归档文件整理培训18889.docx

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1、方 法 步 骤昭通市档案干部短期业务培训教材归 档 文 件 整 理昭 通 市 档 案 局 编 印 20007年22月修订订前 言2000年年12月月6日，国国家档案案局发布布了中华华人民共共和国行行业标准准DA/T222一20000归归档文件件整理规规则(以下简简称规规则)。 规规则从从我国机机关档案案工作的的实际出出发，适适应档案案管理现现代化的的需要，在在借鉴传传统立卷卷方法合合理因素素的基础础上，对对归档文文件整理理的原则则和具体体方法作作出了规规定。规规则的的实施，是是我国机机关档案案工作的的一次改改革。规规则以以“简化整整理、深深化检索索”为宗旨旨，对原原有的归归档文件件整理方方法“

2、立卷卷”进行了了改革，推推行文件件级整理理，大幅幅度简化化了整理理中的手手工操作作，降低低了劳动动强度。规规则兼兼顾了计计算机和和手工两两种管理理方式，兼兼顾了机机关档案案室和档档案馆的的管理需需要，为为档案管管理手段段的创新新创造了了良好的的环境和和条件，为为规范电电子文件件归档整整理方法法奠定了了基础，也也将有力力地促进进机关文文档一体体化管理理。 220022年,为为配合规规则的的贯彻实实施，在在全市推推行实施施新的归归档文件件整理规规则，市市档案局局组织业业务人员员对规规则进进行了学学习，通通过考察察、参观观，借鉴鉴了许多多地方的的先进经经验和成成功做法法，结合合昭通实实际，编编写了本

3、本教材。该该教材阐阐述了规规则的的主要原原则和精精神，概概述了归归档文件件整理的的操作步步骤和具具体方法法，是各各级档案案部门、广广大档案案工作者者研究、教教学、学学习、推推广、实实施规规则的的重要参参考材料料和培训训教材。2006年年12月月18日日，国家家档案局局第8号号令发布布了机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定（以以下简称称规定定），119877年颁布布的国国家档案案局关于于机关档档案保管管期限的的规定和和机关关文件材材料归档档范围和和不归档档的范围围同时时废止。规规定的的发布施施行，标标志着我我国档案案法制化化建设取取得了新新的成果果，对正正确界定定文件材材料归

4、档档范围、准准确划分分文书档档案保管管期限，及及时开展展档案价价值鉴定定工作，确确保档案案资料的的齐全、完完整将起起到积极极的推动动作用。 为为做好规规定的的推行实实施和业业务培训训工作，市市档案局局业务骨骨干对教教材进行行了修订订和完善善，以适适应广大大档案干干部学习习规定定的需需要。编 写写：昭通通市档案案局修订组成员员：易正正春 陈光德德 杨杨应焦 朱 兰审 定定： 易易正春统 稿稿： 杨杨应焦 朱 兰执 笔笔： 杨杨应焦 朱 兰修 订 时时 间： 20007年年2月修修订目 录 1. 第一讲讲 归归档文件件的收集集.1 22. 第第二讲 归档档文件的的价值鉴鉴定.1 33. 第第三讲

5、归档档文件的的装订.4 44. 第第四讲 归档档文件的的分类.4 55. 第第五讲 归档档文件的的排列.8 66. 第第六讲 归档档文件的的编号.100 77. 第第七讲 归档档文件的的编目.111 88. 第第八讲 归档档文件装装盒.133 99. 第第九讲 规则则与计计算机档档案管理理.155 110.归归档文件件整理流流程图.118 111. 附件11: 归档文文件目录录的式样样及填写写.19 112.附附件2: 盒盒内备考考表式样样及填写写.220 113.附附件3: 档档案盒盒盒脊式样样.221 114.附附件4: 归归档文件件目录封封面式样样及填写写.222 115.附附件 55：

