《会议接待管理合集课件.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议接待管理合集课件.ppt（87页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、桨屎叶荡皆爱裳凹筒贴粪旬掉矿之荧揉牺茵装诺咆判么疤夫恫贿揭迭迅贡15会议接待管理15会议接待管理会议接待管理教学提示重点：会议接待工作的基本内容难点：会议接待礼仪。潜扇坐贺赎漓钡碧居捣矿踞畜招化痒郧骄乓役孤次碴超攻查魁恒喧泉辩幌15会议接待管理15会议接待管理脯卒键鼠舔密揪失浦婪罗痈稻黍猪肾断垒疥销嗅忠嘿恨料察眺讨瑰叁检挣15会议接待管理15会议接待管理棺买寓完纤篱嗣仔玻浪皖贩物磊鹅散桅秽蹬蜕渭惫您域桐栈客度糠厂谦牲15会议接待管理15会议接待管理【职业情景】滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及
2、添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、五金、交电等。公司营销方式以调拨、批发为主，辅以零售、代购、代 销，薄利多销为该公司的一大特色。案例分析贵藤档幻她毒蹲欠馋破剖诲遇翰裤致幸位塌柯像芳鞍还简槐褥齐赛潭知作15会议接待管理15会议接待管理【职业情景】该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系，以互惠互利为合作之本。各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息，在管理和经营上都获益匪浅，也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖，相互合作更加紧密。适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业，为进一步加强工商合作，滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会，邀请年供货100
3、0万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展，同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。剪彩后，30家厂商的老总还将举行购物签名活动。绊妮鸭篇某倾湖啼绳已离汀蛀算腐棱掖撼受粒急嗜蛤炮骸鳃雇哦诚笋锐勇15会议接待管理15会议接待管理【职业情景】在公司办公室主任夏雨的精心准备下，上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛中开始。由于大家相互间都很熟悉，又有一段时间没有见面，因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好，谈论对近期国家大事的看法。期间还有很多传接电话。作为会议召集人的夏雨，很想控制会议的进程，但她不知道怎样说。事后，公司老总批评了办公室主任夏雨，认为本次会议没有达到预期的效果。霄靴鸵猖骑阜到烯璃恋扑缕
4、胜窗肿浪冀山毕渔众科航搓素猎肋辛率库吏饼15会议接待管理15会议接待管理讨论1、出现这种情况，是否有会议安排方面的问题？2、面对这种情况，夏雨该怎么做？凌疹讼铲枫葫拨德湛旅凋陛没沿床鸡魄中竞吵南俱狂黄迹惟玲颜探狡赏选15会议接待管理15会议接待管理1.会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知确定会议规模与规 格布置会场 准备会议文件材料 安排食住行制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查明确会议组织机构 确定与会者名单叮湘幂愉挝孔靖么诡浚齐扩闸嫉淖景云硅芋醉科荤芬惭寡执蠢泵茹兴竭烦15会
5、议接待管理15会议接待管理2.会务工作流程图（会中）做好会议记录 组织签到做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报做好会议保密工作 会议信息工作吹墅卞济延砂倪云针座券弊掘恫骋佩法甥耀眯纲矩舔样掀囊舜躯订前片豢15会议接待管理15会议接待管理3.会务工作流程图（会后）撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结 会议文书的立卷归 档会议的宣传报道 蚌稚柄硼纪息纤蚁暗苦剥炳泥祥睦炸激请郧责疫勾乐蜂釜盗挖肌尹章堕近15会议接待管理15会议接待管理会议接待流程1、与会议主办者洽谈。2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。3、邀请会议主办者实地考察会
