商务接待方案（6篇）.docx

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1、 商务接待方案（6篇） 为了做好其次届中国餐饮业博览会会务接待工作，组委会办公室托付西安市成立餐博会会务接待组，并制定了其次届中国餐饮业博览会接待工作实施方案，详细如下： 一、接待时间 20xx年10月17日至21日午前。 10月17日全天报到。 二、住宿安排 组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和规划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和规划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组（餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后），并将定金（500元/人）于8月31日前汇入餐博会会务组账户。 三、用餐安排 10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在

2、入住宾馆，形式为自助餐或地方风味餐饮，代表凭餐券在规定时间用餐。有特别用餐要求的代表，请各地代表团联络员准时与住店会务接待小组联系。 四、交通安排 10月17日会议报到当天，接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点，各省、自治区、直辖市和规划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。 餐博会期间，代表参与活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。 10月21日会务接待组为代表安排送站，需提前离西安的代表请准时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表，会务接待小组可代为联系酒店和旅行社，费用自理。 五、收费标准 （一）会务费：每位代表会务费600元，会务费包

3、括餐博会资料费、区间交通费、参观沟通场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的以及要求参与局部活动的代表可与会务接待组详细协商。 （二）食宿费：依据所住的不同宾馆设a类：1500元/人，b类：1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团，也请在8月25日前与接待组联系。 （三）减免事项：各省、自治区、直辖市和规划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费；各地组团参会人数超过20人的，免收联络员（1名）的食宿费和会务费。 六、其他 因代表离西安返程日期相对集中，承受统一安排食宿的代表需预定返程机（车）票的，请提前与会

4、务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。 七、联系方法 餐博会组委会办公室会务接待组： 联系人：肖来利xxxxxx 刘勇0298xxxxxx 传真：029xxx 缴费账号：xxxxx 开户银行：中国工商银行西安北大街支行 开户名称：其次届中国餐饮业博览会会务组 会议接待方案 篇二 为了安排好xx公司的代表来上海与本公司洽谈合资设厂事项的工作和各事项，顺当进展谈判工作，特制定以下接待方案： 一、接待时间： 2022年10月2729日 二、接待地点 接机地点：xx 接待酒店：xx 地址：xx 参观地点：xx 三、接待对象： xx公司谈判代表以及伴随人员 四、接待负责人员 总负责：xx（负责整个行程的指

5、挥和协调工作） 接待组：xx（翻译人员，礼仪小姐，讲解员，接待员） 秘书组：xx（负责接待和谈判会议的相关文件起草文件资料） 后勤组：xx（负责行程和会议谈判的酒店安排，会场布置和保安等相关工作） 谈判组：xx（主谈，决策人，销售参谋，法律参谋，技术参谋，公关经理） 合计人员：24人 五、接待前期预备工作 1、来回机票预定 2、食宿安排 3、迎接车辆安排 4、会场接待 5、会场整理及布置 六、后期工作 1、谈判会议资料整理 2、经费报销 3、总结及信息反应 七、经费预算 双程飞机票(22023)+酒店住宿费(10000)+餐费(8000)+租车费用(650)+观光费用(2500)+会议杂务费(

6、1000)+后备费用(5000)总计：63150元（人民币） 八、留意事项 1、接待外宾的礼仪留意事项 2、应急方案的预备 3、掌握经费预算 4、做好整个行程以及谈判会议的记录工作。 会议接待方案 篇三 一、销售部接待程序: 销售部在猎取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作: 1、准时与会务方负责人进展联络 （1）清晰了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参与等）及内容（包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特别要求等）； （2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应准时向部门主管领导汇报状况，由部门主管领导召开协调会议，统筹

7、整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中，应和会务方详细负责人具体争论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求供应后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后，应依据实际状况给客户供应清楚的价格。如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进展调整及平衡。 价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应准时向主管领导请示。 4、签订会议协议，收取会议押金 当会务方已确认全部会议细节后，双方应依据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金； 5

8、、下发会议接待通知单 签订好会议协议后，依据双方协商的详细内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门，并保存该次会议的档案； 6、会议接待 发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程； 7、会议结账 会议完毕，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部赐予帮助； 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人，为来宾留下美妙感受；同时择机赠送精致小纪念品给会务方负责人，加深友情； 9、会议完毕 会议完毕，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反应至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的

9、会议接待活动，可撰稿送媒体发表。 二、房务部接待程序: 房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到: 1、会议接待的前期工作 （1）熟识、了解会议接待通知单的内容； （2）了解结算方式，收费工程、联系人和费用签单人； （3）落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床； （4）落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等； （5）落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达； （6）负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。 2、会议排房 按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充分的状况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于状态的房间。 3

10、、会议空房 确认会议定房，落实好详细房间后，将预定内容输入电脑并确定房号。 4、会议嘉宾入住 （1）在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进展核实，至少前一天排房，做好一切来宾入住前的预备工作； （2）会议来宾到达前，预备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，可将房卡、欢送卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态； （3）当会议来宾抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员准时运送客人的行李。若遇问题，准时与销售部会议接待负责人联系。 5、会议嘉宾离店 （1）礼宾官接待信息，应准时帮助客人收送行李； （2）前台收

11、银处快速结账； （3）帮助客人安排好车辆。 6、关注意要来宾的消费习惯，收集整理客史资料。 三、餐饮部接待程序 餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到: 1、会议接待前期工作 （1）做好记录，依据会议接待通知单，精确把握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特别要求并将接待信息逐级传递； （2）依据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场； （3）由宴会主管按宾馆效劳标准和客户要求检察会前预备状况（会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、效劳人员的精神面貌等），发觉问题马上整改，力求没有疏漏； （4）提前两天跟进会

