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1、 中国石油化工股份有限公司 江苏石油分公司质量管理体系 程 序 文 件 版 本：A/0 受控状态：受控 分 发 号：版 本：A/0 受控状态：受控 分 发 号： 2011-11-17 批准 2011-11-18 实施 目 录 1.文件和记录控制程序（JSSY/CX012011） 01 2.管理评审管理程序（JSSY/CX022011） 13 3.成品油采购质量控制程序（JSSY/CX032011） 18 4.合同评审管理程序（JSSY/CX042011） 23 5.油品收储运销质量控制程序（JSSY/CX052011） 28 6.不合格品控制程序（JSSY/CX062011） 34 7.代储油
2、品质量控制程序（JSSY/CX072011） 40 8.油品质量服务程序（JSSY/CX082011） 43 9.内部审核管理程序（JSSY/CX092011） 47 10.纠正和预防措施控制程序（JSSY/CX102011） 55 11.数据分析控制程序（JSSY/CX112011） 6012.车用乙醇汽油燃料实现控制程序（JSSY/CX122011） 64 13.相关记录表格 67 中国石油化工股份有限公司江苏石油分公司质量管理体系 程 序 文 件 文件编号：JSSY/CX01-2011 文件和记录控制程序 版 本： A/0 受控状态： 受 控 2011-11-17 批准 2011-11-
3、18 实施 中国石油化工股份有限公司江苏石油分公司 发 布1JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 2 页 共 12 页 1目的 1目的 对与质量管理体系有关的文件、资料、记录进行控制，确保其适宜性和有效性，以满足质量管理体系运行有效控制要求。 2范围 2范围 适用于与质量管理体系有关的所有文件、资料、记录的控制。 3职责 3职责 3.1 最高管理者负责质量手册的批准、发布。管理者代表负责质量手册的审核及程序文件的批准、发布。 3.2 最高管理者负责管理文件的批准、发布，副总经理负责其主管职能部门管理文件的审核。 3.3 数质量科技处负责质量手册和程序文件的审核、发放、变更、回收及
4、标识等控制工作；负责对省公司系统范围内的文件、质量记录执行和管理情况进行、监督和检查。 3.4 各职能部门（专业中心）负责职责范围内管理文件的初审，负责本部门（条线）工作文件和记录的编写、执行和控制。 3.5 省公司经理办(分公司综合办)负责本公司范围内文件和记录的发放、 管理、执行、保存，并负责规章制度类文件的有效性管理。 3.6 信息管理处负责根据审批职能设计本公司办公平台的文件流转。 3.7 企业管理处负责组织各部门对管理文件的更改。 3.8 外来文件由经理办公室进行识别管理、控制分发(其他部门获得的与质量相关的文件，应报经理办公室按程序进行分发)。外来文件清单报数质量科技处备案。 4工
5、作程序 4工作程序 2JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 3 页 共 12 页 4.1 分类 4.1.1 文件的分类 4.1.1.1 质量手册 （包括公司的质量方针和质量目标） 。 4.1.1.2 质量管理体系所要求的程序文件。 4.1.1.3 管理文件 包括与质量手册 、 程序文件相关的管理性文件，如：管理规章制度、规范、规定和办法等。 4.1.1.4 工作文件 对质量管理工作起指导性意见的工作意见、指引、通知、作业流程、规范或图纸等； 4.1.1.5 外来文件 公司策划和运行质量管理体系所需的，包括有关的法律、法规、国家标准、行业标准、国际标准及上级颁发的文件。文件的形式有
6、文字、图表、声像等，载体可用纸张、电子文件、照片、影像资料等。 4.1.2 记录的分类 4.1.2.1 质量管理体系的记录，为证实质量管理体系运行有效性提供客观证据。 4.1.2.2 与成品油提供和服务提供有关的质量记录（包括外来的记录） ，为证实满足服务符合性等方面的记录，如：发油记录、顾客意见记录等。 4.1.2.3 与质量管理体系运行有关的记录，包括： a）内部审核记录； b）管理评审记录； c）人员培训记录； 3JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 4 页 共 12 页 d）文件有效版本目录； e）文件的收发登记； f）各项工作的质量检查记录； g）其他记录。 4.2 文