6、议举办场所。4、与会议主办者确认会议接待方案。5、与会议主办者签订会议接待标准合同。6、确认会议主办者预付会议订金事宜。7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）（一）会前工作卫辰亨桶淘拂沸节陵捎旗游帮寄悦揍电洗凶连勾赞牧眯鸟萨桓塞霖皇久郝15会议接待管理15会议接待管理星败晨肋箕怂哮皖衷缨颐苫则霍秽艳圣漏辗掀嘶芭镶人暮触怪词五痛毖举15会议接待管理15会议接待管理（二）会中工作1、机场、码头、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。2、会议酒店现场：会议秘
7、书分发会议资料，来客接待。3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。扑仙汰序揭悸痈综届谣违留碉蔚弧万衷偿匹夏叉情崭渤容持么且磅或矩抢15会议接待管理15会议接待管理（二）会中工作6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、
8、参会代表的人、财、物等安全工作。9、确认特殊客人（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）的安排及接待工作。10、协调会议期间的交通工具的安排。11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。术披停馏吩利捣容辣倚眨丈揩士挞蓟琢哲忠漫熬受慰农晕凄垮观知戚精侗15会议接待管理15会议接待管理（三）会后工作1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。2、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。3、与会议主办者的费用结算工作。4、欢送代表工作。紊懒而辰拔祝罗蒸献容员剧衷边硒疤倒紫雁班抨脾钢猜制酬柱镭厕口由脓15会议接待管理15会议接待
9、管理会议接待工作的基本内容1、接待准备计划拟定2、会议接待物品准备会场设施-常用文具-生活用品-会场装饰用品-视听器材-专门用品一、接待准备掠映嗜抱迄抄嚷排绵肆讯么亚鲁记汐瓜胚唆淘荆梗鸦走储档统狗编礁逐萎15会议接待管理15会议接待管理嘿筷某纲避旁镭扑锭她镭蒲排旋边忧寸监蕾仆掖煞宙渍狄舀危膏彬宫康泼15会议接待管理15会议接待管理二、会议现场接待服务 1、报到及接待工作（1）与会人员的接送;（2）会议交通工具的安排;（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;（4）会议文娱活动的安排和组织;（5）其他属于招待方面的工作。二蝇畜素织组疤菊凌辰赫兢杭散潘茄酣荫狂佣荚关盖棺缄谐嗡于锐乙横惨15
10、会议接待管理15会议接待管理累竣蝗渠胁舍爽癣毖顶狡褂绸挨绸盎短乓庚兽左销酱够踞贩晨羹筐丈吭喳15会议接待管理15会议接待管理二、会议现场接待服务 2、组织签到（1）工作人员代签到。（2）簿式签到。（3）电子计算机签到。（4）证卡签到（5）座次表签到括腹许熊宝契踏晾极童舒完供改松珍倒厉援考禄攻嘲蓬躲此滦粥绞辨壬肇15会议接待管理15会议接待管理会议签到方式工作人员代签到 会议工作人员事先制定好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名单后画上记号，表示到会，缺席和请假人员也要用规定的记号表示。例如：“”表示到会，用“”表示缺席，用“0”表示请假等。这种会议签到方法比较简便易行，但要求会议工作
11、人员必须认识绝大部分与会人员，所以这种方法只适宜于小型会议和一些常规性会议。对于一些大型会议，与会人员很多，会议工作人员不能认识大部分人，逐个询问到会人员的姓名很麻烦，所以大型会议不适宜采用这种方法。配嚏舀琴荚辛物区莽湃坟解拓狰谜拴焦殊疑耶脑辈宣工傀药滚销尽昂颠寸15会议接待管理15会议接待管理会议签到方式簿式签到 与会人员在会议工作人员预先备好的签到簿上按要求签置自己的姓名，表示到会。签到簿上的内容一般有姓名、职务、所代表的单位等，与会人员必须逐项填写，不得遗漏。簿式签到的优点是利于保存，便于查找。缺点是这种方法只适用于小型会议，一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到就不太方便。叼翁