6、文书书档案保保管期限限表第一讲 归档档文件的的收集 一、收收集概述述 归归档文件件的收集集是指按按照国家家有关规规定，对对国家机机关、社社会组织织以及个个人从事事公务活活动所形形成的各各种方字字、图表表、声像像、实物物等文件件材料进进行收集集的过程程。 收收集工作作是档案案整理、保保管、利利用的基基础，是是其他业业务环节节的前提提条件，是是贯彻档档案工作作基本原原则、维维护历史史真实面面貌的基基本途径径，是衡衡量档案案室工作作的重要要标尺。二、收集文文件 收收集文件件总的原原则是齐齐全完整整。所谓谓齐全完完整是指指要把单单位各科科、室、股股所应该该归档的的全部文文字材料料、图表表、声像像、实物

7、物等各种种门类、各各种载体体的材料料收集起起来，个个人在公公务活动动中形成成的文件件材料也也在收集集的范围围，特别别要注意意对单位位会议记记录的收收集。收收集方法法上要注注意两点点： 一一是注意意平时收收集，即即平时将将某次会会议或处处理某件件事、解解决某个个问题所所形成的的文字材材料收集集起来；平时注注意将单单位领导导或同志志外出开开会、出出差、商商定事项项所带回回的文件件、材料料收集起起来；平平时注意意将报刊刊杂志直直接反映映本单位位人和事事的篇目目剪辑收收集起来来。二是是注意年年终收集集，即年年终要把把本单位位收发文文本上作作了登记记的全部部文件材材料收集集起来；年终还还要注意意把那些些

8、虽没作作收发文文登记，但但仍属本本单位形形成的文文件、材材料、图图表、声声像、实实物全部部收集起起来；年年终还要要做好财财会、基基建等专专门档案案和科技技档案的的收集。第二讲 归档档文件的的价值鉴鉴定 归归档文件件的价值值鉴定是是整个档档案鉴定定工作的的首要环环节，这这一环节节包括两两个方面面。第一， 凡凡属机关关归档范范围的文文件材料料，必须须按有关关规定向向本机关关负责档档案工作作的部门门移交，实实行集中中统一管管理，任任何个人人不得据据为己有有或拒绝绝归档。在在机关文文件归档档时，对对文件能能否转化化为档案案进行“资格审审定”，确定定其是否否属于归归档的范范围，同同时剔除除没有保保存价值

9、值的文件件材料和和重份文文件，作作勿需归归档处理理，按规规定手续续予以销销毁，防防止有文文必档现现象发生生。按照照20006年国国家档案案局发布布的第88号令机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定， 机关文文件材料料归档范范围是： （一一）反映映本机关关主要职职能活动动和基本本历史面面貌的，对对本机关关工作、国国家建设设和历史史研究具具有利用用价值的的文件材材料； （二二）机关关工作活活动中形形成的在在维护国国家、集集体和公公民权益益等方面面具有凭凭证价值值的文件件材料； （三三）本机机关需要要贯彻执执行的上上级机关关、同级级机关的的文件材材料；下下级机关关报送的的重要文文件

10、材料料； （四四）其他他对本机机关工作作具有查查考价值值的文件件材料。机关文件材材料不归归档范围围是： （一一）上级级机关的的文件材材料中，普普发性不不需本机机关办理理的文件件材料，任任免、奖奖惩非本本机关工工作人员员的文件件材料，供供工作参参考的抄抄件等； （二二）本机机关文件件材料中中的重份份文件，无无查考利利用价值值的事务务性、临临时性文文件，一一般性文文件的历历次修改改稿、各各次校对对稿，无无特殊保保存价值值的信封封，不需需办理的的一般性性人民来来信、电电话记录录，机关关内部互互相抄送送的文件件材料，本本机关负负责人兼兼任外单单位职务务形成的的与本机机关无关关的文件件材料，有有关工作作

11、参考的的文件材材料； （三三）同级级机关的的文件材材料中，不不需贯彻彻执行的的文件材材料，不不需办理理的抄送送文件材材料； （四）下下级机关关的文件件材料中中，供参参阅的简简报、情情况反映映，抄报报或越级级抄报的的文件材材料。 第二，对对进入归归档范围围的文件件材料，根根据其价价值不同同确定保保管期限限。档案案保管期期限的划划分，按按照20006年年国家档档案局发发布的第第8号令令机关关文件材材料归档档范围和和文书档档案保管管期限规规定，文文书档案案的保管管期限分分为永久久、定期期两种，定定期一般般分为330年、110年。 永永久保管管的文书书档案主主要包括括： (一)本本机关制制定的法法规政

