控制方式之一，初始时由系统管理员统一设置，使用后有操作员本人定期更改，以确保不被他人窃取。输入操作员密码时，为安全起见，系统一般要求输入两次密码，核
24、对一致后才予保存。输入过程中为确保不被他人注意，往往采用屏幕屏蔽的方式，如屏幕显示“*”号用来代表录入的口令字，口令字可以为空，可以为字母、汉字、数字及部分符号。v修改或删除操作员。修改或删除操作员。操作员刚刚设置完成，可以对其姓名及口令进行更改，一旦以其身份进入过系统，便不能被修改和删除。v如果因为各种原因，个别操作员调离企业，可以利用修改功能注销该操作员，被注销的操作员不得再登录系统进行操作。v(二二)权限管理权限管理v设置操作员权限是从内部控制的角度出发，对系统操作人员进行严格的岗位分工，严禁越权操作的行为发生。v系统管理员和账套主管两者都有权设置操作员权限，所不同的是，系统管理员可以指
25、定或取消某一操作员为一个账套主管，也可以对各个账套的操作员进行授权。而账套主管的权限局限于他所管辖的账套，在该账套内，账套主管默认拥有全部操作权限，可以针对本账套的操作员进行权限设置。v账套主管自动拥有所有模块的操作权限。可以为一个操作员赋予几个模块的操作权限，如将购销存业务处理赋予一个操作员；也可以为一个操作员赋予一个模块中部分功能权限，如出纳是日常财务工作中的一个岗位在系统中属于总账模块，与出纳有关的包括日记账管理、出纳凭证签字、资金日报表的管理等，赋予权力时需要将总账功能选中，再将其他出纳不能操作的功能细项排除即可。v此外，还有更为精细的功能权限的划分，目的都是方便管理、保证系统使用的安
26、全性，单击“权限”，选择“角色”或“用户”，进入相应的设置界面。例如，此处选择“用户”功能，系统弹出“用户管理”窗口，单击“增加”按钮，系统弹出“增加用户”对话框，在“增加用户”对话框中增加用户信息，也可以勾选该用户归属的角色，如图612所示。图612 增加用户权限 v四、年度账管理四、年度账管理v在系统管理软件中，用户不仅可以建立多个账套，而且每个账套中可以存放不同年度的会计数据。对不同核算单位、不同时期数据的操作只需通过设置相应的系统路径即可进行。由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，因此对历史数据的查询和比较分析也很方便。年度账管理主要包括：建立年度账、年度账的输出和引入、结转上年数
27、据、清空年度账。对年度账的管理职能由账套主管进行。v (一一)建立年度账建立年度账v新年度到来时，应首先建立新年度核算体系，即建立年度账，再进行与年度账相关的其它操作。选定账套，以账套主管的身份进入系统管理，执行“年度账一建立”命令，建立新年度账。系统按年度先后顺序建立，不能修改会计年度。账套自动显示用户进入时所选账套，会计年度自动显示是所选账套当前年度加l的年度。v(二二)引入和输出年度账引入和输出年度账v年度账操作中的引入、输出与账套操作中的引入、输出的含义基本一致，所不同的是年度账操作中的引入、输出不是针对某个账套，而是针对这个账套中的某一年度的年度账。v(三三)结转上年数据结转上年数据
28、v一般情况下，企业是持续经营的，因此企业的会计工作是一个连续性的工作。每到年末，启用新年度账时，就需要将上年度中的相关账户的余额及其他信息结转到新年度账中。如果，企业管理信息系统v涵盖了财务、供应链等多个模块，进行年度数据结转时还要注意先后顺序。v一般来说，采购系统、销售系统年度数据结转为第一级次，然后是库存管理和存货核算，当供应链的结转完成之后，就可以执行应收款管理和应付款管理的年度结转。以上各项和工资管理、固定资产管理的年度结转完成后，才可以执行成本管理的年度结转，最后是账务处理系统。v1结转的原因。结转的原因。会计核算过程中，都是假定企业是持续经营的，因此企业的会计工作是一个连续不断的工
29、作。每到年末，就要封存旧账套，启用新账套，这时应将上年度相关账户的余额及其他信息结转到新年度的新账套中。v2操作。操作。年度账建立成功后，执行“系统一注销”，再以新年度重新注册，执行“年度账一结转上年数据”。v3顺序。顺序。结转上年数据时，各模块必须遵循如下顺序：首先要对供应链模块、工资模块、固定资产模块、资金管理模块等进行结转；然后再对应收款模块、应付款模块、成本管理模块等进行结转；最后再对总账模块进行结转。v(四四)清空年度数据清空年度数据v若某年度账错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下年度，应需执行年度账的清空年度数据命令。清空并不一定是将年度账的数据全部清空，也可以保留
30、一些必要的信息，如基础信息、科目等。保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。v五、安全管理五、安全管理v(一一)运行监控运行监控v在“系统管理”窗口中，系统管理的功能列表分为上下两部分，上部分列示的是正在登录到系统管理的子系统，下部分列示的是该子系统正在执行的功能。这两部分不是固定的，而是根据系统的执行情况而发生变化，如要看最新的系统内容，通过刷新功能可以看到最新的功能列表内容。v(二二)清除异常运行情况清除异常运行情况v系统管理对每一个登录系统的子系统定时进行巡回检查，如发现有死机、网络阻断等情况，就在该子系统相对应的任务栏的“运行状态”栏内显示“运行不稳定”。这时，如单击