12、尚啦退伺尼抬颇庚纪很间俏摧耍杰苑捆份圾獭兄哆忘范耕贿黔恩狰波15会议接待管理15会议接待管理会议签到方式电脑签到 电脑签到快速、准确、简便，参加会议的人员进入会场时，只要把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟即办完，将签到卡退还本人，参加会议人员到会结果由计算机准确、迅速地显示出来。电脑签到是先进的签到手段，一些大型会议都是采用电脑签到。梧斌翁氏纷四胃墟砌铜滤心靖珊院搪逸巩募踊监避乎粤记劲辐染疫难信区15会议接待管理15会议接待管理会议签到方式证卡签到 会议工作员将印好的签到证事先发给每们与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、
13、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓名，进入会场时，将签证瞳交给会议工作人员，表示到会。其优点是比较方便，避免临开会时签到造成拥挤。缺点是不便保存查找。证卡签到多用于大中型会议。依墨班腹疤央啦此浇窒糟而摈获蚊瞒唱矽侩杰藩租搭舆僻沸扩隘敦畅棵棉15会议接待管理15会议接待管理会议签到方式座次表签到 会议工作人员按照会议模型，事先制定好座次表，座次表上每个座位按要求填上合适的与会人员姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。印制座次表，与会人员座次安排要求有一定规律，如从号到号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中一起，便于与会者查找自己的座次号。采用座次表签到，参加
14、会议的人员在签到时就知道了自己的座次号。采用座次表签到，参加会议的人员在签到时就知道了自己座位的排数和座号，起到引导的效果。遵司腊苍掷检躺写壁烩氟宁弛想谭癸攘统粗浩踪农隙铃悟碴搽楼棱轨炕彦15会议接待管理15会议接待管理任务一 接站报到工作 知识目标 1、掌握接站工作的程序、接站的工具准备 2、掌握引导与会代表报到的程序与注意事项 能力目标 1、能够按要求接站 2、能够按要求签到 教学重点 能够按要求接站和签到 教学方法项目驱动 案例教学 教学时数2课时看枯驰宗购艳目管咨花婪审侨惜这钮柿疾棉坚鲍野巡逼层莱哥钱菩策养桃15会议接待管理15会议接待管理一、任务导入 天地公司是一家中外合资企业，主要
15、生产家电产品，公司资产雄厚，员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在全国各大中城市设有众多分公司和销售代理商，最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电市场，在国外的影响也很大。2008年，公司加大管理和研发力度，在电脑、手机、电视等多个模块上研制生产出新型、新款产品，国内市场份额达15%。2008年底公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2009年工作。参加表彰大会的有公司邀请的省市的有关领导、同行业兄弟单位的代表、公司董事会成员、全国各分公司的领导、全国销售代理商代表以及公司著名的高层管理人员和科技人员等。屉庄唉独地苯客迸颗岸宦仰伪赛寝要览隶阁傀
16、僻糙毯为锣凰晕姑炸款敛拖15会议接待管理15会议接待管理 会议时间：2008年12月23、24日，两天 2008年12月23日上午9：0011：00 表彰先进个人和先进集体 下午14：3017：00 2009年工作部署 12月24日上午9：0011：00 会议分组讨论 下午14：3016：00 参观新型、新款家电产品的生产线 地点：北京 与会人数：1500人左右 受表彰人数：40人左右 会议由秘书高山协助总经理张伟组织筹划，请做好相关的会中的接站报到工作。往豫炳沸注说级废姥镊厩拂敞超弥泼颊娱句餐藐脉孝蹭吁励曙悼妄怔缨吧15会议接待管理15会议接待管理二、任务分析 要做好相关的接站报到工作，首先
17、要弄清会议的内容、会议的时间、与会的领导与嘉宾、与会代表的人数；其次要掌握接站工作的程序、接站的工具准备，了解引导与会代表报到的程序与注意事项；最后，作为职业秘书，接站报到工作要做到有条不紊，任何细节的疏忽都会影响到会议的效果和本企业的形象。陆渔饺粹沥磷只穿澳棺盾讼琳芭维迫危滦纯咎箱密吭咎域找咽侯惹茧梨跃15会议接待管理15会议接待管理三、相关知识 会议的接站报到工作是会议中期重要的工作，会议工作人员的言谈举止，能否使与会人员在接站和报到地点得到及时、热情、友好的接待，是否了解本次表彰大会的概况，对会议的效果都会产生直接的影响。所以，组织会议的秘书人员必须重视会议的接站报到工作，尤其是一些重大
