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1、档案员培训班讲义第一讲：归档文件整理规则 一一、概述述：归档案文文件整理理规则是是经全国国档案工工作标准准化技术术委员会会第八次次年会审审查通过过，正式式批准为为国家档档案局推推荐性行行业标准准。归归档文件件整理规规则规规定了以以“件”为为单位整整理归档档文件的的方法。因因此，实实行了几几十年的的案卷级级整理方方法，完完成了它它的历史史使命。归归档文件件的整理理单位由由“卷”改改为“件件”，档档案界称称为“文文书立卷卷改革”。下面，我们们来了解解一下几几个基本本定义：二、基本定定义：1、归档文文件：立立档单位位在其职职能活动动中形成成的，办办理完毕毕的，应应当作为为文书档档案保存存的各种种纸质
2、文文件材料料。同学们要注注意，这这个定义义是由三三个要素素组成：（1）本单单位职能能活动中中形成的的；（22）已办办理完毕毕的；（3）应当作为文书档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。2、归档文文件整理理：将归归档文件件以件为为单位进进行装订订、分类类、排列列、编号号、编目目、装盒盒，使之之有序化化的过程程。3、件：归归档文件件的整理理单位。一一般以一一份文件件为一件件。但是还要注注意几种种情况：正本与与定稿为为一件；正文与与附件为为一件；原稿与与复制件件为一件件；转发发文与被被转发文文为一件件；报表表、名册册、图册册等一册册（本）为为一件；来文与与复文可可为一件件。这几几种情况况是由几
3、几份文件件组成，也也是作为为一件对对待。三、整理原原则：P11111、遵循文文件的形形成规律律。2、保持文文件之间间的有机机联系。3、区分不不同价值值。4、便于保保管利用用。四、质量要要求：1、归档文文件应齐齐全完整整。2、破损的的文件应应予以修修整。3、字迹模模糊或易易褪变的的文件应应予以复复制。4、书写材材料、纸纸张、装装订材料料等应符符合档案案保护要要求。前面的内容容我们只只要作个个大概的的了解一一下就行行了。下下面，我我们重点点来学习习“归档档文件的的整理方方法”。五、整理方方法、步步骤：整理方法、步步骤我们们分100步来讲讲。1、分清文文件材料料的年度度（在几几个年度度的文件件材料一
4、一次整理理的情况况下才有有的一步步。按照照档案法法的规定定，档案案是一年年一整理理，但是是在实际际工作当当中，）。2、清除不不须归档档的文件件材料主要有以下下四种情情况：（1）上级级机关文文件材料料中，普普发性不不需本机机关办理理的文件件材料，任任免、奖奖惩非本本机关工工作人员员的文件件材料，供供工作参参考的抄抄送件等等（2）重份份文件。是是指同一一字号、内内容的双双份或多多份文件件。（3）同级级机关文文件材料料中，不不需贯彻彻执行的的文件材材料，不不需办理理的抄送送件（如如：局与与局之间间的不需需贯彻执执行、不不需办理理文件材材料），。（4）下级级机关文文件材料料中，供供参阅的的简报、情情况
5、反映映、抄报报件。3、装订（1）归档档文件按按件装订订。一般般以每份份文件为为一件。特特殊情况况按件的的组合方方法组合合成一件件。（2）件的的组合：把应当当作为一一件的几几个材料料装订在在一起，编编目时原原则也只只体现为为一条条条目。有有以下几几种情况况：正本与定稿稿为一件件；正文文与附件件为一件件；原稿稿与复制制件为一一件；转转发文与与被转发发文为一一件；报报表、名名册、图图册等一一册（本本）为一一件；来来文与复复文可为为一件。在具体做法法上要注注意以下下几点：P1113文件正文文与不同同稿本。文文件的正正本与定定稿为一一件，但但定稿过过厚不易易装订的的，也可可单独作作为一件件；重要要的文件
6、件（如法法律、法法规等）须须保留历历次修改改稿的，其其正本与与历次稿稿各为一一件。正文与附附件。附附件作为为正文的的补充说说明或参参考材料料，一般般来说，正正文与附附件为一一件；如如果附件件数量较较多或者者太厚不不易装订订时，也也可各为为一件。正文与文文件处理理单等。文文件处理理单应当当与文件件作为一一件，原原件与复复制件作作为一件件。此处处复制件件是指由由于制成成材料、字字迹材料料等不利利于档案案保管的的文件，以以及使用用中出现现破损的的文件，需需复制后后归档。这这类复制制件应当当与原件件作为一一件。批转、转转发文件件与被批批转、转转发文件件。批转转、转发发文件与与被批转转、转发发文件是是一
