档案资料管理办法.docx

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1、档案资料治理方法第一章 总 则一为了提高公司档案治理水平，做好公司各类档案治理工作， 依据国家有关法律、法规及集团相关规定，结合公司的实际状况，制定本治理方法。二本治理方法的内容包括文件材料形成与归档、文书档案治理、人事档案治理、根本建设工程档案资料治理、会计档案治理、经营统计档案治理、档案保密治理、档案查阅复制制度、归档时间和份数、档号的编制原则和构造、档案归档范围和保管期限。三为确保档案完整与安全，便于公司各部门使用，公司档案实行集中统一治理。四公司档案主管部门为综合治理部，负责对公司职能部门有关归档材料的形成、积存、整理、使用进展指导、监视、检查和治理。其次章 文件材料形成与归档五公司各

2、项治理工作中形成的文件材料以及外来文件，由职能部门按其业务范围，指定专人负责积存，整理后准时归档。六需要归档的材料有： 外来文件材料原件；内部文件文稿。七文件材料归档的根本要求： 归档的文件材料必需完整；归档的文件材料必需准确地反映公司经营治理等各项活动的真实内容；归档的文件材料必需层次清楚，符合其形成规律。八公司各类文件材料一般归档一式二份，比较重要和使用频繁的文件材料要适当增加归档份数。九公司工作人员因公外出参观学习，考察和参与各种会议， 收集获得的文件材料要依据归档范围的规定，准时向档案主管部门归档。十公司各项治理工作中形成的文件材料，在次年第一季度内， 要将应归档的文件材料，由各部门负

3、责人审定后，向档案主管部门归档。第三章 文书档案治理十一文书档案是指公司所发文件、函件、会议记录、会议纪要、重 要资料包括工作打算、年度总结等、相关单位的来文、来函。十二 公司的文书档案由综合治理部负责治理。十三 文书档案必需科学治理，严格执行安全保密制度，严禁遗失、 损毁、涂改、泄密和私自销毁。十四 根本建设工程档案资料治理根本建设工程档案资料是指在整个建设工程从酝酿，决策到建成使用的全过程中形成的有关资料。归档保存的文件包括：根本建设工程的提出、调研、可行性争论、评估、决策、报批、打算、实施、运营和施工记录、验收报告等资料；图纸、图表、计算材料、声像材料等不同载体形式的文件材料。十五 图纸

4、的修改、补充修改已归档的图纸要持有经主管领导批准的图纸修改、补充通知单；修改内容较小时，可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，修改时应注“修改标记”；修改内容较多时，另出图纸代替，原图纸作废。图纸需注明原图图号。十六 根本建设工程的档案资料工作与工程建设进程同步。工程申请立项时，即应开头进展文件材料的积存、整理、审查工作； 工程竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。十七 对超过保管期限的根本建设工程档案资料必需进展鉴定，对已失去保存价值的档案资料，经主管领导审批， 登记造册前方可处理。十八 归档文件材料要字迹清楚、图面干净、不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝墨水和复写纸书写、

5、绘制。第四章 会计档案治理十九 会计档案材料包括会计凭证，会计帐簿和会计报表等会计 核算材料。二十 公司每年形成的会计档案由财务部依据归档的要求， 负责整理立卷或装订成册后归档。第五章 经营统计档案治理二十一经营统计档案材料包括公司重大战略性经营决策，市场调研、企业治理、各项专业进展打算、市场工作会议文件材料、企业综合性统计分析、对外宣传、物资治理等。二十二公司每年形成的经营统计档案由综合治理部依据归档的要求，负责整理立卷或装订成册。第六章 档案保密治理二十三保密档案的治理和利用，保密等级的变更和解密，必需依据公司保密治理方法的规定办理。二十四档案治理人员不准将档案材料带出公司，更不能将档案倒

6、卖或赠送给他人。二十五档案治理人员对档案要常常检查，定期清点档案是否齐全，严禁非档案人员进入档案库。第七章 档案查阅复制制度二十六内部查阅档案，经主管领导批准后，应在查阅室查阅。二十七外单位查阅须持介绍信，写明查阅身份，查阅目的， 范围和期限，经主管领导批准前方可查阅。二十八原则上档案原件不得外借，查阅须在查阅室内进展。二十九查阅者需要摘抄、复印档案，均须由主管领导批准， 档案治理人员认真核对，签明意见。三十借出档案必需登记签字，并按规定限期准时归还。三十一借阅者应当负责保证档案的完整与安全。不得转借、私自影印、复制翻印，不得损毁、遗失档案。三十二查阅档案，必需严格遵守制度，严禁涂改、圈划、抽

