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1、TBS数数字档案案馆解决决方案一背景景介绍随着着我国各各行各业业信息化化建设的的不断发发展，全全国各级级档案馆馆的数字字化建设设需求也也提到了了日程上上来。20000年12月，国国家档案案局、中中央档案案馆印发发的全全国档案案事业发发展“十五”计划，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中；同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。如何运用数字化的手段将现有的档案资料以数字化处理为核心，以管理和共享为目的，推动档案事业的持续健康发展，成为了档案馆亟待解决的问题。 二需求求分析传统统档案馆馆的数字字化建设设并不是是一蹴而而就
2、的过过程，而而是一个个循序渐渐进的过过程。传传统档案案馆的数数字化过过程一般般由三个个相互联联系的阶阶段组成成：1、档案案馆数字字化。档档案馆的的数字化化包含着着以下三三层含义义，其一一是随着着计算机机技术的的引入，建建立档案案馆的自自动化系系统，实实现档案案馆自动动化管理理，完成成日常业业务与档档案管理理的数字字化；其其二是馆馆藏信息息数字化化，数字字化的馆馆藏档案案信息能能直接被被计算机机识别和和处理，建建成完备备的信息息数据库库；其三三是构建建平滑高高效的档档案信息息数字化化传输平平台，实实现档案案的统一一管理和和资源共共享。2、数字字化档案案馆。在在档案馆馆数字化化基础上上，形成成以数
3、字字化信息息为馆藏藏内容，以以计算机机为管理理手段，以以网络传传递为利利用方式式的一种种新型档档案馆，是是采用现现代高新新技术的的数字信信息资源源系统。3、数字字档案馆馆。在数数字化档档案馆的的基础上上，运用用网络互互联技术术，实现现数字化化信息共共享，形形成超大大规模的的、便于于使用的的、没有有时空限限制的知知识信息息中心。用户可可以通过过网络计计算机终终端提出出需求，由由数字档档案馆系系统完成成查找和和调阅档档案信息息，完全全不受时时间和地地理条件件的限制制。根据上上述传统统档案馆馆数字化化过程三三个阶段段的特点点，北京京市金信信桥网络络技术有有限责任任公司（TBS）通过过多年致致力于数数
4、字资源源应用技技术研究究和产品品的开发发，推出出了TBS数字档档案馆解解决方案案，此方方案从档档案馆数数字化过过程的基基础阶段段入手，通通过先进进的技术术理念，运运用成熟熟的局域域网及互互联网技技术，从从而大大大的提高高了档案案馆的数数字化进进程，为为日后的的虚拟档档案馆建建设打下下了坚实实的基础础。 三总体体目标通过过开发建建设档案案馆数字字化应用用系统，打打造业务务工作、资源建建设、应应用管理理及服务务的一体体化共享享平台，建建成结构构合理、功能强强大、集集成度高高、安全全稳定、方便易易用的信信息集成成系统。重点提提高以下下几个方方面的能能力： 服务创创新与应应用能力力； 资源整整合与利利
5、用能力力； 知识共共享与转转移能力力； 档案馆馆建筑智智能化能能力； 信息化化办公与与管理能能力； 内部与与外部交交互能力力。 四方案案介绍本方方案提供供的功能能由业务务管理、资源建建设、资资源管理理、资源源服务四四大类产产品组成成。数字档案案馆应用用系统组组成档案馆工工作数据据流1业务务管理系系统业务管理理系统主主要是构构筑档案案馆的业业务自动动化、办办公自动动化，从从而实现现对档案案、馆员员、用户户的有效效管理，是是数字档档案馆建建设基础础平台。业务管管理系统统主要有有以下几几个系统统构成：11办公管管理系统统办公管理理系统是是保证档档案馆网网络正常常办公、高效运运转的中中枢，也也是与国国
