《商务秘书实务教案本-会计1307-第6周.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务秘书实务教案本-会计1307-第6周.docx（10页珍藏版）》请在taowenge.com淘文阁网|工程机械CAD图纸|机械工程制图|CAD装配图下载|SolidWorks_CaTia_CAD_UG_PROE_设计图分享下载上搜索。
1、广州市机电技师学院 广州市天河金领技工学校教 案 本教师姓名：授课班级:课程名称:伍晴琳电子商务（中）1309班国际贸易地理排的约会符合耍求:*4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息本节小结:秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己 的时间。编号：版本：流水号:科目商务秘书实务班级会计（中）1309授课日期课题第三章 办公室日常事务管理 第一节 办公室环境的维护和管理 第二节办公室程序管理与时间管理课时4课时授课方式讲授辅助教具多媒体学 习 目 标通过学习这一章，学生应该：1 .熟悉办公环境的的构成、秘书对办公责任区的管理2 .掌握办公程序管理和
2、时间管理作业布置课堂讨论重点办公程序管理和时间管理难点办公程序管理和时间管理回教顾学审阅签名:审阅日期:审阅签名:审阅日期:授课教师:提交日期:教学过程教学环节教师活动学生活动资源准备课前准备准备PPT、课本课本、相关知识回顾多媒体、课本导入任务提问：大家知道商务秘书的日常工作主 要内容包括什么吗？应该如何开展商 务秘书的日常工作？学生思考问题分析任务商务秘书的日常工作包括：处理信函和 文件、接打电话、日常接待、维护管理 办公环境、管理和发放办公用品、进行 实践管理、值班工作等。学生在老师引导下开始 学习本节课内容相关知识1 .办公室环境的构成2 .秘书对办公责任区的管理3 .办公程序管理4
3、.时间管理学生边看PPT边听老师 讲解，熟悉本节课内容任务实施教师通过课本例子讲解学生通过课本、PPT、图 片加深理解知识点师生评议教师提问本节课相关内容学生通过回答问题巩固 所学知识小结反思教师对回答问题的情况进行总结，强调 重点、难点和考点学生复习本节课重点、难 点和考点教学过程教学环节与时间分配教学环节与时间分配教学内容【组织教学】点名、问好【本节课内容】第三章办公室日常事务管理第一节办公环境的维护与管理一、办公室环境的构成 1.空气环境：办公室内要有良好的通风条件，室内的通风和良好的空气条件，将能够提高 秘书工作的效率。办公室内的温度要适宜，可根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于
4、16o禁止在办公室吸烟，需要时可在工作区外设立吸烟区。 2.光线环境：办公室的光线应充足，局部照明要达到要求，可采取人工光或 人工光与自 然光结合等方式。而且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意光线不应引起计算 机屏幕的反射。如果长时间在光线不足的办公室里工作，很容易产生视觉疲劳。 3.声音环境：办公室要保持肃静、安宁的气氛，地面、墙面、天花板应有一定的吸音、静 音装置。 4.空间环境：办公区建筑必须坚固安全，办公设备的摆放应整齐，布局要合理，办公室 空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，在通道的拐角处，要注意桌椅、设备摆放的安 全。 5.绿化环境：办公室内摆放一些花木，会使办公室内
5、空气更清新，布置更优雅。二、秘书对责任区的管理（-）秘书要经常清洁整理个人的责任区口内容主要包括：口1、清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等处；口2、保持办公桌面清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆私人的物 品；口3、电话按键、听筒和传真机的磁头应经常清洁消毒；口4、来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。用完的一次性口杯要及时清走。口5、废纸篓要及时进行清理，涉及组织秘密的任何纸张都不能扔在废纸筒中，而应放入碎纸 机中。（二）自觉清洁整理本人参与的公用区域内容主要包括：口1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的周围，发现复印纸抽拿零乱，废纸扔在
6、 地面等，都要经常参与服务并共同维护；口2、经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面、地面无弃物、无水迹，茶具清洁整齐；口3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具；口4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客离开或会后立即清理，保证在下一个访 客或会议前又显现一个清洁整齐的环境。口5、设备、物品和公用资源要摆放有序，自用的办公文具、用品、零散物件应有序的放在抽 屉里，用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标识予以区分，专用的电话 应放在左手边方便拿到的位置，以用右手记录留言，电脑、打印机等办公设备宜放置在一起, 便于电源接线和管理。用过的电话号码本、火车时刻表、字典、航班表、
7、文件等要放回原处。（三）自觉整理上司的办公区域1、经常清洁整理上司的办公桌，将文件整理好，文件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经 常清洁整理，地面和废纸篓要经常打扫和清倒。 2、经常打扫清洁上司办公室的门窗，每天打开窗户，为上司的办公室通风、调温。 3、经上司授权后，定期对上司的文件柜进行整理，将文件进行归类，将一些无用的文件 销毁。 4、注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些绿色植物。三识别工作场所和常用设备的隐患（一）、工作场所隐患构成与类型口工作硬环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、 噪音、装修、装饰；工作区的门窗、办公桌椅、文件柜架、各种办公设备、饮水
