《档案员培训归档文件整理细则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案员培训归档文件整理细则.docx（28页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、档案员培训归档文件整理细则档案员培训班讲义第一讲：归档文件整理规则一、概述：（归档案文件整理规则）是经全国档案工作标准化技术委员会第八次年会审查通过，正式批准为国家档案局推荐性行业标准。（归档文件整理规则）规定了以“件为单位整理归档文件的方法。因而，实行了几十年的檀卷级整理方法，完成了它的历史责任。归档文件的整理单位由“卷改为“件，档案界称为“文书立卷改革。下面，我们来了解一下几个基本定义：二、基本定义：1、归档文件：立档单位在其职能活动中构成的，办理完毕的，应当作为文书档案保存的各种纸质文件材料。同学们要注意，这个定义是由三个要素组成：1本单位职能活动中构成的；2已办理完毕的；3应当作为文书
2、档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的经过。3、件：归档文件的整理单位。一般以一份文件为一件。但是还要注意几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册本为一件；来文与复文可为一件。这几种情况是由几份文件组成，也是作为一件对待。三、整理原则：P1111、遵循文件的构成规律。2、保持文件之间的有机联络。3、区分不同价值。4、便于保管利用。四、质量要求：1、归档文件应齐全完好。2、破损的文件应予以修整。3、字迹模糊或易褪变的文件应予以复制
3、。4、书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。前面的内容我们只要作个大概的了解一下就行了。下面，我们重点来学习“归档文件的整理方法。五、整理方法、步骤：整理方法、步骤我们分10步来讲。1、分清文件材料的年度在几个年度的文件材料一次整理的情况下才有的一步。根据档案法的规定，档案是一年一整理，但是在实际工作当中，。2、去除不须归档的文件材料主要有下面四种情况：1上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、赏罚非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄送件等2重份文件。是指同一字号、内容的双份或多份文件。3同级机关文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送件如：局与局之间
4、的不需贯彻执行、不需办理文件材料，。4下级机关文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报件。3、装订1归档文件按件装订。一般以每份文件为一件。特殊情况按件的组合方法组合成一件。2件的组合：把应当作为一件的几个材料装订在一起，编目时原则也只体现为一条条目。有下面几种情况：正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原稿与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册本为一件；来文与复文可为一件。在详细做法上要注意下面几点：P113文件正文与不同稿本。文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，可以单独作为一件；重要的文件如法律、法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿各为一件。正文与附件。
5、附件作为正文的补充讲明或参考材料，一般来讲，正文与附件为一件；假如附件数量较多或者太厚不易装订时，可以各为一件。正文与文件处理单等。文件处理单应当与文件作为一件，原件与复制件作为一件。此处复制件是指由于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件，以及使用中出现破损的文件，需复制后归档。这类复制件应当与原件作为一件。批转、转发文件与被批转、转发文件。批转、转发文件与被批转、转发文件是一份文件的不同部分，应当作为一件。报表、名册、图册等一般每册本内容都相对完好，具有独立的检索价值，因而应当按其本来的装订方式，一册本作为一件。来文与复文。此处来文与复文包括请示与批复、报告与批示、问函与复函等。此类文件
6、能够作为一件，可以分别各作为一件，详细处理方式能够由单位视情况把握。3去除金属物：去除订书针、回型针等金属物。4分件装订：可用线装、不锈钢夹子装订。当然还有一些其他的材料。我们一般采用线装比拟好在实践工作中，我们一般把薄“件用缝纫机踩，厚“件用“三孔一线装订。4、加盖归档章1归档章设置项目：全宗号、年度、保管期限、件号含室编件号和馆编件号、机构问题选择项等。归档章规格为：长45MM，宽16MM，分为均匀的6格。式样如下：实体的归档章为6个空格，刻章时可不把字刻出来。归档章样式：2领导批示占用了上述位置，可以加盖在首页其他空白处，但以上端为宜。5、归档文件的分类归档文件的分类，是指全宗内归档文件
7、的实体分类，包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等工作。下面，我们首先来了解一下几种分类方法：P1141按年度分类：就是根据构成和处理文件的年度对归档文件进行分类。第份文件都有构成时间，有的文件还有针对时间，如“2020年度工作总结、2020年度工作计划，这份文件既有构成落款年度，又有针对年度时，分年度时，就以文件的成文日期落款或签发日期确定所属年度。所以，文书立卷改革取消了按针对年度归类的做法。下面还有几种情况，按下面方式确定所属年度归档：计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按成文落款日期为准。电报则以发出的日期，断定文件所属年度归档。跨年度召开
