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1、TBS数字档案馆解决方案一背景介绍随着我国各行各业信息化建设的不断发展，全国各级档案馆的数字化建设需求也提到了日程上来。2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的全国档案事业发展“十五”计划，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中；同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。如何运用数字化的手段将现有的档案资料以数字化处理为核心，以管理和共享为目的，推动档案事业的持续健康发展，成为了档案馆亟待解决的问题。 二需求分分析传统档档案馆的的数字化化建设并并不是一一蹴而就就的过程程，而是是一个循循序渐进进的过程程。传统统档案馆
2、馆的数字字化过程程一般由由三个相相互联系系的阶段段组成：11、档案案馆数字字化。档档案馆的的数字化化包含着着以下三三层含义义，其一一是随着着计算机机技术的的引入，建建立档案案馆的自自动化系系统，实实现档案案馆自动动化管理理，完成成日常业业务与档档案管理理的数字字化；其其二是馆馆藏信息息数字化化，数字字化的馆馆藏档案案信息能能直接被被计算机机识别和和处理，建建成完备备的信息息数据库库；其三三是构建建平滑高高效的档档案信息息数字化化传输平平台，实实现档案案的统一一管理和和资源共共享。2、数数字化档档案馆。在在档案馆馆数字化化基础上上，形成成以数字字化信息息为馆藏藏内容，以以计算机机为管理理手段，以
3、以网络传传递为利利用方式式的一种种新型档档案馆，是是采用现现代高新新技术的的数字信信息资源源系统。3、数字档案馆。在数字化档案馆的基础上，运用网络互联技术，实现数字化信息共享，形成超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。根据上述传统档案馆数字化过程三个阶段的特点，北京市金信桥网络技术有限责任公司（TBS）通过多年致力于数字资源应用技术研究和产品的开发，推出了TBS数字档案馆解决方案，此方案从档案馆数字化过程的基础阶段入手，通过先进的技术理念，运用成熟的局域网及互联网技术，从而大
4、大的提高了档案馆的数字化进程，为日后的虚拟档案馆建设打下了坚实的基础。 三总体目目标通过开开发建设设档案馆馆数字化化应用系系统，打打造业务务工作、资资源建设设、应用用管理及及服务的的一体化化共享平平台，建建成结构构合理、功功能强大大、集成成度高、安安全稳定定、方便便易用的的信息集集成系统统。重点点提高以以下几个个方面的的能力： 服务务创新与与应用能能力； 资源整整合与利利用能力力； 知知识共享享与转移移能力； 档案案馆建筑筑智能化化能力； 信息息化办公公与管理理能力； 内部部与外部部交互能能力。 四方案介介绍本方案案提供的的功能由由业务管管理、资资源建设设、资源源管理、资资源服务务四大类类产品
5、组组成。数字档案馆馆应用系系统组成成档案馆工作作数据流流1业务管管理系统统业务管理系系统主要要是构筑筑档案馆馆的业务务自动化化、办公公自动化化，从而而实现对对档案、馆馆员、用用户的有有效管理理，是数数字档案案馆建设设基础平平台。业业务管理理系统主主要有以以下几个个系统构构成：11办办公管理理系统办公管理系系统是保保证档案案馆网络络正常办办公、高高效运转转的中枢枢，也是是与国家家实行电电子政务务公开、提提高效率率的要求求相一致致的。办办公管理理系统主主要实现现人事管管理、财财务管理理、财产产管理、档档案管理理等内部部事务和和馆际交交流、学学术活动动等外部部事务。该系统为整个数字档案馆系统的运行提
6、供流程上的控制，利用权限管理的功能，保证系统中整个流程中数据的安全性和可控性。实现档案馆内部办公管理和高效沟通以及对其他信息系统的整合管理，最终帮助档案馆建立统一而高效的信息管理体系。办公管理系系统功能能模块12档档案管理理系统档案管理系系统是将将档案馆馆的日常常工作业业务流程程数字化化，只有有将日常常工作流流程数字字化，才才能保证证日后档档案馆的的整体数数字化进进程。档档案管理理系统从从档案工工作的实实际需要要出发，以以“文档档一体、综综合管理理、馆室室衔接”为为原则，涵涵盖了档档案业务务处理的的全过程程，包括括文件管管理、档档案管理理和资料料管理，以以及业务务处理流流程中的的收集、整整理、