7、取、撤消档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以处理。三十三归还档案时，档案人员要认真检查档案状况，并在借阅薄上注销。假设觉察档案材料有短缺、损毁等状况，马上请示主管领导处理。第八章 归档时间和份数三十四技术档案根本建设类、设备仪器类：技术文件材料一般归档 1 份，重要和使用频繁的文件材料应适当增加数套副本如初步设计、可行性争论报告等归档 2 份。三十五文书档案行政治理类、经营治理类、技术治理类：文书档案材料应按年度归档，一般应在次年一季度内归档，一般归档2 份；会计档案应按年度归档，一般应在次年一季度内归档。三十六声像、实物类归档可随时送交档案治理人员。第九章 档号

8、的编制原则和构造三十七档号编制原则档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案的分类体系和物理位置，必需符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机治理。三十八公司代码：TC 是我公司的标志，我公司全部门类档案前均设有该代码。档号构造三十九公司档号由公司代码、分类号、年度号和案卷号组成。根本模式：公司标志一级类目二级类目年度号案卷号四十分类号的编制方法分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成，一级类目是依据公司档案产生的领域范畴，结合档案技术的内容性质确定的，一级类目承受类目名称主词的汉语拼音的第一个字母进展标识；二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是依据各类档案的形成规律和特 点，

9、结合档案记述和反映的内容性质，进展设置，二级类目的标识， 承受阿拉伯数字的“双位置”如：11、12、13四十一年度号年度号由四位阿拉伯数字组成，代表文件材料形成的年度。案卷号案卷号按所选择的分类号中最下位类排序号，用阿拉伯数字1、2、3n四十二档案的分类与标识一级类目行政治理类XZ经营治理类JY投资类TZ工程类GC根本建筑类JJ设备仪器类SB会计类KJ声响类SX实物类SW人事类RS四十三二级类目标识与含义一行政治理 XZ 1、代号 11 行政综合董事会章程、公司章程、董事会名单、股东名单、公司的规章制度、文件、会议纪要、重要 记录、重要信函、重要介绍信、证明存根、历史沿革、大事记、公司会议活动

10、、公司领导在会上的重要讲话和参与公司外会议的发言稿，公司的规划、打算、评估材料、阅历总结、简报、信息、动态等；各部门工作总结、安排打算；启用印章文件、企业注册登记、资质等级审查。2、代号 12 机构人事机构设置、人员配备、员工治理、包括聘请、录用、调配、聘任、解聘、奖惩、职称评定、晋级、统筹、保险、死亡抚恤等，一般教育、上岗培训职业教育、在职培训等。3、代号 13 审计、监察审计治理、审计事务、各项专项审计工作活动与监察治理。4、代号 14 行政职工生活福利、公司租房、后勤工作等；消防工作、人防工作、法律事务。5、代号 15外事公司各项涉外活动的文件材料等。二经营治理JY 1、代号 11综合公

11、司重大战略性经营决策，市场调研、企业治理、各项专业进展打算，全面打算治理工作、市场工作会议文件材料、企业综合性统计分析工作等。2、代号 12宣传公司对外广告宣传3、代号 13物资治理物资选购与供给含租赁、仓库治理，废旧物资回收与修旧利废等，各种物资统计表，购贸合同等。4、代号 14财务治理资金治理、价格治理、会计治理、资金融通、资产治理、有关财务、打算、总结、请示、批发等文件。三投资类TZ1、代号 11建工程工程建议书、可研报告、政府请示报告、政府批文、章程、董事会决议、工商局批复、合资各方资信证明、资金来源证明、产权股权变更文件资料、合资合同书、合资各方委派的董事名单等。2、代号 12收购、

12、兼并工程可研报告、购并协议书、章程、董事会决议、产权股权 变更文件资料、产权股权归属证明书、资产负债表、财产清单、债权债务公告、资产评估报告、审计报告、洽谈纪要、原企业全部档案等。3、代号 13证券投资工程证券帐户、资金帐户、投资方案、实施打算、论证报告、各类原始记录等。四工程类GC 代号 11工程工程人员配置、方案设计、施工过程、竣工图、验收报告等五根本建设1、代号 11综合有关基建工作的文件，基建工作的规章制度、基建工作的打算、总结、简报，总体规划、基建工作的财务预决算等。总体性的规划、设计总平面图、水、电、气、管分布图、地质勘探、地形测量材料。征用土地申请及批准文件、征地补偿、拆迁协议书