12、策策性文件件材料； (二二)本机机关召开开重要会会议、举举办重大大活动等等形成的的主要文文件材料料； (三)本本机关职职能活动动中形成成的重要要业务文文件材料料； (四)本本机关关关于重要要问题的的请示与与上级机机关的批批复、批批示，重重要的报报告、总总结、综综合统计计报表等等； (五)本机关关机构演演变、人人事任免免等文件件材料； (六)本机关关房屋买买卖、土土地征用用，重要要的合同同协议、资资产登记记等凭证证性文件件材料； (七)上级机机关制发发的属于于本机关关主管业业务的重重要文件件材料； (八)同级机机关、下下级机关关关于重重要业务务问题的的来函、请请示与本本机关的的复函、批批复等文文

13、件材料料。 定定期保管管的文书书档案主主要包括括： （一）本本机关职职能活动动中形成成的一般般性业务务文件材材料； （二）本本机关召召开会议议、举办办活动等等形成的的一般性性文件材材料； （三）本本机关人人事管理理工作形形成的一一般性文文件材料料； （四）本本机关一一般性事事务管理理文件材材料； （五）本本机关关关于一般般性问题题的请示示与上级级机关的的批复、批批示，一一般性工工作报告告、总结结、统计计报表等等； （六）上上级机关关制发的的属于本本机关主主管业务务的一般般性文件件材料； （七）上上级机关关和同级级机关制制发的非非本机关关主管业业务但要要贯彻执执行的文文件材料料； （八）同同级机

14、关关、下级级机关关关于一般般性业务务问题的的来函、请请示与本本机关的的复函、批批复等文文件材料料； （九）下下级机关关报送的的年度或或年度以以上计划划、总结结、统计计、重要要专题报报告等文文件材料料。机关关形成的的人事、基基建、会会计及其其他专门门文件材材料的归归档范围围和档案案保管期期限，按按国家有有关规定定执行。 在在编制本本机关或或本系统统文件材材料归档档范围和和文书档档案保管管期限表表时，应应全面分分析和鉴鉴别本机机关或本本系统文文件材料料的现实实作用和和历史作作用，准准确界定定文件材材料的归归档范围围和划分分档案保保管期限限。 各各机关应应根据机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案

15、保保管期限限规定，结结合本机机关职能能和各部部门工作作实际，编编制本机机关的文文件材料料归档范范围和文文书档案案保管期期限表，经经同级档档案行政政管理部部门审查查同意后后执行。一一般说，本本单位形形成的文文件、材材料最为为重要，绝绝大多数数都属永永久。 文文书档案案保管期期限表。（见见附件55）第三讲 归档档文件的的装订 归归档文件件以“件”为单位位进行装装订。一一般以每每份文件件为一件件，原件件与复制制件为一一件，转转发文与与被转发发文为一一件，报报表、名名册、图图表等一一册(本本)为一一件，来来文与复复文可为为一件。 归归档文件件在装订订前对不不符合要要求的归归档文件件进行必必要的修修整，

16、如如：对破破损文件件的修裱裱，对字字迹模糊糊或易褪褪变的文文件进行行复制，对对超大纸纸张的折折叠，去去除易锈锈蚀的金金属物等等。 归归档文件件装订前前必须按按顺序进进行排列列。一般般顺序如如下：正正本在前前，定稿稿在后；转发文文在前，被被转发文文在后；复文在在前，来来文在后后；汉文文本在前前，少数数民族文文字本在在后。不不同文字字的文本本，无特特殊规定定的，中中文本在在前，外外文本在在后。有有文件处处理单的的，可放放在最前前面，这这样可以以作为首首页加盖盖归档章章，从而而更好地地保护正正本的原原始面貌貌。 装装订时应应将“件”内的各各页按一一定方式式对齐，采采用左上上角装订订的，将将左、上上侧

