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1、 芜湖市红联橡胶制品有限公司 文件和资料管理程序 文件编号 版本/版次 页 次 编制：HN/TS QP-01 A/0 共7页 第1页 审核：1.目的 1.1确保所有与公司质量管理体系有关的文件和资料,均能保持其有效性和适用性，并且能够安全有效地被管理与使用。2.范围 2.1本程序适用于下列文件的管理：2.1.1 质量体系手册;2.1.2 质量体系程序文件;2.1.3 技术文件、工程规范、相关标准等;2.1.4 作业指导书;2.1.5 手册、程序文件、作业指导书中规定使用的各种表单;2.1.6所有与体系相关的外来管理性和技术性的文件资料，包括顾客图纸及工程规范。3.权责 3.1 文件的制定 3.
2、1.1质量手册：由管理者代表组织实施质量体系手册的制定、修订，管理者代表审核，总经理批准。3.1.2质量体系程序文件：管理者代表组织相关部门负责人讨论各过程的程序并负责制定程序文件，并负责审核，最终由总经理批准。3.1.3作业指导书：相关部门负责人组织实施作业指导书的制定、修订，由相关部门分管副总审核、批准。3.2 办公室是文件管理的归口部门，负责公司文件编号、建立清单、发放/回收及文件销毁备案。同时负责外来文件的传递、登记。3.3 文件使用部门:负责使用文件的签收、保管、防损/防污，负责对旧版/作废文件的收集与交回。4.定义：4.1 受控文件：在使用过程中随时保持是最新、有效的文件。具有制定
3、、修订、分发的记录，其失效、废止的文件由文件管理部门依规定收回和销毁，并随时保持最新版本。文件的封面加盖有红色的“受控文件”印章。4.2 非受控文件：分发时是最新版本，但修订时不再另行分发，废止时无须收回及销毁。文件上不需加盖“受控文件”印章。4.3 质量体系手册：是公司建立和运行符合 TS16949要求的质量体系，落实质量方针和质 芜湖市红联橡胶制品有限公司 文件和资料管理程序 文件编号 版本/版次 页 次 编制：HN/TS QP-01 A/0 共7页 第2页 审核：量目标的指导性纲要。是质量体系文件的第一层文件。4.4 质量体系程序文件：是质量体系手册中所描述的管理重点的延伸和引用。是质量
4、体系文件的第二层文件。是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。这一类的作业通常为跨部门的作业。4.5 作业指导书：是质量体系程序文件中的作业内容的延伸和引用。是质量体系文件的第三层文件。是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤、细节的运作文件。这一类的作业通常为单一部门性质的作业。4.6表单：质量体系程序文件、作业指导书所引用的记录表格和表单。是质量体系的第四层文件。包括各类记录格式、表格、图表，经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。各类表单需在相对应的质量体系程序文件、作业指导书中随附。5.流程图：（见附页）6.作业程序：6.1 文件的编号 6.1.1质量体系手
5、册：HN/QM-/质量体系手册为质量体系手册用阿拉伯数字表示的版次号。6.1.2 质量体系程序文件：HN/TS QP 为文件在 TS16949标准中所处的的顺序号。6.1.3公司各类管理制度：HN/QS.-前面两个为部门代号，中间两个为顺序号，后两个为文件发布年号。（部门代号见部门代号表）6.1.4作业指导书：HN/ZY-前一个表示产品，中间三个为顺序号，后两个为文件发布年号。6.1.5 记录表单：HN/ZJ.-前三个为标准条款号，后两个为表单在该条款中的顺序号。6.1.6外来文件若已有编号，则以原有编号为准，若无，则文件的编码由文件代号，收文年号和文件年度流水号组成，其表达形式：HN/WL-