13、，工程发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件、水电增用等报告及协议、施工执照等。3、代号 13施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审、施工组织设计、施工方案、施工打算、技术措施、安全措施、施工原2、代号 12工程治理文件始记录、施工日记等。原材料、物件出厂证明、管线、设备、仪器合格证、建筑材料试验报告等。工程施工场地土、岩试验、根底处理、根底工程竣工图、工程质量评定等；施工、安装记录、安装质量评定、系统调试等。4、代号 14竣工文件中间交工验收证明名目竣工验收报告、竣工验收会议文件和会议，工程质量评审材料、工程现场照片、录像带等。5、代号 15全部竣工图六设备仪器凡 5 万元以上作

14、为公司固定资产的大精仪器、车辆设备 SB1、代号 11办公用设备2、代号 12 其它申购报告、打算、论证报告论证含文件、记录批复、定购合同、开箱记录及装箱单、安装、调试记录、保修单、设备履历书、说明书、设备的治理规章制度等。七会计类 KJ 1、代号 11 报表2、代号 12 账簿3、代号 13 凭证4、代号 14工资清册八声像SX1、代号 11照片2、代号 12录音带3、代号 13录像带4、代号 14磁盘5、代号 15光盘九实物SW1、代号 11奖旗2、代号 12奖状含证书3、代号 13奖品含奖章4、代号 14礼品5、代号 15字画含题词6、代号 16印鉴7、代号 17证件8、代号 18纪念品

15、具有反映公司及领导人历史意义的实物十、人事类RS归档模式与分类号由综合治理部拟订。第十一章 档案归档范围和保管期限行政综合照片、录像带、实物：序号类目名称保 管 期限123总经理使用过的有纪念意义的物品公司总经理及公司领导的照片含底片、录音带、录像带公司总经理及公司领导参与有关重大活动的照片、录音带、录像带公司历次重大活动的照片、录音带、录像带公司重要会议如市场工作会、总结会、表彰会等的照片、录音带、录像带各级领导及来宾参与公司重大活动如周年庆典、捐赠等照片公司各种奖旗、奖状含证书、奖品含奖章、签到簿、礼品、字画含题词、书报含画册、文章、广告永久永久永久45永久永久6长期7永久人事号序类目名称

16、限保 管 期1公司人事工作的规章制度长期2表彰和嘉奖先进集体、先进个人的材料长期3处分和除名职工的材料、撤销处分的材料长期4公司员工培训、治理工作打算、规定、总结长期5公司员工年终业绩考核的材料长期6人事统计报表长期7公司员工名册分部门的总册、分类名册登记表长期8公司职工转正、定级材料长期9公司职工内部调动材料长期01公司职工福利工作材料长期三、经营类序类目名称保 管 期号限1公司中长期进展规划永久2公司年度经营打算、各部门年度打算永久3公司综合性、各部门统计分析资料永久4托付目标经营合同书长期四、投资类号序类目名称限保 管 期1工程建议书与可研报告长期2对政府主管部门的请示报告、批复永久3公

17、司章程、董事会决议、委派董事名单永久4合资各方资信与资金来源证明永久5产权股权归属证明、变更文件资料永久6合资合同书、购并协议书、洽谈纪要永久7企业资产负债表、财产清单、债权债务公告永久8资产评估报告、审计报告长期9投资方案、实施打算、方案与打算论证报告长期01各类原始记录与其它文件、资料长期11企业全部档案长期五、财务序类目名称保 管 期号限1有关财务、会计工作的文字材料永久2公司财务、打算、总结、请示、批复等文件永久3有关财务治理方面的其他文件材料长期4财务档案移交保管清册永久注：本方法财务档案保管期限与财务部会计档案治理制度不符时，以会计档案治理制度为准。六、物资序类目名称保 管 期号限

18、1公司有关物资、设备的政策、业务治理工作文件长期2物资、设备的规章制度长期3物资、设备工作打算、报告、总结、调查材料长期4定购合同复印件会议纪要、记录等长期5购进物资、设备的有关技术、商务文件长期6验收报告及文件材料长期7设备说明书及全套随机文件材料长期四十四 工程与根本建设类档案归档范围和保管期限表工程施工预备阶段序类目名称保 管 期号1工程合同原件或影印件限永久2工程施工设计方案、框架设计图永久3工程施工设备配置说明书含质检说明书永久工施工实施阶段序类目名称保 管 期号限1工程经理聘任书长期2工程照片、影片、录音、录像材料永久3软件备份永久4施工技术总结报告永久5工程验收报告永久三、工程维护阶段序类目名称保 管 期号限1故障消灭报告书时间、现象、造成缘由长期2解决方法与措施长期3维护人员报告书长期4更换设备配置清单长期四十五 本章未列类目的保管期限由业务主管部门经理提出，综合治理部经理审核，总经理审批后执行。第十二章附则四十六 本方法由综合治理部负责解释。四十七 本方法自下发之日起执行。