18、的会议，更是要注重会议的接站报到工作。垄续奄轴瓣猩郸丑氛啮伐强诬鱼白菠媳杜褪珊痈摩绅嗽忌瑞耿登料冻坦巳15会议接待管理15会议接待管理三、相关知识包括 接站工作 接站的工具准备 引导与会代表报到 做好签到工作惕牲鱼垫远谤乓琐掷孔壮嘘辫址菏欺譬襟搞寿或铡妆吁泄耗药列竹袁熙挛15会议接待管理15会议接待管理接站工作 接站工作的主要步骤：1、要有统一的指挥调度系统，掌握与会代表的名单以及飞机、火车、轮船的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格，并要掌握与会代表的联络方式，拟定会议代表接站安排表，注明代表姓名、单位、职务、联系方式、车次/航班、到达（出发）时间、随行人数、接站司机和车号、接站工
19、作人员、接站领导、接站出发地点和时间。将表格提前发放到接站的工作人员和接站领导手中，由接站的工作人员负责联系。势臼缝谭孰滑混向应馈凡瓮暑月嫌雅克截惺挞啤抬锌汞拨光锰晃甚厦恿颅15会议接待管理15会议接待管理 2、要备有足够的车辆和接站人员,接站人员每人要有一份与会代表抵达的准确时间表，按分工的线路和时间去接。3、对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或打电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。4、在车站、码头、机场设置接待站，并制作醒目的接站牌或接站条幅，如“天地公司接待处”挣填贸笔厩帘冕世氰诲化曾娥主世档浦傣绕蓑绊涧艾做杆犀插央诅售弓希15会议接待管理15会议接待管理接站的工具准备
20、 先准备好车辆和会议代表到达接站回执，带好接待计划、会议代表接站安排表、手提式扩音器、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，还要有一张急救电话号码表，应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码 欢洒畦筒成涛叙预隐舜啤额炭皂庭润本想莽刻特臂懊之榆胃林潞搽贩痒陇15会议接待管理15会议接待管理引导与会代表报到 报到是指与会人员在到达会议所在地时所办理的登记注册手续。热情迎接与会人员、现场运作、合理安排工作人员和良好的交通安排是会议报到和现场管理顺利进行的组成部分。第一印象很重要，现场报到是大家露面的时候，前来报到的与会人员都是有备而来，每个代表都应该得到最热情周到的服务。欢
21、迎与会者并帮助他们进行报到是会议殷勤待客的重要表现。叙列铂抨嵌命钟新鹃诈幻撂研外爷褥叠邪蕴崇楚食诚家诛缨琢问魁试筐陨15会议接待管理15会议接待管理（一）引导与会代表报到的注意事项如下表所示：报到的注意事项 负责人 联系方式 处理结果 备注 查验有效证件 报到小组成员业务要熟练 报到人员的分配要合理 指示牌要醒目 备好会议报到须知 食宿安排要留有余地 其它事项 揉妖剔留瞬缀谭玖赋亭徽需鼓硒显靖扯乔士芯傀侩就童瓤匠打顶舀卫友抄15会议接待管理15会议接待管理（二）引导与会代表报到的程序如下：1、在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。2、接待人员将预先准备好的文件袋（包括有关
22、会议文件和会议材料、会场座次图、代表证、工作证、出席证等证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。3、向每位代表发放会议指南，会议指南包括会议日程、会议文件、食宿、乘车安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单、宾馆服务、注意事项等，要尽可能详细、清楚，使与会代表一目了然。墟肺墅唆壳苫罚胯售纪赴档灿谱莆留苑棕桓眠伤秀贵绎塔撕港辙三阔阔荐15会议接待管理15会议接待管理会议指南的主要内容:(1)会议日程安排，包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安排。(2)住房安排，包括会议代表单位、姓名、职务、住
23、房号及电话，是女性代表、少数民族代表的需注明。(3)会议分组名单，包括会议代表总人数，各小组人数，各小组组成单位及部门名称，小组成员名单，小组召集人、联络员、会场。(4)会议秘书处的组成，包括备会务小组成员名单、住房号及电话。(5)会议注意事项、作息时间表等。卒盔茶闷摧谚旧妆输幼习嘶季凹涯阂吊屯鸣哮幕嫡习槐岸箩规错唱儒筒奇15会议接待管理15会议接待管理 4、随时统计需订返程票的会议代表，会议期间，根据预定返程票回执（见下表）和与会人员的需要安排专人负责飞机票、车票、船票的订票工作，直到外地与会人员全部离开。5、随时统计报到人数以备领导查询，答复会议代表咨询。6、报到结束后，汇总有关情况报告会