6、家实行行电子政政务公开开、提高高效率的的要求相相一致的的。办公公管理系系统主要要实现人人事管理理、财务务管理、财产管管理、档档案管理理等内部部事务和和馆际交交流、学学术活动动等外部部事务。该系统统为整个个数字档档案馆系系统的运运行提供供流程上上的控制制，利用用权限管管理的功功能，保保证系统统中整个个流程中中数据的的安全性性和可控控性。实实现档案案馆内部部办公管管理和高高效沟通通以及对对其他信信息系统统的整合合管理，最最终帮助助档案馆馆建立统统一而高高效的信信息管理理体系。办公管理理系统功功能模块块12档案管管理系统统档案管理理系统是是将档案案馆的日日常工作作业务流流程数字字化，只只有将日日常工
7、作作流程数数字化，才才能保证证日后档档案馆的的整体数数字化进进程。档档案管理理系统从从档案工工作的实实际需要要出发，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖了档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理，以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等。系统处处以符合用户的使用习惯为出发点，界面美观、功能键统一，每个模块业务流程一目了然。并且系统处处以向导的方式引导用户实现其功能，使用户轻松完成系统操作。在灵活性和扩展性上，用户不仅可以个性化地设计操作界面，动态调整实体分类和档号格式，还可灵活定义信息门类结构和创建报表格式。整
8、个个系统具具有如下下优点： 系统涵涵盖了档档案业务务的全过过程，易易学易用用。 优化文文件管理理和档案案管理，做做到了两两者的无无缝连接接。 检索方方式灵活活多样，确确保查询询的速度度。 管理对对象可随随意扩充充，体现现了系统统的可扩扩展性和和开放性性。 量身定定制和通通用标准准相结合合，优化化档案管管理。 人性化化的设计计理念，让让用户完完全自定定义。 完善的的数据管管理，实实现数据据共享，确确保数据据的安全全。档案管理理系统工工作流2资源源建设类类资源建设设类产品品是加强强数字化化建设的的重要保保障，也也是档案案馆提供供各种服服务的基基础。目目前，各各级档案案馆资源源建设主主要存在在档案资
9、资源利用用率不高高、开发发深度不不够、档档案资源源建设周周期长等等问题。通过建建设该系系统，实实现馆内内档案资资源的整整合、发发布与共共享。资资源建设设系统是是数字资资源建设设的工具具，通过过数字化化加工系系统将实实体纸质质档案加加工成数数字化资资源，通通过音视视频采集集加工系系统加工工各种音音视频档档案资源源。这些些多媒体体档案资资源及馆馆藏数字字档案必必须通过过加工标标引系统统加工以以后才能能成为规规范化数数字化档档案资源源，为用用户提供供服务。档案资资源建设设系统主主要有以以下几个个系统构构成：21数字化化加工系系统数字化加加工系统统是将档档案材料料按规范范的元数数据作整整理,加工,组织
10、在在一起,形成有有序的数数字资源源库。利利用数字字化加工工软件，对对各类档档案分批批进行数数字化加加工，改改变档案案载体的的形式，使使档案资资源可以以上载到到网络上上，处于于“激活”状态，使使有用信信息得到到高效流流转。数数字化加加工对象象主要分分为可以以公开的的档案资资源及涉涉密档案案两大类类。可以以公开的的档案资资源的加加工主要要针对查查询频率率较高的的纸质档档案进行行有针对对性的加加工。涉涉密资料料的加工工必须是是专人专专机，设设立涉密密档案加加工车间间，防止止档案泄泄密。数字化加加工系统统工作流流程22音视频频加工系系统音视频加加工系统统主要实实现多种种来源多多种格式式的音像像档案资资
