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1、档案员培训班讲义第一讲：归归档文件整整理规则 一一、概述：归档案文文件整理规规则是经经全国档案案工作标准准化技术委委员会第八八次年会审审查通过，正正式批准为为国家档案案局推荐性性行业标准准。归档档文件整理理规则规规定了以“件件”为单位位整理归档档文件的方方法。因此此，实行了了几十年的的案卷级整整理方法，完完成了它的的历史使命命。归档文文件的整理理单位由“卷卷”改为“件件”，档案案界称为“文文书立卷改改革”。下面，我们们来了解一一下几个基基本定义：二、基本定定义：1、归档文文件：立档档单位在其其职能活动动中形成的的，办理完完毕的，应应当作为文文书档案保保存的各种种纸质文件件材料。同学们要注注意，
2、这个个定义是由由三个要素素组成：（1）本单位职能活动中形成的；（2）已办理完毕的；（3）应当作为文书档案保存的。同时还要注意：是指纸质文件材料。2、归档文文件整理：将归档文文件以件为为单位进行行装订、分分类、排列列、编号、编编目、装盒盒，使之有有序化的过过程。3、件：归归档文件的的整理单位位。一般以以一份文件件为一件。但是还要注注意几种情情况：正本本与定稿为为一件；正正文与附件件为一件；原稿与复复制件为一一件；转发发文与被转转发文为一一件；报表表、名册、图图册等一册册（本）为为一件；来来文与复文文可为一件件。这几种种情况是由由几份文件件组成，也也是作为一一件对待。三、整理原原则：P11111、
3、遵循文文件的形成成规律。2、保持文文件之间的的有机联系系。3、区分不不同价值。4、便于保保管利用。四、质量要要求：1、归档文文件应齐全全完整。2、破损的的文件应予予以修整。3、字迹模模糊或易褪褪变的文件件应予以复复制。4、书写材材料、纸张张、装订材材料等应符符合档案保保护要求。前面的内容容我们只要要作个大概概的了解一一下就行了了。下面，我我们重点来来学习“归归档文件的的整理方法法”。五、整理方方法、步骤骤：整理方法、步步骤我们分分10步来来讲。1、分清文文件材料的的年度（在在几个年度度的文件材材料一次整整理的情况况下才有的的一步。按按照档案法法的规定，档档案是一年年一整理，但但是在实际际工作当
4、中中，）。2、清除不不须归档的的文件材料料主要有以下下四种情况况：（1）上级级机关文件件材料中，普普发性不需需本机关办办理的文件件材料，任任免、奖惩惩非本机关关工作人员员的文件材材料，供工工作参考的的抄送件等等（2）重份份文件。是是指同一字字号、内容容的双份或或多份文件件。（3）同级级机关文件件材料中，不不需贯彻执执行的文件件材料，不不需办理的的抄送件（如如：局与局局之间的不不需贯彻执执行、不需需办理文件件材料），。（4）下级级机关文件件材料中，供供参阅的简简报、情况况反映、抄抄报件。3、装订（1）归档档文件按件件装订。一一般以每份份文件为一一件。特殊殊情况按件件的组合方方法组合成成一件。（2
5、）件的的组合：把把应当作为为一件的几几个材料装装订在一起起，编目时时原则也只只体现为一一条条目。有有以下几种种情况：正本与定稿稿为一件；正文与附附件为一件件；原稿与与复制件为为一件；转转发文与被被转发文为为一件；报报表、名册册、图册等等一册（本本）为一件件；来文与与复文可为为一件。在具体做法法上要注意意以下几点点：P1113文件正文文与不同稿稿本。文件件的正本与与定稿为一一件，但定定稿过厚不不易装订的的，也可单单独作为一一件；重要要的文件（如如法律、法法规等）须须保留历次次修改稿的的，其正本本与历次稿稿各为一件件。正文与附附件。附件件作为正文文的补充说说明或参考考材料，一一般来说，正正文与附件
6、件为一件；如果附件件数量较多多或者太厚厚不易装订订时，也可可各为一件件。正文与文文件处理单单等。文件件处理单应应当与文件件作为一件件，原件与与复制件作作为一件。此此处复制件件是指由于于制成材料料、字迹材材料等不利利于档案保保管的文件件，以及使使用中出现现破损的文文件，需复复制后归档档。这类复复制件应当当与原件作作为一件。批转、转转发文件与与被批转、转转发文件。批批转、转发发文件与被被批转、转转发文件是是一份文件件的不同部部分，应当当作为一件件。报表、名名册、图册册等一般每每册（本）内内容都相对对完整，具具有独立的的检索价值值，因此应应当按其本本来的装订订方式，一一册（本）作作为一件。来文与复复