7、份文文件的不不同部分分，应当当作为一一件。报表、名名册、图图册等一一般每册册（本）内内容都相相对完整整，具有有独立的的检索价价值，因因此应当当按其本本来的装装订方式式，一册册（本）作作为一件件。来文与复复文。此此处来文文与复文文包括请请示与批批复、报报告与批批示、问问函与复复函等。此此类文件件可以作作为一件件，也可可分别各各作为一一件，具具体处理理方式可可以由单单位视情情况掌握握。（3）去除除金属物物：去除除订书针针、回型型针等金金属物。（4）分件件装订：可用线线装、不不锈钢夹夹子装订订。（当当然还有有一些其其他的材材料）。我我们一般般采用线线装比较较好（在在实践工工作中，我我们一般般把薄“件
8、件”用缝缝纫机踩踩，厚“件件”用“三三孔一线线”装订订）。4、加盖归归档章（1）归档档章设置置项目：全宗号号、年度度、保管管期限、件件号（含含室编件件号和馆馆编件号号）、机机构（问问题）选选择项等等。归档档章规格格为：长长45MMM，宽116MMM，分为为均匀的的6格。式式样如下下：（实实体的归归档章为为6个空格格，刻章章时可不不把字刻刻出来。）归档章样式式：全宗号年度室编件号机构（问题题）保管期限馆编件号（2）加盖盖归档章章的位置置：归档档章一般般应当加加盖在归归档文件件首页上上端居中中或居右右的空白白位置。如如果领导导批示占占用了上上述位置置，也可可加盖在在首页其其他空白白处，但但以上端端
9、为宜。5、归档文文件的分分类归档文件的的分类，是是指全宗宗内归档档文件的的实体分分类，包包括选择择分类方方法、制制定分类类方案、文文件归类类等工作作。下面，我们们首先来来了解一一下几种种分类方方法：PP1144（1）按年年度分类类：就是是根据形形成和处处理文件件的年度度对归档文件进进行分类类。第份份文件都都有形成成时间，有有的文件件还有针针对时间间，如“2008年度工作总结、2009年度工作计划”，这份文件既有形成（落款）年度，又有针对年度时，分年度时，就以文件的成文日期（落款或签发日期）确定所属年度。所以，文书立卷改革取消了按针对年度归类的做法。下面还有几种情况，按以下方式确定所属年度归档：
10、计划、规规划、总总结、预预决算、统统计报表表以及法法规性文文件等内内容涉及及不同年年度的文文件，统统一按成成文（落落款）日日期为准准。电报报则以发发出的日日期，判判定文件件所属年年度归档档。 跨年度度召开的的会议，分分类时统统一归入入会议闭闭幕年度度整理归归档（220088年122月299日召开开，20009年年1月33日结束束的会议议，材料料放20009年年归档）。 查处案案件中形形成的文文件材料料，分类类时统一一归入办办结年度度归档（不不管案子子办了几几年，哪哪怕办了了10年长长的时间间，一律律都统一一归入办办结年度度归档）。 几份文文件作为为一件时时，分类类时统一一以装订订在前面面文件的
11、的年度进进行归档档。 没有落落款日期期的文件件材料，应应当通过过对照等等手段考考证文件件的准确确日期或或推定近近似日期期，据以以按年度度归档。 对在有有专门年年度中形形成的文文件材料料，如教教学年度度，应当当按照专专门年度度归档。 临时性性机构，存存在时间间长（22年以内内），文文件材料料较少，形形成的文文件可以以不分年年，放在在工作结结束年度度归档；如果每每年文件件数量较较多，也也可以分分散在各各个年度度内归档档。（2）按机机构分类类：就是是根据文文书处理理阶段形形成和处处理文件的的承承办单位位对归档档文件进进行分类类。原则则上一个个机构设设置一个个类，机机构名称称就是类类名（如如业务股股、
12、办公公室、库库房管理理股等）。各各类的次次序可按按照立档档单位机机构序列列表的规规定或习习惯上的的顺序来来排列。采用机构分分类法，原原则上以以发文机机构的名名称归入入该机构构的类中中。但是是，下列列4种情况况的文件件材料的的处置方方法是：业务部门门起草，以以机关或或办公厅厅（室）名名义发文文的，如如果内容容属该部部门职责责或业务务范围，则则应当归归入负责责起草文文件的机机构类中中，否则则归入负负责发文文的综合合机构。由几个机机构共同同承办处处理的文文件一般般归入主主办机构构。立档单位位内设的的临时机机构，应应和其他他机构同同样设类类，形成成的归档档文件归归入该类类保存。立档单位位职能机机构下，
