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1、TBS数字档案馆解决方案一背景介介绍随随着我国各各行各业信信息化建设设的不断发发展，全国国各级档案案馆的数字字化建设需需求也提到到了日程上上来。20000年112月，国国家档案局局、中央档档案馆印发发的全国国档案事业业发展“十十五”计划划，把“加加快档案信信息化建设设”、“加加快现有档档案的数字字化进程”列列入其中；同月国家家档案局在在中国档案案管理现代代化建设研研讨会上宣宣布：十五五期间，我我国将加快快数字化档档案馆的建建设。如何何运用数字字化的手段段将现有的的档案资料料以数字化化处理为核核心，以管管理和共享享为目的，推推动档案事事业的持续续健康发展展，成为了了档案馆亟亟待解决的的问题。 二
2、需求分分析传传统档案馆馆的数字化化建设并不不是一蹴而而就的过程程，而是一一个循序渐渐进的过程程。传统档档案馆的数数字化过程程一般由三三个相互联联系的阶段段组成：1、档档案馆数字字化。档案案馆的数字字化包含着着以下三层层含义，其其一是随着着计算机技技术的引入入，建立档档案馆的自自动化系统统，实现档档案馆自动动化管理，完完成日常业业务与档案案管理的数数字化；其其二是馆藏藏信息数字字化，数字字化的馆藏藏档案信息息能直接被被计算机识识别和处理理，建成完完备的信息息数据库；其三是构构建平滑高高效的档案案信息数字字化传输平平台，实现现档案的统统一管理和和资源共享享。22、数字化化档案馆。在在档案馆数数字化
3、基础础上，形成成以数字化化信息为馆馆藏内容，以以计算机为为管理手段段，以网络络传递为利利用方式的的一种新型型档案馆，是是采用现代代高新技术术的数字信信息资源系系统。3、数字字档案馆。在在数字化档档案馆的基基础上，运运用网络互互联技术，实实现数字化化信息共享享，形成超超大规模的的、便于使使用的、没没有时空限限制的知识识信息中心心。用户可可以通过网网络计算机机终端提出出需求，由由数字档案案馆系统完完成查找和和调阅档案案信息，完完全不受时时间和地理理条件的限限制。根据上述述传统档案案馆数字化化过程三个个阶段的特特点，北京京市金信桥桥网络技术术有限责任任公司（TTBS）通通过多年致致力于数字字资源应用
4、用技术研究究和产品的的开发，推推出了TBBS数字档档案馆解决决方案，此此方案从档档案馆数字字化过程的的基础阶段段入手，通通过先进的的技术理念念，运用成成熟的局域域网及互联联网技术，从从而大大的的提高了档档案馆的数数字化进程程，为日后后的虚拟档档案馆建设设打下了坚坚实的基础础。 三总体目目标通过开开发建设档档案馆数字字化应用系系统，打造造业务工作作、资源建建设、应用用管理及服服务的一体体化共享平平台，建成成结构合理理、功能强强大、集成成度高、安安全稳定、方方便易用的的信息集成成系统。重重点提高以以下几个方方面的能力力： 服务创创新与应用用能力； 资资源整合与与利用能力力； 知识共共享与转移移能力
5、； 档档案馆建筑筑智能化能能力； 信息息化办公与与管理能力力； 内部与与外部交互互能力。 四方案介介绍本方案案提供的功功能由业务务管理、资资源建设、资资源管理、资资源服务四四大类产品品组成。数字档案馆馆应用系统统组成档案馆工作作数据流1业务管管理系统业务管理系系统主要是是构筑档案案馆的业务务自动化、办办公自动化化，从而实实现对档案案、馆员、用用户的有效效管理，是是数字档案案馆建设基基础平台。业务管理系统主要有以下几个系统构成：11办办公管理系系统办公管理系系统是保证证档案馆网网络正常办办公、高效效运转的中中枢，也是是与国家实实行电子政政务公开、提提高效率的的要求相一一致的。办办公管理系系统主要
6、实实现人事管管理、财务务管理、财财产管理、档档案管理等等内部事务务和馆际交交流、学术术活动等外外部事务。该系统为整个数字档案馆系统的运行提供流程上的控制，利用权限管理的功能，保证系统中整个流程中数据的安全性和可控性。实现档案馆内部办公管理和高效沟通以及对其他信息系统的整合管理，最终帮助档案馆建立统一而高效的信息管理体系。办公管理系系统功能模模块12档档案管理系系统档案管理系系统是将档档案馆的日日常工作业业务流程数数字化，只只有将日常常工作流程程数字化，才才能保证日日后档案馆馆的整体数数字化进程程。档案管管理系统从从档案工作作的实际需需要出发，以以“文档一一体、综合合管理、馆馆室衔接”为为原则，