12、务方及销售部会议联络人，确定会议茶歇、用餐餐标及特别要求，并为会议客人预留用餐场所。 2、会议接待中 （1）安排优秀礼仪人员，在会议召开前40分钟到场，引领参会嘉宾； （2）跟进会议效劳及帮助客人处理睬间特别事项； （3）帮助销售部会议联络人及财务部收银员准时理清会议帐务，预备与会务方负责人结账。 3、会议完毕 （1）宴会效劳人员跟进会议结帐工作； （2）帮忙会议客人整理睬议遗留物品。 4、会议用餐及送别 （1）引领悟议客人用餐，并供应优质效劳； （2）做好餐饮帐务的结账工作。 5、送别 （1）恭送会议客人，为来宾留下美妙感受； （2）客人离店后，若遗留下珍贵物品，应尽快联系交换客人。 6、整

13、理睬议客户资料，总结会议接待得失。 商务接待方案 篇四 为了安排好xx公司的代表来xx与本公司洽谈合资设厂事项的工作和各事项，顺当进展谈判工作，特制定以下接待方案： 一、接待时间 20xx年x月xx日 二、接待地点 接机地点：xx机场 接待酒店：xx度假酒店 地址：xx路xx号 参观地点：xx有限公司生产基地 三、接待对象 xx公司谈判代表以及伴随人员 四、接待负责人员 总负责：xx（负责整个行程的指挥和协调工作） 接待组：xx（翻译人员，礼仪小姐，讲解员，接待员） 秘书组：xx（负责接待和谈判会议的相关文件起草文件资料） 后勤组：xx（负责行程和会议谈判的酒店安排，会场布置和保安等相关工作）

14、谈判组：xx（主谈，决策人，销售参谋，法律参谋，技术参谋，公关经理）合计人员：xx人 五、接待前期预备工作 1、来回机票预定 2、食宿安排 3、迎接车辆安排 4、会场接待 5、会场整理及布置 六、后期工作 1、谈判会议资料整理 2、经费报销 3、总结及信息反应 七、经费预算 双程飞机票+酒店住宿费+餐费+租车费用+观光费用+会议杂务费+后备费用 总计：xx元（人民币） 八、留意事项 1、接待外宾的礼仪留意事项 2、应急方案的预备 3、掌握经费预算 4、做好整个行程以及谈判会议的记录工作。 商务接待方案 篇五 一、xx简介： xx公司，公司是以生态农业开发、高科技农业种植及示范、农产品加工及销售

15、、中医养生科普、生态农业文化展现、生态度假农庄，生态文化旅游为主要业务的综合性开发企业。 二、接待时间： 20xx年3月22日 三、接待地点： 1、接待地点：御邦国际 2、会议地点：御邦国际701会议室 四、来访人员根本状况： xxx 五、接待小组人员： 1、总负责：公司行政部 2、跨部门接待小组：相关领导，行政组，筹划宣传组 六、会议费用预算明细表： 用车费用：xxx 其它：xxx 总预算：xxx 七、接待前期预备工作 1、制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间 2、就餐安排，提前预定3、迎接车辆安排 4、迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作） 5、相关会议材料预备 6、相关接待人员，负

16、责相关接待工作 八、会议前的筹备工作 1、会场布置。依据会议资料，在场内悬挂横幅。门口张贴欢送词和庆祝标语。可在会场内摆放适当的简洁盆景、盆花；为使会场更加庄重，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗洁净，摆放美观。 2、会议前的接待礼仪。提前预备礼仪人员做好相关接待工作。 3、会前检查。提前检查音像、文件、会议材料、锦旗等齐全性。 4、就餐安排。提前统计就餐人数，进展预定。 九、会议接待 1、欢送词 2、会场整理及布置 1）提前30分钟清洁并布置会场，持续会场整齐有序。 2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗洁净。 3）调试投影仪，音响等设备，

17、放映相关资料。 3、领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。 十、会后效劳 会议完毕，用车在会议完毕前妥当安排。引导与会人员至就餐地点就餐，就餐后，由接待人员负责将领导嘉宾送回。十一、附件： 商务洽谈活动会议安排： 时间：3月22日下午15：0017：30、 地点：xxx 资料：xxx 主题：xxx 主持人：xxx 参会人员：xxx 商务签约仪式 一、签约时间：xxx 二、签约地点：xxx 三、参会人员：xxx 四、会议签约事宜： 1、主持人宣布签约仪式开头，介绍主要来宾和领导 2、总经理介绍签约工程状况3、正式进展签约 4、签约仪式完毕后，各参与人员举杯庆贺 5、摄影人员给参会人员群众拍照留

18、影 6、各个公司总裁致辞 7、主持人宣布签约仪式完毕，参会人员退场 商务接待方案 篇六 应我公司邀请，xx酒业公司总经理等一行3人，将于本月6日到达我公司洽谈业务，时间暂定3天。 该公司是我国西南地区的大型酒类生产厂家，产品在国内外市场上一向供不应求。该公司与我公司有多年的业务联系，系供给我x酒的唯一厂家，对我公司业务往来专心，态度友好，每年均与我公司有成交实绩。 对他们此次前来洽谈业务，我方拟本着友好、热忱、多做工作的精神予以接待，望洽谈卓有成效。 详细安排如下： 1、客人抵、离京时，由有关业务人员迎送。 2、由我公司总经理、副总经理睬见并宴请两次。 3、由我方总经理负责与其洽谈。 4、客人在京期间适当安排参观巡游、文化消遣活动。 5、客人在京费用由我公司担当。 以上意见妥否，清公司领导指示。 附件：xx酒业公司客人名单(略) 本公司接待人员名单(略) 上海xx百货公司公关部 20xx年x月x日 它山之石可以攻玉，