归档文件整理培训4809.docx

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1、方 法 步 骤昭通市档案干部短期业务培训教材归 档 文 件 整 理昭 通 市 档 案 局 编 印 20007年年2月修修订前 言言20000年122月6日日，国家家档案局局发布了了中华人人民共和和国行业业标准DDA/TT22一一20000归归档文件件整理规规则(以下简简称规规则)。 规则则从我我国机关关档案工工作的实实际出发发，适应应档案管管理现代代化的需需要，在在借鉴传传统立卷卷方法合合理因素素的基础础上，对对归档文文件整理理的原则则和具体体方法作作出了规规定。规规则的的实施，是是我国机机关档案案工作的的一次改改革。规规则以以“简化整整理、深深化检索索”为宗旨旨，对原原有的归归档文件件整理方

2、方法“立卷卷”进行了了改革，推推行文件件级整理理，大幅幅度简化化了整理理中的手手工操作作，降低低了劳动动强度。规则则兼顾顾了计算算机和手手工两种种管理方方式，兼兼顾了机机关档案案室和档档案馆的的管理需需要，为为档案管管理手段段的创新新创造了了良好的的环境和和条件，为为规范电电子文件件归档整整理方法法奠定了了基础，也也将有力力地促进进机关文文档一体体化管理理。 20002年,为配合合规则则的贯贯彻实施施，在全全市推行行实施新新的归档档文件整整理规则则，市档档案局组组织业务务人员对对规则则进行行了学习习，通过过考察、参观，借借鉴了许许多地方方的先进进经验和和成功做做法，结结合昭通通实际，编编写了本

3、本教材。该教材材阐述了了规则则的主主要原则则和精神神，概述述了归档档文件整整理的操操作步骤骤和具体体方法，是是各级档档案部门门、广大大档案工工作者研研究、教教学、学学习、推推广、实实施规规则的的重要参参考材料料和培训训教材。20066年122月188日，国国家档案案局第88号令发发布了机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定（以以下简称称规定定），119877年颁布布的国国家档案案局关于于机关档档案保管管期限的的规定和和机关关文件材材料归档档范围和和不归档档的范围围同时时废止。规定定的发发布施行行，标志志着我国国档案法法制化建建设取得得了新的的成果，对对正确界界定文件件材料归归

4、档范围围、准确确划分文文书档案案保管期期限，及及时开展展档案价价值鉴定定工作，确确保档案案资料的的齐全、完整将将起到积积极的推推动作用用。 为做好好规定定的推推行实施施和业务务培训工工作，市市档案局局业务骨骨干对教教材进行行了修订订和完善善，以适适应广大大档案干干部学习习规定定的需需要。编 写：昭昭通市档档案局修订组成成员：易易正春 陈光光德 杨应焦焦 朱朱 兰兰审 定： 易正春春统 稿： 杨应焦焦 朱朱 兰兰执 笔： 杨应焦焦 朱朱 兰兰修 订 时 间间： 220077年2月月修订目 录 1. 第一一讲 归档文文件的收收集.11 2. 第二讲讲 归归档文件件的价值值鉴定.1 3. 第三讲讲

5、归归档文件件的装订订.4 4. 第四讲讲 归归档文件件的分类类.4 5. 第五讲讲 归归档文件件的排列列.8 6. 第六讲讲 归归档文件件的编号号.110 7. 第七讲讲 归归档文件件的编目目.111 8. 第八讲讲 归归档文件件装盒.113 9. 第九讲讲 规规则与与计算机机档案管管理.115 10.归档文文件整理理流程图图.18 11. 附件件1: 归档档文件目目录的式式样及填填写.199 12.附件22: 盒内备备考表式式样及填填写.20 13.附件33: 档案盒盒盒脊式式样.21 14.附件44: 归档文文件目录录封面式式样及填填写.22 15.附件 5：文文书档案案保管期期限表第一讲