17、对齐齐；采用用左侧装装订的应应将左、下下侧对齐齐。装订订材料采采用符合合档案保保护要求求的不锈锈钢订书书针，较较厚的文文件也可可采用钢钢夹、塑塑料夹或或线进行行装订。采采用不锈锈钢订书书针装订订的，一一般只订订一颗针针。第四讲 归档档文件的的分类 规规则中中的分类类，是指指全宗内内归档文文件的实实体分类类，即将将归档文文件按其其来源、时时间、内内容和形形式等方方面的异异同，分分成若干干层次和和类别，构构成有机机体系的的过程。分分类包括括选择分分类方法法、制定定分类方方案、文文件归类类等具体体内容。规规则虽虽然对归归档文件件整理工工作的许许多环节节进行了了简化，但但分类仍仍然作为为必不可可少的基

18、基本步骤骤留了下下来。一、分类方方法 分分类方法法也称为为“分类标标准”、“分类特特征”或“分类原原则”。规规则选选择年度度、组织织机构(问题)和保管管期限作作为通用用的分类类方法，这这三种分分类方法法在各级级单位档档案部门门使用率率最高，并并且反映映了档案案管理的的基本规规律和要要求。 (一) 年度分分类法 年年度分类类法，就就是根据据形成和和处理文文件的年年度对归归档文件件进行分分类。年年度分类类法是运运用得最最广泛的的分类方方法。 运运用年度度分类法法时，正正确地判判定文件件的日期期并归入入相应年年度，是是决定分分类质量量的关键键。这里里有几种种情况需需要注意意： 1、文文件有多多个时间

19、间特征 一一份文件件往往有有多个时时间特征征，包括括成文日日期、签签发日期期、批准准日期、会会议通过过日期、公公布日期期、发文文和收文文日期等等。分年年度时，一一般来说说应以文文件签发发日期(即落款款日期)为准,据以判判定文件件所属年年度。对对于计划划、规划划、总结结、预决决算、统统计报表表以及法法规性文文件等内内容涉及及不同年年度的文文件，统统一规定定为按文文件签发发日期(即落款款日期)判定文文件所属属年度。例例如：119955年形成成的11996620000年工工作规划划，应应归入119955年度；19997年形形成的119966年机关关工作总总结，应应归入119977年；119988年制

20、定定，19999年年生效的的法律法法规，应应归入119988年。 2、跨年年度形成成的文件件 如如召开会会议、处处理案件件等等，可可能会跨跨年度形形成文件件，分类类时归入入办结年年度。如如跨年度度的会议议文件材材料，统统一在闭闭幕年归归档；跨跨年度处处理的案案件形成成的文件件材料，统统一在结结案年归归档。 3、几几份文件件作为一一件时，“件”的日期 按按照规规则规规定，不不只是单单份文件件可作为为一件，正正本与定定稿、原原件与复复制件、来来文复文文等也可可作为一一件，这这时判定定“件”的日期期，应以以装订时时排在前前面的文文件的日日期为准准。具体体地说，正正本与定定稿为一一件，以以正本为为准；

21、正正文与附附件为一一件，以以正文为为准；转转发文与与被转发发文为一一件，以以转发文文为准；来文与与复文为为一件，以以复文为为准。 44、文件件没有标标注日期期 文文件没有有标注日日期的，需需要分析析文件内内容、制制成材料料、格式式、字体体以及各各种标识识，通过过对照等等手段来来考证和和推断文文件的准准确日期期或近似似日期，并并据以按按年度合合理归类类。 5、有有专门年年度的分分类方法法 如如果立档档单位相相当一部部分工作作是按照照专门年年度进行行的，如如教学年年度等，采采用年度度分类法法时，对对这部分分工作中中形成的的文件，就就应按照照专门年年度进行行分类。例例如，学学校以学学年为单单位进行行

22、工作，形形成的文文件应按按教学年年度分类类，其他他文件仍仍按一般般年度分分类。综综合管理理时可将将这两种种年度的的文件有有规律地地组织起起来，依依次划分分年度类类别，如如19995年与与1999519996学年年归入同同一类。 (二)、机机构(问问题)分分类法 1、机机构分类类法： 采采用机构构分类法法时，一一般来说说，有一一个机构构就设置置一个类类，机构构名称就就是类名名。各类类的次序序可按照照本机关关机构序序列表的的规定或或习惯上上的顺序序来排列列。一般般是领导导机构、综综合机构构排在最最前面，再再依次排排列各业业务部门门。例如如，先排排办公室室，后排排业务处处(室)、后勤勤部门等等。 采