8、的会议，分类时统一归入会议闭幕年度整理归档2020年12月29日召开，2020年1月3日结束的会议，材料放2020年归档。查处案件中构成的文件材料，分类时统一归入办结年度归档不管案子办了几年，哪怕办了10年长的时间，一律都统一归入办结年度归档。几份文件作为一件时，分类时统一以装订在前面文件的年度进行归档。没有落款日期的文件材料，应当通过对照等手段考证文件的准确日期或推定近似日期，据以按年度归档。对在有专门年度中构成的文件材料，如教学年度，应当根据专门年度归档。临时性机构，存在时间长2年以内，文件材料较少，构成的文件能够不分年，放在工作结束年度归档；假如每年文件数量较多，可以以分散在各个年度内归
9、档。2按机构分类：就是根据文书处理阶段构成和处理文件的的承办单位对归档文件进行分类。原则上一个机构设置一个类，机构名称就是类名如业务股、办公室、库房管理股等。各类的次序可根据立档单位机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。采用机构分类法，原则上以发文机构的名称归入该机构的类中。但是，下列4种情况的文件材料的处置方法是：业务部门起草，以机关或办公厅室名义发文的，假如内容属该部门职责或业务范围，则应当归入负责起草文件的机构类中，否则归入负责发文的综合机构。由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构。立档单位内设的临机会构，应和其他机构同样设类，构成的归档文件归入该类保存。立档单位职能机构下，又设机
10、构的，一般按上一级职能机构进行分类；业务独立性强、职能重要的，可以选择职能机构下设机构进行分类如“办公室下又设秘书科。3按问题分类按问题分类，就是根据文件内容所讲明的问题对归档文件分类。采用按问题分类，只要在不合适按机构分类时，才采用。不能同时采用机构分类法。问题类别与类名，应当根据内部机构的职能来设置，不能按文种设“材料类、“文件类、“电报类、“通知类等。而应当按详细职能设类，如“党群类、“业务类“等。4按保管期限分类按保管期限分类，就是根据国家档案局规定的文书档案保管期限对归档文件进行分类。对在2006年以前构成的文书档案就按1987年12月4日国家档案局发布的（机关档案保管期限的规定），
11、把它分为永久、长期、短期；对2006年以后构成的文书档案则按国家档案局2006年12月18日颁发的（机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定），把它分为永久和定期，定期又分为30年和10年。5复式分类法我们整理归档文件时，不能单独采用任何一种分类方法，都必须由两种以上分类法组成一种复式分类方法进行整理归档文件。下面介绍几种复式分类法：年度机构保管期限分类法。就是将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。此分类方案为：2007年：办公室永久、30年、10年业务股永久、30年、10年人事股永久、30年、10年2020年：办公室永久、30年、10年业务股永久、30
12、年、10年人事股永久、30年、10年2020年：保管期限年度机构分类法。就是先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。此分类方案为：永久：2007年办公室业务股人事股2020年办公室业务股人事股2020年30年：2007年办公室业务股人事股2020年办公室业务股人事股2020年10年：2007年办公室业务股人事股2020年办公室业务股人事股2020年年度问题保管期限分类法就是先将归档案文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。此分类方案为：2007年：党群类永久、30年、10年业务类永久、30年、10年行政类永久、30年、10年202
13、0年：党群类永久、30年、10年业务类永久、30年、10年行政类永久、30年、10年2020年：保管期限年度问题分类法就是将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。此分类方案为：永久：2007年党群类、业务类、行政类2020年党群类、业务类、行政类2020年30年：2007年党群类、业务类、行政类2020年党群类、业务类、行政类2020年10年：2007年党群类、业务类、行政类2020年党群类、业务类、行政类2020年除以上4种方法外，我向大家推荐一种比拟好或者讲比拟合适在座的各位各自单位归档文件归档的分类方法由于你们所在的机关都是县级下面的机关：保管期限年度
14、分类法这种方法就是在保管期限下面，按年度分类。这种方法适用于县、市区下面内部机构设置简单或每年构成文件材料数量少的机关。操作起来简便易行。此分类方案为：永久：2007年、2020年、2020年30年：2007年、2020年、2020年10年：2007年、2020年、2020年这里要注意几点：本单位归档文件的分类方法应当保持相对稳定，使分类体系具有连续性，便于查找利用。也就是讲分类方法一旦确定，一般不要随意改变，确需要调整时，最好从一个新的阶段开场，不要将已归档的文件打乱重整。调整的情况要在全宗介绍中讲明。6、归档文件的排序“件的排列件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程
15、度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。这里的强调的“事由原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起。如一件详细的事，或一个详细的问题，或一段严密性的工作经过等。下面，我们来分别加以讲明：1同一事由的排列如都干部任免的文件：按文件构成时间的先后顺序，成文日期在前的文件排列在前，在后的排列在后；或按文件的重要程度排列，相对重要的放在前面，其他的放在后面。2不同事由的排列：按是时间、重要程度等多种方法。详细可按下面几种方法处理：按不同事由构成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列，主要职能文件或重要活动文件排在前，其他工作构成的文件材料排在后，或将综合性的排在前，详细业务工作排在后；按