6、 归归档文件件的收集集 一一、收集集概述 归档文文件的收收集是指指按照国国家有关关规定，对对国家机机关、社社会组织织以及个个人从事事公务活活动所形形成的各各种方字字、图表表、声像像、实物物等文件件材料进进行收集集的过程程。 收集工工作是档档案整理理、保管管、利用用的基础础，是其其他业务务环节的的前提条条件，是是贯彻档档案工作作基本原原则、维维护历史史真实面面貌的基基本途径径，是衡衡量档案案室工作作的重要要标尺。二、收集集文件 收集文文件总的的原则是是齐全完完整。所所谓齐全全完整是是指要把把单位各各科、室室、股所所应该归归档的全全部文字字材料、图表、声像、实物等等各种门门类、各各种载体体的材料料

7、收集起起来，个个人在公公务活动动中形成成的文件件材料也也在收集集的范围围，特别别要注意意对单位位会议记记录的收收集。收收集方法法上要注注意两点点： 一是注注意平时时收集，即即平时将将某次会会议或处处理某件件事、解解决某个个问题所所形成的的文字材材料收集集起来；平时注注意将单单位领导导或同志志外出开开会、出出差、商商定事项项所带回回的文件件、材料料收集起起来；平平时注意意将报刊刊杂志直直接反映映本单位位人和事事的篇目目剪辑收收集起来来。二是是注意年年终收集集，即年年终要把把本单位位收发文文本上作作了登记记的全部部文件材材料收集集起来；年终还还要注意意把那些些虽没作作收发文文登记，但但仍属本本单位

8、形形成的文文件、材材料、图图表、声声像、实实物全部部收集起起来；年年终还要要做好财财会、基基建等专专门档案案和科技技档案的的收集。第二讲 归归档文件件的价值值鉴定 归档文文件的价价值鉴定定是整个个档案鉴鉴定工作作的首要要环节，这这一环节节包括两两个方面面。第一， 凡属机机关归档档范围的的文件材材料，必必须按有有关规定定向本机机关负责责档案工工作的部部门移交交，实行行集中统统一管理理，任何何个人不不得据为为己有或或拒绝归归档。在在机关文文件归档档时，对对文件能能否转化化为档案案进行“资格审审定”，确定定其是否否属于归归档的范范围，同同时剔除除没有保保存价值值的文件件材料和和重份文文件，作作勿需归

9、归档处理理，按规规定手续续予以销销毁，防防止有文文必档现现象发生生。按照照20006年国国家档案案局发布布的第88号令机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定， 机关文文件材料料归档范范围是： （一一）反映映本机关关主要职职能活动动和基本本历史面面貌的，对对本机关关工作、国家建建设和历历史研究究具有利利用价值值的文件件材料； （二二）机关关工作活活动中形形成的在在维护国国家、集集体和公公民权益益等方面面具有凭凭证价值值的文件件材料； （三三）本机机关需要要贯彻执执行的上上级机关关、同级级机关的的文件材材料；下下级机关关报送的的重要文文件材料料； （四四）其他他对本机机关工作作具

10、有查查考价值值的文件件材料。机关文件件材料不不归档范范围是： （一一）上级级机关的的文件材材料中，普普发性不不需本机机关办理理的文件件材料，任任免、奖奖惩非本本机关工工作人员员的文件件材料，供供工作参参考的抄抄件等； （二二）本机机关文件件材料中中的重份份文件，无无查考利利用价值值的事务务性、临临时性文文件，一一般性文文件的历历次修改改稿、各各次校对对稿，无无特殊保保存价值值的信封封，不需需办理的的一般性性人民来来信、电电话记录录，机关关内部互互相抄送送的文件件材料，本本机关负负责人兼兼任外单单位职务务形成的的与本机机关无关关的文件件材料，有有关工作作参考的的文件材材料； （三三）同级级机关的

11、的文件材材料中，不不需贯彻彻执行的的文件材材料，不不需办理理的抄送送文件材材料； （四四）下级级机关的的文件材材料中，供供参阅的的简报、情况反反映，抄抄报或越越级抄报报的文件件材料。 第二，对对进入归归档范围围的文件件材料，根根据其价价值不同同确定保保管期限限。档案案保管期期限的划划分，按按照20006年年国家档档案局发发布的第第8号令令机关关文件材材料归档档范围和和文书档档案保管管期限规规定，文文书档案案的保管管期限分分为永久久、定期期两种，定定期一般般分为330年、10年年。 永久保保管的文文书档案案主要包包括： (一)本机关关制定的的法规政政策性文文件材料料； (二)本本机关召召开重要要