7、涵涵盖了档案案业务处理理的全过程程，包括文文件管理、档档案管理和和资料管理理，以及业业务处理流流程中的收收集、整理理、保存价价值鉴定、保保管、统计计、检索、编编研、开发发利用以及及档案的移移交和接收收等。系统统处处以符符合用户的的使用习惯惯为出发点点，界面美美观、功能能键统一，每每个模块业业务流程一一目了然。并并且系统处处处以向导导的方式引引导用户实实现其功能能，使用户户轻松完成成系统操作作。在灵活活性和扩展展性上，用用户不仅可可以个性化化地设计操操作界面，动动态调整实实体分类和和档号格式式，还可灵灵活定义信信息门类结结构和创建建报表格式式。整个系系统具有如如下优点： 系系统涵盖了了档案业务务
8、的全过程程，易学易易用。 优化化文件管理理和档案管管理，做到到了两者的的无缝连接接。 检索方方式灵活多多样，确保保查询的速速度。 管理理对象可随随意扩充，体体现了系统统的可扩展展性和开放放性。 量身身定制和通通用标准相相结合，优优化档案管管理。 人性性化的设计计理念，让让用户完全全自定义。 完善的数据管理，实现数据共享，确保数据的安全。档案管理系系统工作流流2资源建建设类资源建设类类产品是加加强数字化化建设的重重要保障，也也是档案馆馆提供各种种服务的基基础。目前前，各级档档案馆资源源建设主要要存在档案案资源利用用率不高、开开发深度不不够、档案案资源建设设周期长等等问题。通通过建设该该系统，实实
9、现馆内档档案资源的的整合、发发布与共享享。资源建建设系统是是数字资源源建设的工工具，通过过数字化加加工系统将将实体纸质质档案加工工成数字化化资源，通通过音视频频采集加工工系统加工工各种音视视频档案资资源。这些些多媒体档档案资源及及馆藏数字字档案必须须通过加工工标引系统统加工以后后才能成为为规范化数数字化档案案资源，为为用户提供供服务。档档案资源建建设系统主主要有以下下几个系统统构成：21数数字化加工工系统数字化加工工系统是将将档案材料料按规范的的元数据作作整理,加加工,组织织在一起,形成有序序的数字资资源库。利利用数字化化加工软件件，对各类类档案分批批进行数字字化加工，改改变档案载载体的形式式
10、，使档案案资源可以以上载到网网络上，处处于“激活活”状态，使使有用信息息得到高效效流转。数数字化加工工对象主要要分为可以以公开的档档案资源及及涉密档案案两大类。可以公开的档案资源的加工主要针对查询频率较高的纸质档案进行有针对性的加工。涉密资料的加工必须是专人专机，设立涉密档案加工车间，防止档案泄密。数字化加工工系统工作作流程22音音视频加工工系统音视频加工工系统主要要实现多种种来源多种种格式的音音像档案资资源的采集集、转换、效效果处理、内内容切割、著著录入库等等功能。音音视频加工工的档案资资料来源可可为磁带、视视频光盘、录录像带等。系系统可以支支持当前主主流媒体资资源格式（AASF、WWMV、
11、DDivx、RRM、MOOV）。提提供多种格格式转换工工具，对馆馆藏的大量量的音、视视频档案资资源，采用用软件转码码技术，通通过批量转转换，由VVOB或DDAT文件件直接转码码为WMVV格式的流流媒体文件件。实时采采集参数可可调：分辨辨率、亮度度、对比度度、视频信信号输入方方式、制式式等系统参参数可调。对转换好的文件进行编目、分类、和存储管理，便于服务器快速查找和调用。23元元数据加工工系统将数字化档档案与档案案馆自动化化相结合是是元数据加加工与应用用系统作用用的结果。其其中最为重重要的是元元数据的选选择和实现现,它是档档案馆资源源组织的关关键。元数数据加工系系统主要是是满足各种种类型和载载体
12、档案的的元数据加加工（编目目）的需要要。它用于于对在档案案加工处理理过程中产产生的元数数据进行多多种形式的的深加工,以产生用用于提供服服务的各种种产品数据据库和专题题数据库。在在深加工过过程中,提提供各种对对元数据和和对象数据据的编辑,管理,校校对等操作作。 元数据加工工系统工作作流程3资源管管理类资源管理系系统对档案案馆所拥有有的各种数数字档案资资源进行管管理，系统统包括用户户访问认证证、权限管管理、计费费及流量统统计、资源源评价、资资源加密及及资源镜像像功能等。 资源管理理系统主要要有以下几几个系统构构成：31用用户认证管管理系统该系统以用用户为中心心，为了确确保用户安安全可靠的的访问相应
