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1、深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司文件和资料管理程序编制： 张竞审核： 陈奥加批准： 徐霞2001年4月25日发布 2001年4月25日实施深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司文件编号LRQP-03版 次A0 文件和资料管理程序页 码1/ 61 目的 保证在质量体系运行的各个部门使用文件的有效性。2 范围 适用于本公司质量管理体系的质量手册、程序文件、工作文件、外来文件及资料。3 定义 无4 职责 4.1 总经理:负责质量方针、质量手册、程序文件和工作文件的审批； 4.2 管理者代表:负责组织质量体系文件的编写、修改、处理和质量手册、程序文件的审核； 4.3 各部门:负责相关工作文件的编写、修改；
2、4.4 文件管理员：负责文件的分发、标识、保管。5 工作程序 5.1文件控制：受控文件封面或首页盖有“受控文件”章，没有的或虽然有但又加盖“作废”章的为非受控文件。文件应有文件编写人、审核人、批准人的签署。 5.2 审批和发布 5.2.1质量手册：由管理者代表编写并审核，总经理批准后发布。文件管理人员根据管理者代表提供的名单统一发放并作登记。 5.2.2程序文件：由各部门经理或管理者代表指定人员组织编写，文件管理员汇集整理后由管理者代表审核，总经理批准。文件管理员根据管理者代表提供的发放名单统一发放并作登记。 5.2.3工作文件：由各部门经理组织编写，总经理批准。要求文件有良好的可操作性，应明
3、确由谁做，何时做，做什么以及如何做。由文件管理员统一编号，加盖“受控文件”章，根据使用部门提出的文件发放名单登记，下发各部门。 5.2.4 外来文件：对质量保证体系有效运行有重要作用的外来文件，由管理者代表组织评审后，经文件管理员登记、发放和管理。 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司文件编号LRQP-03版 次A0 文件和资料管理程序页 码2/ 65.2.5文件和资料的保管 5.2.5.1文件和资料放在专用柜中，不得随便放置。5.2.5.2档案资料必须放在干燥通风处，以防虫蛀、鼠咬、发霉和非人为损坏。 5.2.5.3如发现档案资料损坏或遗失，应立即向管理者代表报告，并追究管理员的责任。 5.2.
4、5.4文件管理员应严守档案资料秘密，不得向外透露任何影响公司或个人的信息。 5.3文件的更改 5.3.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写文件更改申请表，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。 5.3.2文件更改应由原审批人或其授权人进行。 5.3.3文件更改批准后，由文件管理员实施更改。文件更改时要注明更改标记和更改生效时间。 5.3.4如更改个别地方时，可在原文件上手写更改，在更改处加盖“文件更改”章并由文件管理员签名，注明时间。 5.3.5文件的换版与作废 5.3.5.1当文件需要大幅度个性或文件更改累计超过5次时，应进行文件换版。原版文件作废并加盖
5、“作废”章，新版文件加盖“受控文件”章。 5.4收文保管 5.4.1各部门使用的文件由该部门经理指定专人管理本部门的受控文件，并将本部门的受控文件登记到受控文件分类目录中。 5.4.2借阅和保密：外来人员借阅质量手册和程序文件须经管理 者代表同意，借阅工作文件须经部门经理和管理者代表一起同意，并办理登记。者 6 相关文件 6.1文件编号方法深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司文件编号LRQP-03版 次A0 文件和资料管理程序页 码3/ 6 7 附件7.1受控文件分类目录 7.2文件更改申请表 7.3文件发放登记表 中国最庞大的数据库下载 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司文件编号LRQP-03版
6、次A0 文件和资料管理程序页 码4/ 6 文件更改申请表文件名称类 型文件编号版 次申 请 人时 间申请更改理由：文件原内容：更改后内容：审批意见：审批人签名：深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司文件编号LRQP-03版 次A0 文件和资料管理程序页 码5/ 6受控文件分类目录文件类型：质量手册 程序文件 工作文件 外来文件序号文件编号文件名称版次生效日期深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司文件编号LRQP-03版 次A0 文件和资料管理程序页 码6/ 6文件发放登记表序号文件编号文件名称发放份数签收人日期回收份数日期备注深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司文件编号方法编制： 张竞审核： 陈奥加批准： 徐霞2001年4月25日发布 2001年4月25日实施深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司文件编号LRQW-03版 次A0 文件编号方法页 码1/ 11 类别代码 QM：质量手册 QP：程序文件 QW；工作文件2 质量手册编码方式 按章节编号3 程序文件编码方式 流水号LRQP 类别编号 4 工作文件编码方式 流水号LRQW 类别编号 5 版次代号 以一位大写英文字母加一位阿拉伯数字组成。如“A0”表示文件初版初稿，“B3”表示文件第二版第三稿，以此类推。6 质量记录 附在程序文件后加盖“受控文件”章，不编号，现场记录不盖“受控文件”章。各部门可视情况规定质量记录收集周期并标示清楚。