12、会议、举办重重大活动动等形成成的主要要文件材材料； (三)本机关关职能活活动中形形成的重重要业务务文件材材料； (四)本机关关关于重重要问题题的请示示与上级级机关的的批复、批示，重重要的报报告、总总结、综综合统计计报表等等； (五五)本机机关机构构演变、人事任任免等文文件材料料； (六六)本机机关房屋屋买卖、土地征征用，重重要的合合同协议议、资产产登记等等凭证性性文件材材料； (七七)上级级机关制制发的属属于本机机关主管管业务的的重要文文件材料料； (八八)同级级机关、下级机机关关于于重要业业务问题题的来函函、请示示与本机机关的复复函、批批复等文文件材料料。 定期保保管的文文书档案案主要包包括

13、： （一一）本机机关职能能活动中中形成的的一般性性业务文文件材料料； （二二）本机机关召开开会议、举办活活动等形形成的一一般性文文件材料料； （三三）本机机关人事事管理工工作形成成的一般般性文件件材料； （四四）本机机关一般般性事务务管理文文件材料料； （五五）本机机关关于于一般性性问题的的请示与与上级机机关的批批复、批批示，一一般性工工作报告告、总结结、统计计报表等等； （六六）上级级机关制制发的属属于本机机关主管管业务的的一般性性文件材材料； （七七）上级级机关和和同级机机关制发发的非本本机关主主管业务务但要贯贯彻执行行的文件件材料； （八八）同级级机关、下级机机关关于于一般性性业务问问题

14、的来来函、请请示与本本机关的的复函、批复等等文件材材料； （九九）下级级机关报报送的年年度或年年度以上上计划、总结、统计、重要专专题报告告等文件件材料。机关形形成的人人事、基基建、会会计及其其他专门门文件材材料的归归档范围围和档案案保管期期限，按按国家有有关规定定执行。 在编制制本机关关或本系系统文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限表时，应应全面分分析和鉴鉴别本机机关或本本系统文文件材料料的现实实作用和和历史作作用，准准确界定定文件材材料的归归档范围围和划分分档案保保管期限限。 各各机关应应根据机机关文件件材料归归档范围围和文书书档案保保管期限限规定，结结合本机机关职能能和各部部门工

15、作作实际，编编制本机机关的文文件材料料归档范范围和文文书档案案保管期期限表，经经同级档档案行政政管理部部门审查查同意后后执行。一般说说，本单单位形成成的文件件、材料料最为重重要，绝绝大多数数都属永永久。 文书档档案保管管期限表表。（见见附件55）第三讲 归归档文件件的装订订 归档文文件以“件”为单位位进行装装订。一一般以每每份文件件为一件件，原件件与复制制件为一一件，转转发文与与被转发发文为一一件，报报表、名名册、图图表等一一册(本本)为一一件，来来文与复复文可为为一件。 归档文文件在装装订前对对不符合合要求的的归档文文件进行行必要的的修整，如如：对破破损文件件的修裱裱，对字字迹模糊糊或易褪褪

16、变的文文件进行行复制，对对超大纸纸张的折折叠，去去除易锈锈蚀的金金属物等等。 归档文文件装订订前必须须按顺序序进行排排列。一一般顺序序如下：正本在在前，定定稿在后后；转发发文在前前，被转转发文在在后；复复文在前前，来文文在后；汉文本本在前，少少数民族族文字本本在后。不同文文字的文文本，无无特殊规规定的，中中文本在在前，外外文本在在后。有有文件处处理单的的，可放放在最前前面，这这样可以以作为首首页加盖盖归档章章，从而而更好地地保护正正本的原原始面貌貌。 装订时时应将“件”内的各各页按一一定方式式对齐，采采用左上上角装订订的，将将左、上上侧对齐齐；采用用左侧装装订的应应将左、下侧对对齐。装装订材料