7、保保存价值值鉴定、保保管、统统计、检检索、编编研、开开发利用用以及档档案的移移交和接接收等。系统处处以符合用户的使用习惯为出发点，界面美观、功能键统一，每个模块业务流程一目了然。并且系统处处以向导的方式引导用户实现其功能，使用户轻松完成系统操作。在灵活性和扩展性上，用户不仅可以个性化地设计操作界面，动态调整实体分类和档号格式，还可灵活定义信息门类结构和创建报表格式。整个系系统具有有如下优优点： 系系统涵盖盖了档案案业务的的全过程程，易学学易用。 优化文件管理和档案管理，做到了两者的无缝连接。 检索方式灵活多样，确保查询的速度。 管理对象可随意扩充，体现了系统的可扩展性和开放性。 量身定制和通用
8、标准相结合，优化档案管理。 人性化的设计理念，让用户完全自定义。 完善的数据管理，实现数据共享，确保数据的安全。档案管理系系统工作作流2资源建建设类资源建设类类产品是是加强数数字化建建设的重重要保障障，也是是档案馆馆提供各各种服务务的基础础。目前前，各级级档案馆馆资源建建设主要要存在档档案资源源利用率率不高、开开发深度度不够、档档案资源源建设周周期长等等问题。通通过建设设该系统统，实现现馆内档档案资源源的整合合、发布布与共享享。资源源建设系系统是数数字资源源建设的的工具，通通过数字字化加工工系统将将实体纸纸质档案案加工成成数字化化资源，通通过音视视频采集集加工系系统加工工各种音音视频档档案资源
9、源。这些些多媒体体档案资资源及馆馆藏数字字档案必必须通过过加工标标引系统统加工以以后才能能成为规规范化数数字化档档案资源源，为用用户提供供服务。档案资源建设系统主要有以下几个系统构成：21数数字化加加工系统统数字化加工工系统是是将档案案材料按按规范的的元数据据作整理理,加工工,组织织在一起起,形成成有序的的数字资资源库。利利用数字字化加工工软件，对对各类档档案分批批进行数数字化加加工，改改变档案案载体的的形式，使使档案资资源可以以上载到到网络上上，处于于“激活活”状态态，使有有用信息息得到高高效流转转。数字字化加工工对象主主要分为为可以公公开的档档案资源源及涉密密档案两两大类。可以公开的档案资
10、源的加工主要针对查询频率较高的纸质档案进行有针对性的加工。涉密资料的加工必须是专人专机，设立涉密档案加工车间，防止档案泄密。数字化加工工系统工工作流程程22音音视频加加工系统统音视频加工工系统主主要实现现多种来来源多种种格式的的音像档档案资源源的采集集、转换换、效果果处理、内内容切割割、著录录入库等等功能。音视频加工的档案资料来源可为磁带、视频光盘、录像带等。系统可以支持当前主流媒体资源格式（ASF、WMV、Divx、RM、MOV）。提供多种格式转换工具，对馆藏的大量的音、视频档案资源，采用软件转码技术，通过批量转换，由VOB或DAT文件直接转码为WMV格式的流媒体文件。实时采集参数可调：分辨
11、率、亮度、对比度、视频信号输入方式、制式等系统参数可调。对转换好的文件进行编目、分类、和存储管理，便于服务器快速查找和调用。23元元数据加加工系统统将数字化档档案与档档案馆自自动化相相结合是是元数据据加工与与应用系系统作用用的结果果。其中中最为重重要的是是元数据据的选择择和实现现,它是是档案馆馆资源组组织的关关键。元元数据加加工系统统主要是是满足各各种类型型和载体体档案的的元数据据加工（编编目）的的需要。它它用于对对在档案案加工处处理过程程中产生生的元数数据进行行多种形形式的深深加工,以产生生用于提提供服务务的各种种产品数数据库和和专题数数据库。在在深加工工过程中中,提供供各种对对元数据据和对
12、象象数据的的编辑,管理,校对等等操作。 元数据加工工系统工工作流程程3资源管管理类资源管理系系统对档档案馆所所拥有的的各种数数字档案案资源进进行管理理，系统统包括用用户访问问认证、权权限管理理、计费费及流量量统计、资资源评价价、资源源加密及及资源镜镜像功能能等。 资源管管理系统统主要有有以下几几个系统统构成：31用用户认证证管理系系统该系统以用用户为中中心，为为了确保保用户安安全可靠靠的访问问相应的的功能和和信息，用用户及权权限管理理系统包包含了用用户管理理模块来来对注册册的用户户进行管管理。用用户及认认证管理理系统在在用户组组之间定定义操作作权限，定定义用户户可以访访问哪些些数据、哪哪些应用