7、件编号规则 4.2.1 质量手册 江苏石油字母简拼（JSSY）+/ZLSC-年代号，JSSY/ZLSC-2011。 版本号以“大写英文字母/阿拉伯数字”表示，如 A/0，表示 A 版，第0 次修订。 4.2.2 程序文件 江苏石油字母简拼（JSSY）/程序简拼(CX)序号-年代号，如JSSY/CX01-2011，版本号同“质量手册版本编号方式”。 4.2.3 记录表格 JSSY/- JL01-2011 江苏石油字母简拼/部门字母简拼-JL+序号-年代号，如数质量科技处：JSSY/SZL-JL01-2011，物流中心：JSSY/WL-JL01-2011。分公司如执行的是省公司制订记录，记录表格编
8、号仍按省公司的编号，如执行的是自制编号，则按本公司编号编制。 省公司本部相关部门和市公司的字母简拼规定，见下表。 本部相关部门、分公司字母简拼表 部门/市公司 拼音编写 部门/市公司 拼音编写 经理办公室 JLB 徐州分公司 XZ 人力资源处 RL 常州分公司 CZ 经营管理处 JG 苏州分公司 SZ 信息管理处 XX 南通分公司 NT 企业管理处 QG 淮安分公司 HA 4JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 5 页 共 12 页 安全设备处 AS 连云港分公司 LYG 零售管理中心 LG 宿迁分公司 SQ 物流中心 WL 盐城分公司 YC 发展规划处 FG 扬州分公司 YZ
9、数质量科技处 SZL 泰州分公司 TZ 商业客户中心 SK 镇江分公司 ZJ 南京分公司 NJ 江阴分公司 JY 无锡分公司 WX 4.2.4 外来文件 外来文件使用原编号。 4.3 文件的控制 4.3.1 受控文件 4.3.1.1 范围 a） 质量手册 ； b） 程序文件 ； c） 作业文件 ； d）记录； e）经识别所需的有关外来文件。 4.3.1.2 文件标识 a） 质量手册 、 程序文件等，由数质量科技处标明受控状态，按规定编号，同时给予发放编号进行标识； b）其他受控文件采用列入“质量管理体系有效文件清单”，标明受控状态，给予文件编号及发放编号进行标识。 4.3.2 非受控文件 4.
10、3.2.1 范围 a）用于外部宣传，发放到顾客和相关方的质量手册 ； 5JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 6 页 共 12 页 b）其他不属于受控范围的文件。 4.3.2.2 非受控文件不作受控管理，修改、换版时不进行跟踪。 4.4 文件的编制、审核、批准 4.4.1 质量手册的编制、审核和批准 a）数质量科技处在建立质量管理体系或质量手册换版时，按要求组织编制质量手册征求意见稿，广泛征求意见后形成送审稿，报管理者代表审核； b）管理者代表对质量手册送审稿进行审核，需要再次修改时，可责成数质量科技处进行修改、补充和完善，形成报批稿，报最高管理者批准； c）最高管理者对质量手册
11、报批稿进行审阅、批准；如有阅示，数质量科技处则应按其阅示要求办理。 4.4.2 程序文件的编制、审核和批准 a）各相关部门负责编制本职责及权限范围内的程序文件 ，文件经本部门负责人审核签认后，形成初稿，报数质量科技处审核； b）数质量科技处组织相关单位对初稿进行审议，文件原编制部门根据审议结果进行修改，形成报批稿； c）数质量科技处组织相关部门对报批稿进行会签后，报管理者代表审阅、批准；如有阅示，则按其阅示要求办理。 4.4.3 管理文件的编制、审核和批准 a）各部门编写本职责及权限范围内的管理性文件，文件经本部门负责人审核签认后，形成初稿，报数质量科技处会签； b）数质量科技处对初稿提出会签