11、源的采采集、转转换、效效果处理理、内容容切割、著录入入库等功功能。音音视频加加工的档档案资料料来源可可为磁带带、视频频光盘、录像带带等。系系统可以以支持当当前主流流媒体资资源格式式（ASF、WMV、Divvx、RM、MOV）。提提供多种种格式转转换工具具，对馆馆藏的大大量的音音、视频频档案资资源，采采用软件件转码技技术，通通过批量量转换，由VOB或DAT文件直接转码为WMV格式的流媒体文件。实时采集参数可调：分辨率、亮度、对比度、视频信号输入方式、制式等系统参数可调。对转换好的文件进行编目、分类、和存储管理，便于服务器快速查找和调用。23元数据据加工系系统将数字化化档案与与档案馆馆自动化化相结
12、合合是元数数据加工工与应用用系统作作用的结结果。其其中最为为重要的的是元数数据的选选择和实实现,它是档档案馆资资源组织织的关键键。元数数据加工工系统主主要是满满足各种种类型和和载体档档案的元元数据加加工（编编目）的的需要。它用于于对在档档案加工工处理过过程中产产生的元元数据进进行多种种形式的的深加工工,以产生生用于提提供服务务的各种种产品数数据库和和专题数数据库。在深加加工过程程中,提供各各种对元元数据和和对象数数据的编编辑,管理,校对等等操作。 元数据加加工系统统工作流流程3资源源管理类类资源管理理系统对对档案馆馆所拥有有的各种种数字档档案资源源进行管管理，系系统包括括用户访访问认证证、权限
13、限管理、计费及及流量统统计、资资源评价价、资源源加密及及资源镜镜像功能能等。 资源管管理系统统主要有有以下几几个系统统构成：31用户认认证管理理系统该系统以以用户为为中心，为为了确保保用户安安全可靠靠的访问问相应的的功能和和信息，用用户及权权限管理理系统包包含了用用户管理理模块来来对注册册的用户户进行管管理。用用户及认认证管理理系统在在用户组组之间定定义操作作权限，定定义用户户可以访访问哪些些数据、哪些应应用。系系统具有有查看用用户数、分类查查看用户户信息、查看单单个用户户详细信信息、当当前操作作状态、用户操操作历史史等；具具有统计计功能，能能够针对对不同类类型的用用户进行行统计；对不同同类型
14、的的用户，系系统提供供不同的的管理功功能；能能够针对对类型、行业、时间、数据库库，对用用户进行行分组查查看和批批操作；对在线线用户进进行排序序、查询询、批操操作等；可即时时限制、锁定账账户和控控制用户户对系统统的操作作；对用用户库进进行各种种数据库库的操作作；对用用户的恶恶意操作作，由系系统或管管理员（管管理员在在线时）发发送信息息警告；对锁定定的用户户账户进进行激活活；管理理用户账账户费用用，对用用户账户户充值。32资源存存储管理理系统这是一套套对各类类资源数数据进行行管理的的软件。系统提提供了数数据导入入导出、数据分分类、数数据查询询显示、设计表表、设计计视图、数据维维护、数数据恢复复备份
15、、数据打打印、资资源数据据统计（饼饼状、直直方图、曲线）、用户管管理、用用户统计计管理、权限管管理、数数据字典典管理、日志统统计、模模块管理理等功能能。资源存储储管理系系统工作作流程33资源镜镜像管理理系统资源镜像像管理系系统向用用户和管管理人员员提供网网络数据据库、光光盘等资资源的检检索和管管理。在在服务器器中自动动完成的的光盘镜镜像，可可以在服服务器和和通过终终端远程程实现对对光盘资资源的镜镜像操作作、列表表服务和和统计等等；可通通过资源源检索系系统中的的整合检检索模块块提供服服务。资源镜像像管理系系统工作作流程34涉密信信息查询询和资源源加密管管理系统统对数字化化资源进进行加密密保护，加