13、应的功能和和信息，用用户及权限限管理系统统包含了用用户管理模模块来对注注册的用户户进行管理理。用户及及认证管理理系统在用用户组之间间定义操作作权限，定定义用户可可以访问哪哪些数据、哪哪些应用。系统具有查看用户数、分类查看用户信息、查看单个用户详细信息、当前操作状态、用户操作历史等；具有统计功能，能够针对不同类型的用户进行统计；对不同类型的用户，系统提供不同的管理功能；能够针对类型、行业、时间、数据库，对用户进行分组查看和批操作；对在线用户进行排序、查询、批操作等；可即时限制、锁定账户和控制用户对系统的操作；对用户库进行各种数据库的操作；对用户的恶意操作，由系统或管理员（管理员在线时）发送信息警
14、告；对锁定的用户账户进行激活；管理用户账户费用，对用户账户充值。32资资源存储管管理系统这是一套对对各类资源源数据进行行管理的软软件。系统统提供了数数据导入导导出、数据据分类、数数据查询显显示、设计计表、设计计视图、数数据维护、数数据恢复备备份、数据据打印、资资源数据统统计（饼状状、直方图图、曲线）、用用户管理、用用户统计管管理、权限限管理、数数据字典管管理、日志志统计、模模块管理等等功能。资源存储管管理系统工工作流程33资资源镜像管管理系统资源镜像管管理系统向向用户和管管理人员提提供网络数数据库、光光盘等资源源的检索和和管理。在在服务器中中自动完成成的光盘镜镜像，可以以在服务器器和通过终终端
15、远程实实现对光盘盘资源的镜镜像操作、列列表服务和和统计等；可通过资资源检索系系统中的整整合检索模模块提供服服务。资源镜像管管理系统工工作流程34涉涉密信息查查询和资源源加密管理理系统对数字化资资源进行加加密保护，加加密后的资资源只能在在单机或特特定的网络络环境下使使用，并组组合使用其其它加密保保护手段，进进一步对资资源的使用用方式进行行权限限制制。通过使使用各种加加密手段达达到涉密信信息不外泄泄。针对数数字化加工工后的档案案加密后还还可以有效效的控制其其在特定的的范围内传传播。涉密信息查查询和资源源加密管理理工作流程程35词词表维护管管理系统叙词表、自自由词表、范范畴表位于于档案资源源库的底层
16、层，是库内内资源组织织与管理以以及库际资资源交换的的基础。通通过规范的的叙词表对对所有入库库资源进行行科学标引引、描述与与分类，通通过叙词严严格的语义义内涵和位位属关联，建建立所有资资源在主题题层的映射射关系，实实现所有档档案资源的的有序化，并并提升其可可用性，使使用户在主主题查询时时进退自如如。词表维维护与管理理系统是词词库的维护护与管理系系统，能够够支持网络络电子版词词表的建立立、更新维维护、应用用。36多多媒体光盘盘制作系统统该系统可以以按照用户户需求把查查询检索整整合后的资资源制作成成专题档案案资料光盘盘提交给用用户。该系系统用于制制作具有全全文检索功功能的多媒媒体数据光光盘。系统统内
17、置全文文数据库、全全文检索引引擎。采用用个性化的的浏览器操操作界面，具具有简单灵灵活、快速速高效、数数据库制作作方便、数数据批量导导入、完善善的信息检检索、界面面美观、操操作方便等等特点。是是档案馆快快速制作高高质量的、基基于全文检检索的各种种数据和档档案资料光光盘的理想想工具。多媒体光盘盘制作系统统工作流程程4资源服服务类通过资源服服务系统对对档案馆所所拥有的各各种档案资资源进行管管理和发布布，本系统统集成了检检索系统，用用户只需输输入检索信信息，无需需关心信息息的来源，系系统会自动动为用户返返回相应的的检索结果果。通过档档案资源服服务系统改改变档案馆馆服务方式式和手段，使使用户可以以在自己
18、办办公室通过过网络进行行档案查询询操作，为为用户提供供一站式服服务；改变变档案提供供的模式，用用户不仅可可以在网上上检索档案案信息，还还可以直接接阅览和下下载所需档档案；改变变档案资源源利用的模模式，达到到系统内容容资源的全全面共享，提提高资源的的利用率，避避免重复建建设。 资资源服务系系统主要有有以下几个个系统构成成：41资资源检索发发布系统该系统用于于将实体档档案、馆藏藏历史文件件等内容数数字化后以以标准电子子文档资料料格式存储储管理，在在Inteernett/Inttraneet环境下下提供给用用户强大的的分类查找找、全文检检索、方便便的浏览、下下载、打印印等功能。系统为用户提供档案馆所