7、文。此处处来文与复复文包括请请示与批复复、报告与与批示、问问函与复函函等。此类类文件可以以作为一件件，也可分分别各作为为一件，具具体处理方方式可以由由单位视情情况掌握。（3）去除除金属物：去除订书书针、回型型针等金属属物。（4）分件件装订：可可用线装、不不锈钢夹子子装订。（当当然还有一一些其他的的材料）。我我们一般采采用线装比比较好（在在实践工作作中，我们们一般把薄薄“件”用用缝纫机踩踩，厚“件件”用“三三孔一线”装装订）。4、加盖归归档章（1）归档档章设置项项目：全宗宗号、年度度、保管期期限、件号号（含室编编件号和馆馆编件号）、机机构（问题题）选择项项等。归档档章规格为为：长455MM，宽宽
8、16MM，分分为均匀的的6格。式样样如下：（实实体的归档档章为6个空格，刻刻章时可不不把字刻出出来。）归档章样式式：全宗号年度室编件号机构（问题题）保管期限馆编件号（2）加盖盖归档章的的位置：归归档章一般般应当加盖盖在归档文文件首页上上端居中或或居右的空空白位置。如如果领导批批示占用了了上述位置置，也可加加盖在首页页其他空白白处，但以以上端为宜宜。5、归档文文件的分类类归档文件的的分类，是是指全宗内内归档文件件的实体分分类，包括括选择分类类方法、制制定分类方方案、文件件归类等工工作。下面，我们们首先来了了解一下几几种分类方方法：P1114（1）按年年度分类：就是根据据形成和处处理文件的的年度对
9、归档文件进进行分类。第第份文件都都有形成时时间，有的的文件还有有针对时间间，如“22008年年度工作总总结、20009年度度工作计划划”，这份份文件既有有形成（落落款）年度度，又有针针对年度时时，分年度度时，就以以文件的成成文日期（落落款或签发发日期）确确定所属年年度。所以以，文书立立卷改革取取消了按针针对年度归归类的做法法。下面还还有几种情情况，按以以下方式确确定所属年年度归档：计划、规规划、总结结、预决算算、统计报报表以及法法规性文件件等内容涉涉及不同年年度的文件件，统一按按成文（落落款）日期期为准。电电报则以发发出的日期期，判定文文件所属年年度归档。 跨年度度召开的会会议，分类类时统一归
10、归入会议闭闭幕年度整整理归档（2008年12月29日召开，2009年1月3日结束的会议，材料放2009年归档）。 查处案案件中形成成的文件材材料，分类类时统一归归入办结年年度归档（不不管案子办办了几年，哪哪怕办了110年长的的时间，一一律都统一一归入办结结年度归档档）。 几份文文件作为一一件时，分分类时统一一以装订在在前面文件件的年度进进行归档。 没有落落款日期的的文件材料料，应当通通过对照等等手段考证证文件的准准确日期或或推定近似似日期，据据以按年度度归档。 对在有有专门年度度中形成的的文件材料料，如教学学年度，应应当按照专专门年度归归档。 临时性性机构，存存在时间长长（2年以内），文文件材
11、料较较少，形成成的文件可可以不分年年，放在工工作结束年年度归档；如果每年年文件数量量较多，也也可以分散散在各个年年度内归档档。（2）按机机构分类：就是根据据文书处理理阶段形成成和处理文件的的承承办单位对对归档文件件进行分类类。原则上上一个机构构设置一个个类，机构构名称就是是类名（如如业务股、办办公室、库库房管理股股等）。各各类的次序序可按照立立档单位机机构序列表表的规定或或习惯上的的顺序来排排列。采用机构分分类法，原原则上以发发文机构的的名称归入入该机构的的类中。但但是，下列列4种情况的的文件材料料的处置方方法是：业务部门门起草，以以机关或办办公厅（室室）名义发发文的，如如果内容属属该部门职职
