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1、我校物资采购中存在的问题及改进措施 随着我校办学规模不断扩大，办学层次不断提高，特别是本科教学质量合 格评估逐渐临近，各部门物资需求逐渐旺盛，各项仪器设备的投入大大加强，购 臵物资的技术指标要求高、专业性强、种类杂、批次多、时效性高，这就对我校 的物资采购工作提出了更高的要求。在实际工作中，如何规范物资采购管理，降 低采购成本，提高经济效益，如何使物资采购做到科学、合理，提升保障能力，结合本人这一年来参与的资产采购工作，我从以下两方面展开探讨。一、物资采购中存在的问题 1.物资采购管理制度有待完善，制度执行有待加强。目前学校在物资采购方面仅出台*学院物资采购管理实施细则 这一项 制度，此项制度
2、涵盖内容很多，很全面，指导性较强，但实际执行中尚需细化，需制定相关配套制度。2.管理层级增多，采购的程序较多，效率较低。学校现行的采购程序是由使用部门提出请购申请，本单位负责人签字-资产 处签字一分管院领导审批一分管财务领导审批一大宗物资报集团公司领导审批，然后交给资产处，资产处进行市场调查或组织论证、招标，才能确定中标供应商。这中间的环节较多导致学校物资采购的不及时，也一定程度上影响了物资采购的 效率，最终影响教育经费的使用效益。3.教学专业设备的专业性强导致倾向性或排斥性意向 由于我校快速发展，需要购臵大量各种类的贵重仪器和专业设备，较为突出 的问题是在选择设备、物资的方式上存在倾向性采购
3、意向。客观上我校物资采购 品种繁多、专业性强，同一种名称的仪器设备规格、技术指标等存在着一些差异，根据科研及专业教学的实际要求，很容易使选择的结果变得无竞争性，即使招标 也会出现虚假招标。特别是使用部门既是采购物资的需求人，又是学术或专业负 责人，一旦存在倾向性采购意向，在公开招标时，会对标书内容的公开程度及评 标结果产生影响，有可能造成投标人串标或围标，并且打击一些潜在投标人的积 极性，给学校造成一些不良的影响。4.评标方法较为单一 我校一般采用的最低价评标法，从理论上讲，是一种完善的评标方法，能最 大限度地节约采购资金，使我校收到最佳的投资效益。但是最低价评标法造成中 标人的利润小，有些项
4、目甚至亏本，有些中标人在签订合同时才发现漏洞、缺项 等错误，为按要求签约、履行合同带来一系列的问题，如延误时间、造成流标，这就会给学校工作带来负面的影响。5低价竞标 低价竞标是把价格定在边际成本以下的定价行为，是生产能力过剩和过度竞 争引起的。有的供应商为了能得到项目、打开局面，不惜以低成本的价格竞标，如果这样的供应商中标，很有可能在合同执行过程中出现如下问题：项目中途无 法执行下去，不得不变更合同，追加预算；即使勉强完成，质量可能也有问题。同时不排除一些商家通过在投标过程中违反规定，暗中勾结，甚至发生“串标”、“骗标”、“围标”等不正当行为，弄虚作假，使自己顺利获得物资的供货权，但是随之而来
5、的是商家变相降低所购商品和服务的成本。商家弄虚作假会影响学 校采购物资的使用年限，会影响产品的安全性，甚至会影响学校师生的人身健康 和财产安全。6 物资采购人员的专业素质有待提高。由于我校采购物资所涉及的范围广、专业知识比较繁杂，在客观上需要一支 专业化的采购团队。团队成员还需具备市场营销、产品质量把关等方面的知识，及商业谈判、人际交往等方面的经验。然而我校负责物资采购的人员大都年轻，社会经验少，从事采购时间短，缺乏相应的谈判经验，在招标、质量把关上缺乏 相关的专业知识。随着学校办学规模的扩大、办学层次的提高，采购工作日益复 杂，采购人员的学习能力、业务能力也会制约采购的顺利进行，影响着教育教
6、学 和服务质量的提高。7、物资计划性不强，下达计划不规范。有的部门计划提报的严肃性、准确性 差，临时性和应急性采购多；采购计划中物资技术指标不明确，给采购带来困扰；采购规模小，数量少，频度高，计划期短，加大采购成本，影响采购效果。8、缺乏对供应商的评价和管理。有少部分供应商以临时的或短期的合作机制 为主,与采购人员打交道时心怀不轨，往往通过“短斤少两”和“质次价高”等不 正当竞争手段破坏供应秩序，“蒙骗”采购人员，扰乱采购行为。如果采购人员未 能把握市场脉搏，缺乏对供应商的评价和管理，可能会使学校蒙受巨大的损失。9.验收程序不规范、不专业。验收前未将验收物资的相关技术指标、使用检 测报告等材料