6、09-01 表示公司 09 年收到的第 1个外来文件。6.2文件的版本和修改状态（包括表单格式的版本）6.2.1首版文件的版本为 A 版。6.2.2同一版本的文件，已经修订五次，或一次修订的内容牵涉到五页(含五页)以上的 芜湖市红联橡胶制品有限公司 文件和资料管理程序 文件编号 版本/版次 页 次 编制：HN/TS QP-01 A/0 共7页 第3页 审核：文件时,需更换版本,即提升版本号的字母，如 B 版。6.2.3质量手册和程序文件每页上均有“版本/状态”栏，表示该页的修改状况。其修改 状态编号用阿拉伯数字表示，从 0 开始，每修改一次递增 1，依次为“0”、“1”、“2”、“3”。6.3
7、 文件的结构 6.3.1 质量体系手册：按 TS16949所要求的条款的排列顺序，编订各章节及内容项目，并 明确体现本章节的内容项目所对应的程序文件、作业指导书。6.3.2 质量体系程序文件的格式分八个部份：目的 范围 权责 定义 流程图（见附页）作业程序 相关文件 质量记录 6.3.3 作业指导书：由相关职能部门视实际需要自行制定，以有效表示内容为目的，便于阅读、理解和使用。6.4 文件的制定 6.4.1根据任务或工作的需要，编写承办人参照文件标准格式，研究编写文件内容，并确定文件版本号，送权责主管审核、批准后发行。6.4.2文件制定、批准期间的任何意见都由编写承办人负责完成。6.5文件的修
8、订 6.5.1文件需更改、修订时，由提出人填写文件更改通知单经部门负责人核准后，由原制定部门的修订承办人参照文件标准格式，研究修订文件内容，并确定文件版本号，连同 文件更改通知单一并送权责主管审、批后发行。文件修订、批准期间的任何意见都由修订承办人负责完成。6.5.2文件更改采用“换版”、“换页”或“划改”的方式，采用换版时，应变更版本 状态，采用换页更改时，应变更修改状态，变更修改状态依次为“0”、“1”、“2”、“3”；采用划改时，应注明划改人、划改时间和划改处数，更改情况应填入文件更改通知单中。芜湖市红联橡胶制品有限公司 文件和资料管理程序 文件编号 版本/版次 页 次 编制：HN/TS
9、 QP-01 A/0 共7页 第4页 审核：6.5.3文件换页或换版时，由文件发放单位在编制部门的配合下按原发放范围，进行更 改，同时回收旧页或旧版文件，并填写文件发放/回收登记表，办理签收、签发手续，以确保有效文件的唯一性。6.5.4文件“划改”时，文件发放单位在编制部门的配合下应按原发放范围实施“划改”，以确保有效文件的唯一性。6.5.5文件更改以后，应将更改情况在文件发放/回收登记表上登记。6.6 文件的废止 6.6.1文件需要废止时，由提出人填写文件废止申请表经部门负责人核准后，由原 制定部门会同相关部门共同研讨，在确定废止后将文件废止申请表送权责主管审核、批准，并交文件管理员进行收回
10、及废止作业。同时对于废止的文件由部门文件管理员向办公室报告，以便办公室在文件总清单上予以注明。6.6.2文件废止后的原文件编号不再使用。6.7 文件的分发、收回 6.7.1文件发放前应向办公室备案，并由办公室统一对其进行编号。然后文件管理员依照文件发放/回收登记表上的下发名单，打印适当的份数，均加盖红色“受控”印章，及分发号，分发各使用部门。各部门都有唯一的分发号，具体见文件分发号规定清单。文件使用部门的负责人或指定人员在文件发放/回收登记表上签收，并登记在使用部门的部门文件清单上。6.7.2因份数不够或其他原因所致，需持有某一文件的部门，须经部门负责人和管理者代表审批后，向原文件发放部门领取
11、。6.7.3 文件管理员根据文件受控性质，受控文件加盖红色“受控”印章，分发给申请使用部门，文件使用部门的负责人或指定人员在文件发放/回收登记表上签收。非受控文件则直接分发。6.7.4办公室文件管理员应建立公司管理性文件总的文件总清单。6.7.5 文件在修订或废止时，文件发放部门负责收回相关的旧版或废止文件。对收回的失效文件，应检查数量及内容的完整性，并在文件发放/回收登记表上签收。同时向办公室报告备案。6.8 文件的存档 6.8.1发行文件的原稿（正本）均由文件管理员存档。6.8.2文件管理员只保存每一种文件的最新版本和前一版本，前一版本的封面的正面加红黑色“作废保留”印章。芜湖市红联橡胶制