12、责或业务务范围，则则应当归入入负责起草草文件的机机构类中，否否则归入负负责发文的的综合机构构。由几个机机构共同承承办处理的的文件一般般归入主办办机构。立档单位位内设的临临时机构，应应和其他机机构同样设设类，形成成的归档文文件归入该该类保存。立档单位位职能机构构下，又设设机构的，一一般按上一一级职能机机构进行分分类；业务务独立性强强、职能重重要的，也也可选择职职能机构下下设机构进进行分类（如如“办公室室下又设秘秘书科”）。（3）按问问题分类按问题分类类，就是按按照文件内内容所说明明的问题对对归档文件件分类。采用按问题题分类，只只有在不适适合按机构构分类时，才才采用。不不能同时采采用机构分分类法。
13、问问题类别与与类名，应应当根据内内部机构的的职能来设设置，不能能按文种设设“材料类类”、“文文件类”、“电电报类”、“通通知类”等等。而应当当按具体职职能设类，如如“党群类类”、“业业务类“等等。（4）按保保管期限分分类按保管期限限分类，就就是根据国国家档案局局规定的文文书档案保保管期限对对归档文件件进行分类类。对在22006年年以前形成成的文书档档案就按11987年年12月4日国家档档案局发布布的机关关档案保管管期限的规规定，把把它分为永永久、长期期、短期；对20006年以后后形成的文文书档案则则按国家档档案局20006年12月18日颁发发的机关关文件材料料归档范围围和文书档档案保管期期限规
14、定，把把它分为永永久和定期期，定期又又分为300年和10年。（5）复式式分类法我们整理归归档文件时时，不能单单独采用任任何一种分分类方法，都都必须由两两种以上分分类法组成成一种复式式分类方法法进行整理理归档文件件。下面介介绍几种复复式分类法法：年度机机构保管管期限分类类法。就是将归档档文件按年年度分类，每每个年度下下按机构分分类，再在在组织机构构下面按保保管期限分分类。此分类方案案为：2007年年：办公室室永久久、30年、10年业务股永久、330年、10年人事股永久、330年、10年 2008年年：办公室室永久久、30年、10年业务股永久、330年、10年人事股永久、330年、10年 2009
15、年年：保管期限限年度机构分类类法。就是先将归归档文件按按保管期限限分类，每每个保管期期限下按年年度分类，再再在年度下下面按机构构分类。此分类方案案为：永久：20007年办公室业务务股人事股股2008年年办公室业务务股人事股股2009年年30年：22007年年办公室业务务股人事股股2008年年办公室业务务股人事股股2009年年10年：22007年年办公室业务务股人事股股2008年年办公室业务务股人事股股2009年年年度问问题保管管期限分类类法就是先将归归档案文件件按年度分分类，每个个年度下按按问题分类类，再在问问题下面按按保管期限限分类。此分类方案案为：2007年年：党群类类永久久、30年、10
16、年业务类永久、330年、110年行政类永久、330年、110年2008年年：党群类类永久久、30年、10年业务类永久、330年、110年行政类永久、330年、110年2009年年：保管期限限年度问题分类类法就是将归档档文件按保保管期限分分类，每个个保管期限限下按年度度分类，再再在年度下下面按问题题分类。此分类方案案为：永久：20007年党群类类、业务类类、行政类类2008年年党群群类、业务务类、行政政类2009年年30年：22007年年党群群类、业务务类、行政政类2008年年党群群类、业务务类、行政政类2009年年10年：22007年年党群群类、业务务类、行政政类2008年年党群群类、业务务类
17、、行政政类2009年年除以上4种种方法外，我我向大家推推荐一种比比较好或者者说比较适适合在座的的各位各自自单位归档档文件归档档的分类方方法（因为为你们所在在的机关都都是县级以以下的机关关）：保管期限限年度度分类法这种方法就就是在保管管期限下面面，按年度度分类。这这种方法适适用于县、市市（区）以以下内部机机构设置简简单或每年年形成文件件材料数量量少的机关关。操作起起来简便易易行。此分类方案案为：永久：20007年、22008年年、20009年30年：22007年年、20008年、22009年年10年：22007年年、20008年、22009年年这里要注意意几点：本本单位归档档文件的分分类方法应应