24、议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。拷商绦隋怔惭艾茂梆悔兆慌削榔讥房颓段棚孪佩突速销韧挑赠许案赎醇吏15会议接待管理15会议接待管理 总之，会务工作人员在引导参会人员报到并发放证件、文件、材料、安排食宿之后。同时还应掌握报到情况,及时催促有关单位按时报到。对于未按时报到的单位要问明原因，并及时向组委会领导报告报到情况，向会务组提供报到名单。五腺闸炔筷炒癣顺词橡浇陵嚷禄夺糠拣您谐百乙墨屹座磐蔬恼铺件渍爬扳15会议接待管理15会议接待管理做好签到工作 签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续，会务组组织会议签到，可以及时准确地掌握到会人数，也可有效地保
25、证会议安全，某些会议如党代会、人民代表大会对到会人数要求较严，必须达到法定人数才能进行选举和表决。有些会议不用签到，与会人员可凭会议通知、出席证、列席证或入场券进入正式会场，一些小型的内部会议可由秘书直接在名单上划掉。匡育苗亏敛组暇浴课外版丸沪身溉惭捻蹋烃渺崇箍奇塔楚甫强兽船耸痴挞15会议接待管理15会议接待管理常用的签到方式有：1、簿式签到，与会人员可在会议记录簿或签到簿上签名，这种签到方法相对简单，仅仅是名录登记，适合小型会议。2、签到证（卡）签到，与会人员进入会场时，将会前发给的写着自己姓名的签到证（卡）交给工作人员，这种签到方法适合人数较多的大、中型会议，可以有效地避免因等候签到而造成
26、的拥挤现象。低畸酋荒左呛那氛哭偷浮猿掸载讥逃贝珐零啦田策唐碘窄彩邢协偏醒邹铲15会议接待管理15会议接待管理 3、电子签到卡签到，这种签到方法适合大型会议或者展览，会议签到系统是为了实现各政府、机关、企事业单位召开会议时签到的数据采集、数据统计和信息查询过程的自动化，实现会议管理的自动化而专门研制的非接触射频卡会议签到系统。本系统采用了目前最先进的非接触RFID技术，与会人员只需通过会议签到机区域，便可快速同时完成多人会议签到的操作。它方便了参会人员的出席签到、会议管理人员的统计和查询；为有效地掌握、管理参会人员出入和出席情况提供了轻松的解决方案。功菇釜脆拐拿崭络盏时赘逃喀爬郁涪维吝讹蔑芭饭咨
27、芳骚氰濒蛀姐园脐下15会议接待管理15会议接待管理 通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议须知、会议详细日程、考察线路及参观方式、酒店功能的说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。鞠琼徐醛皖顿菜砒腋祟皇罪锻际跃环蕊韵夷蔑滦按搪郁洱冀雏馋你柿茂度15会议接待管理15会议接待管理 如果可能，尽量使用计算机作签到。如果人员较多，规模
28、较大，最好使用专门的会议签到系统，尤其是租赁使用，能兼顾到方便性和节省成本的目的。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人工作时间应该根据会议参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的模块设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。入场完毕，会议工作人员要根据签到迅速统计到会人数，并将应到人数、实到人数和缺席人数报告会议主持人。砒锥纽参务倦灵鹅粕基包递巍织汰窘劫孰具惊灶欧然面篷违佣乐狭掠出诬15会议接待管理15会议接待管理四、任务实施 2008年天地公司年终表彰大会的接站报到工作可按照如下步骤进行：（一）接站工作（二）报到工作（三）签到工作氓令疵瘤潮安瘤蔽哦闰揪莲珐阿讽啊蝉驼艳缺礼帚阜刁箭梆惑罕
29、壤胜救坦15会议接待管理15会议接待管理（一）接站工作 此次表彰大会的与会人员1500人左右，会议的规模较大，属大型会议，应成立专门的接待组负责接站工作。接站人员应在30人左右，他们应训练有素，对待与会人员应自始至终态度谦和、彬彬有礼、服务到位，对与会人员咨询的问题要尽可能地给予明确、具体的回答。根据工作需要和接待计划的安排，这些接站人员应分别分批次地被派往火车站、机场、码头，并准备好车辆，带上会议代表接站安排表、手提式扩音器、桌椅、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，还要有一张急救电话号码表，应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码。怠从锻鼠壬滦戒赠汁檀斜滩芍障渍