16、加密后的的资源只只能在单单机或特特定的网网络环境境下使用用，并组组合使用用其它加加密保护护手段，进进一步对对资源的的使用方方式进行行权限限限制。通通过使用用各种加加密手段段达到涉涉密信息息不外泄泄。针对对数字化化加工后后的档案案加密后后还可以以有效的的控制其其在特定定的范围围内传播播。涉密信息息查询和和资源加加密管理理工作流流程35词表维维护管理理系统叙词表、自由词词表、范范畴表位位于档案案资源库库的底层层，是库库内资源源组织与与管理以以及库际际资源交交换的基基础。通通过规范范的叙词词表对所所有入库库资源进进行科学学标引、描述与与分类，通通过叙词词严格的的语义内内涵和位位属关联联，建立立所有资
17、资源在主主题层的的映射关关系，实实现所有有档案资资源的有有序化，并并提升其其可用性性，使用用户在主主题查询询时进退退自如。词表维维护与管管理系统统是词库库的维护护与管理理系统，能能够支持持网络电电子版词词表的建建立、更更新维护护、应用用。36多媒体体光盘制制作系统统该系统可可以按照照用户需需求把查查询检索索整合后后的资源源制作成成专题档档案资料料光盘提提交给用用户。该该系统用用于制作作具有全全文检索索功能的的多媒体体数据光光盘。系系统内置置全文数数据库、全文检检索引擎擎。采用用个性化化的浏览览器操作作界面，具具有简单单灵活、快速高高效、数数据库制制作方便便、数据据批量导导入、完完善的信信息检索
18、索、界面面美观、操作方方便等特特点。是是档案馆馆快速制制作高质质量的、基于全全文检索索的各种种数据和和档案资资料光盘盘的理想想工具。多媒体光光盘制作作系统工工作流程程4资源源服务类类通过资源源服务系系统对档档案馆所所拥有的的各种档档案资源源进行管管理和发发布，本本系统集集成了检检索系统统，用户户只需输输入检索索信息，无无需关心心信息的的来源，系系统会自自动为用用户返回回相应的的检索结结果。通通过档案案资源服服务系统统改变档档案馆服服务方式式和手段段，使用用户可以以在自己己办公室室通过网网络进行行档案查查询操作作，为用用户提供供一站式式服务；改变档档案提供供的模式式，用户户不仅可可以在网网上检索
19、索档案信信息，还还可以直直接阅览览和下载载所需档档案；改改变档案案资源利利用的模模式，达达到系统统内容资资源的全全面共享享，提高高资源的的利用率率，避免免重复建建设。 资源服服务系统统主要有有以下几几个系统统构成：41资源检检索发布布系统该系统用用于将实实体档案案、馆藏藏历史文文件等内内容数字字化后以以标准电电子文档档资料格格式存储储管理，在Internet/Intranet环境下提供给用户强大的分类查找、全文检索、方便的浏览、下载、打印等功能。系统为用户提供档案馆所有相关资源的入口，数据库资源包括档案索引、档案全文库、搜索引擎等；通过资源的透明链接和导航，用户可快速获得档案在馆信息或全文，同
20、时提供各种扩展服务，如相关资源的链接、用户调查等。资源检索索发布系系统结构构42音视频频点播服服务系统统音视频点点播系统统采用最最新视音音频压缩缩技术和和流媒体体技术，可可为用户户提供先先进的视视频点播播、视频频直播/广播、媒资保保护等现现代化管管理服务务。在宽宽带网络络环境中中为用户户提供简简洁、流流畅、画画面质量量高的多多媒体档档案资源源服务。数字化化的档案案馆成为为了对多多媒体档档案资源源需求的的重要场场所，因因此这类类数字资资源也在在档案馆馆的馆藏藏中大量量增加。档案馆馆在建立立能够满满足用户户检索和和播放数数字音视视频档案案资料的的视频点点播系统统后，能能够给用用户提供供更加全全面的
21、档档案资源源利用服服务。 43个性化化服务系系统个性化服服务系统统向用户户提供一一个自适适应（用用户自定定义）的的针对整整个数字字档案馆馆系统用用户和资资源的主主动服务务系统。该系统统利用网网络技术术和数字字技术，以以及档案案知识对对数字资资源进行行分类组组织，将将最新档档案信息息“推送”到用户户面前，开开展各种种个性化化服务；为用户户量身定定做，提提供个性性化学习习空间。包括的的内容有有创建个个人的收收藏夹、保存检检索结果果和检索索历史，创创建个人人的数据据库检索索集和电电子档案案列表，并并可定制制专题档档案资料料。个性性化服务务是档案案馆在为为用户服服务并与与之的交交互过程程中,根据用用户