13、又又设机构构的，一一般按上上一级职职能机构构进行分分类；业业务独立立性强、职职能重要要的，也也可选择择职能机机构下设设机构进进行分类类（如“办办公室下下又设秘秘书科”）。（3）按问问题分类类按问题分类类，就是是按照文文件内容容所说明明的问题题对归档档文件分分类。采用按问题题分类，只只有在不不适合按按机构分分类时，才才采用。不不能同时时采用机机构分类类法。问问题类别别与类名名，应当当根据内内部机构构的职能能来设置置，不能能按文种种设“材材料类”、“文文件类”、“电电报类”、“通通知类”等等。而应应当按具具体职能能设类，如如“党群群类”、“业业务类“等等。（4）按保保管期限限分类按保管期限限分类，
14、就就是根据据国家档档案局规规定的文文书档案案保管期期限对归归档文件件进行分分类。对对在20006年年以前形形成的文文书档案案就按119877年12月4日国家家档案局局发布的的机关关档案保保管期限限的规定定，把把它分为为永久、长长期、短短期；对对20006年以以后形成成的文书书档案则则按国家家档案局局20006年12月18日颁颁发的机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定，把把它分为为永久和和定期，定定期又分分为300年和100年。（5）复式式分类法法我们整理归归档文件件时，不不能单独独采用任任何一种种分类方方法，都都必须由由两种以以上分类类法组成成一种复复式分类类方法进进行整理
15、理归档文文件。下下面介绍绍几种复复式分类类法：年度机机构保保管期限限分类法法。就是将归档档文件按按年度分分类，每每个年度度下按机机构分类类，再在在组织机机构下面面按保管管期限分分类。此分类方案案为：2007年年：办公公室永久、30年、10年业务股永久、30年、10年人事股永久、30年、10年 2008年年：办公公室永久、30年、10年业务股永久、30年、10年人事股永久、30年、10年 2009年年：保管期限限年度度机构构分类法法。就是先将归归档文件件按保管管期限分分类，每每个保管管期限下下按年度度分类，再再在年度度下面按按机构分分类。此分类方案案为：永久：20007年年办公室室业务股股人事股
16、股2008年年办公室室业务股股人事股股2009年年30年：220077年办公室室业务股股人事股股2008年年办公室室业务股股人事股股2009年年10年：220077年办公室室业务股股人事股股2008年年办公室室业务股股人事股股2009年年年度问问题保保管期限限分类法法就是先将归归档案文文件按年年度分类类，每个个年度下下按问题题分类，再再在问题题下面按按保管期期限分类类。此分类方案案为：2007年年：党群群类永久、30年、10年业务类永久、330年、110年行政类永久、330年、110年2008年年：党群群类永久、30年、10年业务类永久、330年、110年行政类永久、330年、110年2009
17、年年：保管期限限年度度问题题分类法法就是将归档档文件按按保管期期限分类类，每个个保管期期限下按按年度分分类，再再在年度度下面按按问题分分类。此分类方案案为：永久：20007年年党党群类、业业务类、行行政类2008年年党党群类、业业务类、行行政类2009年年30年：220077年党群类类、业务务类、行行政类2008年年党党群类、业业务类、行行政类2009年年10年：220077年党群类类、业务务类、行行政类2008年年党党群类、业业务类、行行政类2009年年除以上4种种方法外外，我向向大家推推荐一种种比较好好或者说说比较适适合在座座的各位位各自单单位归档档文件归归档的分分类方法法（因为为你们所所
18、在的机机关都是是县级以以下的机机关）：保管期限限年年度分类类法这种方法就就是在保保管期限限下面，按按年度分分类。这这种方法法适用于于县、市市（区）以以下内部部机构设设置简单单或每年年形成文文件材料料数量少少的机关关。操作作起来简简便易行行。此分类方案案为：永久：20007年年、20008年年、20009年年30年：220077年、220088年、220099年10年：220077年、220088年、220099年这里要注意意几点：本单位位归档文文件的分分类方法法应当保保持相对对稳定，使使分类体体系具有有连续性性，便于于查找利利用。也也就是说说分类方方法一旦旦确定，一一般不要要随便改改变，确确需
