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1、 浅谈高校 A 系统建设与展望 陈进良 (湄洲湾职业技术学院党政办公室莆田 351254) 摘要自 20 世纪 80 年代末，高校先后引进办公自动化系统 (0A 系统），引起了高校办公数字化、信息化、无纸化改革。高校实现 办公自动化、信息化网络化管理模式是未来高校办公发展的趋势。本文旨在探讨高校办公自动化系统建设，提出保障高校办公自 动化的运行建议，并对办公自动化在高校未来的发展做了展望。 关键词办公自动化 0A 系统 信 息 化 管 理 中图分类号 TP317.1 文献标识码 A 文章编号 140520-6723 A Brief Talk on the Construction & Pros
2、pect of University OA System Chen Jinliig (Meizhouwan Vocational Technology College Putian 351254) Abstract Since the 80!s of the twentieth Century, colleges and universities have introduced the office automation system (OA system), caused the university office information, digital, paperlessreform.
3、 To realize office automation, management information netw ork in Colleges and universities is the fixture development trend of College office. This paper aims to explore the construction of college office automation system, the security of office automation in universities,and the fixture developme
4、nt of office automation in universities is discussed. Keywords Office automation Oasystem Informatization Management Prospect 办公自动化自 20 世纪 80 年代初在我国引入以来，至今 己有 20 多年的历史。随着互联网网络、通信网络及多媒体技 术的迅速发展和广泛应用，传统的办公模式难以实现各部门 之间的信息传递和工作流传信息共享和集成，从而无法实现 各部门办公之间的高效率协作 1。现阶段，借助于高校不断完 善的校园网网络与管理系统实现高校内部的各项资源的共 享，在高校
5、校园网上建设一个全校范围的、开放的办公自动 化系统，进而提高高校的整体管理水平己成为可能。而且高 校办公方式也逐步代替传统的办公模式，向网络化办公、无纸 化办公迈进，同时这也 成为高校办公方式未来发展趋势。 一、 OA 系统简介 办公自动化系统 （ 0ffice Automation System，简称 0A 系 统）是将传统办公模式和计算机网络功能结合起来的一种新 型的现代办公方式。 0A 办公自动系统有助于规范高校的曰 常管理事务，提高高校的运作效率，其功能主要有日常行政事 务管理、各种事项的审批、办公资源的统一管理、协同办公、 以及信息资源的沟通与有有效传递 2。概括的说， 0A 办公自
6、 动化系统是目前高校提高整体运转能力不可或缺的一种新型 软件工具。高校通过 0A办公自动化系统的建设使用实现数 字化办公，可以优化高校管理组织结构，不断提高高校行政管 理的运作效率，加强学校内部各部门之间的协同办公能力，进 而强化决策的一致性，提高管理决策效能。 二、高校 0A 系统的建设 1、 A 办公自动化系统建设的前期准备 自 0A 系统推广以来，系统软件的开发商也层出不穷，但 真正好用的适合本校实际情况的系统却很少。判断一套0A 系统的优劣关键不在于其价格的贵贱、功能多少或者技术的 先进与否，而在于你所选择的系统软件是否适合于本校的实 际情况，运行该软件后是否能达到学校所想要的结果。校
7、园 信息己是各大高校建设的重大课题，面对有限的资金更不能 盲目的选择开发商。所以在 0A 系统的建设前期，先要充分了 解高校自身信息化硬件资源；其次做好市场调研，对开发商的 经验及总体实应有个整体的了解；最后是关注开发商的售后 服务能力，了解开发商对故障的处理能力、系统的培训能力及 维护系统的技术团队的整体素质。 2、系统设计 (1) 功能需求分析 目前有些高校仍沿用传统的办公模式，难以实现各部门 之间的信息传递和工作流传信息共享和集成，从而无法实现 高效率协作。针对这些不足，在 0A 系统的设计之前应先了解 高校自身对系统功能的要求。系统设计要综合考虑系统的结 构性、稳定性及扩展性。首先，系