7、交验收小组成员预阅，验收小组成员无法提前准备，导致准备不充 分。验收时资产处组织使用部门参加、无财务人员参加，缺乏财务把关。使用部 门对验收不重视，专业把关不够，甚至出现一些贵重设备的关键部件、软件等未 经检测、使用，却同意验收。10.物资采购的监督机制不健全。目前资产处在接到采购命令之后，就进行采购，采购之后物资分发到相关的 所需部门，这样采购的一次任务完成，以后这个采购就与资产处联系不大。资产 处在这个过程中既充当了运动员又充当了裁判员，既使实施者又是管理者，这样 购买产品的质量和财务流向就缺乏真正意义上的监督，会导致物资采购透明度不 够和资金的不合理使用，最终会影响资产处对学校的服务和采
8、购物资对学校状况 的改善。二、改进物资采购管理的对策和措施 1.健全机构，建章立制。学校成立物资招标采购管理领导组，统一领导物资招标采购工作。招标采 购管理领导小组下设招标采购小组、评标小组、监查小组，明确各小组职责。招 标采购小组根据市场信息提出招标方式、分包原则、时间安排、初步提出邀标单 位名单，同时对拟邀标单位的资格进行审查，必要时组织招标采购小组成员对投 标单位进行实地考察。评标小组根据招标文件的要求对不同投标单位投标书中物 资的技术指标、配臵、报价、售后服务承诺、付款要求等内容进行认真评审和排 序。专业性较强项目、重大项目的技术评标应组织专家组进行评审。监查小组编 制招标文件，拟定评
9、标专家名单，组织公开招标，确定中标单位，跟踪合同拟定 及执行。资产处负责与中标单位技术或商务谈判，签订合同。学校尚需制定招标采购管理制度、非招标采购管理制度、合同管理制度、验 收管理制度、各主要环节责任制度、采购监督制度等，使物资采购有章可循，有 章可依，职责分明，各行其责。2.物资的审批、拨款、采购等环节要提高效率。由于采购的环节较多，为了保证物资采购及时到位，对物资的审批、拨款和 采购等环节要加强效率，明确办事程序，提高办事速度。对一次能够办理的物资 采购，可以进行集中办理，对资产处能够直接决定的物资给予决定权利，对比较 重大的物资购买可以实现联合办公，同时资产处要提早了解市场行情，做好市
10、场 调查，缩短物资从购入到分发的时限。3.认真审核立项，科学论证 物资使用部门要对待购物资作充分的调查和论证，作出详细的项目可行性分 析报告。特别要明确采购物资的品种、等级、主要技术指标或质量要求、规格、型号、台套数及配套设施设备。主管部门要严格审核论证项目的科学性，充分考 虑学校的实际情况，并做到资源的合理利用，考虑是否符合预算条件和经费要求，项目技术指标和参数是否带有倾向性和排斥性意向，以保证项目的可行性和招投 标的公平和可操作性。4.量化评标体系，规范招标档案管理 尽量将评标内容或评标因素进行量化，以定量比较取代定性比较，避免因人 为的主观因素造成评标尺度的偏差。在评标小组成员评标时要注
11、意评标小组成员 不能相互商量打分，要彼此独立评标，杜绝人为造成的评标不公平现象发生，切 实做到优价中标，使定标价格既符合市场行情，又符合学校的效益目标。招标档案管理工作，是招投标过程的见证。招标档案记录着公开、公平、公 正和诚实信用原则的真实情况，反映着招标工作的管理水平。招标档案应包括：设备使用部门的申请及领导的审批签字、招标文件、补充材料、开标记录、合同 变更的有关材料、验收报告单等材料。5.提高采购部门人员的思想素质和业务素质。物资采购是一项政策性和专业性很强的工作，涉及金额较大，工作琐碎复杂，要做好这项工作必须建立一支“思想素质过硬，专业能力突出，服务意识良好”的采购队伍。资产处对已有
12、人员要进行廉洁自律和职业道德的思想教育，使之了 解和掌握米购政策、米购制度、米购程序和工作纪律，自觉遵守有关规定，同时 对他们进行定期考核和培训，提高他们的业务能力和专业素质。管理人员首先应 认真学习研究政府采购的有关法规及财政部门有关物资招投标的实施细则，掌握 政策法规，提高依法办事的能力和水平；其次要认真学习招投标的有关理论知识，懂得市场经济理论、价格理论和管理理论；还要加强事业心和责任心，把做好招 投标工作和合理设定标底作为岗位的重要职责对待，做到尽心尽力；特别要加强 廉洁自律、严格按章办事，力戒以权谋私和腐败现象的发生。对新人员的招聘，要严格按照招聘规则和程序，杜绝违规进人，同时重视招