12、品有限公司 文件和资料管理程序 文件编号 版本/版次 页 次 编制：HN/TS QP-01 A/0 共7页 第5页 审核：6.8.3各部门的表单由相关部门按规定的保存期限存档。6.8.4文件的贮存环境应满足文件贮存要求，做到防盗、防火、防潮、防霉烂、防虫蛀。6.9 文件的销毁 6.9.1文件管理员对收回的失效文件予以销毁，因为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应盖“作废保留”章予以标识。6.9.2超出有效期限的表单、记录由各保存单位自行销毁。6.10 文件的管理 6.10.1 现场使用的文件必须放置致到使用现场，现场暂时不用或非现场使用的文件，由使用部门集中保管。6.10.2 各个文件使用部
13、门需建立部门文件清单，以利于管理及查阅。6.10.3任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和 检索。6.10.4 各文件使用部门的文件档案管理需纳入内部审核项目，以确保文件管理系统的正确运行。6.10.5 文件以纸面文字形式分发，在文件批准发布后，电脑资料存入指定的文件夹，并设置限制使用等级。在文件修订时，电脑资料由文件管理员进行修订。修订完成后，再重新存入指定文件夹。如打印出来的文件没有盖受控印章，只供参考，打印后 48 小时自动作废。6.10.6 文件的评审 6.10.6.1定期评审：在管理评审会议上，由管理者代表报告质量管理体系的有效性、正确 性、和充分性
14、，并决定相关文件的修订与否。6.10.6.2不定期评审：管理者代表或相关部门的负责人如发现质量管理文件的有效性、正确性、充分性有缺失之处时，可提议召集会议，进行文件评审。6.11 文件的借阅、复制 6.11.1需借阅或复制者先填写文件借阅、复制申请表，经文件发放部门负责人同意，管理者代表批准后，由文件发放部门借阅或复制并填写文件借阅、复制记录。技术文件涉及商业机密文件的借阅、复制需由总经理批准。6.12外来文件的控制 6.12.1收到外来文件的部门，先需识别其适用性并确保其有效，技术部负责在七个工作日内对外来图纸与技术资料进行评审，文件评审后交办公室文件管理员在 外来文件登记表登记、编号，文件
15、管理员在文件上加盖“受控”印章并编号后，分发到使用部门。6.12.2办公室文件管理员负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加 芜湖市红联橡胶制品有限公司 文件和资料管理程序 文件编号 版本/版次 页 次 编制：HN/TS QP-01 A/0 共7页 第6页 审核：盖受控印章后，分发到相关部门使用，把旧标准收回。并按外来文件进行登记。6.12.3上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件发放时，应填写文件发放/回收登记表。6.13 文件发放/回收登记表长期保存，其他记录保存期为 3 年。作为质量记录的文件应执行质量记录控制程序。7.相关文件 7.1 质量记录控制程序 8 质量记录
16、 8.1 文件总清单 8.2 文件发放/回收登记表 8.3 部门文件清单 8.4 文件更改通知单 8.5 文件废止申请表 8.6 文件借阅、复制申请表 8.7 文件借阅、复制记录 8.8 文件发放部门分发号规定清单 8.9 外来文件清单 8.10 部门代号表 芜湖市红联橡胶制品有限公司 文件和资料管理程序 文件编号 版本/版次 页 次 编制：HN/TS QP-01 A/0 共7页 第7页 审核：输入 流程图 输出 责 任 部 门 1.公司质量管理体系需求 2.部门运作需求 3.文件修订 4.外来文件 N Y 外来文件登记表 评审结果 文件归档清单 文件发放/回收登记表 部门文件清单 文件借阅、复制申请表 文件借阅、复制记录 文件更改通知单 文件废止申请表 编制部门/接收部门 企管部 部门文管员 部门文管员 部门文管员 企管部 部门文管员 文件使用及控制 文件作废/销毁 文件编制/修订 文件评审 文件标识/编号 文件发放 文件归档/保存 外来文件