8、设备、办公 用品和耗材；工作所需的文件、资料、档案、书籍等构成。工作场所的温度是否达到了要求; 门窗是否严密安全；照明是否满足工作的需要；噪音干扰、空气污染是否超标；这些既关系 到组织的工作效率，也关系到职工的工作安全和身体健康。在国家的劳动法中明文规定 了劳动条件和安全标准，秘书做为企业核心部门的工作人员有责任有能力维护和改进的办公 环境。无论对工作场所，无论对办公设备操作，都要遵循“安全第一，预防为主”的方针， 识别各种不安全因素，找出隐患，排除隐患，共同维护和管理办公环境。（二）、工作场所隐患的消除口1.学法懂法，了解国家或地方有关安全生产和劳动保护和规定，如劳动法、安全生产 条例等；树
9、立安全意识，维护公司的利益，保护自己合法的劳动权益。2.上岗前学习了解有关安全生产、劳动保护的规定、环保规定和本组织的规章制度，并自 觉地遵守执行。口3.主动识别工作场所存在的隐患，并在职权范围内排除，认真填写“安全隐患登记表”。 口4.发现工作场所有异常情况或险情，应立即准确、清晰地向主管报告。口5.按照设备故障，应立即报告，并填写“设备故障登记表”。掌握识别安全隐患的知识（一）口1、办公设备及操作中的隐患，如设备的电线纠缠在一起，电器插头打火或电线磨损裸露, 电线拖曳太长，未接地线的电器设备，口2、办公桌椅、家具方面的隐患，如办公家具盒设备摆放不当，椅子的靠背角度不对，家具 和设备有突出的
10、棱角，磕碰人的大腿，电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作，档案柜、 书架阻挡了通道，还有挡住通道的包裹、重物；口3、室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如室温太低或太高、光线耀眼、电脑 折射太阳光、空气污浊等；口4、地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如地上突起的砖块，墙上掉落的各种标识牌； 口5、工作中疏忽大意造成伤害、失密的隐患，如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上， 或者正在起草保密文件时，来了客人，也不将文本倒扣过来；口6、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆放物，走廊、楼道堆放易燃的物品； 口7、工作习惯中的隐患，如离开办公室前不锁门，放文件和现金的箱柜、抽屉不上锁。优化
11、改进办公环境（一）口办公区建筑必须坚固安全，地面、墙面、天花板完好整洁，门窗开启灵活能锁，室内有基 本装修；口光线应充足，局部照明要达到要求，且灯光不闪烁，直射的窗户应安装挡板或窗帘，注意 光线不应引起计算机屏幕的反射；口温度要适宜，根据天气设置供暖供冷设备，最好室温不低于16度；口布局应注意通风，保持工作场所空气流通和空气的质量，禁止在办公室吸烟，需要时可在 工作区外设立吸烟区；优化改进办公环境（二）口办公室空间及座位空间要适当，座位间要留有通道，力求员工工作的舒适；口办公室噪音要低，可得用屏障、地毯、设备隔音罩减少噪音；口办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面、座椅、各种
12、存储设备及 必要的锁等；口办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求，包括工作台面上的 电话、计算机、文具及公用设备和物品；口办公设备的安装、操作要符合要求，操作指南和注意事项要明晰展示；办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置；优化改进办公环境（三）办公室提供饮水并符合健康、安全要求；口办公区或办公室设置急救包，并定期更换；口建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等；口室内有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物；口进行安全检查要包括办公环境和办公设备两部分；要区分“隐患记录及处理表”的使用， 前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分的隐患
13、，后者是记录办公设备运行中出 现的故障。第二节时间管理与日程安排时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理 论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。案例分析一、时间管理（一）时间管理的陷阱1、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里2、不好意思拒绝别人3、J反正时间还早拖延4、文件满桌病5、喋喋不休的电话粥6、源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮一一滑到哪里是哪里:没时间做计划。工作是程序化，规律化，根本没必要做计划:计划常常被打断不喜欢被计划束缚船到桥头自然直建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目 标和一至五年需实现的短期目标。特别是