23、采用机构构分类法法，原则则上以哪哪个机构构名义发发文的文文件就归归入哪个个机构的的类中。有有些文件件是由几几个机构构共同处处理的，如如何归类类则须视视具体情情况而定定，有主主办者的的一般归归入主办办机构；以机关关名义发发出的文文件，归归入有关关机构类类中。业业务部门门起草，以以机关或或办公(室)名名义发出出的，如如果内容容属该部部门职责责或业务务，应归归入负责责起草文文件的机机构类，否否则归入入负责发发文的综综合机构构内。 机机关单位位内设置置的临时时机构，应应和其他他机构一一样设类类，形成成的归类类文件归归入该类类保存。如如临时机机构是与与该立档档单位某某一内部部机构合合署办公公，并以以该机

24、构构为常设设机构，那那么形成成的文件件应归入入该内部部机构类类；如果果临时机机构涉及及两个以以上的内内部机构构，应根根据其主主要职能能以及形形成的文文件内容容、数量量多少等等，由这这些机构构协商后后确定分分类方法法。 2、问问题分类类法 问问题分类类就是按按照文件件内容所所说明的的问题对对归档文文件进行行分类。运运用问题题分类法法的立档档单位，大大多参照照本单位位内部组组织机构构的职能能性质来来设置类类别，例例如，将将党委、工工会、共共青团等等机构形形成的归归档文件件划为“党群类类”，业务务部门形形成的归归档文件件划为“业务类类”，行政政后勤部部门形成成的归档档文件划划为“行政类类”等等。文文

25、件归类类应按其其主要内内容有规规律地进进行，并并保持连连续性，某某个内容容的归档档文件在在去年放放入哪类类中，今今年应归归入同一一类中。(三) 保保管期限限分类法法 保保管期限限分类法法，就是是根据划划定的不不同保管管期限对对归档文文件进行行分类。采采用保管管期限分分类法，能能够将不不同价值值的归档档文件从从实体上上区分开开来，使使档案部部门能够够有针对对性地采采取整理理和保护护措施，同同时为库库房排架架管理、档档案移交交进馆和和到期档档案鉴定定等管理理工作提提供便利利。 二、复式式分类与与分类方方案 复复式分类类法也称称组合分分类法，就就是将年年度、保保管期限限、机构构(问题题)三种种分类方

26、方法组合合运用的的分类方方法。在在机关档档案室档档案整理理中使用用较多。如如“年度机构(问题)保管期期限”或“保管期期限年年度机机构(问问题)”分类法法等。下下面列举举几种常常用的复复式分类类法，并并对相应应的分类类方案加加以说明明。 (一) 年度机构构保管管期限分分类法 即即先将归归档文件件按年度度分类，每每个年度度下按机机构分类类，再在在组织机机构下面面按保管管期限分分类。这这种分类类方法适适用于内内部机构构虽有变变化但不不复杂的的立档单单位。 (二) 保管期期限年度机构分分类法 即即先将归归档文件件按保管管期限分分类，每每个保管管期限下下按年度度分类，再再在年度度下面按按机构分分类。这这

27、种分类类方法同同样适用用于内部部机构虽虽有变化化但不复复杂的立立档单位位。 (三) 机构年度度保管管期限分分类法 即即先将归归档文件件按机构构分类，每每个机构构下按年年度分类类，再在在年度下下面按保保管期限限分类。这这种分类类方法适适用于内内部机构构基本固固定或少少有变化化的立档档单位以以及撤销销机关的的文件整整理归档档工作。 (四) 年度问题题保管管期限分分类法 即即先将归归档文件件按年度度分类，每每个年度度下按问问题分类类，再在在问题下下面按保保管期限限分类。这这种分类类方法多多用于内内部机构构变化复复杂，或或由于机机构之间间分工不不明确，文文书工作作不正规规等原因因难以区区分文件件所属机