19、有相关资源的入口，数据库资源包括档案索引、档案全文库、搜索引擎等；通过资源的透明链接和导航，用户可快速获得档案在馆信息或全文，同时提供各种扩展服务，如相关资源的链接、用户调查等。资源检索发发布系统结结构42音音视频点播播服务系统统音视频点播播系统采用用最新视音音频压缩技技术和流媒媒体技术，可可为用户提提供先进的的视频点播播、视频直直播/广播播、媒资保保护等现代代化管理服服务。在宽宽带网络环环境中为用用户提供简简洁、流畅畅、画面质质量高的多多媒体档案案资源服务务。数字化化的档案馆馆成为了对对多媒体档档案资源需需求的重要要场所，因因此这类数数字资源也也在档案馆馆的馆藏中中大量增加加。档案馆馆在建立
20、能能够满足用用户检索和和播放数字字音视频档档案资料的的视频点播播系统后，能能够给用户户提供更加加全面的档档案资源利利用服务。 43个个性化服务务系统个性化服务务系统向用用户提供一一个自适应应（用户自自定义）的的针对整个个数字档案案馆系统用用户和资源源的主动服服务系统。该系统利用网络技术和数字技术，以及档案知识对数字资源进行分类组织，将最新档案信息“推送”到用户面前，开展各种个性化服务；为用户量身定做，提供个性化学习空间。包括的内容有创建个人的收藏夹、保存检索结果和检索历史，创建个人的数据库检索集和电子档案列表，并可定制专题档案资料。个性化服务是档案馆在为用户服务并与之的交互过程中,根据用户信息
21、需求,将所收集的信息进行分析加工提供服务的过程。信息社会,用户面临的是一个未经整序与加工的巨大的信息资源的海洋,这些信息资源在满足用户需求的同时也使用户陷入信息的海洋中无法自拔,用户需求的多样性、独特性、信息技术的进一步成熟,尤其是人工智能、机器学习、信息检索、信息过滤技术、信息推荐等,所有这一切为档案馆提供主动服务、个性化服务定制提供了契机。个性化定制服务的作用在于:首先,个性化定制服务技术是适应数字档案馆用户多样化需求的重要手段。其次,采用个性化定制服务技术是应对复杂的数字档案馆资源与用户界面挑战的有效方法。档案馆定期自动提供个性化的信息服务,无疑将大大提升档案馆的服务质量。第三,个性化定
22、制服务技术是了解用户信息需求、研究用户利用数字化资源的得力助手,利用个性化定制服务系统,可以加强档案馆与用户之间的交互和联系,便于档案馆了解不同用户的信息需求,有助于跟踪研究用户在利用档案馆中的某些规律,从而为改进档案馆系统、提高数字化信息资源的投入效益提供依据。个性化定制服务技术是档案馆改进用户服务工作的有效手段。 44参参考咨询服服务系统参考咨询服服务系统是是网络环境境下档案馆馆向用户提提供的一种种新型服务务方式。这这种服务是是基于互联联网的服务务机制，是是用户和信信息专家的的桥梁，采采用E-mmail 或网上对对话等实时时或非实时时的方式向向用户提供供参考咨询询服务，使使用户能享享受不受
23、时时间、空间间限制的个个性化服务务。参考咨咨询服务是是在网络数数字环境下下,档案馆馆参考咨询询工作的延延伸和发展展,它是基基于计算机机技术和网网络通讯技技术而发展展的适时问问题解答服服务。在日日益普及的的数字化信信息环境中中,人们越越来越多的的使用和依依靠网络进进行信息检检索和利用用,这就要要求相应的的信息服务务也要逐步步实现网络络化、数字字化,为用用户提供一一个全面和和无缝的信信息服务环环境,满足足用户信息息需求。随随着以档案案馆的自动动化和网络络化为基础础的分布式式的数字化化资源系统统的建立,网络环境境下多种电电子技术工工具和服务务手段为处处于不同地地理位置的的用户提供供集成环境境的、深层
24、层的远程数数字化信息息服务成为为可能,档档案馆工作作人员也在在努力提供供高质量的的数字参考考服务,将将信息服务务机制和用用户服务机机制结合起起来,使用用户能不受受任何系统统、资源、地地域限制来来提出咨询询,能在整整个网络上上搜寻及利利用有关咨咨询资源和和服务,能能24小时时不间断地地得到咨询询服务,实实现数字化化信息环境境下的信息息服务模式式，从而也也使虚拟档档案馆成为为了可能。参考咨询服服务系统工工作流程五总结综上方方案坚持开开放、标准准、先进、成成熟的原则则，以TBBS数字档档案馆系统统软件平台台为基础，旨旨在提供一一整套完整整、先进、实实用、高效效的解决方方法，从而而推动档案案馆的自我我发展，带带动“数字字档案馆”建建设，打造造档案馆的的服务品牌牌。北北京市金信信桥网络技技术有限责责任公司愿愿携手各大大档案馆及及相关管理理单位，积积极运用我我公司在档档案资料领领域拥有丰丰富的行业业知识和行行业经验，共共同创造美美好的未来来，实现在在数字化建建设中的最最大价值。