12、意见后，返回编写部门； 6JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 7 页 共 12 页 c）编写部门报公司主管领导审阅；如有阅示，则按其阅示要求办理； d）编写部门报公司总经理批准、发放。 4.4.4 工作文件的编制和审批 各部门或单位编写本职责及权限范围内的工作文件，文件经本部门或单位负责人审批后发布后，报数质量科技处备案。 4.4.5 所有文件都要求做到内容简练、明确和易懂，版面文字清晰和易于识别。 4.5 文件的发放 4.5.1 发放范围 a） 质量手册 、 程序文件由数质量科技处确定发放范围； b）管理文件、工作文件由相关部门确定发放范围。 4.5.2 文件发放手续 a）
13、质量手册 、 程序文件 ，由数质量科技处进行“受控”标识后，建立、填写文件发放/回收登记表 ，注明分发号，由领用者签收； b）管理文件、工作文件由各部门建立文件发放/回收流程，并由领用者签收，通过办公平台下发的文件直接报公司经理办进行发放；无法通过有效办法进行回收的文件，可以下发通知的形式通知相关人员进行作废，避免误用； c）在提供给顾客或其他相关方质量手册时，由领用者签收，只做登记，不进行编号。 d）受控文件只允许在公司内部使用，任何部门和个人不得擅自复制和对外提供。需要向外提供文件，须经管理者代表批准后才能发放。 4.6 文件的更改 7JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 8
14、 页 共 12 页 .6.1 数质量科技处组织各部门对质量手册 、 程序文件 ，每年进行一次评审，评审结果通过管理评审予于提出和落实。对不适用的文件进行更改。企业管理处组织各部门对管理文件每年进行一次评审，对不适用的文件组织进行更改，下发管理文件最新状态通知。各职能部门或单位负责对工作文件进行评审，对不适用的文件及时组织进行更改。 .6.2 质量手册和程序文件的更改应填写文件更改申请、通知单 ，按原文件编制、审核、批准规定进行更改，如部门或人员有变化，在进行相应的编制、审核和批准时，应掌握原文件相应的背景情况。 4.6.3 文件的更改方式 a）在原文处划改：更改内容较少时，可将修改内容划掉，在
15、适当的位置,写上更改内容，并注明更改日期，更改人签名； b）补充更改或换页：需附加补充原文时，可在原文件后加附件进行补充更改或换页。补充附件与原文件进行等同管理； c） 换版更改：更改内容较多时应进行换版更改，并注明版本号。 4.6.4 每次文件更改，应根据发放记录，跟踪所有已发放的受控文件，并填写 文件更改记录 ， 以确保更改后文件的准确性和有效性。 换版更改时，原文件按作废处理。 4.7 记录的格式 4.7.1 记录的格式由数质量科技处组织各部门设计，报管理者代表审核后，由数质量科技处形成记录清单备案。 4.7.2 记录按规定格式使用，不得随意更改，各部门如需增加或修改记录格式，应将修改后
16、的记录格式报数质量科技处备案，并纳入公司记录清单 。 8JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 9 页 共 12 页 4.8 记录的填写要求 4.8.1 记录按格式要求填写标识，使之具有可追溯性。 4.8.2 记录的填写应正确、规范、齐全、真实、及时。应保持字迹清晰、易于识别和检索。 4.8.3 记录需勘误时，不准涂抹或用刀片等工具刮、撕，应在写错的内容上面画一横线，并在备注栏或适当位置，由填写人写上正确的内容并签字或盖章。 4.8.4 以电子媒体形式保存的记录，应建立目录，且要有备份。 4.9 记录的标识：每种记录的名称和编号应是唯一的，由数质量科技处负责编号并备案。 4.10
17、文件和记录的保存和保管 4.10.1 质量手册 、 程序文件由持有者妥善保存， 质量手册 、 程序文件原版由数质量科技处统一保管。数质量科技处负责建立公司质量管理体系有效文件清单。 4.10.2 数质量科技处负责建立公司总的质量记录清单 ，包括：记录的名称、编号、填写部门、保存部门及保存期限等。 4.10.3 各部门或单位设立兼职资料员， 建立本部门 有效文件清单 和 质量记录清单 ，统一保管本部门的文件和相关记录。 4.10.4 文件和记录必须保存在安全和适当的地方，方便查找，防止损坏与丢失。 4.10.5 江苏石油分公司档案管理暂行办法规定归档保存的文件和记录，执行公司相关管理要求。 4.