18、当保持相相对稳定，使使分类体系系具有连续续性，便于于查找利用用。也就是是说分类方方法一旦确确定，一般般不要随便便改变，确确需要调整整时，最好好从一个新新的阶段开开始，不要要将已归档档的文件打打乱重整。调调整的情况况要在全宗宗介绍中说说明。6、归档文文件的排序序（“件”的的排列）件的排列是是指在分类类方案的最最低一级类类目内，按按事由结合合时间、重重要程度等等排列。会会议文件、统统计报表等等成套性文文件可集中中排列。这这里的强调调的“事由由原则”，即即同一事由由的相关文文件应当排排列在一起起。如一件件具体的事事，或一个个具体的问问题，或一一段紧密性性的工作过过程等。下面，我们们来分别加加以说明：
19、（1）同一一事由的排排列（如都都干部任免免的文件）：按文件形形成时间的的先后顺序序，成文日日期在前的的文件排列列在前，在在后的排列列在后；或或按文件的的重要程度度排列，相相对重要的的放在前面面，其他的的放在后面面。（2）不同同事由的排排列：按是是时间、重重要程度等等多种方法法。具体可可按以下几几种方法处处理：按不同事事由形成时时间的先后后顺序排列列；按事事由的重要要程度排列列，主要职职能文件或或重要活动动文件排在在前，其他他工作形成成的文件材材料排在后后，或将综综合性的排排在前，具具体业务工工作排在后后；按事事由具有的的共同属性性分别集中中排列，即即按责任者者或承办部部门分别集集中排列、按按不
20、同问题题分别集中中排列、按按文件的“成成套性”排排列等。7、编件号号（含填写写归档章）编件号：就就是归档文文件应当依依分类方案案和排列的的顺序逐件件编号，是是将归档文文件在全宗宗中的位置置标识为符符号。并同同时填写归归档章的其其他项目。填写的具体体项目及要要求如下：（1）编件件号。分为为室编件号号和馆编件件号。室编件号号是将归档文文件在分类类方案的最最低一级类类目内的排排列顺序号号。就是在在不同的保保管期限内内，按文件件排列的顺顺序从“11”开始标标注流水号号。流水号号要注意一一年一断号号，即第二二年的归档档文件的流流水号要重重新从“11”开始编编写。馆编件号号馆编件号，在在整理归档档文件时一
21、一般不要编编写，只是是预留一个个位置而已已。那么，为为什么要设设置这一项项呢？这是是专为档案案馆设置的的。因为档档案在移交交档案馆后后，档案馆馆要对移交交进馆的档档案进行监监定、整理理。如将部部分档案抽抽出、补入入等，使目目录中的件件号出现断断号现象，从从而增加了了档案馆管管理工作的的难度，有有必要重新新编制件号号。这样便便于档案的的查找利用用。（2）全宗宗号全宗号是档档案馆给立立档单位的的代号。（3）年度度年度指归档档文件的形形成年度。填填写时，采采用公元纪纪年，以44位阿拉伯伯数字表示示，不能简简化。如22009年年，不能写写成09年，应应当写为“2009”。（4）保管管期限按归档鉴定定时
22、划分的的保管期限限填写。永永久或300年、10年。（5）件号号件号是按排排列的件号号顺序依次次填入室编编件号栏。在在档案移交交进馆时，再再要按档案案馆的有关关规定填写写馆编件号号。无进馆馆任务的单单位（就是是该单位的的档案不要要移交进馆馆保存）或或进馆范围围外的档案案（如100年的档案案）可空出出此项不填填写。（6）机构构（问题）此项为选择择项。县以以下的机关关一般文件件数量少，只只采用年度度、保管期期限两种分分类法即可可满足整理理工作的需需要，无须须再分机构构（问题）。可可以不填写写此项。若若选择了机机构（问题题）分类法法，才需要要填写。填写归档章章项目的书书写材料要要求：应当当使用符合合档
23、案保护护要求的字字迹材料，如如碳素黑水水等，也可可用打号机机打号。禁禁止用圆珠珠笔、铅笔笔、纯蓝黑黑水等不耐耐久的书写写材料进行行填写。8、编写归归档文件目目录以“件”为为单位整理理的归档文文件，其目目录反映了了全宗内归归档文件的的体系结构构，并是档档案的保管管、鉴定、检检索、统计计等工作的的依据与基基础。归档文件目目录包括件件号、文号号、题名、日日期、页数数和备注等等项目归档文件件目录式式样：件号责任者文号题名日期页数备注1县档案局东档发200992关于举办档档案员岗位位培训班的的通知200900422223（1）归档档文件目录录的填写说说明及要求求件号。填填写室编件件号。责任者。指指制发文
