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1、TBSTBS 数字档案馆解决方案数字档案馆解决方案一一背景介绍背景介绍随着我国各行各业信息化建设的不断进展，全国各级档案馆的数字化建设需求也提到了日程上来。2000 年 12 月，国家档案局、中央档案馆印发的全国档案事业进展“十五”计划，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中；同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。如何运用数字化的手段将现有的档案资料以数字化处理为核心，以管理与共享为目的，推动档案事业的持续健康进展，成为了档案馆亟待解决的问题。二二需求分析需求分析传统档案馆的数字化建设并不是一蹴而就的过程，而是一个循
2、序渐进的过程。传统档案馆的数字化过程通常由三个相互联系的阶段构成：1、档案馆数字化。档案馆的数字化包含着下列三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成日常业务与档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别与处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理与资源共享。2、数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是使用现代高新技术的数字信息资源系统。3、数字档案馆。在数字化档案馆的基础上，运用网络
3、互联技术，实现数字化信息共享，形成超大规模的、便于使用的、没有的时候空限制的知识信息中心。用户能够通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找与调阅档案信息，完全不受时间与地理条件的限制。根据上述传统档案馆数字化过程三个阶段的特点，北京市金信桥网络技术有限责任公司（TBS）通过多年致力于数字资源应用技术研究与产品的开发，推出了 TBS 数字档案馆解决方案，此方案从档案馆数字化过程的基础阶段入手，通过先进的技术理念，运用成熟的局域网及互联网技术，从而大大的提高了档案馆的数字化进程，为日后的虚拟档案馆建设打下了坚实的基础。三三总体目标总体目标通过开发建设档案馆数字化应用系统，打造业务工作、
4、资源建设、应用管理及服务的一体化共享平台，建成结构合理、功能强大、集成度高、安全稳固、方便易用的信息集成系统。重点提高下列几个方面的能力：服务创新与应用能力；资源整合与利用能力；知识共享与转移能力；档案馆建筑智能化能力；信息化办公与管理能力；内部与外部交互能力。四四方案介绍方案介绍本方案提供的功能由业务管理、资源建设、资源管理、资源服务四大类产品构成。数字档案馆应用系统构成档案馆工作数据流1业务管理系统业务管理系统要紧是构筑档案馆的业务自动化、办公自动化，从而实现对档案、馆员、用户的有效管理，是数字档案馆建设基础平台。业务管理系统要紧有下列几个系统构成：11办公管理系统办公管理系统是保证档案馆
5、网络正常办公、高效运转的中枢，也是与国家实行电子政务公开、提高效率的要求相一致的。办公管理系统要紧实现人事管理、财务管理、财产管理、档案管理等内部事务与馆际交流、学术活动等外部事务。该系统为整个数字档案馆系统的运行提供流程上的操纵，利用权限管理的功能，保证系统中整个流程中数据的安全性与可控性。实现档案馆内部办公管理与高效沟通与对其他信息系统的整合管理，最终帮助档案馆建立统一而高效的信息管理体系。办公管理系统功能模块12档案管理系统档案管理系统是将档案馆的日常工作业务流程数字化，只有将日常工作流程数字化，才能保证日后档案馆的整体数字化进程。档案管理系统从档案工作的实际需要出发，以“文档一体、综合