17、料采用符符合档案案保护要要求的不不锈钢订订书针，较较厚的文文件也可可采用钢钢夹、塑塑料夹或或线进行行装订。采用不不锈钢订订书针装装订的，一一般只订订一颗针针。第四讲 归归档文件件的分类类 规则则中的的分类，是是指全宗宗内归档档文件的的实体分分类，即即将归档档文件按按其来源源、时间间、内容容和形式式等方面面的异同同，分成成若干层层次和类类别，构构成有机机体系的的过程。分类包包括选择择分类方方法、制制定分类类方案、文件归归类等具具体内容容。规规则虽虽然对归归档文件件整理工工作的许许多环节节进行了了简化，但但分类仍仍然作为为必不可可少的基基本步骤骤留了下下来。一、分类类方法 分类方方法也称称为“分类

18、标标准”、“分类特特征”或“分类原原则”。规规则选选择年度度、组织织机构(问题)和保管管期限作作为通用用的分类类方法，这这三种分分类方法法在各级级单位档档案部门门使用率率最高，并并且反映映了档案案管理的的基本规规律和要要求。 (一) 年度度分类法法 年度分分类法，就就是根据据形成和和处理文文件的年年度对归归档文件件进行分分类。年年度分类类法是运运用得最最广泛的的分类方方法。 运用年年度分类类法时，正正确地判判定文件件的日期期并归入入相应年年度，是是决定分分类质量量的关键键。这里里有几种种情况需需要注意意： 1、文件有有多个时时间特征征 一份文文件往往往有多个个时间特特征，包包括成文文日期、签发

19、日日期、批批准日期期、会议议通过日日期、公公布日期期、发文文和收文文日期等等。分年年度时，一一般来说说应以文文件签发发日期(即落款款日期)为准,据以判判定文件件所属年年度。对对于计划划、规划划、总结结、预决决算、统统计报表表以及法法规性文文件等内内容涉及及不同年年度的文文件，统统一规定定为按文文件签发发日期(即落款款日期)判定文文件所属属年度。例如：19995年形形成的11996620000年工工作规划划，应应归入119955年度；19997年形形成的119966年机关关工作总总结，应应归入119977年；119988年制定定，19999年年生效的的法律法法规，应应归入119988年。 2、跨

20、跨年度形形成的文文件 如召开开会议、处理案案件等等等，可能能会跨年年度形成成文件，分分类时归归入办结结年度。如跨年年度的会会议文件件材料，统统一在闭闭幕年归归档；跨跨年度处处理的案案件形成成的文件件材料，统统一在结结案年归归档。 3、几份文文件作为为一件时时，“件”的日期期 按照规规则规规定，不不只是单单份文件件可作为为一件，正正本与定定稿、原原件与复复制件、来文复复文等也也可作为为一件，这这时判定定“件”的日期期，应以以装订时时排在前前面的文文件的日日期为准准。具体体地说，正正本与定定稿为一一件，以以正本为为准；正正文与附附件为一一件，以以正文为为准；转转发文与与被转发发文为一一件，以以转发

21、文文为准；来文与与复文为为一件，以以复文为为准。 4、文文件没有有标注日日期 文件没没有标注注日期的的，需要要分析文文件内容容、制成成材料、格式、字体以以及各种种标识，通通过对照照等手段段来考证证和推断断文件的的准确日日期或近近似日期期，并据据以按年年度合理理归类。 5、有专门门年度的的分类方方法 如果立立档单位位相当一一部分工工作是按按照专门门年度进进行的，如如教学年年度等，采采用年度度分类法法时，对对这部分分工作中中形成的的文件，就就应按照照专门年年度进行行分类。例如，学学校以学学年为单单位进行行工作，形形成的文文件应按按教学年年度分类类，其他他文件仍仍按一般般年度分分类。综综合管理理时可