18、10.6 需长期保存的记录，应定期转交档案部门存档。 9JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 10 页 共 12 页 4.10.7 记录的保管场所应环境适宜，有必要的防护措施，满足防潮、防火、防虫蛀及防鼠害等要求，以防止丢失和损毁。 4.10.8 对缺页或损坏的记录要及时修补，使之完整。 4.11 文件的作废与销毁 4.11.1 各部门对其管理范围内的文件进行评审时，发现不适用或需作废的文件，应及时提出，并填写文件/记录销毁清单 ，由本部门负责人签字确认后，按各级文件的批准权限报批，批准后清单交数质量科技处备案。 4.11.2 作废文件由发放部门及时收回，列出清单，经主管领导批准
19、后统一销毁。如确有必要留作参考，应加以标识。 办公平台下发的管理文件按企业管理处每年下发的管理文件最新状态通知执行，组织相关文件的宣贯培训。 4.12 文件和记录的借阅与复制 4.12.1 借阅“受控”文件，须到文件发放部门办理借阅手续，由文件发放部门填写文件/记录借阅登记表后，方可借阅。 4.12.2 “受控”的管理体系文件，一般不允许复制，如确有需要，经管理者代表同意后，到文件发放部门复制，文件发放部门负责登记。 4.12.3 各部门建立文件/记录借阅登记表 ，进行借阅登记。在合同要求时，记录可提供给顾客或其代表查阅。 4.12.4 记录确需复制时，应填写文件/记录借阅登记表 ，经记录主管
20、部门同意后，方可复制。 4.13 外来文件的管理 外来文件专指与质量体系有关的外来文件由总经理办公室识别其适用性，确定分发至相关部门。未直接通过总经理办公室获得的外来文件，由10JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 11 页 共 12 页 相关部门进行识别，确定与质量体系相关的，应报至总经理办公室由其按程序进行分发。外来文件清单报数质量科技处备案。 4.14 电子版文件的发放、保管、更改、作废和销毁执行上述条款的规定。 4.15 记录的保存期限 4.15.1 根据各类记录的重要性和使用需要，数质量科技处和使用部门共同确定保存期限，质量管理体系运行记录，保存期为三年，其他记录的保存
21、按国家和公司规定的保存期限执行。 4.15.2 有关合同的记录，应保存到合同终结后一年。 4.15.3 供方评定记录应保存到与供方终止协作后两年。 4.15.4 上级有规定或顾客有要求的，按上级规定或合同要求的时间予以保存。 4.16 记录的处置 4.16.1 超过保存期限的记录，由记录保存部门作出超期标识，隔离存放。 4.16.2 各部门每年年底对本部门的质量记录进行一次清查，将需要作废销毁的记录进行清理，经本部门负责人批准后，按要求做作废销毁处理。 4.16.3 储存在计算机系统数据库内的记录，应注意计算机的应用软件的更新，并设置防火墙，从计算机中调用记录必须经过授权，所复制记录的备份也应
22、予以控制。 5 相关文件 5 相关文件 5.1 销售企业档案分类及保管期限表 6 相关记录 6 相关记录 6.1 公司质量管理体系有效文件清单 6.2 文件发放/回收登记表 11JSSY/CX012011 文件和记录控制程序 第 12 页 共 12 页 6.3 文件更改申请、通知单 6.4 文件更改记录 6.5 质量记录清单 6.6 文件/记录销毁清单 6.7 文件/记录借阅登记表 12中国石油化工股份有限公司江苏石油分公司质量管理体系 程 序 文 件 文件编号：JSSY/CX02-2011 管理评审管理程序 版 本： A/0 受控状态： 受 控 2011-11-17 批准 2011-11-1
