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1、 物业文书、档案、资料管理办法_物业经理人 物业公司文书、档案、资料治理方法 1.0目的: 便利资料查阅,完善记录档案。是大事有源可查。 2.0 适用范围 物业公司的各种资料、档案。 3.0 治理内容 3.1 文件和资料的分类 -质量体系文件(质量手册、物业治理方案、程序文件、作业文件、质量记录) -文书档案(国家有关物业治理行业的法规、条例、通知、来往单位文件等) -其它资料的分类(业主档案资料、书刊、声像类、专业性资料等) 3.2 文书档案治理 -上级机关、来往单位发来的文件,由行政部在收文薄登记,送经理阅转,并送有关部门传阅,阅者签署姓名后送回行政部存档。 -外来信件,写明领导人亲收或写
2、明领导人姓名的由受文领导拆阅后,若需保存再退回行政部登记处理信函收存登记表指明存往何处。 -以公司名义的发文,由承办部门起草,行政部核稿,编文号、经理签发,然后安排打印,文件类应登记在发文簿,信函类的登记与收据或收件人签名应记录在信函寄发登记表上,以便查询。 -电脑资料的存贮和查找参见电脑资料存贮说明(附录)。 3.3 其他资料治理 -行政部将需要归档的文件、信件、合同等立卷归档,并登记、整理、编写检索名目,详细办理参见相关细则如业主档案的治理方法等。 -定期收集整理档案资料,收留各部门归档的资料、图纸、批文、合同等。任何个人不得自行私藏资料,如确有需要,可随时在行政部进展查阅。 -档案资料一
3、般不借出,若特别状况需借出须经经理同意,完善登记手续前方可借阅。 -借阅资料档案必需妥当保管,留意保密,不得遗失、拆散、调换、污损。档案资料借阅时间原则上不得超过七天,在规定时间内使用人应准时归还,如因保管不善造成档案资料的遗失,将视情节轻重,处以50-300元罚款。 -公司所订阅的报刊、杂志由行政部统一收取,并摘印当日重要信息供相关部门人员参阅。报刊剪报工作,由公司文员负责,每月完成上月报刊上有关信息、资料的收集、整理及传阅。 -由行政部统一收取专业类杂志并提示相关部门主管借阅,非专业类杂志,由公司行政部负责准时安排借阅,限定归还日期后按时收回,以便其他人员借阅。 -借阅公司的图书及参考资料
4、应办理登记手续,专业参考类图书由对口专业员工进展借用;非专业类图书借阅数目一般不超过叁册,要求在两个月内归还。 -公司行政部文员应每月就员工所借各种图书、参考资料的书目、数量进展清理,并通知员工应归还的日期,员工应积极协作清理,以便文员准时把握员工使用状况,确保不遗失又能充分的发挥图书价值。 -全部图书资料均应妥当保管、准时归还,如因借阅人保管不善造成资料遗失,将按定价的二倍予以罚款。无定价的将视资料内容重要程度处以50-200元罚款。 4.0 各职能部门的资料治理 各部门内部日常工作中常用资料需要由部门内部保管的,可在资料室设专柜存放、取用,有必要时应分别建立内部资料治理方法和登记。 5.0相关文件 5.1 业主档案的治理方法 6.0相关记录 6.1 收文薄 6.2 发文簿 6.3 信函收存登记表 6.4 信函寄发登记表 7.0 附录 7.1 电脑资料存贮说明 编写:zz 审批:zz