6、管理、馆室衔接”为原则，涵盖了档案业务处理的全过程，包含文件管理、档案管理与资料管理，与业务处理流程中的收集、整理、储存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用与档案的移交与接收等。系统处处以符合用户的使用习惯为出发点，界面美观、功能键统一，每个模块业务流程一目了然。同时系统处处以向导的方式引导用户实现其功能，使用户轻松完成系统操作。在灵活性与扩展性上，用户不仅能够个性化地设计操作界面，动态调整实体分类与档号格式，还可灵活定义信息门类结构与创建报表格式。整个系统具有如下优点：系统涵盖了档案业务的全过程，易学易用。优化文件管理与档案管理，做到了两者的无缝连接。检索方式灵活多样，确保查询的速度。
7、管理对象可随意扩充，表达了系统的可扩展性与开放性。量身定制与通用标准相结合，优化档案管理。人性化的设计理念，让用户完全自定义。完善的数据管理，实现数据共享，确保数据的安全。档案管理系统工作流2资源建设类资源建设类产品是加强数字化建设的重要保障，也是档案馆提供各类服务的基础。目前，各级档案馆资源建设要紧存在档案资源利用率不高、开发深度不够、档案资源建设周期长等问题。通过建设该系统，实现馆内档案资源的整合、公布与共享。资源建设系统是数字资源建设的工具，通过数字化加工系统将实体纸质档案加工成数字化资源，通过音视频采集加工系统加工各类音视频档案资源。这些多媒体档案资源及馆藏数字档案务必通过加工标引系统
8、加工以后才能成为规范化数字化档案资源，为用户提供服务。档案资源建设系统要紧有下列几个系统构成：21数字化加工系统数字化加工系统是将档案材料按规范的元数据作整理,加工,组织在一起,形成有序的数字资源库。利用数字化加工软件，对各类档案分批进行数字化加工，改变档案载体的形式，使档案资源能够上载到网络上，处于“激活”状态，使有用信息得到高效流转。数字化加工对象要紧分为能够公开的档案资源及涉密档案两大类。能够公开的档案资源的加工要紧针对查询频率较高的纸质档案进行有针对性的加工。涉密资料的加工务必是专人专机，设立涉密档案加工车间，防止档案泄密。数字化加工系统工作流程22音视频加工系统音视频加工系统要紧实现
9、多种来源多种格式的音像档案资源的采集、转换、效果处理、内容切割、著录入库等功能。音视频加工的档案资料来源可为磁带、视频光盘、录像带等。系统能够支持当前主流媒体资源格式（ASF、WMV、Divx、RM、MOV）。提供多种格式转换工具，对馆藏的大量的音、视频档案资源，使用软件转码技术，通过批量转换，由 VOB 或者 DAT 文件直接转码为WMV格式的流媒体文件。实时采集参数可调：分辨率、亮度、对比度、视频信号输入方式、制式等系统参数可调。对转换好的文件进行编目、分类、与存储管理，便于服务器快速查找与调用。23元数据加工系统将数字化档案与档案馆自动化相结合是元数据加工与应用系统作用的结果。其中最为重
10、要的是元数据的选择与实现,它是档案馆资源组织的关键。元数据加工系统要紧是满足各类类型与载体档案的元数据加工（编目）的需要。它用于对在档案加工处理过程中产生的元数据进行多种形式的深加工,以产生用于提供服务的各类产品数据库与专题数据库。在深加工过程中,提供各类对元数据与对象数据的编辑,管理,校对等操作。元数据加工系统工作流程3资源管理类资源管理系统对档案馆所拥有的各类数字档案资源进行管理，系统包含用户访问认证、权限管理、计费及流量统计、资源评价、资源加密及资源镜像功能等。资源管理系统要紧有下列几个系统构成：31用户认证管理系统该系统以用户为中心，为了确保用户安全可靠的访问相应的功能与信息，用户及权
