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1、房地产文件管理程序（十一）更多精品： 人事房地产公司文件管理程序(十一)1.目的及范围：创建公司文件制作、审查、核准、派发、废旧及更新、留存等程序，保证公司文件获得及时精确的处置和安全有效率的运转。该程序适用于于以上环节所牵涉的有关部门及个人。2.职责：2.1总经理室负责管理公司文件管理的总协同及总监督，并立案各部门有关文件晚点的举报;2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。3.工作流程：3.1文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。A.内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如
2、请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C.外送来文件：即为公司制作的对外收到的文件。例如对政府、供方、顾客、公共事业单位收到的文件等3.1.2专用文件：所指只在公司一定工作部门或业务范围内采用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。A.技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。例如按程序文件、标准图集、内业资料、图纸等。B.财务文件：即为在公司会计工作中构成和采用的会计核算专业材料。例如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。C.人
3、事资料：即为公司员工在实习、隋东亮、考核等人事活动中构成的充分反映个人基本情况、工作整体表现的个人资料。D.合约文件：即为在公司生产经营活动中与外单位签订的具备法律效力的文件。例如各类工程合约、设计合约、售楼合约等。E.签下价单：即为审计工作核算部在签价认价时专用的文件。F.财政预算资料：即为审计工作核算部在办理工程支付审查过程中产生的文件。3.1.3记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2总建议：3.2.1文件处置必须努力做到及时、精确、安全。3.2.2内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格
4、式，内部行文按公司惯例采用英文格式。(格式及具体规定详见第三层次文件融侨集团文件处理办法之第二章文件格式)3.2.3各部室资料员为公司文件确权的进出口，文件不容许由整篇文章人轻易送来领导者个人，因特定情况必须越过传达的，应当于事后按程序办妥备案。3.2.4各部室资料员必须搞好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文件的运转情况，预计当年可能将构成的文件，蕨科假脉或修改立卷类目。3.2.5各部室资料员必须创建本部门的文件目录。即为根据3.2.4签定的立卷类目，将空白的文件目录放在该类目的最前面;随时将已派发完的文件按已编成不好的类目归为卷内，并按文件载入顺序核对文件目录。3.2.6文件的管理通常
5、必须经过如下几个环节：A.基本建设：文件由有关部门或个人整篇文章，所在部室资料员展开编号备案;若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。B.核准：文件内容和派发范围由适当的核准人审查核发;须要多个部门核准的，须展开会签，核发时须标明核发时间;应用软件的采用权限须要上报总经理核准。C.备案：通话文(除便条、介绍信、凭证等)应当备案在适当的收文发文登记本上或轻易在文件上收件人并及时整理文件目录。去图盖章THF1递送号。D.重刻：公司印章由总经理秘书看管，部门公章由各部室资料员看管。重刻时，应当以有关部门主管核发的文字或经部门经理盖章的盖章联系单为依据。E.派发：各部室资料员根据核准的派发范围展开递送
6、。制度文件换版时，由总经理室或有关部门根据派发目录收到新版文件。F.转贴：分成张贴转贴和传达转贴。张贴转贴指知悉性文件由收到部门的资料员在公司布告栏上不予张贴，各部门资料员在所在部门布告栏上张贴;传达转贴指须要转贴的文件由资料员盖章览文章，核对须要转贴人员名单，转贴人员千字盖章。G.修改：技术文件须要修改时，应当由公布该文件的个人或部门明确提出，并核对文件修改申请单，通过资料员报原审核人核准，并由原文件播发布部门按原派发范围印发，同时做好备案。H.版本发布：制度文件换版时，由总经理室主任基本建设最新版本号;总经理室于每年6月份汇总各部室上缴的法律法规目录及制度文件版本情况并给与发布。I.废旧：