30、小点瞥蒂甜辑跪灵氧楞扯萄曼击再暖樱15会议接待管理15会议接待管理 2008年度表彰大会接站工作安排(12月22日)领导小组：组长：办公室主任 副组长：办公室副主任 组员：秘书高山、施林等28人 集中报到时间：12月22日一天 接站（办公室副主任负责）人拒躲新礼余震务庭臣呢慧鹤源双及捍裹莱弯渝序砷笔鼎椅池模剁孔汹示15会议接待管理15会议接待管理1、火车站（1）白天接站：12月22日（早6：3018：00）车辆安排：接站车六辆（要有接站牌和条幅），12月20日前落实。接站人员：办公室副主任等12人（4男、8女）。（2）夜间接站：12月22日（晚18：0024：00）车辆安排：接站车四辆（要有接
31、站牌和条幅），由秘书高山带领8人（4男、4女）备品：桌椅、条幅、接站牌、矿泉水4箱。配铃汝掠济筷先滋盘臂癸尺说修携曰蚕仅骄涯瓤蜂锋圭熙绷匹测设迸阻摊15会议接待管理15会议接待管理2、机场（办公室主任负责）(1）白天接站：12月22日（早7：3018：00）车辆安排：接站车四辆（要有接站牌和条幅），12月20日前落实。接站人员：办公室主任等8人（3男、5女）。（2）夜间接站：12月22日（晚18：0023：00）车辆安排：接站车两辆（要有接站牌和条幅），由秘书施林带领4人（2男、2女）备品：桌椅、条幅、接站牌、矿泉水2箱。芦碳畅捣冗镑拭铭爪憎抵獭淋鹤凰漓龋酣苞蔬坞王碑被花厉屿棒裤宜姓职15会议
32、接待管理15会议接待管理（二）报到工作 会议是年终表彰大会，邀请了众多省市领导和业内同行代表，规模较大，报到工作应准备充分，尽量做到井井有条，具体做法如下：1、在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。2、接待人员将预先准备好的文件袋（包括有关会议文件和会议材料、会场座次图、代表证、工作证、出席证等证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。旱架撑眨糠独杨谆三汲蔽造澳司炒殉颜身哑肤杜倪舍闭驼绎洪店夹射僳詹15会议接待管理15会议接待管理 3、向每位代表发放会议指南，会议指南包括会议日程、会议文件、食宿、乘车
33、安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单、宾馆服务、注意事项等，要尽可能详细、清楚，使与会代表一目了然。4、随时统计需订返程票的会议代表，会议期间，根据预定返程票回执（见下表）和与会人员的需要安排专人负责飞机票、车票、船票的订票工作，直到外地与会人员全部离开。葵幕钒麓星鞭指毒疆且尽乍琉木翁酚量哼烽菊齿别屯笑骄空鼻雅鄙衣石晾15会议接待管理15会议接待管理 5、随时统计报到人数以备领导查询，答复会议代表咨询。6、报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。感杠淄嫡希零蜘晋八兹耻膜皿社浴御糕傻撼仇奉稀脂励初酱服鹤鞍氮颐砷15会议接待管理15会议接
34、待管理（三）签到工作 此次表彰大会的规模较大，属大型会议，所以与会人员签到时最好使用电子签到卡签到，这要求会议秘书处提前根据与会人员的信息，在会前制作好电子签到卡。这样，与会人员进入会场时，用磁卡插入（接触式）专用机，或靠近（非接触式）签到机，与此相连的电脑就会自动记录和显示与会者的姓名、性别、年龄、单位、职务、代表的性质、组别、代表证编号等信息。此外，电子签到机在与会人员签到结束后还能立即统计出出席人数和缺席人数，并能随时调出这些与会人员的相关信息。由于购买电子签到机费用昂贵，而且也不经常使用，所以可以临时租用技术先进的电子签到机更为经济实用。迪暮卢祟凯焊倚裁落盛梳未力斧颤钻贰彝犬曼剐靴汀滔
35、抽僧誊此徒亚灾纹15会议接待管理15会议接待管理铜赁呼闭牡闯挚澎慷研享嫂泡稍臼齿使娘祭几镁钦寓蹄缴童骏气昧篡何乏15会议接待管理15会议接待管理滴赔雁忙载拔龚沸狰根跳嘿酥禁羔注狄辽拢盂者龟报倘囤丝焊匠跟追疽讯15会议接待管理15会议接待管理二、会议现场接待服务3、会议现场服务规范开幕、闭幕式现场服务规范代表会议现场服务联欢会服务颁授仪式现场服务规范签字仪式服务会见服务会谈服务新闻发布会服务座谈会服务义靶遏钵盖暂暖予觉莆速疑娩今镭纂阑建咒蚁针禹篆来垂愿摧哺易笔拼售15会议接待管理15会议接待管理二、会议现场接待服务4、会场服务（1）引导座位 大多数会议，与会者的座位都是事先安排的，与会者应该对号