23、8 实施 中国石油化工股份有限公司江苏石油分公司 发 布13JSSY/CX022011 管理评审管理程序 第 2 页 共 5 页 1 目的 1 目的 评价公司质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性，持续改进质量管理体系。 2 范围 2 范围 本程序适用于公司对质量管理体系进行管理评审。 3 职责 3 职责 3.1 总经理主持管理评审并签署管理评审报告。 3.2数质量科技处是本程序的主管部门，负责组织管理评审的准备工作，并对改进措施的执行情况跟踪验证。 3.3 相关部门（专业中心）参与管理评审，按要求提供输入材料，落实相关的改进措施。 3.4 分公司参与省公司的管理评审，按要求提供输入材料，落
24、实公司的改进措施。 4 工作程序 4 工作程序 4.1 评审策划 省公司每年至少进行一次管理评审，两次间隔不超过 12 个月，当发生下列情况时，总经理适时组织特定条件下的管理评审： a) 组织结构或人事发生重大变化时； b) 市场需求发生重大变化时； c) 政策有重大调整时； d) 发生重大质量事故； e) 当法律、法规及其它要求发生重大变化时； f) 顾客、相关方的重大或连续投诉； 14JSSY/CX022011 管理评审管理程序 第 3 页 共 5 页 g) 第三方认证前； h) 其它。 4.2 评审的形式及人员 4.2.1 省公司管理评审以会议的形式实施。 4.2.2 评审人员的组成。总
25、经理及领导层、相关职能部门（专业中心）负责人及经办人员，各分公司领导及相关部门负责人。每次管理评审的参加人员，在管理评审计划中确定。 4.3 管理评审计划 4.3.1 数质量科技处在每次管理评审前编写管理评审计划，其内容包括：目的、内容、人员和时间安排等，经管理者代表审核后，报总经理批准。 4.3.2 数质量科技处将管理评审计划下发给参加管理评审的人员。 4.4 管理评审的输入 4.4.1 年度管理评审的输入通常包括： a) 体系内部审核的结果及其纠正措施的实施效果； b) 顾客、相关方反馈，包括顾客和相关方的抱怨和投诉信息； c) 质量方针、目标的落实情况； e) 资源的投入与使用情况； f
26、) 纠正措施和预防措施的有关信息； g) 以往管理评审的跟踪措施及结果； h) 改进的建议等； i) 客观因素的变化和可能影响管理体系的变更。 4.4.2 在提交报告或资料时，要考虑以上各种输入要求，并根据省公司当前的业绩找出与预期目标的差距，同时考虑各种可能的改进机会。 15JSSY/CX022011 管理评审管理程序 第 4 页 共 5 页 4.5 管理评审的实施 4.5.1 管理评审材料的准备 参加评审的部门和人员在接到通知后，依据评审计划准备好需要提交的管理评审输入材料。并在召开评审会议前 10 天内，将管理评审输入材料提交数质量科技处。 4.5.2 管理评审会议 a) 总经理主持会议
27、，数质量科技处负责签到并做好会议记录 ，与会人员在会议签到表上签到； b) 管理者代表做管理体系运行报告； c) 各部门负责人分析、讨论、确定改进项目，进行原因分析，提出相应的改进措施计划； d) 总经理做出评审结论； e) 数质量科技处按评审汇总意见，记录于管理评审报告 。 4.6 管理评审报告 4.6.1 评审结束后，数质量科技处编写出管理评审报告 。 4.6.2 管理评审报告经总经理批准后，数质量科技处三天内发给各部门、各分公司。 4.7 改进措施的实施与跟踪验证 4.7.1 各责任部门按要求实施完改进措施后，将相关情况反馈至数质量科技处。 4.7.2 数质量科技处组织有关人员对其进行有
28、效性验证，数质量科技处负责的改进措施由管理者代表负责验证。 4.7.3 对验证不符合要求的，应重新执行 4.7 条的内容。 16JSSY/CX022011 管理评审管理程序 第 5 页 共 5 页 5 记录 5 记录 5.1 管理评审计划 5.2 会议记录 5.3 会议签到表 5.4 管理评审报告 17中国石油化工股份有限公司江苏石油分公司质量管理体系 程 序 文 件 文件编号：JSSY/CX03-2011 成品油采购质量控制程序 版 本： A/0 受控状态： 受 控 2011-11-17 批准 2011-11-18 实施 中国石油化工股份有限公司江苏石油分公司 发 布18JSSY/CX032