22、将将这两种种年度的的文件有有规律地地组织起起来，依依次划分分年度类类别，如如19995年与与1999519996学年年归入同同一类。 (二)、机构构(问题题)分类类法 1、机构分分类法： 采用机机构分类类法时，一一般来说说，有一一个机构构就设置置一个类类，机构构名称就就是类名名。各类类的次序序可按照照本机关关机构序序列表的的规定或或习惯上上的顺序序来排列列。一般般是领导导机构、综合机机构排在在最前面面，再依依次排列列各业务务部门。例如，先先排办公公室，后后排业务务处(室室)、后后勤部门门等。 采用机机构分类类法，原原则上以以哪个机机构名义义发文的的文件就就归入哪哪个机构构的类中中。有些些文件是

23、是由几个个机构共共同处理理的，如如何归类类则须视视具体情情况而定定，有主主办者的的一般归归入主办办机构；以机关关名义发发出的文文件，归归入有关关机构类类中。业业务部门门起草，以以机关或或办公(室)名名义发出出的，如如果内容容属该部部门职责责或业务务，应归归入负责责起草文文件的机机构类，否否则归入入负责发发文的综综合机构构内。 机关单单位内设设置的临临时机构构，应和和其他机机构一样样设类，形形成的归归类文件件归入该该类保存存。如临临时机构构是与该该立档单单位某一一内部机机构合署署办公，并并以该机机构为常常设机构构，那么么形成的的文件应应归入该该内部机机构类；如果临临时机构构涉及两两个以上上的内部

24、部机构，应应根据其其主要职职能以及及形成的的文件内内容、数数量多少少等，由由这些机机构协商商后确定定分类方方法。 2、问题分分类法 问题分分类就是是按照文文件内容容所说明明的问题题对归档档文件进进行分类类。运用用问题分分类法的的立档单单位，大大多参照照本单位位内部组组织机构构的职能能性质来来设置类类别，例例如，将将党委、工会、共青团团等机构构形成的的归档文文件划为为“党群类类”，业务务部门形形成的归归档文件件划为“业务类类”，行政政后勤部部门形成成的归档档文件划划为“行政类类”等等。文件归归类应按按其主要要内容有有规律地地进行，并并保持连连续性，某某个内容容的归档档文件在在去年放放入哪类类中，

25、今今年应归归入同一一类中。(三) 保管期期限分类类法 保管期期限分类类法，就就是根据据划定的的不同保保管期限限对归档档文件进进行分类类。采用用保管期期限分类类法，能能够将不不同价值值的归档档文件从从实体上上区分开开来，使使档案部部门能够够有针对对性地采采取整理理和保护护措施，同同时为库库房排架架管理、档案移移交进馆馆和到期期档案鉴鉴定等管管理工作作提供便便利。 二、复复式分类类与分类类方案 复式分分类法也也称组合合分类法法，就是是将年度度、保管管期限、机构(问题)三种分分类方法法组合运运用的分分类方法法。在机机关档案案室档案案整理中中使用较较多。如如“年度机构(问题)保管期期限”或“保管期期限

26、年年度机机构(问问题)”分类法法等。下下面列举举几种常常用的复复式分类类法，并并对相应应的分类类方案加加以说明明。 (一) 年度度机构构保管管期限分分类法 即先将将归档文文件按年年度分类类，每个个年度下下按机构构分类，再再在组织织机构下下面按保保管期限限分类。这种分分类方法法适用于于内部机机构虽有有变化但但不复杂杂的立档档单位。 (二) 保管管期限年度度机构构分类法法 即先将将归档文文件按保保管期限限分类，每每个保管管期限下下按年度度分类，再再在年度度下面按按机构分分类。这这种分类类方法同同样适用用于内部部机构虽虽有变化化但不复复杂的立立档单位位。 (三) 机构构年度度保管管期限分分类法 即先