8、统要能与现有的校园信息化 其它系统的接口对接，如学校的教务系统、后勤报修系统等； 其次注重系统的扩展性与兼容性，能进行二次开发增强系统 本身的应对能力，如系统可开发为手机版 0A 系统并可以把 电脑版与手机版的有效对接。还有就是系统的维护及售后服 务能力。最后，考虑系统的常用功能。通常 0A 系统主要有日 常办公、行政事务、信息发布、会议管理、档案管理、个人事 务、系统维护等几个功能模块 3。每一功能模 块不仅能独立完 成单项办公事务，又能相互间有机结合，做到真正实现了信息 化、网络化的的办公自动化功能。学校可能根据自身的需求， 让开发商开发相应的系统，以及各种个性化需求，体现学校自 身的特色
9、。 (2) 技术实现平台 根据上述的功能需求分析， 0A 系统的建设需要技术上保 障。首先， 0A 系统的数据库建设，可采用常用的关系数据库 平台 M icrosoftSQL Seiver2000,允许在异构环境下的能进行数 据共享功能，保证在系统中数据间的交换。同时，系统的数据 库也应能支持连接校园网的其它数据库（如 0RCALE9i、 SYBASE、 DB2 等数据库）。其次， 0A 系统的开发语言可采用 C#、 C+、 ASP.Net 等 WEB 语言，这样可以支持系统在常用浏 览器（含 ntemelEXpDrBr5.0、 M Zia5.0 及以上版本 ） 。最后，实 现数据对接功能，系
10、统间的数据接口均应有清晰的定义，应保 证能支持校园网其它数据间的对接。 (3) 信息收集 系统开发商通常会根据学校的需求来开发有相应功能模 块的 0A系统。学校系统管理者应做好系统用户信息的收集 工作，建立有效畅通的信息沟通机制，以保证开发商顺利完成 有针对性开发系统。同时，系 统应在校园网的基础搭建的，所 以要考虑系统与现有校园网络各种系统的对接，应收集好各 种系统的有关信息数据。 (4) 0A 系统的维护要求 办公自动化系统是一个涉及多学科知识的综合性复杂系 统，其建设涉及到广泛的科学知识与综合协调，这就对系统的 维护提出了较高的水平。除了开发商所提供的正常维护之 外，学校自己的系统管理员
11、也要有较高的维护能力，及时发现 问题及时解决，这样才能保证系统的正常运行。 (5) 系统的安全考虑 0A 系统是建立在校园网的基础上，进行办公时都是在线 处理的，这就涉及到信息安全保障、互联网使用等安全问题。 系 统应保证物理安全和网络安全两类安全问题，充分保证数 据安全，同时通过安全制度建设和安全教育培训确保安全体 系的有效实施，从而使得系统中各类信息的采集、处理、控 制、传输等能够安全地进行 4。 三、高校办公自动化运行建议及系统维护 借鉴众多高校的系统建设经验，为保证所开发的系统能 快速有效的推广运行，必须要有具体的推广策略与保证措施。 1、 A 系统运行保证措施 (1) 转变思想，加强
12、领导重视 办公自动化系统能否推广运行，领导的重视是关键。作为 领导和决策者，系统能否顺利运行，校领导班子应率先参加培 训，并带头以身作则实行网上办公，这无疑是最好的榜样和最 严格的监督。 0A 系统中行政办公流程能不能往下走，领导的 及时签发与流转本身也是一个必不可或缺的流程，如果领导 没签发流转则系统就形同虚设。 (2) 提高认识，加强技能培训 办公自动化系统是一个复杂的工程，在系统的推广前就 应先做好各级系统管理人员的技能培训工作。在学习培训之 前，首先，要统一认识，使全校办公人员清醒的意识到，熟练 掌握计算机基本知识和技能，学会运用各种现代化办公设备， 是一个管理者必备的基本条件，也是提
13、高工作效率的重要途 径。其次，目前高校行政 人员年龄差距大，计算机技能接受能 力亦不同，所以必须持续广泛的全方位、多层次的开展培训， 以达到不断提高全校行政办公人员的计算机技术运用水平 5。同时，要为学校行政办公人员创造一个学习提高的机会， 多方请专家开讲座、培训等。 (3) 加强宣传，强化推广 首先，在办公自动化系统建设之前就必须早做部署，早做 动员宣传工作，要广泛深入地开展宣传，使办公自动化观念深 入人心，为学校办公自动化系统顺利建设打下坚实的思想基 础。其次，在办公自动化系统运行之时就要强化推广，领导带 头使用办公自动化系统进行网上处理文件，使系统 的实施能 顺利推进。同时，系统的管理人