29、011 成品油采购质量控制程序 第 2 页 共 5 页 1.目的 1.目的 确保成品油采购满足产品要求，合格入库 2.适用范围 2.适用范围 适用于公司对成品油（普通柴油、车用柴油、车用汽油、车用乙醇汽油调合组分油和变性燃料乙醇）采购过程的质量控制。 3.职责 3.职责 3.1 经营管理处 3.1.1 成品油采购的归口管理部门， 负责成品油采购计划及采购过程管理。 3.1.2 负责成品油月度采购计划的编制、衔接，按照总部下发的外采供应商名单，签订外采成品油合同。 3.1.3 负责开展油品源头管理，跟踪采购油品质量情况，并定期对外采供应商供货质量情况进行评价。 3.1.4 负责成品油采购环节的质
30、量管理，质量纠纷的调查和处理。 3.2 数质量科技处 3.2.1 负责油品采购环节的质量监督。 3.2.2 组织开展油品的质量检验工作。 3.2.3 参与外采油品的采购管理和外采供应商管理。 3.2.4 协同处理成品油采购环节的质量问题。 3.3 物流中心 3.3.1 规范油库油品接卸作业流程。 3.3.2 指导和督促油库落实油品入库、储存、出库的质量管理，严把外采油品进、出库关，加强储存期油品的质量管理。 3.3.3 参与外采油品的采购管理和外采供应商管理 19JSSY/CX032011 成品油采购质量控制程序 第 3 页 共 5 页 3.3.4 协同处理成品油采购环节的质量问题。 3.4
31、企业管理处/法律事务处负责外采成品油采购合同的审查， 参与外采供应商的管理。 3.5 分公司组织油库落实油品入库、储存、出库的质量管理，严把外采油品进、出库关，加强储存期油品的质量管理。 3.6 各质检室负责采购油品的质量检验。 4 4.工作程序 .工作程序 4.1 计划管理 经营管理处根据总部下达的月（年）度配置、外采计划，结合市场、资源情况，统筹安排资源进货。 4.2 配置进货 经营管理处负责与总部、 大区公司衔接落实配置资源， 在执行过程中，根据经营需要提报资源调整需求，并及时将调整结果送达相关专业中心。 4.3 外采进货 4.3.1 禁止采购来历不明的外采油品，严禁采购各类调合油品，采
32、购部门应严格执行“三不采”原则，即无法确定油品生产企业的不采；油源向上追溯三级,生产企业不在外采油品生产企业目录范围内的不采；供应商未提供合格质量检测报告的不采。 4.3.2 业务洽谈 经营管理处根据总部下达的月度外采计划，与经总部审定的外采供应商联系，就采购品种、量、价、到货地点等进行洽谈，达成购销意向。 4.3.3 合同签订 4.3.3.1 经营管理处编制外部资源采购申请及合同审批表及成品油20JSSY/CX032011 成品油采购质量控制程序 第 4 页 共 5 页 购销合同 ，会物流中心、财务资产处、纪检监察处、企业管理处/法律事务处后，由分管经理或经理审批。 4.3.3.2 经营管理
33、处与符合要求的外采油供应商签订质量承诺书 ，并在成品油购销合同中明确质量要求（包括追加指标要求）供应商承担的质量责任。与供应商签订合同时，供应商必须提供生产企业出厂全项质量检测报告作为合同附件。 4.4 油品验收 4.4.1 经营管理处根据外采合同约定数量及单价、供应商、运输船舶、到港油库等信息，及时在 ERP 系统中创建外采采购订单 。 4.4.2 外采供应商需提供装货地出具的符合要求的全项质量检验报告，以及生产企业出厂全项质量检测报告，提交经营管理处和到港油库查核、备案。 4.4.3 分公司根据外采采购订单 ，按总部及公司相关规定，组织油库做好外采油品质量检验、入库工作。 4.4.4 入库
