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1、广州市机电技师学院 广州市天河金领技工学校教师姓名：伍晴琳会计电算化（中）1307班课程名称： 商务秘书实务编号：版本：流水号:科目商务秘书实务班级会计（中）1307授课日期第十五周课题第七章档案管理与信息工作 第一节商务档案管理 第二节商务信息工作课时4课时授课方式讲授辅助教具多媒体学 习 目 标通过学习这一章，学生应该掌握商务档案的管理工作和 商务信息的收集和利用作业布置课堂讨论重点商务档案的管理工作难点商务信息的收集和利用回教顾学审阅签名:审阅日期:审阅签名:审阅日期:授课教师:提交日期:教学过程教学环节教师活动学生活动资源准备课前准备导入任务分析任务相关知识任务实施师生评议小结反思教学
2、过程教学环节与时间分配教学环节与时间分配教学内容【组织教学】点名、问好【本节课内容】第七章档案管理与信息工第一节商务档案管理档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、 声像及其它各种方式和载体的历史记录。商务档案的特征：原始记录性、反映内容的客观性、真实性、形成过程的转化型 档案工作的基本要求1 ,集中统一管理档案2 .遵循档案形成规律3 .维护档案的完整与安全4 .便于商务活动的利用5 .加强档案管理文书档案管理（一）归档范围：反映本企业商务活动，具有查考价值的文件材料（二）归档文件收集方法的主要形式1 .严格执行文件的归档制度及收发文登记制度2 .加强对零
3、散文件的收集3 .平时的收集工作要落实到人（三）收集工作要注意的问题1 .收集各种载体的文件材料2 .保证文件的齐全完整3 .遵守归档制度4,加强“帐外”文件和业务文件的收集归档5 .签字盖章三、商务档案的分类、（-）经济合同档案经济合同、技术合同、国际经济合同（-）经营管理档案（三）商务购销档案L商品采购档案2.商品销售档案（四）商务储运档案商品储运活动的全过程中形成的档案材料1 .商品储存计划.仓储业务合同2 .仓储作业材料.商品调运活动档案（五）商务财务档案L财务管理制度2 .商业财务计划.商业财务分析档案（六）商务会计档案.会计凭证1 .会计账簿.会计报表（七）产品档案四、归档的商务文
4、件整理程序1 .装订.分类：年度、机构、问题、保管期限3,排列：时间先后、姓氏、问题4.编号5,编目：编制归档文件目录6.装盒五.商务档案的保管L档案保管工作的任务（1）防止档案损坏（2）延长档案的寿命（3）维护档案的安全.档案的装具（1）档案柜（2）档案架（3）档案箱.档案保管用的设备空调、消防设备、防盗装置、其他.档案柜架的摆放与编号5,档案流动中的保护.档案保管场所管理（1）防火（2）防水（3）防潮（4）防霉与防虫（5）防光（6）防尘（7）防盗六.商务档案的检索与利用L档案检索工具归档文件目录、分类卡片目录、人名索引、专题卡片目录、全宗指南6 商务档案利用归档手续：案卷目录的移交，交接双
5、方签字。归档案卷的质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价 值，便于保管和利用。第二节商务信息工作一、商务信息的收集1 .市场信息.客户信息2 .作业佶息.贸易信息3 .金融信息.法律政策信息商务信息的来源.报纸杂志1 .内部信息源.业务参考资料各种规定和标准、业务手册、商业应用文文集、市内旅馆、会场一览表、餐厅、旅馆、交通 一览表，百科全书，年鉴。2 .其他参考资料人名地址录、统计资料3 .图书馆.数据库三、收集信息的渠道.调查渠道1 .大众传媒介渠道.关系渠道：在业务往来中、人际交往中、在上级主管部门的指导、监督中获取2 .联机信息检索渠道一一上网.贸易交流渠
6、道：展销会、交易会3 .信息机构渠道四、信息收集方法L观察法.问卷法4 .询问法.网络法5 量表法交换法五、信息收集要求.主动积极1 .广泛收集.把握需求2 .反馈要及时.综合运用多种方法和途径收集信息六、商务信息的分类与筛选1 .信息分类字母分类法、数字分类法、主题分类、地区分类、时间分类2 .信息筛选看来源-看标题-看正文-决定取舍七、商务信息的传递1 .信息传递方向：外向传递、内向传递.信息传递方式：语言、书面、电讯、网络、可视化辅助物2 .信息传递要求选择适宜的信息传递形式区别对象、按需传递做好例行的信息传递工作加强非例行的信息传递工作运用现代化信息传递方式八、商务信息的存储.信息存储装具：文件夹、文件盒、文件袋、文件柜、架1 .信息存储方式原件存储，目录、索引存储，软件存储九、信息存储步骤登记-编码-排列-保管十.商务信息的利用与反馈.信息利用：信息检索服务、信息加工服务、定题查询、网络查询1 .信息反馈：正反馈、负反馈.信息反馈要求：迅速及时、广泛全面、处理好报喜和报忧的关系