13、用。系统统具有查查看用户户数、分分类查看看用户信信息、查查看单个个用户详详细信息息、当前前操作状状态、用用户操作作历史等等；具有有统计功功能，能能够针对对不同类类型的用用户进行行统计；对不同同类型的的用户，系系统提供供不同的的管理功功能；能能够针对对类型、行行业、时时间、数数据库，对对用户进进行分组组查看和和批操作作；对在在线用户户进行排排序、查查询、批批操作等等；可即即时限制制、锁定定账户和和控制用用户对系系统的操操作；对对用户库库进行各各种数据据库的操操作；对对用户的的恶意操操作，由由系统或或管理员员（管理理员在线线时）发发送信息息警告；对锁定定的用户户账户进进行激活活；管理理用户账账户费
14、用用，对用用户账户户充值。32资资源存储储管理系系统这是一套对对各类资资源数据据进行管管理的软软件。系系统提供供了数据据导入导导出、数数据分类类、数据据查询显显示、设设计表、设设计视图图、数据据维护、数数据恢复复备份、数数据打印印、资源源数据统统计（饼饼状、直直方图、曲曲线）、用用户管理理、用户户统计管管理、权权限管理理、数据据字典管管理、日日志统计计、模块块管理等等功能。资源存储管管理系统统工作流流程33资资源镜像像管理系系统资源镜像管管理系统统向用户户和管理理人员提提供网络络数据库库、光盘盘等资源源的检索索和管理理。在服服务器中中自动完完成的光光盘镜像像，可以以在服务务器和通通过终端端远程
15、实实现对光光盘资源源的镜像像操作、列列表服务务和统计计等；可可通过资资源检索索系统中中的整合合检索模模块提供供服务。资源镜像管管理系统统工作流流程34涉涉密信息息查询和和资源加加密管理理系统对数字化资资源进行行加密保保护，加加密后的的资源只只能在单单机或特特定的网网络环境境下使用用，并组组合使用用其它加加密保护护手段，进进一步对对资源的的使用方方式进行行权限限限制。通通过使用用各种加加密手段段达到涉涉密信息息不外泄泄。针对对数字化化加工后后的档案案加密后后还可以以有效的的控制其其在特定定的范围围内传播播。涉密信息查查询和资资源加密密管理工工作流程程35词词表维护护管理系系统叙词表、自自由词表表
16、、范畴畴表位于于档案资资源库的的底层，是是库内资资源组织织与管理理以及库库际资源源交换的的基础。通通过规范范的叙词词表对所所有入库库资源进进行科学学标引、描描述与分分类，通通过叙词词严格的的语义内内涵和位位属关联联，建立立所有资资源在主主题层的的映射关关系，实实现所有有档案资资源的有有序化，并并提升其其可用性性，使用用户在主主题查询询时进退退自如。词词表维护护与管理理系统是是词库的的维护与与管理系系统，能能够支持持网络电电子版词词表的建建立、更更新维护护、应用用。36多多媒体光光盘制作作系统该系统可以以按照用用户需求求把查询询检索整整合后的的资源制制作成专专题档案案资料光光盘提交交给用户户。该
17、系系统用于于制作具具有全文文检索功功能的多多媒体数数据光盘盘。系统统内置全全文数据据库、全全文检索索引擎。采采用个性性化的浏浏览器操操作界面面，具有有简单灵灵活、快快速高效效、数据据库制作作方便、数数据批量量导入、完完善的信信息检索索、界面面美观、操操作方便便等特点点。是档档案馆快快速制作作高质量量的、基基于全文文检索的的各种数数据和档档案资料料光盘的的理想工工具。多媒体光盘盘制作系系统工作作流程4资源服服务类通过资源服服务系统统对档案案馆所拥拥有的各各种档案案资源进进行管理理和发布布，本系系统集成成了检索索系统，用用户只需需输入检检索信息息，无需需关心信信息的来来源，系系统会自自动为用用户返
18、回回相应的的检索结结果。通通过档案案资源服服务系统统改变档档案馆服服务方式式和手段段，使用用户可以以在自己己办公室室通过网网络进行行档案查查询操作作，为用用户提供供一站式式服务；改变档档案提供供的模式式，用户户不仅可可以在网网上检索索档案信信息，还还可以直直接阅览览和下载载所需档档案；改改变档案案资源利利用的模模式，达达到系统统内容资资源的全全面共享享，提高高资源的的利用率率，避免免重复建建设。 资源服服务系统统主要有有以下几几个系统统构成：41资资源检索索发布系系统该系统用于于将实体体档案、馆馆藏历史史文件等等内容数数字化后后以标准准电子文文档资料料格式存存储管理理，在IInteerneet
19、/IIntrraneet环境境下提供供给用户户强大的的分类查查找、全全文检索索、方便便的浏览览、下载载、打印印等功能能。系统统为用户户提供档档案馆所所有相关关资源的的入口，数数据库资资源包括括档案索索引、档档案全文文库、搜搜索引擎擎等；通通过资源源的透明明链接和和导航，用用户可快快速获得得档案在在馆信息息或全文文，同时时提供各各种扩展展服务，如如相关资资源的链链接、用用户调查查等。资源检索发发布系统统结构42音音视频点点播服务务系统音视频点播播系统采采用最新新视音频频压缩技技术和流流媒体技技术，可可为用户户提供先先进的视视频点播播、视频频直播/广播、媒媒资保护护等现代代化管理理服务。在在宽带网