27、将将归档文文件按机机构分类类，每个个机构下下按年度度分类，再再在年度度下面按按保管期期限分类类。这种种分类方方法适用用于内部部机构基基本固定定或少有有变化的的立档单单位以及及撤销机机关的文文件整理理归档工工作。 (四) 年度度问题题保管管期限分分类法 即先将将归档文文件按年年度分类类，每个个年度下下按问题题分类，再再在问题题下面按按保管期期限分类类。这种种分类方方法多用用于内部部机构变变化复杂杂，或由由于机构构之间分分工不明明确，文文书工作作不正规规等原因因难以区区分文件件所属机机构，以以及没有有内部机机构或内内部机构构非常简简单等情情况。 (五) 保管管期限年度度问题题分类法法 即先将将归档

28、文文件按保保管期限限分类，每每个保管管期限下下按年度度分类，再再在年度度下面按按问题分分类。 与此类类似的还还有保管管期限问题题年度度分类法法。 (六) 问题题年度度保管管期限分分类法 即先将将归档文文件按问问题分类类，每个个问题下下按年度度分类，再再在年度度下面按按保管期期限分类类。此方方法适用用于撤销销机关的的文件整整理归档档工作或或历史档档案整理理工作。 与此类类似的还还有问题题保管管期限年度度分类。 (七) 年度度保管管期限分分类法 即先将将归档文文件按年年度分类类，再在在年度下下面按保保管期限限分类。这种分分类方法法适用于于内部机机构设置置简单的的基层单单位或小小机关，或或者每年年形

29、成文文件数量量少的机机关。 (八) 保管管期限年度度分类法法 即先将将归档文文件按保保管期限限分类，再再在保管管期限下下面按年年度分类类。这种种分类方方法同样样适用于于内部机机构设置置简单的的基层单单位或小小机关，或或者每年年形成的的文件数数量少的的机关。第五讲 归归档文件件的排列列 归档文文件的排排列是指指在分类类方案的的最低一一级类目目内，按按事由结结合时间间、重要要程度等等排列。一、 排排列方法法 排列的的实际操操作体现现为两步步，即先先按照事事由原则则，将属属于同一一事由的的文件按按一定顺顺序排列列在一起起，再采采用一定定的方法法对不同同事由的的文件进进行排列列。 (一) 同一一事由内

30、内的归档档文件排排列 同一事事由内归归档文件件的排列列，最简简单的方方法是按按文件形形成时间间的先后后顺序，先先产生的的排列在在前，后后产生的的排列在在后；或或者按文文件的重重要程度度排列，相相对重要要的文件件放在前前面，其其他的文文件放在在后面。(二) 不同事事由间的的归档文文件排列列 不同事事由归档档文件的的排列可可以有多多种方法法，包括括时间、重要程程度等。 1、 按不不同事由由形成时时间的先先后顺序序排列 事由的的形成时时间即事事由的办办结时间间。这种种方法只只要求将将不同事事由的文文件，按按其办结结时间的的先后顺顺序排列列，而不不必考虑虑其他因因素。这这种方法法比较简简单，更更适用于

31、于实行“随办随随归”的机关关。一般般同一事事由的文文件办理理完毕后后，就可可以将相相关文件件整理完完毕归档档保存。这样，不不同事由由的归档档文件自自然就按按照形成成时间的的先后排排列起来来。采用用年终集集中整理理的机关关，也可可以按事事由办结结时间排排列不同同事由的的文件。 2、按事由由的重要要程度排排列 将主要要职能或或重要活活动形成成的文件件排在前前面。其其他工作作形成的的文件材材料排在在后面，或或将综合合性工作作排在前前面，具具体业务务工作排排在后面面。例如如，某局局法规处处，可将将本年度度通过的的各项法法规文件件的相关关材料排排在前面面，然后后再排监监督检查查等其他他工作形形成的文文件

32、材料料。 3、按事由由具有的的共同属属性分别别集中排排列 (1) 按责责任者或或承办部部门分别别集中排排列。例例如设处处的机关关，一般般以处为为单位整整理归档档，不同同事由的的归档文文件进行行排列时时，可以以将不同同科(室室)形成成的文件件分别集集中排列列。 (2) 按照照不同问问题分别别集中排排列。采采用此方方法，一一般都是是为了在在手工管管理条件件下为检检索提供供更多的的方便。这里的的问题是是指小问问题，与与文书立立卷时分分类方案案中的细细类比较较相似，比比如同一一机构的的不同职职能。此此类问题题相对固固定时，机机关档案案部门可可事先规规定各问问题间排排列的先先后顺序序。例如如，机关关人事

