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1、 公司文书档案管理办法(6)_物业经理人 公司文书档案治理方法(六) 1 总则 为进一步加强文书档案的治理，标准文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本治理标准。 2 适用范围 本标准适用于公司文书档案治理。 3 术语和定义 文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政治理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一局部档案的习惯称谓。包括命令、指示、打算、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、规划和总结等。 4 治理职责 4.1文书档案室治理部门为公司办公室，详细由公司办公室文秘科负责，并承受市主管机关业务指导。 4.2
2、.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作供应文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。 4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。 5 治理活动、程序及要求 5.1.文书档案收集 5.1.1文书档案收集的范围 5.1.1.1上级来文及资料。 5.1.1.2公司文件。 5.1.1.3公司历史档案。 5.1.1.4已撤消旧机构的档案。 5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。 5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。 5.1.1.7公司发生的重大大事及各项重要活动的音像资料。 5.1.2文书档案的
3、收集 5.1.2.1根据文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。 5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时依据移交名目清点核对，并由交接双方在名目上签字或盖章。 5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字前方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。 5.2.立卷与归档 5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，详细工作按文档治理和上级业务规定执行。 5.2.2需归档的音像档案，要仔细填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。 5.3文书档案的整理和保管 5.3.1文书档案以卷宗为单位进展分类、排列;
4、涉密文件按涉密级别分类，单独保管。 5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要仔细区分，依照分类进展立卷。 5.3.3文书档案发觉文件破损要准时修复或复制。 5.4.文书档案的统计和检查 5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还准时登记、注销，对档案的收进及提出状况进展数量统计。 5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进展一次全面检查，遇到特别状况准时检查，并准时上报检查结果。 5.4.3负责保管文书档案的人员调开工作时要办理移交手续。 5.5.文书档案的利用和借阅 5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司办公室主
5、任批准前方可将档案借出。 5.5.2复制档案资料时，需经公司办公室主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途，并由文书档案室进展复印。 5.6.文书档案的鉴定和销毁 5.6.1文书档案室定期对已过期的档案进展鉴定。依据档案的政治、历史，科学和现实价值确定其是否需要连续保存，并将不需要连续保存的档案剔出销毁。 5.6.2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员详细核查，核查单位由公司办公室、党群工作部和企业进展部组成。 5.6.3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储名目上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进展销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丧失，不漏销。