31、“系统管理”窗口中“视图”菜单下的“清除异常任务”命令，就会把这些异常任务所申请的系统资源予以释放，并恢复可能破坏的系统数据库和用户数据库，同时任务栏也将清除这些异常情况。v(三三)清除单据锁定清除单据锁定v各子系统在使用过程中，由于不可预见的原因可能会造成单据锁定，此时单据的正常操作将不能使用。为恢复单据的正常操作，可使用“清除单据锁定”功能。在“系统管理”窗口中单击“视图”菜单下的“清除单据锁定”命令，将恢复单据的正常功能使用。v(四四)上机日志上机日志v为保证系统的安全运行，系统随时对各个模块的操作员的上下机时间、操作的具体功能等情况进行登记，形成上机日志，以便使所有的操作都有记录，以后
32、一旦发现问题，方便查找。v第三节系统基础信息设置第三节系统基础信息设置v一、基本信息v(一)系统启用v 系统启用是指设定各个子系统开始使用的日期。只有启用后的子系统才能进行登录。系统启用的方法有两种：一是在系统管理中创建账套时启用系统；二是在企业门户中启用系统。v 在系统启用时，只有系统管理员和账套主管有系统启用权限，且应注意各系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用期间。v(二)编码方案v 企业根据自己的实际情况来合理设计自己的编码方案。编码方案包括分级方式和各级编码长度。v(三)数据精度v 主要用于设置业务系统中一些特定数据的小数位数长度。v二、基础档案二、基础档案v 一个账套是由若干子系
33、统构成的，这些子系统共享公用的基础信息。正因为基础数据之间存在这种共享性、继起性，因此部分基础档案设置应遵从一定的顺序，v会计科目设置v外币设置 凭证类别v部门档案 职员档案v客户分类 客户档案v供应商分类 供应商档案v地区分类v计量单位 存货档案v存货分类v明确了基础数据之间的关系，可以使得基础档案的设置顺利进行。基础档案的内容有30多项，v基础档案v分类 目录 说明v机构设置：部门档案职员档案v往来单位：客户分类客户档案 供应商分类供应商档案 地区分类v存货：存货分类 计量单位 存货档案v财务：会计科目 凭证类别 外币设置 项目目录v收付结算：结算方式 付款条件 开户银行v业务：仓库档案
34、收发类别 采购类型 销售类型 产品结构 成套件 费用项目 发运方式货位档案 非合理损耗类型v对照表：仓库存货对照表 存货货位对照表供应商存货对照表v其他：常用摘要 自定义项 自定义表结构v基础档案的设置可以在“企业门户一基础信息一基础档案”中设置，部分基础档案也可以在各个子系统中进行设置，其结果都是由各个模块共享。v下面就基础档案的功能加以说明：v(一一)部门档案部门档案v部门档案主要用于设置企业各个职能部门的信息。部门指某使用单位下辖的具有独立进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门机构。按照已经定义好的部门编码级次正确输入部门编号及其信息，部门档案主要包含部门编码、名称、负
35、责人、部门属性等信息。v(二二)职员档案职员档案v职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。v(三三)客户分类客户分类v如果想对客户进行分类管理，用户可以通过本功能建立客户分类体系。用户可将客户按行业、地区等进行划分。建立起客户分类后，用户可以将客户设置在最末级的客户分类之下。v在客户档案中需要设置的客户，应先行在本功能中设定，已被引用的客户分类不能被删除。没有对客户进行分类管理需求的用户可以不使用本功能。v(四四)客户档案客户档案v建立客户档案主要是为企业的销售管理、库存管理、应收款管理服务的。在填制销售出库单、销售发票时以及进行销售结算、应收款
36、结算和有关销货单位统计时，都会用到客户档案。因此，必须先设立客户档案，以减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的客户不在客户档案中，则必须在此建立该客户的档案。v(五五)供应商分类供应商分类v如果想对供应商进行分类管理，用户可以通过本功能建立供应商分类体系。可将供应商按行业、地区等进行划分。建立起供应商分类后，用户需将供应商设置在最末级的供应商分类之下。v在供应商档案中需要设置的供应商，应先在本功能中设定。没有对供应商进行分类管理需求的用户可以不使用本功能。v(六六)供应商档案供应商档案v建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付款管理服务的。在填制采购入库单、采购发票时以及进行采购
37、结算、应付款结算和有关供货单位统计时，都会用到供货商档案。因此，必须先设立供应商档案，以减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。v(七七)地区分类地区分类v企业可以从自身的管理要求出发，对客户、供应商的所属地区进行相应的分类，建立地区分类体系，以便于对业务数据的统计与分析。企业可以根据实际业务需要对地区进行分类，例如，可以按地域、省、市进行分类，也可以按省、市、县进行分类。v(八八)会计科目会计科目v会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目。会计科目是一个完整的体系