28、机构，以以及没有有内部机机构或内内部机构构非常简简单等情情况。 (五) 保管期期限年度问题分分类法 即即先将归归档文件件按保管管期限分分类，每每个保管管期限下下按年度度分类，再再在年度度下面按按问题分分类。 与与此类似似的还有有保管期期限问题年度分分类法。 (六) 问题年度度保管管期限分分类法 即即先将归归档文件件按问题题分类，每每个问题题下按年年度分类类，再在在年度下下面按保保管期限限分类。此此方法适适用于撤撤销机关关的文件件整理归归档工作作或历史史档案整整理工作作。 与与此类似似的还有有问题保管管期限年度度分类。 (七) 年度保管管期限分分类法 即即先将归归档文件件按年度度分类，再再在年度

29、度下面按按保管期期限分类类。这种种分类方方法适用用于内部部机构设设置简单单的基层层单位或或小机关关，或者者每年形形成文件件数量少少的机关关。 (八) 保管期期限年度分分类法 即即先将归归档文件件按保管管期限分分类，再再在保管管期限下下面按年年度分类类。这种种分类方方法同样样适用于于内部机机构设置置简单的的基层单单位或小小机关，或或者每年年形成的的文件数数量少的的机关。第五讲 归档档文件的的排列 归归档文件件的排列列是指在在分类方方案的最最低一级级类目内内，按事事由结合合时间、重重要程度度等排列列。一、 排列列方法 排排列的实实际操作作体现为为两步，即即先按照照事由原原则，将将属于同同一事由由的

30、文件件按一定定顺序排排列在一一起，再再采用一一定的方方法对不不同事由由的文件件进行排排列。 (一) 同一事事由内的的归档文文件排列列 同同一事由由内归档档文件的的排列，最最简单的的方法是是按文件件形成时时间的先先后顺序序，先产产生的排排列在前前，后产产生的排排列在后后；或者者按文件件的重要要程度排排列，相相对重要要的文件件放在前前面，其其他的文文件放在在后面。(二) 不不同事由由间的归归档文件件排列 不不同事由由归档文文件的排排列可以以有多种种方法，包包括时间间、重要要程度等等。 1、 按不同同事由形形成时间间的先后后顺序排排列 事事由的形形成时间间即事由由的办结结时间。这这种方法法只要求求将

31、不同同事由的的文件，按按其办结结时间的的先后顺顺序排列列，而不不必考虑虑其他因因素。这这种方法法比较简简单，更更适用于于实行“随办随随归”的机关关。一般般同一事事由的文文件办理理完毕后后，就可可以将相相关文件件整理完完毕归档档保存。这这样，不不同事由由的归档档文件自自然就按按照形成成时间的的先后排排列起来来。采用用年终集集中整理理的机关关，也可可以按事事由办结结时间排排列不同同事由的的文件。 2、按按事由的的重要程程度排列列 将将主要职职能或重重要活动动形成的的文件排排在前面面。其他他工作形形成的文文件材料料排在后后面，或或将综合合性工作作排在前前面，具具体业务务工作排排在后面面。例如如，某局

32、局法规处处，可将将本年度度通过的的各项法法规文件件的相关关材料排排在前面面，然后后再排监监督检查查等其他他工作形形成的文文件材料料。 3、按按事由具具有的共共同属性性分别集集中排列列 (1) 按责任任者或承承办部门门分别集集中排列列。例如如设处的的机关，一一般以处处为单位位整理归归档，不不同事由由的归档档文件进进行排列列时，可可以将不不同科(室)形形成的文文件分别别集中排排列。 (2) 按照不不同问题题分别集集中排列列。采用用此方法法，一般般都是为为了在手手工管理理条件下下为检索索提供更更多的方方便。这这里的问问题是指指小问题题，与文文书立卷卷时分类类方案中中的细类类比较相相似，比比如同一一机