33、部部门，可可以将干干部调配配、职称称评定、出国审审查等问问题所属属的不同同事由形形成的文文件分别别集中排排列。 会议文文件、统统计报表表等成套套性文件件可集中中排列。第六讲 归档文文件的编编号 归档文文件编号号是指将将归档文文件在全全宗中的的位置标标识为符符号，并并以归档档章的形形式在归归档文件件上注明明。通过过编号，使使归档文文件在全全宗中的的位置得得以确定定，并为为后面的的编目工工作及将将来查找找利用时时的实体体存取提提供条件件。 件号即即文件排排列顺序序号，分分为室编编件号和和馆编件件号两种种。室编编件号应应在分类类方案的的最低一一级类目目内按文文件排列列顺序从从“”开始标标注。 盖章：

34、要以归归档章的的形式逐逐件标识识在每一一件归档档文件上上，以明明确归档档文件在在全宗中中的位置置。 归档章章的项目目包括全全宗号、年度、保管期期限、机机构或问问题、室室编件号号、页数数、馆编编件号、盒号等等项目。 归档档章式样样如图：全 宗 号年 度保管期限机构或问题室编件号页 数馆编件号盒 号归档章一一般应加加盖在归归档文件件首页上上端居中中空白位位置，如如果机关关发文有有文件签签发单的的，或收收文有文文件处理理单的，也也放在前前面作为为首页加加盖归档档章。文文件首页页确无盖盖章位置置或重要要文件须须保持原原貌的，可可另附纸纸页在文文件前面面加盖归归档章。归档章章尽量不不要压住住文件字字迹，

35、也也不宜与与批示文文件和收收文章等等交叉。第七讲 归档文文件的编编目 编目是是指编制制归档文文件目录录，即应应按照分分类、排排列的结结果，逐逐类、逐逐件编制制目录，以以系统、全面地地揭示归归档文件件的原貌貌。 编目应应以“件”为单位位进行，在在目录中中一件也也只体现现为一条条条目。如来文文与复文文作为一一件时，在在归档文文件目录录中只对对复文进进行编目目，通过过检索复复文来实实现对相相应来文文的查找找。一、归档档文件目目录的项项目填写写 归档文文件目录录包括件件号、责责任者、文号、题名、日期、页数和和备注等等项目。 1、件件号：指指室编件件号。 2、责责任者：指制发发文件的的组织或或个人，即即

36、文件的的发文机机关或署署名者，可可以是一一个机关关或机关关内部的的一个机机构，也也可以是是几个机机关，或或者一个个人或若若干人。填写时时，一般般应使用用全称或或通用简简称，不不能使用用“本部”、“本局”等含义义不明，难难以判断断的简称称；也不不能打点点或用“同前”、“同上”等字样样代替。联合发发文，责责任者过过多时可可以省略略，但立立档单位位是责任任者的必必须抄录录。对白白头文件件，应根根据文件件内容、形式等等特征加加以考证证并填写写。 3、文文号：填填写文号号时应照照实抄录录，字号号齐全。 4、题题名：即即文件标标题，完完整的题题名由责责任者、问题、文种33个部份份组成，例例市档档案局关关于

37、加强强档案安安全保管管的通知知，也也有的直直接由问问题和文文种组成成。 一般情情况下，文文件只有有一个标标题，填填写时照照实抄录录，有的的文件还还有副题题名或并并列题名名，正题题名能够够反映文文件内容容时，副副题名一一般无需需抄录，并并列题名名需要时时与正题题名一并并抄录。 有的文文件没有有题名，或或题名含含义不清清，不能能揭示或或不能全全面揭示示文件内内容，应应根据文文件内容容重新拟拟写和补补充标题题。 些归档档文件的的附件独独立性强强，也可可在正件件题名后后抄录附附件题名名，外加加“( )”号，例例“关于进进一步加加强我市市城市建建设的意意见(附附：城市市建设管管理规划划)”2001031