38、，它是区别于流水账的标志，是复式记账和分类核算的基础。会计科目设置是否完整，影响着会计业务处理过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。另外，会计科目的设置是应用会计电算化信息系统的基础，是实施各种会计手段的前提。因此，科目设置的完整性与详细程度对于整个会计电算化信息系统尤为重要，应在创建科目、科目属性描述和账户分类上为用户提供尽可能的方便和校验保障。用户可以根据业务的需要，方便地进行增加、修改、查询、打印会计科目等操作。v(九九)凭证类别凭证类别v为了便于管理或登账方便，许多单位一般都对记账凭证进行分类，但各单位的分类方法不尽相同，所以本系统提供了“凭证类别”功
39、能，用户可以按照本单位的需要对凭证进行分类。v(十十)外币设置外币设置v汇率管理是专为外币核算服务的，企业根据需要可以对账套所使用的外币进行定义。在填制凭证中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用；当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率；对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误；对于使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。v(十一十一)项目目录项目目录v企业在实际业务处理中会对多种类型的项目
40、进行核算和管理，如在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。因此软件中提供了项目核算管理的功能。可以将存货、成本对象、现金流量等作为核算的项目分类，从而提供分类核算信息，为企业对有关项目进行分析管理提供数据信息。v使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案设置包括增加或修改项目大类、定义项目分类、设置项目栏目结构、指定项目核算科目以及进行项目目录的维护等。v(十二十二)付款条件付款条件v付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还货款而允诺在一定期限内给予规定的折扣优待。这种折扣条件通常可表示为310，120，n30，意思是客户在10天内偿还货款，可得到3的折扣，即只
41、付原价的97的货款；在20天内偿还货款，可得到1的折扣，即只要付原价的99的货款；在30天内偿还货款，则须按照全额支付货款；在30天以后偿还货款，则不仅要按全额支付货款，还可能要支付延期付款利息或违约金。付款条件主要在采购订单、销售订单、采购结算、销售结算、客户目录、供应商目录中引用。系统最多同时支持4个时间段的折扣条件。v(十三十三)结算方式结算方式v该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式一旦使用，便不能进行修改和删除的操作。v(十四十四)开户银行开户银行v此功能用于维护及查询使用单位的开户银行信息。用友软件系统可支持多
42、个开户行及账号的情况。开户银行一旦被引用，便不能进行修改和删除的操作。v(十五十五)常用摘要常用摘要v企业在处理日常业务数据时，在输入单据或凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在输入单据或凭证时随时调用，必将大大提高业务处理效率。调用常用摘要可以在输入摘要时，直接输入摘要代码或按【F2】键参照输入。v本章小结本章小结v本章主要介绍了用友软件系统管理模块的主要功能和基础档案的设置。通过基础档案的设置，可掌握实施会计电算化的企业应进行的基础准备工作。v系统管理是会计信息系统中最基础的一个部分，它对系统中所有模块的公共任务进行统一管理
43、，包括账套管理、年度账管理、操作员及权限管理、系统安全运行管理几个方面。基础档案设置是会计信息系统运行的基础基础档案设置应遵从一定的顺序，要满足编码规则的需要。理解本章内容是学好会计信息系统的基础，是系统应用的良好开端。系统管理模块为整个软件提供了一个初始建账的操作平台。其主要功能包括账套管理、年度账管理、系统操作员及操作权限的集中管理、自动备份和设立统一的安全机制等。v基础档案的内容有30多项，主要包括：部门档案、职员档案、客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案、地区分类、会计科目、凭证类别、外币设置、项目目录、付款条件、结算方式、常用摘要和业务类的基础档案设置等等，为培养学生的业务处理能力打下良好基础。v本章的重点是账套管理、操作员及权限管理的作用及其使用方法。其中特别是账套管理中有关参数设置和操作员操作权限的确定。