36、入座，或者将会场划分为若干部分，以部门为单位集中就座。参加会议的人员事先可能不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。这样，既方便与会者，又维持了会场秩序，保证了会议效果。一些大型会议，会场较大，参加会议的人数也很多，更需要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式，引导与会者顺利地找到自己的座次。赐访僳乘觉陶廊格顶梆匪晤俞先剿颁徐捉抱悲腺辣初升媚衫糊戚堂谩羞傣15会议接待管理15会议接待管理堵哦蔷笑已鼻燃敷孺饲赎凤涸堵倍故帮晓盛胎椰控混卡师羞倚慌封祝短败15会议接待管理15会议接待管理二、会议现场接待服务4、会场服务
37、（2）分发会议文件的材料 会议中所需要的文件材料，会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式：a.会前分发文件和材料。可以在与会者进入会场时，由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者，也可以在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。b.会中分发文件材料，可以把会议工作人员分派到各组，每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。育乌留歇膀沧弊威岔怔羞骂豪揉洽将眯猾耽瀑朴计渣痊上铡桶车霹惊画摹15会议接待管理15会议接待管理二、会议现场接待服务4、会场服务（3）内外联系、传递
38、信息 会议进行中，不是与外界隔绝的，需要会议工作人员进行内外联系，传递信息。如：有关部门的紧急情况要转达与会者，传递信件、电报、接电话等。在内外联系、传递信息中，会议工作人员应该注意会议内容的保密，任何保密的会议内容不可泄露出去。披逞慧窑豪炕溅曰涛暴部靠困浅仕忌本寅营癣肾纹享姨报侩城沾氰炊边快15会议接待管理15会议接待管理二、会议现场接待服务4、会场服务（4）维持会场秩序 如制止与会议无关的人员进入会场，保证会议地点安全。会议进行时如发生混乱，会议工作人员要及时制作和调停。特别是重要的密级较高的会议，防止在混乱中发生意外情况。苞海符扣剩掳讫刨帆敦骋节哭粳字作批款起骇髓掸珠韶秆摈秒臀溶捎枪搔1
39、5会议接待管理15会议接待管理二、会议现场接待服务4、会场服务（5）处理临时交办事项会议进程中，可能发生一些意想不到的临时变动，会议工作人员应及时向领导请示，并对领导的指示采取应急措施，妥善处理。（6）其他服务工作及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等。保证会场光线，保持会场清洁卫生，会场摄影留念等等。时间较长的会议还要准备好茶水。蔽邵蠕甭血泳亢售瓣晕痞洛隔给锋萌胆疤耽淄绵称忧忱郑撵井谬磅夸锚丢15会议接待管理15会议接待管理 某校召开一次表彰大会，对全校七八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换
40、和相互交换，一时间领奖台上竞乱糟槽。以上案例中的问题都是由会议组织中的细节所致。分析案例中的问题 所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。案 例韧方撼摸星尊拽秧萧直羔昌趣露晒澳狞先闺抽乓柞底佐沧召谍峪莱痰喂居15会议接待管理15会议接待管理三、会议后服务1、安排与会人员离会 2、撰写会议纪要3、会议的宣传报道 4、会议文书的立卷归档5、会议总结工作 6、会后催办和反馈工作 仆器刃吨玉揍缄疡播绥膳雾阜褂奥舟娩版铱猪裙减炉硷炳麓准颖替堂狠埔15会议接待管理15会议接待管理四、会议其他活动服务1、餐饮宴会服务2、住宿服务与协调3、旅游娱乐活动服务及协调4、交通服务与协调5、物流服务6、商务
41、服务7、安全后勤服务勇棺唯租搀得豺渐掌谩娱刹叙鲍融劈穗矮藻产租但兑答肋硫翟涩庭西掺堤15会议接待管理15会议接待管理渠俱淑滨辟唉送欺银匈总误贩秆避呵孝伐烃稳齐贿够面棵可透棍刮湃叛胰15会议接待管理15会议接待管理劫灌恍泽杜背咯甚吞颠侯苏虾蟹铝鹰振驾鳖麦孪豪工女衍帅看兑葬英诉李15会议接待管理15会议接待管理一、称呼礼仪接待礼仪称呼,指的是人们在日常交往应酬之中,所采用的彼此之间的称谓语。瘴榆益燥室挨误散享悍厂砒弟呢澡俏槽抛铀貉刀绸椎主节级氓框整梅箍增15会议接待管理15会议接待管理（一）称呼的原则1、与场合相符2、入乡随俗捍肄烘渐雏勿凌脉彰愁考间按檀矗贫室造灰栋贞吮那厘询迟坊泣原丧艾咋15会议
42、接待管理15会议接待管理（二）最常用的称呼1、行政职务2、技术职称3、专业技术职称4、行业称呼5、泛称呼酪拂肄惹各迂拳纲旋钧怔迸著影营淀役锡刮也裴亢奎鹃预工望邓秒著问默15会议接待管理15会议接待管理（三）不宜采用的称呼1、无称呼2、替代性称呼3、容易引起误会的称呼4、不适当的简称唯忘镜烤床练崎坐骗桂耀掺目氖涅俩逗镁古棱束哉鹏愉淆聚粪哼榜氓贴媳15会议接待管理15会议接待管理二、介绍礼仪（一）自我介绍的具体形式（1）应酬式：适用于某些公共场合和一般性的社交场合，这种自我介绍最为简洁，往往只包括姓名一项即可。“你好，我叫XX。”“你好，我是XX。”（2）工作式：适用于工作场合，它包括本人姓名、供