34、检验出现不合格或异常，按照不合格品控制程序进行处理。 4.5 供应商管理 4.5.1 经营管理处根据江苏石油分公司成品油外部采购管理实施细则 ，对外采供应商申报、新增或淘汰等流程进行管理。 4.5.2 经营管理处建立外采供应商评价体系，定期对供应商提供油品的质量、供货能力、到货及时性等信息进行统计分析，规避采购质量风险。 5 5、相关文件 、相关文件 5.1 外部采购业务流程 5.2 江苏石油分公司成品油外部采购管理实施细则 21JSSY/CX032011 成品油采购质量控制程序 第 5 页 共 5 页 5.3 不合格品控制程序 5.4 外采油品生产企业目录（石化股份苏安2011507 号）
35、6、记录 6、记录 6.1 外部资源采购申请及合同审批表 6.2 成品油购销合同 6.3 合格供应商名单 6.4 质量承诺书 22中国石油化工股份有限公司江苏石油分公司质量管理体系 程 序 文 件 文件编号：JSSY/CX04-2011 合同评审管理程序 版 本： A/0 受控状态： 受 控 2011-11-17 批准 2011-11-18 实施 中国石油化工股份有限公司江苏石油分公司 发 布23JSSY/CX042011 合同评审管理程序 第 2 页 共 5 页 1目的 1目的 通过对顾客有关要求的确定和评审，准确了解顾客及社会有关的要求和期望，并确保有能力满足顾客及社会的需求和期望，以达到
36、顾客及社会满意的目的。 2范围 2范围 本程序适用于公司对与顾客及社会有关过程的控制，对销售合同进行评审，实行统一制度、分类分级、会签审核、各负其责的管理体制。 3职责 3职责 3.1 企业管理处/法律事务处负责制订合同的管理办法， 确定销售合同标准文本，并对省、分公司合同内容的合法性、有效性进行评审。 3.2 商业客户中心负责确认直分销客户提出的要求，并对合同商务内容进行确认和评审。 3.3 零售中心负责零售销售合同的确认和评审。 3.4 数质量科技处负责根据法律、法规的要求，确定并提供成品油批发、零售过程中有关的质量标准。 3.5 分公司业务部门负责顾客有关要求的确定、与顾客沟通信息的收集
37、、分析和处理，以及对合同的评审，合同管理员负责审查签订的成品油销售合同的合法性、有效性和完整性。 3.6 油库负责向顾客提供油库出库油品质检报告。 3.7 加油站负责日常零售过程中顾客要求的确认和评审。 4工作程序 4工作程序 4.1 与顾客有关要求的确定 4.1.1 分公司业务部门负责组织识别相关顾客对产品的需求和期望，通过24JSSY/CX042011 合同评审管理程序 第 3 页 共 5 页 电话、传真、网络和其他方式同顾客取得联系，及时了解顾客对产品要求的具体信息。加油站通过与顾客的口头交流、询问，了解顾客的要求。 4.1.2 与顾客有关要求包括： a) 顾客以文字或口头明示的要求：如
38、：成品油品名称、规格、质量、数量、价格、包装、交付时间、交付方式和售后服务等； b) 顾客虽未明示，但成品油提供过程所必需或约定俗成的隐含要求。如：成品油的理化指标、可靠性和环境安全等； c) 公司自身的成品油标准和要求； d) 必须履行，且适用于成品油的法律法规要求。如成品油经营中安全、环保要求、质量、计量保证要求和有关保护消费者权益的规定等； e) 公司规定认为必要的附加要求。如：管理承诺、质量方针、质量目标等； f) 根据公司质量方针、质量目标、顾客要求和市场信息，确定产品的其他要求。 4.1.3 分公司商业客户部按 江苏石油分公司成品油直分销业务管理办法针对批发、零售环节的要求，通过合
39、同洽谈了解顾客要求，形成合同草案或协议，明确成品油品名、规格、标准、质量、数量、价格、包装、交付时间、交付方式和售后服务等要求。 4.1.4 加油站零售业务通过与顾客面谈，了解顾客的需求，并达成购买意向。 4.2 评审确认 4.2.1 评审要求 评审应在公司向顾客做出提供活动、产品和服务的承诺之前进行。 25JSSY/CX042011 合同评审管理程序 第 4 页 共 5 页 a) 顾客对成品油提供和服务提供的有关要求已经得到规定； b) 订单或合同与以前表述不一致的情况已经得到解决； c) 掌握公司配置计划、库存情况，评价本公司是否具备能力满足顾客对交付产品、交付数量、交付时间等要求。 4.