20、网络环境境中为用用户提供供简洁、流流畅、画画面质量量高的多多媒体档档案资源源服务。数字化的档案馆成为了对多媒体档案资源需求的重要场所，因此这类数字资源也在档案馆的馆藏中大量增加。档案馆在建立能够满足用户检索和播放数字音视频档案资料的视频点播系统后，能够给用户提供更加全面的档案资源利用服务。 43个个性化服服务系统统个性化服务务系统向向用户提提供一个个自适应应（用户户自定义义）的针针对整个个数字档档案馆系系统用户户和资源源的主动动服务系系统。该该系统利利用网络络技术和和数字技技术，以以及档案案知识对对数字资资源进行行分类组组织，将将最新档档案信息息“推送送”到用用户面前前，开展展各种个个性化服服
21、务；为为用户量量身定做做，提供供个性化化学习空空间。包包括的内内容有创创建个人人的收藏藏夹、保保存检索索结果和和检索历历史，创创建个人人的数据据库检索索集和电电子档案案列表，并并可定制制专题档档案资料料。个性性化服务务是档案案馆在为为用户服服务并与与之的交交互过程程中,根根据用户户信息需需求,将将所收集集的信息息进行分分析加工工提供服服务的过过程。信信息社会会,用户户面临的的是一个个未经整整序与加加工的巨巨大的信信息资源源的海洋洋,这些些信息资资源在满满足用户户需求的的同时也也使用户户陷入信信息的海海洋中无无法自拔拔,用户户需求的的多样性性、独特特性、信信息技术术的进一一步成熟熟,尤其其是人工
22、工智能、机机器学习习、信息息检索、信信息过滤滤技术、信信息推荐荐等,所所有这一一切为档档案馆提提供主动动服务、个个性化服服务定制制提供了了契机。个性化定制服务的作用在于:首先,个性化定制服务技术是适应数字档案馆用户多样化需求的重要手段。其次,采用个性化定制服务技术是应对复杂的数字档案馆资源与用户界面挑战的有效方法。档案馆定期自动提供个性化的信息服务,无疑将大大提升档案馆的服务质量。第三,个性化定制服务技术是了解用户信息需求、研究用户利用数字化资源的得力助手,利用个性化定制服务系统,可以加强档案馆与用户之间的交互和联系,便于档案馆了解不同用户的信息需求,有助于跟踪研究用户在利用档案馆中的某些规律
23、,从而为改进档案馆系统、提高数字化信息资源的投入效益提供依据。个性化定制服务技术是档案馆改进用户服务工作的有效手段。 44参参考咨询询服务系系统参考咨询服服务系统统是网络络环境下下档案馆馆向用户户提供的的一种新新型服务务方式。这这种服务务是基于于互联网网的服务务机制，是是用户和和信息专专家的桥桥梁，采采用E-maiil 或或网上对对话等实实时或非非实时的的方式向向用户提提供参考考咨询服服务，使使用户能能享受不不受时间间、空间间限制的的个性化化服务。参考咨询服务是在网络数字环境下,档案馆参考咨询工作的延伸和发展,它是基于计算机技术和网络通讯技术而发展的适时问题解答服务。在日益普及的数字化信息环境
24、中,人们越来越多的使用和依靠网络进行信息检索和利用,这就要求相应的信息服务也要逐步实现网络化、数字化,为用户提供一个全面和无缝的信息服务环境,满足用户信息需求。随着以档案馆的自动化和网络化为基础的分布式的数字化资源系统的建立,网络环境下多种电子技术工具和服务手段为处于不同地理位置的用户提供集成环境的、深层的远程数字化信息服务成为可能,档案馆工作人员也在努力提供高质量的数字参考服务,将信息服务机制和用户服务机制结合起来,使用户能不受任何系统、资源、地域限制来提出咨询,能在整个网络上搜寻及利用有关咨询资源和服务,能24小时不间断地得到咨询服务,实现数字化信息环境下的信息服务模式，从而也使虚拟档案馆成为了可能。参考咨询服服务系统统工作流流程五总结综上方方案坚持持开放、标标准、先先进、成成熟的原原则，以以TBSS数字档档案馆系系统软件件平台为为基础，旨旨在提供供一整套套完整、先先进、实实用、高高效的解解决方法法，从而而推动档档案馆的的自我发发展，带带动“数数字档案案馆”建建设，打打造档案案馆的服服务品牌牌。北京市市金信桥桥网络技技术有限限责任公公司愿携携手各大大档案馆馆及相关关管理单单位，积积极运用用我公司司在档案案资料领领域拥有有丰富的的行业知知识和行行业经验验，共同同创造美美好的未未来，实实现在数数字化建建设中的的最大价价值。