33、构的的不同职职能。此此类问题题相对固固定时，机机关档案案部门可可事先规规定各问问题间排排列的先先后顺序序。例如如，机关关人事部部门，可可以将干干部调配配、职称称评定、出出国审查查等问题题所属的的不同事事由形成成的文件件分别集集中排列列。 会会议文件件、统计计报表等等成套性性文件可可集中排排列。第六讲 归归档文件件的编号号 归归档文件件编号是是指将归归档文件件在全宗宗中的位位置标识识为符号号，并以以归档章章的形式式在归档档文件上上注明。通通过编号号，使归归档文件件在全宗宗中的位位置得以以确定，并并为后面面的编目目工作及及将来查查找利用用时的实实体存取取提供条条件。 件件号即文文件排列列顺序号号，

34、分为为室编件件号和馆馆编件号号两种。室室编件号号应在分分类方案案的最低低一级类类目内按按文件排排列顺序序从“”开始标标注。 盖盖章：要要以归档档章的形形式逐件件标识在在每一件件归档文文件上，以以明确归归档文件件在全宗宗中的位位置。 归归档章的的项目包包括全宗宗号、年年度、保保管期限限、机构构或问题题、室编编件号、页页数、馆馆编件号号、盒号号等项目目。 归归档章式式样如图图：全 宗 号年 度保管期限机构或问题室编件号页 数馆编件号盒 号归档章一般般应加盖盖在归档档文件首首页上端端居中空空白位置置，如果果机关发发文有文文件签发发单的，或或收文有有文件处处理单的的，也放放在前面面作为首首页加盖盖归档

35、章章。文件件首页确确无盖章章位置或或重要文文件须保保持原貌貌的，可可另附纸纸页在文文件前面面加盖归归档章。归归档章尽尽量不要要压住文文件字迹迹，也不不宜与批批示文件件和收文文章等交交叉。第七讲 归归档文件件的编目目 编编目是指指编制归归档文件件目录，即即应按照照分类、排排列的结结果，逐逐类、逐逐件编制制目录，以以系统、全全面地揭揭示归档档文件的的原貌。 编编目应以以“件”为单位位进行，在在目录中中一件也也只体现现为一条条条目。如如来文与与复文作作为一件件时，在在归档文文件目录录中只对对复文进进行编目目，通过过检索复复文来实实现对相相应来文文的查找找。一、归档文文件目录录的项目目填写 归归档文件

36、件目录包包括件号号、责任任者、文文号、题题名、日日期、页页数和备备注等项项目。 11、件号号：指室室编件号号。 22、责任任者：指指制发文文件的组组织或个个人，即即文件的的发文机机关或署署名者，可可以是一一个机关关或机关关内部的的一个机机构，也也可以是是几个机机关，或或者一个个人或若若干人。填填写时，一一般应使使用全称称或通用用简称，不不能使用用“本部”、“本局”等含义义不明，难难以判断断的简称称；也不不能打点点或用“同前”、“同上”等字样样代替。联联合发文文，责任任者过多多时可以以省略，但但立档单单位是责责任者的的必须抄抄录。对对白头文文件，应应根据文文件内容容、形式式等特征征加以考考证并填

37、填写。 33、文号号：填写写文号时时应照实实抄录，字字号齐全全。 44、题名名：即文文件标题题，完整整的题名名由责任任者、问问题、文文种3个个部份组组成，例例市档档案局关关于加强强档案安安全保管管的通知知，也也有的直直接由问问题和文文种组成成。 一一般情况况下，文文件只有有一个标标题，填填写时照照实抄录录，有的的文件还还有副题题名或并并列题名名，正题题名能够够反映文文件内容容时，副副题名一一般无需需抄录，并并列题名名需要时时与正题题名一并并抄录。 有有的文件件没有题题名，或或题名含含义不清清，不能能揭示或或不能全全面揭示示文件内内容，应应根据文文件内容容重新拟拟写和补补充标题题。 些些归档文文