14、员应及时监督各部门人员及 时查收文件并监督其完成，以期保证系统的正常运行。 (下转第 43 页） 个标签长度为 4Bytes， 二层标签长度为 8Bytes。 因此，在 MPLS/VPN 的环境下，新浪的 MSS 长度为 1460Bytes+固定的IP 首部 （ 20Bytes) +TCP 首部长度 （ 20Bytes) +两层 M PLS/VPN标签 8Bytel508Bytes， 大于一般设备 MTU 值为 1500Bytes，且 IP 数 据包分片位被置为 “1” ， 导致数据信息丢失，而百度的 MSS 长度 为 1440Bytes+固定的 IP 首部 （ 20Byte) +TCP 首部
15、长度 (20Byte3 + 两层 M PLS/VPN 标签 8Bytes=1488Bytes，小于一般设 备 MTU 值为 1500Bytes， 因此用户可以访问百度首页，不能访问 新浪首页。 五、故障处理 由于 MTU 的分片机制存在上述缺点，所以只能修改设备 接口的 MTU值来适应 MPLS/VPN， 检查高新区华为 NE20E、电 信 CEC07609 路由器接口的 MTU 值默认是 1500,将其修改为 1560 (修改大一些，防止 VPN 多层嵌套）。 修改后，进行测试，但故障依旧。因 NE20E-8 和 CEC0 7609 之间是通过运营商 M STP 链路互联的，通过仔细检查M
16、STP 传 输设备配置，发现 M STP 传输设备在配置接口 M TU 的默认值为 1522Bytes， 由于 M STP 属物理层链路，因此它的 MTU计算应加 上 M AC地址和校验和：目的地址 6Bytes+源地址 6Byte 奸类型 域 2Bytes+CRC 校验部分 4Bytes+MSS 长度 1460Bytes+固定的 IP首部 20Byte奸 TCP首部长度 20Bytes+两层 MPLS/VPN 标签 8Bytel526Bytes， 大于 MTU 的默认值 1522Bytes， 将 MSTP 传输 设备的 MTU 改为 1600Bytes 后并重新启用，测试发现所有业务 访问正
17、常。故障得到彻底排除。 六、总结 在复杂网络环境中，常常由于路由器、防火墙等网关设备 丢弃数据报报文，导致网络系统不能正常运转，以至于有些应 用（如客户端从服务器端下载大的数据 )不能正常进行，特别是 在 MPLS/VPN 网络中要关注路由器接口的 MTU 值、运营商 MSTP 链路 MTU 值的设置，不能使用默认值。 参考文献 1 W .R ichaid Stevens.TCP/IP 详解卷 1 M .机械工业出版社， 2000. 2 (丄 ahey.TCP 的路径 M TU 发现问题 M .中国互动出版 网， 2001. 作者简介 吴海啸，女， 1973 年 12 月，北方交通大学本科毕业
18、、计算机 专业，中国科技大学、管理学专业，工程师，现在合肥高新技术 创业服务中心工作。 (上接第 47 页） (4) 建立使用机制，完善监督体系 办公自动化软件与其它的管理软件有很大的不同，其中 涉及到电子文档处理有着较强的法律效力，可我国目前没有 这方面的法律法规，学校必须先建立健全的监管体系加以保 护学校的信息安全等。学校应成立信息安全保护工作领导小 组，并配备专业的技术人员及专门的管理监督人员。 四、结束语 高校办公自动化是高校校园信息化建设的重点建设项目 之一，是高校执行高效管理重要保证。伴随网络与信息时代 的快速发展， 0A 办公自动化系统应与时倶进，更广泛地应用 到高校管理的实践当
19、中。未来办公自动化系统会将趋于集成 化、多媒体化与智能化方向发展，为有效地进行决策、和及时 实现信息共享，提高办 公效率，使 0A 办公自动化系统发挥更 大的作用，使各种信息化资源共享更加便利，这也是 0A 系统 发展的必然趋势与良好愿望 6。同时， 0A 系统也为文书处理 与档案管理形成文档一体化提供了技术上的保证。相信在不 远的将来，随着互联网技术与网络技术的不断发展，大部分 的高校办公业务都将在网络环境下协同完成，做到真正实现 数字化、信息化、无纸化办公 参考文献 1 王育琳 .C/S结构和基于 X/V1L酌 B/S结构的混合模式 构建高校科研管理信息系统 J.计算机与网络， 2006
20、(21): 50-52. 2 陈文力，赵欢 .办公自动化 M 12 版 .出版地：中国建材 工业出版社， 1999:41-42. 3 蔡秀莉 .构建基于 W EB 的高校院系级网上办公综合 管理信息系统 D .西北工业大学， 2005: 61-62. 4 陈琪 .基于 Web的院务办公管理信息系统的设计和 实现 D .中国地质大学， 2006: 25-26. 5 张炜 .浅议高校办公自动化系统建设的条件和成效 J.科技情报开发与经济， 2008,19(8) : 173-174. 6 张铭，吴立新，陈冬林等 .高校办公自动化建设的要 素及成效分析 以湖南农业大学办公自动化 建设为例J. 湖南农业大学学报：社会科学版 2006(2) : 62-64. 作者简介 陈进良 （ 1977.0，男，福建莆田，助理研究员，硕士研究 生，主要从事教育管理研宄 Q