19、要调调整时，最最好从一一个新的的阶段开开始，不不要将已已归档的的文件打打乱重整整。调整整的情况况要在全全宗介绍绍中说明明。6、归档文文件的排排序（“件件”的排排列）件的排列是是指在分分类方案案的最低低一级类类目内，按按事由结结合时间间、重要要程度等等排列。会会议文件件、统计计报表等等成套性性文件可可集中排排列。这这里的强强调的“事事由原则则”，即即同一事事由的相相关文件件应当排排列在一一起。如如一件具具体的事事，或一一个具体体的问题题，或一一段紧密密性的工工作过程程等。下面，我们们来分别别加以说说明：（1）同一一事由的的排列（如如都干部部任免的的文件）：按文件件形成时时间的先先后顺序序，成文文
20、日期在在前的文文件排列列在前，在在后的排排列在后后；或按按文件的的重要程程度排列列，相对对重要的的放在前前面，其其他的放放在后面面。（2）不同同事由的的排列：按是时时间、重重要程度度等多种种方法。具具体可按按以下几几种方法法处理：按不同事事由形成成时间的的先后顺顺序排列列；按按事由的的重要程程度排列列，主要要职能文文件或重重要活动动文件排排在前，其其他工作作形成的的文件材材料排在在后，或或将综合合性的排排在前，具具体业务务工作排排在后；按事事由具有有的共同同属性分分别集中中排列，即即按责任任者或承承办部门门分别集集中排列列、按不不同问题题分别集集中排列列、按文文件的“成成套性”排排列等。7、编
21、件号号（含填填写归档档章）编件号：就就是归档档文件应应当依分分类方案案和排列列的顺序序逐件编编号，是是将归档档文件在在全宗中中的位置置标识为为符号。并并同时填填写归档档章的其其他项目目。填写的具体体项目及及要求如如下：（1）编件件号。分分为室编编件号和和馆编件件号。室编件号号是将归档文文件在分分类方案案的最低低一级类类目内的的排列顺顺序号。就就是在不不同的保保管期限限内，按按文件排排列的顺顺序从“1”开始标注流水号。流水号要注意一年一断号，即第二年的归档文件的流水号要重新从“1”开始编写。馆编件号号馆编件号，在在整理归归档文件件时一般般不要编编写，只只是预留留一个位位置而已已。那么么，为什什么
22、要设设置这一一项呢？这是专专为档案案馆设置置的。因因为档案案在移交交档案馆馆后，档档案馆要要对移交交进馆的的档案进进行监定定、整理理。如将将部分档档案抽出出、补入入等，使使目录中中的件号号出现断断号现象象，从而而增加了了档案馆馆管理工工作的难难度，有有必要重重新编制制件号。这这样便于于档案的的查找利利用。（2）全宗宗号全宗号是档档案馆给给立档单单位的代代号。（3）年度度年度指归档档文件的的形成年年度。填填写时，采采用公元元纪年，以以4位阿拉拉伯数字字表示，不不能简化化。如220099年，不不能写成成09年，应应当写为为“20009”。（4）保管管期限按归档鉴定定时划分分的保管管期限填填写。永永
23、久或330年、100年。（5）件号号件号是按排排列的件件号顺序序依次填填入室编编件号栏栏。在档档案移交交进馆时时，再要要按档案案馆的有有关规定定填写馆馆编件号号。无进进馆任务务的单位位（就是是该单位位的档案案不要移移交进馆馆保存）或或进馆范范围外的的档案（如如10年的的档案）可可空出此此项不填填写。（6）机构构（问题题）此项为选择择项。县县以下的的机关一一般文件件数量少少，只采采用年度度、保管管期限两两种分类类法即可可满足整整理工作作的需要要，无须须再分机机构（问问题）。可可以不填填写此项项。若选选择了机机构（问问题）分分类法，才才需要填填写。填写归档章章项目的的书写材材料要求求：应当当使用符
24、符合档案案保护要要求的字字迹材料料，如碳碳素黑水水等，也也可用打打号机打打号。禁禁止用圆圆珠笔、铅铅笔、纯纯蓝黑水水等不耐耐久的书书写材料料进行填填写。8、编写归归档文件件目录以“件”为为单位整整理的归归档文件件，其目目录反映映了全宗宗内归档档文件的的体系结结构，并并是档案案的保管管、鉴定定、检索索、统计计等工作作的依据据与基础础。归档文件目目录包括括件号、文文号、题题名、日日期、页页数和备备注等项项目归档文件件目录式式样：件号责任者文号题名日期页数备注1县档案局东档发200992关于举办档档案员岗岗位培训训班的通通知2009004222223（1）归档档文件目目录的填填写说明明及要求求件号。