11、限管理系统包含了用户管理模块来对注册的用户进行管理。用户及认证管理系统在用户组之间定义操作权限，定义用户能够访问什么数据、什么应用。系统具有查看用户数、分类查看用户信息、查看单个用户全面信息、当前操作状态、用户操作历史等；具有统计功能，能够针对不一致类型的用户进行统计；对不一致类型的用户，系统提供不一致的管理功能；能够针对类型、行业、时间、数据库，对用户进行分组查看与批操作；对在线用户进行排序、查询、批操作等；可即时限制、锁定账户与操纵用户对系统的操作；对用户库进行各类数据库的操作；对用户的恶意操作，由系统或者管理员（管理员在线时）发送信息警告；对锁定的用户账户进行激活；管理用户账户费用，对用
12、户账户充值。32资源存储管理系统这是一套对各类资源数据进行管理的软件。系统提供了数据导入导出、数据分类、数据查询显示、设计表、设计视图、数据保护、数据恢复备份、数据打印、资源数据统计（饼状、直方图、曲线）、用户管理、用户统计管理、权限管理、数据字典管理、日志统计、模块管理等功能。资源存储管理系统工作流程33资源镜像管理系统资源镜像管理系统向用户与管理人员提供网络数据库、光盘等资源的检索与管理。在服务器中自动完成的光盘镜像，能够在服务器与通过终端远程实现对光盘资源的镜像操作、列表服务与统计等；可通过资源检索系统中的整合检索模块提供服务。资源镜像管理系统工作流程34涉密信息查询与资源加密管理系统对
13、数字化资源进行加密保护，加密后的资源只能在单机或者特定的网络环境下使用，并组合使用其它加密保护手段，进一步对资源的使用方式进行权限限制。通过使用各类加密手段达到涉密信息不外泄。针对数字化加工后的档案加密后还能够有效的操纵其在特定的范围内传播。涉密信息查询与资源加密管理工作流程35词表保护管理系统叙词表、自由词表、范畴表位于档案资源库的底层，是库内资源组织与管理与库际资源交换的基础。通过规范的叙词表对所有入库资源进行科学标引、描述与分类，通过叙词严格的语义内涵与位属关联，建立所有资源在主题层的映射关系，实现所有档案资源的有序化，并提升其可用性，使用户在主题查询时进退自如。词表保护与管理系统是词库
14、的保护与管理系统，能够支持网络电子版词表的建立、更新保护、应用。36多媒体光盘制作系统该系统能够按照用户需求把查询检索整合后的资源制作成专题档案资料光盘提交给用户。该系统用于制作具有全文检索功能的多媒体数据光盘。系统内置全文数据库、全文检索引擎。使用个性化的浏览器操作界面，具有简单灵活、快速高效、数据库制作方便、数据批量导入、完善的信息检索、界面美观、操作方便等特点。是档案馆快速制作高质量的、基于全文检索的各类数据与档案资料光盘的理想工具。多媒体光盘制作系统工作流程4资源服务类通过资源服务系统对档案馆所拥有的各类档案资源进行管理与公布，本系统集成了检索系统，用户只需输入检索信息，无需关心信息的
15、来源，系统会自动为用户返回相应的检索结果。通过档案资源服务系统改变档案馆服务方式与手段，使用户能够在自己办公室通过网络进行档案查询操作，为用户提供一站式服务；改变档案提供的模式，用户不仅能够在网上检索档案信息，还能够直接阅览与下载所需档案；改变档案资源利用的模式，达到系统内容资源的全面共享，提高资源的利用率，避免重复建设。资源服务系统要紧有下列几个系统构成：41资源检索公布系统该系统用于将实体档案、馆藏历史文件等内容数字化后以标准电子文档资料格式存储管理，在 Internet/Intranet 环境下提供给用户强大的分类查找、全文检索、方便的浏览、下载、打印等功能。系统为用户提供档案馆所有有关