38、2 5、日期： 即文文件的形形成时间间，填写写时应以以8位阿阿拉伯数数字标注注年、月月、日，如如： 220011年3月月24日日，标注注为 22001103224，也也可填成成两行（ ）。 对未未注明日日期或日日期不清清的， 应根据据文件内内容加以以考证填填写。 6、页页数：填填写一件件文件的的总页数数，用以以统计和和核对。 7、备备注：用用于填写写归档文文件需要要补充和和说明的的情况，包包括密级级、缺损损、修改改、补充充、移出出、销毁毁等，如如需要说说明的条条目太多多时可在在备注栏栏中加注注“”，将具具体内容容填入备备考表中中。 在表格格右上方方设置有有归档文文件所属属“机构(问题)”和“盒

39、号”，便于于准确查查找和归归位。 归档文文件目录录的式样样、填写写参见附附件1。 填写归归档文件件目录项项目时应应采用符符合档案案保护要要求的字字迹材料料(碳素素墨水或或蓝黑墨墨水)。已采用用计算机机档案管管理的单单位，可可直接录录入计算算机，使使用档案案管理软软件自动动生成并并打印出出目录。二、归档档文件目目录装订订 归档文文件目录录应单独独装订成成册并编编制封面面，一式式二份。 归档文文件目录录装订可可以按机机构(问问题)、年度、保管期期限等分分类装订订，并用用口取纸纸或文字字注明，以以便管理理、查找找利用。 归档文文件目录录封面设设置全宗宗名称、年度、保管期期限、机机构(问问题)等等项目

40、，式式样及填填写见附附件4。第八讲 归归档文件件装盒 装盒是是归档文文件整理理工作中中的一个个重要环环节，它它包括将将归档文文件按件件号顺序序装入档档案盒、填写备备考表、编制档档案盒封封面及盒盒脊等工工作内容容。 归档文文件应严严格按照照排列编编制好的的件号先先后顺序序装入档档案盒，与与归档文文件目录录中的相相应条目目排列顺顺序完全全一致，保保证检索索到文件件条目后后能对应应地查找找到文件件实体，当当利用完完毕后能能及时准准确放回回原位。否则，该该文件就就可能成成为“死档”。 装盒时时，应按按照分类类方法的的不同，将将不同类类别的归归档文件件装入不不同的档档案盒中中。如果果不同类类别的归归档文

41、件件混装在在同一盒盒中，必必然会造造成盒脊脊项目设设置的混混乱，同同一栏目目填写时时内容也也会杂乱乱不堪。 装盒的的具体要要求是：不同形形成年度度的归档档文件不不应放入入同一档档案盒；不同保保管期限限的归档档文件不不应放入入同一档档案盒；分机构构(问题题)的情情况下，不不同机构构(问题题)形成成的归档档文件不不应放入入同一档档案盒。 装盒时时应注意意以下问问题：应应视文件件的厚度度选择适适宜的档档案盒，尽尽量做到到文件装装盒后与与档案盒盒形成一一个整体体，站立立放置时时不至于于使文件件弯曲受受损；依依次装盒盒，一盒盒装满后后，顺次次装入下下一盒即即可。 档案盒盒封面填填写。封封面上应应在已有有的双横横线下填填写全宗宗名称，即即立档单单位机构构名称，全全宗名称称必须是是立档单单位的全全称或规规范、通通用的简简称。 档案盒盒盒脊项项目填写写。档案案盒盒脊脊应根据据摆放方方式的不不同，在在盒脊或或底边设设置各检检索项，包包括全宗宗号、年年度、保保管期限限、机构构(问题题)、起起止件号号和盒号号等。采采用竖式式和横式式两种档档案盒时时，竖式式与横式式格式基基本一致致。盒脊脊式样及及盒脊上上各项的的位置及及栏目见见附件33。 各项目目的填写写要求整整齐、划划一。具具体填写写要求如如下： 全宗号号 全宗宗号栏内内按