14、每天抽出一定时间列出一天计划。2 .不好意思拒绝别人iaia接受请托比拒绝更容易i,拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复iaia我想做一个广受爱戴的人iaia我不懂得如何拒绝.反正时间还早拖延 :帕金森定律:工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 :时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间 从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。4 .文件满桌病:安全感。犹豫的个性:半途而废的工作习惯 :个人的喜好.喋喋不休的“电话粥” :不分优先顺序打电话:没有充分准备就打重要电话 :电话的谈话离题。与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制6.源源不断的信息
15、:纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告 :电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话（-）跨越时间陷阱（返回）要事第一 （ABC法则,大石头理论） 以最终的结果来开始行动（以终为始）学会说i NO! i 办公桌上的清理运动恰当、有效地使用电话 筛选信息把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途 径。（三）ABC时间管理分类法（重点分类法）1、分类法的基本原理事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为i。关键的少数、次要的多数i 土把80%的时间用于 20%的工作中（柏拉图法则）2、列表分析ABC时间管理分类 见表2
16、-13、确定ABC工作的先后顺序4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性5、实行ABC时间管理方法的步骤A独处。把应做的工作列出清单B归类把清单上的工作分为特殊工作和日常工作C分析三类D填写分类表E实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追 问，把其纳入B类。F每天坚持如上步骤二、日程安排（-）日程安排的内容（-）日程安排的基本要求1、统筹兼顾2、安排规范3、效率原则4、突出重点（ABCD法则）5、留有余地6、适当保密7、事先同意（三）日程安排的形式1、年预定表、2、月预定表、3、周预定表、4、日预定表（日程表）（四）日程安排的注意事项以记叙、说
17、明为主要表达方式。A编写要留有余地。A所有日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。A是否已处理完工作，一般都应注明结果。（五）日志系统1、日志概述日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。一般分为两种类型：纵一一以时间为线索；横一一以事务为线索。2、日志的方法（1）手工填写的工作日志（本为上司用，另 本为自己用）工作日志通常两本：上司使用；自己使用使用工作方法：1、提前了解，当日一早再次确定补充2、在自己日志上标明当日应完成的任务3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩4、信息完整（时间、地点、姓名、联
18、络）5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实8、协助和提醒上司执行日志计划注意事项。秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁。若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达。预有足够的时间来安排会议3、上司工作日志的内容（1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容）（2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间）（3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式）（4）个人的安排（看病）（5）私人的信息（亲属生日）注意事项。所
19、有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要 考虑上司的习惯，留出其处理日常公务的时间。两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所 需的时间。4、秘书日志内容。包含上司日志内容 :上司各项工作活动的准备事宜。上司交办的工作。自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）工作日志厂总经理秘书日志（表2-3）5、日志的变更:原定结束时间延长超时 :追加紧急的或新添的项目:项目的时间调整、变更 :项目的终止或取消:注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围针对变更，秘书应注意:7、安排活动之间要留10-15分钟左右的时间间隙 :*2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则:*3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解 :*4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改注意事项 :7、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅:*2、保持两本工作日志的一致和准确 :*3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安