22、信息息需求,将所收收集的信信息进行行分析加加工提供供服务的的过程。信息社社会,用户面面临的是是一个未未经整序序与加工工的巨大大的信息息资源的的海洋,这些信信息资源源在满足足用户需需求的同同时也使使用户陷陷入信息息的海洋洋中无法法自拔,用户需需求的多多样性、独特性性、信息息技术的的进一步步成熟,尤其是是人工智智能、机机器学习习、信息息检索、信息过过滤技术术、信息息推荐等等,所有这这一切为为档案馆馆提供主主动服务务、个性性化服务务定制提提供了契契机。个个性化定定制服务务的作用用在于:首先,个性化化定制服服务技术术是适应应数字档档案馆用用户多样样化需求求的重要要手段。其次,采用个个性化定定制服务务技
23、术是是应对复复杂的数数字档案案馆资源源与用户户界面挑挑战的有有效方法法。档案案馆定期期自动提提供个性性化的信信息服务务,无疑将将大大提提升档案案馆的服服务质量量。第三三,个性化化定制服服务技术术是了解解用户信信息需求求、研究究用户利利用数字字化资源源的得力力助手,利用个个性化定定制服务务系统,可以加加强档案案馆与用用户之间间的交互互和联系系,便于档档案馆了了解不同同用户的的信息需需求,有助于于跟踪研研究用户户在利用用档案馆馆中的某某些规律律,从而为为改进档档案馆系系统、提提高数字字化信息息资源的的投入效效益提供供依据。个性化化定制服服务技术术是档案案馆改进进用户服服务工作作的有效效手段。 44
24、参考咨咨询服务务系统参考咨询询服务系系统是网网络环境境下档案案馆向用用户提供供的一种种新型服服务方式式。这种种服务是是基于互互联网的的服务机机制，是是用户和和信息专专家的桥桥梁，采采用E-mmaill 或网上上对话等等实时或或非实时时的方式式向用户户提供参参考咨询询服务，使使用户能能享受不不受时间间、空间间限制的的个性化化服务。参考咨咨询服务务是在网网络数字字环境下下,档案馆馆参考咨咨询工作作的延伸伸和发展展,它是基基于计算算机技术术和网络络通讯技技术而发发展的适适时问题题解答服服务。在在日益普普及的数数字化信信息环境境中,人们越越来越多多的使用用和依靠靠网络进进行信息息检索和和利用,这就要要
25、求相应应的信息息服务也也要逐步步实现网网络化、数字化化,为用户户提供一一个全面面和无缝缝的信息息服务环环境,满足用用户信息息需求。随着以以档案馆馆的自动动化和网网络化为为基础的的分布式式的数字字化资源源系统的的建立,网络环环境下多多种电子子技术工工具和服服务手段段为处于于不同地地理位置置的用户户提供集集成环境境的、深深层的远远程数字字化信息息服务成成为可能能,档案馆馆工作人人员也在在努力提提供高质质量的数数字参考考服务,将信息息服务机机制和用用户服务务机制结结合起来来,使用户户能不受受任何系系统、资资源、地地域限制制来提出出咨询,能在整整个网络络上搜寻寻及利用用有关咨咨询资源源和服务务,能24
26、小时不不间断地地得到咨咨询服务务,实现数数字化信信息环境境下的信信息服务务模式，从从而也使使虚拟档档案馆成成为了可可能。参考咨询询服务系系统工作作流程五总结结综上上方案坚坚持开放放、标准准、先进进、成熟熟的原则则，以TBS数字档档案馆系系统软件件平台为为基础，旨旨在提供供一整套套完整、先进、实用、高效的的解决方方法，从从而推动动档案馆馆的自我我发展，带带动“数字档档案馆”建设，打打造档案案馆的服服务品牌牌。北京市市金信桥桥网络技技术有限限责任公公司愿携携手各大大档案馆馆及相关关管理单单位，积积极运用用我公司司在档案案资料领领域拥有有丰富的的行业知知识和行行业经验验，共同同创造美美好的未未来，实实现在数数字化建建设中的的最大价价值。