24、件件的组织或或个人，即即文件的发发文机关或或署名者。填填写时一般般应使用全全称或通用用简称，注注意不能使使用“本局局”、“本本公司”等等。文号。填填写归档文文件上的发发文字号。题名。即即填写归档档文件上的的标题。一一般情况下下，文件只只有一个题题名（正题题名），填填写时照实实录入；有有的文件还还有副题名名，当正题题名能够反反映文件内内容时，副副题名无须须录入；当当文件没有有题名，或或以文种作作为题名时时（如：通通知），应应当根据文文件内容重重新拟写或或补充标题题，并在新新拟标题之之外加上“ ”号；会议记录须重拟题名时，应当写明会议的时间和主要内容；会议记录要以一次会议的记录作为一件，并拟写题名
25、（实践中我们一般以一个年度一本为一件）。有些归档文件的附件独立性强，或者附件是正文的重要补充和说明，在正件与附件作为一件时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”号。日期。填填写归档文文件的形成成时间，即即发文时间间（落款时时间）。填填写时以88位阿拉伯伯数字标注注年月日，如如20099年4月22日，标注为为2009904222。也可做做两行填写写。页数。填填写归档文文件的总页页数。以有有图文的页页面为一页页，空白页页不计。大大和折叠页页面按折叠叠前页面数数计算页面面数。来文文与复文、正正本与定稿稿等作为一一件时，统统计页数时时，将构成成该件的各各文件页数数相加伯为为该件的页页数。如关关于+
26、问题的的请示和批批复分别为为3页和2页，作为为一件时，该该件页数应应为5页。备注。填填写归档文文件需要补补充和说明明的情况。包包括密级、缺缺损、修改改、补充、移移出、销毁毁等等。（2）填写写归档文件件目录项目目的字迹要要求。应当当用符合档档案保护要要求的字迹迹材料，如如碳素墨水水等，禁止止使用圆珠珠笔、铅笔笔、纯蓝墨墨水等不耐耐久的书写写材料进行行填写。已已采用计算算机管理的的单位，可可直接使用用档案管理理软件生成成并打印目目录。（3）归档档文件目录录应一式三三份，单独独装订成册册并编制封封面。封面面格式如下下：全宗名称：衡东县档档案局年 度度： 22008（归归档文件整整理的实际际年份）保管
27、期限： 永久（或或30年、110年）机构（问题题）：（是是按机构或或问题归档档的才填写写）归档时间：20099年4月222日（4）目录录及封面用用纸：统一一用国际标标准A4型。9、归档文文件装盒（1）装盒盒装盒是将归归档文件按按室编件号号顺序装入入档案盒，并并填写档案案盒封面、盒盒脊及备考考表项目的的工作。我我们在归档档时，首先先，必须按按室编件号号顺序装入入档案盒。其其次，应视视文件的厚厚度选择厚厚度适宜的的档案盒。再再次，装盒盒时并不要要求同一事事由的归档档文件必须须装在同一一档案盒内内，而是一一盒装满后后，顺次装装入下一盒盒即可。最最后，备考考表放在盒盒内所有归归档文件之之后。（2）档案
28、案盒的填写写封面填写全全宗名称；保管期限限用汉字或或数字表示示（如永久久、30年、10年）；起始件号号间用号连接（如如21668）；盒盒号按档案案盒上架排排列后的顺顺序流水编编制（注意意：下年流流水号要接接着上年流流水号顺序序编写）。（3）填写写备考表备考表上设设置的项目目包括盒内内文件情况况说明、整整理人、检检查人和日日期，各项项的填写要要求如下：盒内文件件情况说明明。包括文文件收集的的齐全完整整程度、文文件本身的的状况（如如字迹模糊糊、缺损等等情况）。整理人。填填写负责整整理该盒归归档文件的的人员姓名名。检查人。填填写负责检检查归档文文件整理质质量的人员员姓名。日期。填填写归档文文件整理完完毕的日期期。10、文件件归档（上上架或入柜柜）归档文件经经整理编目目后即可按按规定归档档，进入档档案管理阶阶段。