40、2.2 评审实施 4.2.2.1 直分销、零售环节的合同评审应根据省公司内控制度的规定和要求以及权限指引的规定权限进行评审和签订，合同审查严格执行中国石化江苏石油分公司合同管理实施细则 ，合同文本格式必须符合省公司油品购销类合同标准文本 。 4.2.2.2 加油站零售环节，在与顾客达成购买意向后,由加油员对顾客要求进行现场评审，通过加油机显示码、发油票据或其他记录予以确认，即完成顾客要求的评审。 4.2.2.3 合同正式签订后由分公司合同管理员填写合同基本信息表 。 4.3 合同变更 4.3.1 因公司原因需变更合同时， 由分公司业务部门以书面形式通知顾客，详细说明变更的理由， 与顾客进行沟通
41、， 并对变更的内容进行评审和确认，并由合同管理员在合同基本信息表上记录相关内容；因合同内容变更导致产生新合同时应补签补充协议。 4.3.2 如顾客提出变更要求，市公司业务部门及合同管理员应对变更后的内容进行再次评审。 4.3.3 合同或订单的要求有变更时，应确保相关文件得到修改并传递到与该合同执行有关联的部门。对变更后的合同内容，由分公司业务部门负责起草合同补充协议，并报省公司相关部门审核批准后执行。 26JSSY/CX042011 合同评审管理程序 第 5 页 共 5 页 4.3.4 变更后的合同与原合同一并存档。 4.4 与顾客、 社会有关要求评审结果及评审所产生的措施的记录应予保持。按文
42、件和记录控制程序执行。 5相关制度 5相关制度 5.1 江苏石油分公司成品油直分销业务管理办法 5.2 内控制度及权限指引 5.3 中国石化江苏石油分公司合同管理实施细则 5.4 油品购销类合同标准文本 5.5 文件和记录控制程序 6. 相关记录 6. 相关记录 6.1 合同基本信息表 27中国石油化工股份有限公司江苏石油分公司质量管理体系 程 序 文 件 文件编号：JSSY/CX05-2011 油品收储运销质量控制程序 版 本： A/0 受控状态： 受 控 2011-11-17 批准 2011-11-18 实施 中国石油化工股份有限公司江苏石油分公司 发 布28JSSY/CX052011 油
43、品收储运销质量控制程序 第 2 页 共 6 页 1. 目的 1. 目的 有效控制入库、储存、发货、运输、销售等环节油品质量，确保最终销售油品质量合格。 2. 范围 2. 范围 适用于油品在入库、储存、发货、运输、加油站销售等环节质量控制与管理。 3. 职责 3. 职责 3.1 经营管理处负责最终采购计划的制订、落实；负责与移库、外采自提进货承运商签订油品质量保证协议，确保油品不受污染；负责采购环节质量问题处理；负责提供油品资源性质（配置/外采） 、成品油资源外采审批表、外采油供应商、生产企业名称、发货地、全分析的油品质量检验报告等质量追溯信息。 3.2 数质量科技处负责对全省收储运销过程油品质
44、量状况和油品检验情况进行监督和指导；负责公司内部油品质量纠纷调查、处理；协调处理重大油品质量问题。 3.3 物流中心负责监督油库落实开展油品质量验收工作，保证物流运行过程中油品质量；负责二次物流承运商的管理，对二次物流运输过程油品质量控制进行监督。 3.4 零售中心负责指导分公司对加油站进货、储存、销售油品进行质量监督和控制。 3.5 商业客户中心负责直分销销售油品的质量监督和控制。 3.6 各级质检机构负责收储运销各环节油品质量检验， 并按规定准确检测，规范记录质检结果；对有质量问题的油品提出处理建议。 3.7 分公司负责本区内油库、加油站收储运销过程油品质量的监督管理和控制；负责组织处理本区域内储运销过程油品质量问题。 29JSSY/CX052011 油品收储运销质量控制程序 第 3 页 共 6 页 3.8 油库负责本库油品入库、储存、发货过程质量控制；负责储运销过程油品质量检测，并登记质检结果。 3.9 分公司零售管理部负责加油站库存和销售过程油品质量的控制；会同分公司数质量科处理加油站油品质量纠纷。 4. 工作程序 4