25、填填写室编编件号。责任者。指指制发文文件的组组织或个个人，即即文件的的发文机机关或署署名者。填填写时一一般应使使用全称称或通用用简称，注注意不能能使用“本本局”、“本本公司”等等。文号。填填写归档档文件上上的发文文字号。题名。即即填写归归档文件件上的标标题。一一般情况况下，文文件只有有一个题题名（正正题名），填填写时照照实录入入；有的的文件还还有副题题名，当当正题名名能够反反映文件件内容时时，副题题名无须须录入；当文件件没有题题名，或或以文种种作为题题名时（如如：通知知），应应当根据据文件内内容重新新拟写或或补充标标题，并并在新拟拟标题之之外加上上“ ”号号；会议议记录须须重拟题题名时，应应当
26、写明明会议的的时间和和主要内内容；会会议记录录要以一一次会议议的记录录作为一一件，并并拟写题题名（实实践中我我们一般般以一个个年度一一本为一一件）。有有些归档档文件的的附件独独立性强强，或者者附件是是正文的的重要补补充和说说明，在在正件与与附件作作为一件件时，可可在正件件题名后后抄录附附件题名名，外加加“（）”号号。日期。填填写归档档文件的的形成时时间，即即发文时时间（落落款时间间）。填填写时以以8位阿拉拉伯数字字标注年年月日，如如20009年4月22日，标注注为20009004222。也可可做两行行填写。页数。填填写归档档文件的的总页数数。以有有图文的的页面为为一页，空空白页不不计。大大和折
27、叠叠页面按按折叠前前页面数数计算页页面数。来来文与复复文、正正本与定定稿等作作为一件件时，统统计页数数时，将将构成该该件的各各文件页页数相加加伯为该该件的页页数。如如关于+问题题的请示示和批复复分别为为3页和2页，作作为一件件时，该该件页数数应为55页。备注。填填写归档档文件需需要补充充和说明明的情况况。包括括密级、缺缺损、修修改、补补充、移移出、销销毁等等等。（2）填写写归档文文件目录录项目的的字迹要要求。应应当用符符合档案案保护要要求的字字迹材料料，如碳碳素墨水水等，禁禁止使用用圆珠笔笔、铅笔笔、纯蓝蓝墨水等等不耐久久的书写写材料进进行填写写。已采采用计算算机管理理的单位位，可直直接使用用
28、档案管管理软件件生成并并打印目目录。（3）归档档文件目目录应一一式三份份，单独独装订成成册并编编制封面面。封面面格式如如下：全宗名称：衡东县县档案局局年 度度： 20008（归归档文件件整理的的实际年年份）保管期限： 永永久（或或30年年、100年）机构（问题题）：（是是按机构构或问题题归档的的才填写写）归档时间：20009年44月222日（4）目录录及封面面用纸：统一用用国际标标准A44型。9、归档文文件装盒盒（1）装盒盒装盒是将归归档文件件按室编编件号顺顺序装入入档案盒盒，并填填写档案案盒封面面、盒脊脊及备考考表项目目的工作作。我们们在归档档时，首首先，必必须按室室编件号号顺序装装入档案案
29、盒。其其次，应应视文件件的厚度度选择厚厚度适宜宜的档案案盒。再再次，装装盒时并并不要求求同一事事由的归归档文件件必须装装在同一一档案盒盒内，而而是一盒盒装满后后，顺次次装入下下一盒即即可。最最后，备备考表放放在盒内内所有归归档文件件之后。（2）档案案盒的填填写封面填写全全宗名称称；保管管期限用用汉字或或数字表表示（如如永久、30年、10年）；起始件号间用号连接（如2168）；盒号按档案盒上架排列后的顺序流水编制（注意：下年流水号要接着上年流水号顺序编写）。（3）填写写备考表表备考表上设设置的项项目包括括盒内文文件情况况说明、整整理人、检检查人和和日期，各各项的填填写要求求如下：盒内文件件情况说说明。包包括文件件收集的的齐全完完整程度度、文件件本身的的状况（如如字迹模模糊、缺缺损等情情况）。整理人。填填写负责责整理该该盒归档档文件的的人员姓姓名。检查人。填填写负责责检查归归档文件件整理质质量的人人员姓名名。日期。填填写归档档文件整整理完毕毕的日期期。10、文件件归档（上上架或入入柜）归档文件经经整理编编目后即即可按规规定归档档，进入入档案管管理阶段段。