13、 聘人员的素质，聘任具有较高政治思想觉悟，能以廉洁自律、遵纪守法为准则，熟悉国家相关政策法规和市场情况，具有在采购和市场调查方面专业能力的人员 从事物资采购工作。6.加强供应商管理，建立供应商诚信制度。为保证供货及时，质量合格,价格合理,减少流通环节，降低采购成本，就必须 选好供货商。我校可通过对供应商进行资质调查，全面、具体了解和掌握其社会 环境、信誉、企业性质、注册资金、供应能力、供货质量、价格状况、售后服务 等。要按照“公开、公平、公正，优胜劣汰”的原则，严格进行筛选，宜精不宜粗,宜少不宜多，建立考核评价体系，完善考核办法。对供应商的表现还要从品质、价 格、交货期、服务等进行动态评定。我
14、校还可通过加强对供应商的管理，与主要供应商建立一种长期的相对稳定 的合作关系，从而稳定物资采购资源市场，稳定供应渠道。这种长期的相对稳定关 系的建立必须以互相信任为基础，而信任又必须以为学校提供高质量的产品，合 理的价格,供应的及时性，完善的售后服务为条件。同时在大宗商品的供应商的选 择上应尽量减少中间环节，原则上应该是直接厂商、总代理商或者区域主渠道商 家。另外还要编制供应商名单，做好各供应商的信用记录，定期进行现有供应商 的信用评估，确定是否延续或终止合作关系。7.加强采购物资验收管理。加强采购物资验收的管理，不仅是经济管理的要求，也是对供应商、采购人 员和验收人员工作的三维考核与监督。因
15、此，做好采购物资验收工作是加强物资 采购管理的重要环节。要设立专门人员对采购物资进行全面的验收。第一，对采购物资质量进行检查验收，凡属应提供产品检验合格证、市场准 入标识，均要求供应商提供，对包装不全、破损的物资、标识不清、无产品合格 证的物资，可拒绝接收。第二，对采购物资的质量等级、价格进行验收，防止以劣充优。第三，对采购物资的数量、金额进行核实验收，发现问题及时处理。验收时出现不符合结果按以下顺序承担责任：供应商按合同承担违约责任、法律责任，直至刑事责任；使用部门承担验收责任；采购部门承担监督验收责任。8.建立相互制衡的监督机制。建立采购、使用、财务各司其职、相互制约的内部监督机制。资产处
16、执行采 购的职能，同时接受使用部门的监督，听取使用部门的意见和建议。使用部门执 行计划和验收的职能，提出采购的品种和数量，及时与物资采购部门沟通情况。财务部门履行审核付款的职能，从而形成采购、使用、财务部门之间相互制衡的 监督机制，真正做到具体采购与使用相分离，具体采购与验收相分离，具体采购 与给付货款相分离。9.学校应重视采购规划指导“凡事豫则立，不豫则废”，这里的“豫”说的就是规划之意。所谓采购规 划是指为实现我校建设和发展的既定方针所必需的有关采购目标、政策、程序、规则、任务分配、执行步骤、使用资源以及其他要素的复合体。采购规划编制和 实施过程中应着重注意解决以下几个问题：一是采购规划目
17、标的构成。采购规划 的目标是指学校在一定时期内所要达到的采购效果，通常应包括指导教育资源最 合理的分配，充分发挥教职员工的积极性和潜力，达到教育活动的最佳效果等三 个部分。制订目标时应以学校总体发展规划为依据，考虑学校的办学方向、办学 规模、特色建设和教育市场的情况，与学校的建设和发展保持协调。据此而形成 一套完整的采购目标体系，并实行目标管理，这样才有利于对物资采购活动进行 有效控制，避免盲目、重复采购。二是确定采购规划的执行步骤。目前我校包括 人、财、物在内的资源总体上还是有限的，满足不了学校快速发展和办学层次上 升的需求，加上采购项目本身的建设周期性，安排时应考虑与可用资源的协调，分轻重缓急逐年分步实施。为此，可根据规划年度的教学、科研工作需求计划和 财力状况，在综合平衡的基础上首先保证和服务于重点学科与特色项目建设。三 是健全采购规划的实施机制。随着学校采购规模的扩大，需要沟通的问题也会增 多，从采购项目的申报、立项、审批到验收各环节，不同层次和部门间的协调会 越来越复杂。因此，规划的统一协调、刚性约束和采购信息沟通等机制显得越来 越重要。