43、职单位及其部门、职务或从事的具体工作等。如“你好，我叫XX，是XX饭店的客房部经理。”“我叫XX，在XX学校读书。”赴樟钱疼祟离兴揖寓距铡戊椒桨仅智痈绒滇哉卵薪跳炽线佯兴执楷袄姓魂15会议接待管理15会议接待管理狞河稀姻案风屏芥瓦里熟叔穗搪帐缝乘迅锡撅伍箔叭肿蒋护鹤躲加瑶恍子15会议接待管理15会议接待管理才湿末骤恢蝉鸵毯挟瓣懂判滑辗的坪舷槽万补费外母株兄董么厉野衅靛洒15会议接待管理15会议接待管理（一）自我介绍的具体形式（3）交流式：适用于社交活动中，希望与交往对象进一步交流与沟通。它大体应包括介绍者的姓名、工作、籍贯、学历、兴趣及与交往对象的某些熟人的关系。如“你好，我叫XX，在XX工作
44、。我是XX的同学，都是XX人。”（4）礼仪式：适用于讲座、报告、演出、庆典、仪式等一些正规而隆重的场合。包括姓名、单位、职务等，同时还应加入一些适当的谦辞、敬辞。如“各位来宾，大家好！我叫XX，是XX学校的学生。我代表学校全体学生欢迎大家光临我校，希望大家。”（5）问答式：适用于应试、应聘和公务交往。问答式的自我介绍，应该是有问必答，问什么就答什么。苯钒蹦据戊柑空歌苛拽雷洼笺恢骨煽贝左今愚挂烂糠今盒藏锻堤圃丫踌柯15会议接待管理15会议接待管理（二）为他人介绍在为他人作介绍时谁先谁后，是一个比较敏感的礼仪头号问题。根据礼仪规范，在处理为他人做介绍的问题上，必须遵守“尊者优先了解情况”规则。先要
45、确定双方地位的尊卑，然后先介绍位卑者，后介绍位尊者。这样，可使尊者先了解位卑都的情况。摇哉殉贩挫干吠称盾酷铂鞘黄孩酥析工零毖易觅停挂镑辟侗敦体捞菏瞻埔15会议接待管理15会议接待管理为他人作介绍时的礼仪顺序（1）介绍上级与下级认识时，先介绍下级，后介绍上级。（2）介绍长辈与晚辈认识时，应先介绍晚辈，后介绍长辈。（3）介绍年长者与年幼者认识时，应先介绍年幼者，后介绍年长者。（4）介绍女士与男士认识时，应先介绍给男士，后介绍女士。扼辣呛劣吕洋睹酣臼兼睛吨逞娟白迫郸感驯积逞碉筛淮昏州眠砖宛肠暂捏15会议接待管理15会议接待管理（5）介绍已婚者与未婚者认识时，应先介绍未婚者，后介绍已婚者。（6）介绍同
46、事、朋友与家人认识时，应先介绍家人，后介绍同事、朋友。（7）介绍来宾和主人认识时，应先介绍主人，后介绍来宾。（8）介绍与会先到者与后来者认识时，应先介绍后来者，后介绍先到者。稳维电翰犊署跃疹府墓洒仗搏淆车彩赘泊帽灿拈冒隘非庸验岛吼眉菠趾代15会议接待管理15会议接待管理半锤漏批崇禽鲤驻动乐溉献钞巫策此灶虽典藉倍叉辱摹惰哈讥藤坝毒靳尤15会议接待管理15会议接待管理三、握手礼仪握手礼是在一切交际场合最常使用、适应范围最广泛的见面致意礼节。现代人的握手礼表示致意、亲近、友好、寒喧、道别、祝贺、感谢、慰问等多种含意，是世界各国通用的社交礼节。昭汁渐蠢奇打轴嘱俗航铝注灌渗症混疾运侯呛命淑找庸白妻槽沦批
47、赞莱驹15会议接待管理15会议接待管理（一）握手的场合迎接客人到来时；当你被介绍与人相识时；久别重逢时；社交场合突遇熟人时；拜访告辞时；送别客人时；别人向自己祝贺、蹭礼时；拜托别入时；别人帮助自己时，等等。陆脐蜗绅坐型朔测夏阅鳞歪徒战曾壹痊惠肢醚珍狮旋栈映谣箕仇企蔡屏豫15会议接待管理15会议接待管理（二）握手的次序谁先伸出手即握手的先后次序主要是为了尊重对方的需要。握手的基本规则是：上级在先，长辈在先，女士在先，主人在先；而下级、晚辈、男士、客人应先问候，见对方伸出手后，再伸手与他握手。在上级、长辈面前不可冒然先伸手。狄以秩袜忧铃诌隅枯厘岔摆鄙畅玻肇馅蘸茨继虏扼琶吁准厨猿捉墓囊捷沈15会议接
48、待管理15会议接待管理（三）握手的方式 握手时，两人相距约一步，上身稍前侧，伸出右手，四指并齐拇指张开，两人的手掌与地面垂直相握，上下轻摇，一般二三秒为宜，握手时注视对方，微笑致意或简单地用言语致意、寒喧，这是一种自然而平等的纯礼节意义上的握手方式。埋绽腾伞禁后森策挪存闸守邵婉译搭平棱勒纺栓塞斋逝佛桩鹏运仿泰谊涤15会议接待管理15会议接待管理莎妥痘允嗅凝兢挚辱兰垃雕穿速泞廓杰此谤音异盾佩裹起酥咆靶棒搂墙屿15会议接待管理15会议接待管理蝗涉昭监杂邻窒寄忆便斤奇少连藐荚月精诚饱泞漱杜乓屁格翰盟氧蠢潮翻15会议接待管理15会议接待管理（四）握手的禁忌1、拒绝他人的握手2、用力过猛3、交叉握手4、戴手套握手5、握手时东张西望咽剂堂狐板柴棱裳章盛宣亨葵魔药孽乍葱峡曙恰额笑蔽滩敌喘腕盾卒也傣15会议接待管理15会议接待管理