16、资源的入口，数据库资源包含档案索引、档案全文库、搜索引擎等；通过资源的透明链接与导航，用户可快速获得档案在馆信息或者全文，同时提供各类扩展服务，如有关资源的链接、用户调查等。资源检索公布系统结构42音视频点播服务系统音视频点播系统使用最新视音频压缩技术与流媒体技术，可为用户提供先进的视频点播、视频直播/广播、媒资保护等现代化管理服务。在宽带网络环境中为用户提供简洁、流畅、画面质量高的多媒体档案资源服务。数字化的档案馆成为了对多媒体档案资源需求的重要场所，因此这类数字资源也在档案馆的馆藏中大量增加。档案馆在建立能够满足用户检索与播放数字音视频档案资料的视频点播系统后，能够给用户提供更加全面的档案
17、资源利用服务。43个性化服务系统个性化服务系统向用户提供一个自习惯（用户自定义）的针对整个数字档案馆系统用户与资源的主动服务系统。该系统利用网络技术与数字技术，与档案知识对数字资源进行分类组织，将最新档案信息“推送”到用户面前，开展各类个性化服务；为用户量身定做，提供个性化学习空间。包含的内容有创建个人的收藏夹、储存检索结果与检索历史，创建个人的数据库检索集与电子档案列表，并可定制专题档案资料。个性化服务是档案馆在为用户服务并与之的交互过程中,根据用户信息需求,将所收集的信息进行分析加工提供服务的过程。信息社会,用户面临的是一个未经整序与加工的巨大的信息资源的海洋,这些信息资源在满足用户需求的
18、同时也使用户陷入信息的海洋中无法自拔,用户需求的多样性、特殊性、信息技术的进一步成熟,特别是人工智能、机器学习、信息检索、信息过滤技术、信息推荐等,所有这一切为档案馆提供主动服务、个性化服务定制提供了契机。个性化定制服务的作用在于:首先,个性化定制服务技术是习惯数字档案馆用户多样化需求的重要手段。其次,使用个性化定制服务技术是应对复杂的数字档案馆资源与用户界面挑战的有效方法。档案馆定期自动提供个性化的信息服务,无疑将大大提升档案馆的服务质量。第三,个性化定制服务技术是熟悉用户信息需求、研究用户利用数字化资源的得力助手,利用个性化定制服务系统,能够加强档案馆与用户之间的交互与联系,便于档案馆熟悉
19、不一致用户的信息需求,有助于跟踪研究用户在利用档案馆中的某些规律,从而为改进档案馆系统、提高数字化信息资源的投入效益提供根据。个性化定制服务技术是档案馆改进用户服务工作的有效手段。44参考咨询服务系统参考咨询服务系统是网络环境下档案馆向用户提供的一种新型服务方式。这种服务是基于互联网的服务机制，是用户与信息专家的桥梁，使用 E-mail 或者网上对话等实时或者非实时的方式向用户提供参考咨询服务，使用户能享受不受时间、空间限制的个性化服务。参考咨询服务是在网络数字环境下,档案馆参考咨询工作的延伸与进展,它是基于计算机技术与网络通讯技术而进展的适时问题解答服务。在日益普及的数字化信息环境中,人们越
20、来越多的使用与依靠网络进行信息检索与利用,这就要求相应的信息服务也要逐步实现网络化、数字化,为用户提供一个全面与无缝的信息服务环境,满足用户信息需求。随着以档案馆的自动化与网络化为基础的分布式的数字化资源系统的建立,网络环境下多种电子技术工具与服务手段为处于不一致地理位置的用户提供集成环境的、深层的远程数字化信息服务成为可能,档案馆工作人员也在努力提供高质量的数字参考服务,将信息服务机制与用户服务机制结合起来,使用户能不受任何系统、资源、地域限制来提出咨询,能在整个网络上搜寻及利用有关咨询资源与服务,能24 小时不间断地得到咨询服务,实现数字化信息环境下的信息服务模式，从而也使虚拟档案馆成为了可能。参考咨询服务系统工作流程五五总结总结综上方案坚持开放、标准、先进、成熟的原则，以TBS 数字档案馆系统软件平台为基础，旨在提供一整套完整、先进、有用、高效的解决方法，从而推动档案馆的自我进展，带动“数字档案馆”建设，打造档案馆的服务品牌。北京市金信桥网络技术有限责任公司愿携手各大档案馆及有关管理单位，积极运用我公司在档案资料领域拥有丰富的行业知识与行业经验，共同制造美好的未来，实现在数字化建设中的最大价值。