16、事由具有的共同属性分别集中排列，即按责任者或承办部门分别集中排列、按不同问题分别集中排列、按文件的“成套性排列等。7、编件号含填写归档章编件号：就是归档文件应当依分类方案和排列的顺序逐件编号，是将归档文件在全宗中的位置标识为符号。并同时填写归档章的其他项目。填写的详细项目及要求如下：1编件号。分为室编件号和馆编件号。室编件号是将归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。就是在不同的保管期限内，按文件排列的顺序从“1开场标注流水号。流水号要注意一年一断号，即第二年的归档文件的流水号要重新从“1开场编写。馆编件号馆编件号，在整理归档文件时一般不要编写，只是预留一个位置罢了。那么，为何要设置这
17、一项呢？这是专为档案馆设置的。由于档案在移交档案馆后，档案馆要对移交进馆的档案进行监定、整理。如将部分档案抽出、补入等，使目录中的件号出现断号现象，进而增加了档案馆管理工作的难度，有必要重新编制件号。这样便于档案的查找利用。2全宗号全宗号是档案馆给立档单位的代号。3年度年度指归档文件的构成年度。填写时，采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，不能简化。如2020年，不能写成09年，应当写为“2020。4保管期限按归档鉴定时划分的保管期限填写。永久或30年、10年。5件号件号是按排列的件号顺序依次填入室编件号栏。在档案移交进馆时，再要按档案馆的有关规定填写馆编件号。无进馆任务的单位就是该单位的档案不
18、要移交进馆保存或进馆范围外的档案如10年的档案可空出此项不填写。6机构问题此项为选择项。县下面的机关一般文件数量少，只采用年度、保管期限两种分类法即可知足整理工作的需要，无须再分机构问题。能够不填写此项。若选择了机构问题分类法，才需要填写。填写归档章项目的书写材料要求：应当使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素黑水等，可以用打号机打号。禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝黑水等不耐久的书写材料进行填写。8、编写归档文件目录以“件为单位整理的归档文件，其目录反映了全宗内归档文件的体系构造，并是档案的保管、鉴定、检索、统计等工作的根据与基础。归档文件目录包括件号、文号、题名、日期、页数和备注等项目（归档文件目
19、录）式样：件号。填写室编件号。责任者。指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时一般应使用全称或通用简称，注意不能使用“本局、“本公司等。文号。填写归档文件上的发文字号。题名。即填写归档文件上的标题。一般情况下，文件只要一个题名正题名，填写时照实录入；有的文件还有副题名，当正题名能够反映文件内容时，副题名无须录入；当文件没有题名，或以文种作为题名时如：通知，应当根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟标题之外加上“号；会议记录须重拟题名时，应当写明会议的时间和主要内容；会议记录要以一次会议的记录作为一件，并拟写题名实践中我们一般以一个年度一本为一件。有些归档文件的附件独立性强，或
20、者附件是正文的重要补充和讲明，在正件与附件作为一件时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“号。日期。填写归档文件的构成时间，即发文时间落款时间。填写时以8位阿拉伯数字标注年月日，如2020年4月22日，标注为20200422。可以做两行填写。页数。填写归档文件的总页数。以有图文的页面为一页，空白页不计。大和折叠页面按折叠前页面数计算页面数。来文与复文、正本与定稿等作为一件时，统计页数时，将构成该件的各文件页数相加伯为该件的页数。如关于+问题的请示和批复分别为3页和2页，作为一件时，该件页数应为5页。备注。填写归档文件需要补充和讲明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。2填写归档文件
21、目录项目的字迹要求。应当用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。已采用计算机管理的单位，可直接使用档案管理软件生成并打印目录。3归档文件目录应一式三份，单独装订成册并编制封面。封面格式如下：9、归档文件装盒1装盒装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目的工作。我们在归档时，首先，必须按室编件号顺序装入档案盒。其次，应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒。再次，装盒时并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，而是一盒装满后，顺次装入下一盒即可。最后，备考表放在盒内所有归档文件之后。2档案盒的填写封面填写全宗名称；保管期限用汉字或数字表示如永久、30年、10年；起始件号间用号连接如2168；盒号按档案盒上架排列后的顺序流水编制注意：下年流水号要接着上年流水号顺序编写。3填写备考表备考表上设置的项目包括盒内文件情况讲明、整理人、检查人和日期，各项的填写要求如下：盒内文件情况讲明。包括文件采集的齐全完好程度、文件本身的状况如字迹模糊、缺损等情况。整理人。填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。检查人。填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期。填写归档文件整理完毕的日期。10、文件归档上架或入柜归档文件经整理编目后即可按规定归档，进入档案管理阶段。