38、件的附附件独立立性强，也也可在正正件题名名后抄录录附件题题名，外外加“( )”号，例例“关于进进一步加加强我市市城市建建设的意意见(附附：城市市建设管管理规划划)”20010312 5、日日期： 即文件件的形成成时间，填填写时应应以8位位阿拉伯伯数字标标注年、月月、日，如如： 220011年3月月24日日，标注注为 22001103224，也也可填成成两行（ ）。 对未注注明日期期或日期期不清的的， 应应根据文文件内容容加以考考证填写写。 66、页数数：填写写一件文文件的总总页数，用用以统计计和核对对。 77、备注注：用于于填写归归档文件件需要补补充和说说明的情情况，包包括密级级、缺损损、修改

39、改、补充充、移出出、销毁毁等，如如需要说说明的条条目太多多时可在在备注栏栏中加注注“”，将具具体内容容填入备备考表中中。 在在表格右右上方设设置有归归档文件件所属“机构(问题)”和“盒号”，便于于准确查查找和归归位。 归归档文件件目录的的式样、填填写参见见附件11。 填填写归档档文件目目录项目目时应采采用符合合档案保保护要求求的字迹迹材料(碳素墨墨水或蓝蓝黑墨水水)。已已采用计计算机档档案管理理的单位位，可直直接录入入计算机机，使用用档案管管理软件件自动生生成并打打印出目目录。二、归档文文件目录录装订 归归档文件件目录应应单独装装订成册册并编制制封面，一一式二份份。 归归档文件件目录装装订可以

40、以按机构构(问题题)、年年度、保保管期限限等分类类装订，并并用口取取纸或文文字注明明，以便便管理、查查找利用用。 归归档文件件目录封封面设置置全宗名名称、年年度、保保管期限限、机构构(问题题)等项项目，式式样及填填写见附附件4。第八讲 归档档文件装装盒 装装盒是归归档文件件整理工工作中的的一个重重要环节节，它包包括将归归档文件件按件号号顺序装装入档案案盒、填填写备考考表、编编制档案案盒封面面及盒脊脊等工作作内容。 归归档文件件应严格格按照排排列编制制好的件件号先后后顺序装装入档案案盒，与与归档文文件目录录中的相相应条目目排列顺顺序完全全一致，保保证检索索到文件件条目后后能对应应地查找找到文件件

41、实体，当当利用完完毕后能能及时准准确放回回原位。否否则，该该文件就就可能成成为“死档”。 装装盒时，应应按照分分类方法法的不同同，将不不同类别别的归档档文件装装入不同同的档案案盒中。如如果不同同类别的的归档文文件混装装在同一一盒中，必必然会造造成盒脊脊项目设设置的混混乱，同同一栏目目填写时时内容也也会杂乱乱不堪。 装装盒的具具体要求求是：不不同形成成年度的的归档文文件不应应放入同同一档案案盒；不不同保管管期限的的归档文文件不应应放入同同一档案案盒；分分机构(问题)的情况况下，不不同机构构(问题题)形成成的归档档文件不不应放入入同一档档案盒。 装装盒时应应注意以以下问题题：应视视文件的的厚度选选

42、择适宜宜的档案案盒，尽尽量做到到文件装装盒后与与档案盒盒形成一一个整体体，站立立放置时时不至于于使文件件弯曲受受损；依依次装盒盒，一盒盒装满后后，顺次次装入下下一盒即即可。 档档案盒封封面填写写。封面面上应在在已有的的双横线线下填写写全宗名名称，即即立档单单位机构构名称，全全宗名称称必须是是立档单单位的全全称或规规范、通通用的简简称。 档档案盒盒盒脊项目目填写。档档案盒盒盒脊应根根据摆放放方式的的不同，在在盒脊或或底边设设置各检检索项，包包括全宗宗号、年年度、保保管期限限、机构构(问题题)、起起止件号号和盒号号等。采采用竖式式和横式式两种档档案盒时时，竖式式与横式式格式基基本一致致。盒脊脊式样及及盒脊上上各项的的位置及及栏目见见附件33。 各各项目的的填写要要求整齐齐、划一一。具体体填写要要求如下下： 全全宗号 全宗号号栏内按按同级档档案馆给给定的全全宗号填填写；暂暂未给定定的可先先空置；档案无无需移交交的可不不填写。 年年度 年年度栏内内填写盒盒内文件件的形成成年度(4位数数字横排排)。 保保管期限限 保管管期