7、文件持有人因辞职或工作调动不再合乎所持资格时，所在部门资料员负责管理及时归还。J.归卷：各部室资料员必须搞好平时归卷和定期归卷工作。平时归卷即为随时将派发完的文件按事前基本建设的立卷类目归为卷内;定期归卷即为一个较长时间段后，劲敌头的所有文件展开清扫，对并无档案价值的文件材料tasco文件夹单独放置。联手办理的文件原件由主办部门归卷，其他部门留存复印件。牵涉退款的合约和呈报单原件由财务计统部留存。K.借书：文件须要借书或影印时，借书人应当核对文件借书登记表或图纸借书登记表。公司文件不外借给其他单位，例如突遇特定情况，需经部门经理核准。L.维护：文件不管处在采用或是留存状态，都必须特别注意维持字
8、迹准确、份数完备。归卷时，撷取件、圆珠笔书写件或传真件等均应当再次影印。M.档案：各部室按规定的档案时间将整理过的存有留存价值的文件向图书档案室转交，并无档案或存查价值的文件，经辨别和主管部门领导证实后封存。3.2.7在文件处置时限方面，通常文件2个工作日，加急文件1个工作日(加急文件可以盖章加急章)。若少于时限，必须先通告文件收到部门，并表明原因和预计文件处置结束时间。牵涉到很大审查工作量的文件在审计工作核算部、财务计统部等控制性部门的处置时间可以根据实际须要合理缩短，但必须将缩短的时限知会文件收到部门。部门之间也应当强化横向联系，发文部门应付已显著晚点的文件展开跟踪。3.2.8在文件处置权
9、限方面，部门经理和副经理之间因应展开合理分工。在副职经理上班或病假或因其他原因没能及时履行职责处置、核发文件职责时，由副经理替代，必要时可以通过电话向副职经理呈报，存有若干个副经理的部门应当明晰选定常务副经理。3.2.9总经理室选定专人将正式宣布合约与会签的合约草案展开核定并签认，以省略各部室二次重复会签的环节。(核心思想参看合约管理制度)。3.2.10总经理室负责对文件的传递、执行情况进行督查，受理各部室有关文件延误的投诉，并定期向总经理汇报;3.2.11各部室可以根据实际须要制订各类表单，但必须根据本程序提供更多的适当表单样式及要素展开调整;若须要加设程序以外的表单，在部门内部采用的需经部
10、门经理审批同意，牵涉其他部门的需经牵涉部门主管同意并报总经室。3.2.12电子邮件及或电子邮件通话时应展开备案和计算机上安装，例如须要电话证实的由奇吉备注栏搞好证实记录。3.3分类管理：3.3.1通用型文件：A.内部文件：a.呈报单：即为各部室命令总经理命令意见或核准事项时采用的陈述性文件，以紧固的表单形式发生。经办人存有时限建议的可于文中标明，各级审核人无法同时实现的需及时向经办人意见反馈。报告：即为各部室向总经理汇报工作情况时采用的陈述性文件，在我司，可以视作呈报单的补足形式。a)知悉性报告：b)继续执行性报告：通告：即为总经理室或人力资源部建议全系列公司或有关部室介绍或办理事项时采用的文
11、件，通常公司层面的、命令性质的通告由总经理室收到，周知性通告由人力资源部收到。a)总经理室发文：b)人力资源部发文：d.工作联系函：即为公司部门之间展开的通常日常工作联系时采用的知会性函件。存有意见反馈市场需求的，须在文末载明此种市场需求和意见反馈时限。例如存有函报部门，对方意见反馈时应同时将意见反馈情况函告函报部门。e.会议性文件：即为记述公司经理讨论会、专题讨论会、工程监理讨论会等会议的主要精神、主要情况及订立事项的一种文件。文件流程参见会议制度。f.周记：即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。g.制度文件：即为公司对某项工作或某一方面活动所制订的建议，具备约束力。制度文件做为
12、一种规范，其基本建设、核准、派发、评审、修改、换版等均须严苛THF1。例如质量手册由总经理核准，管理制度和程序文件由管理者代表核准。各部门内部采用的制度文件(第三层次文件)由各部室主管核准。B.外来文件：a.法律法规：b.外部去文：例如政府去文、供方去文、顾客去文等C.外送来文件：例如对政府、供方、顾客等收到的文件3.3.2专用文件：A.技术文件：a.图纸：具体内容管理参见设计过程管理程序b.施工专用文件：具体内容管理参见施工管理程序B.财务文件：具体内容管理参见财务管理制度C.人事资料：具体内容管理参见人力资源管理体系之人事档案控制程序D.合约文件：具体内容管理参见合约管理制度E.签下价单：具体内容管理参见工程造价管理程序F.财政预算资料：具体内容管理参见工程造价管理程序3.3.3记录：记录档案前的管理严苛按本程序执行，档案后则按档案管理程序管理。4.有关文件：4.1融侨集团文件处置办法(见到第三层次文件融侨集团档案工作手册之文件处置办法)4.2设计过程管理程序4.3施工管理程序