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1、第9章 报表报表的功能 报表的功能主要包括：可以呈现格式化报表的功能主要包括：可以呈现格式化的数据；可以分组组织数据，进行汇总；可的数据；可以分组组织数据，进行汇总；可以包含子报表及图表数据；可以打印输出标以包含子报表及图表数据；可以打印输出标签、发票、订单和信封等多种样式的报表；签、发票、订单和信封等多种样式的报表；可以进行计数、求平均、求和等统计计算；可以进行计数、求平均、求和等统计计算；可以嵌入图像或图片来丰富数据显示，等等。可以嵌入图像或图片来丰富数据显示，等等。报表的视图“设计设计”视图视图“打印预览打印预览”视图视图“版面预览版面预览”视图视图 报表的结构 报表的结构和窗体类似，通
2、常由报表页眉、报表的结构和窗体类似，通常由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚和主体五报表页脚、页面页眉、页面页脚和主体五部分组成，每个部分称为报表的一个节。部分组成，每个部分称为报表的一个节。如果对报表进行分组显示，则还有组页眉如果对报表进行分组显示，则还有组页眉和组页脚两个专用的节，这两个节是报表和组页脚两个专用的节，这两个节是报表所特有的。报表的内容是以节来划分的，所特有的。报表的内容是以节来划分的，每个节都有特定的用途。所有报表都必须每个节都有特定的用途。所有报表都必须有一个主体节有一个主体节。报表节的功能报表页眉是整个报表的页眉，只能出现在报表的是整个报表的页眉，只能出现在报表的开
3、始处，即报表的第一页打印一次，用来放开始处，即报表的第一页打印一次，用来放置通常显示在报表开头的信息，如标题、日置通常显示在报表开头的信息，如标题、日期或报表简介。通过单击期或报表简介。通过单击“视图视图”|“报表报表页眉页眉/页脚页脚”命令，可添加或删除报表页眉命令，可添加或删除报表页眉页脚及其中的控件。页脚及其中的控件。页面页眉用于在报表中每页的顶部显示标题、列用于在报表中每页的顶部显示标题、列标题、日期或页码，在表格式报表中用来显标题、日期或页码，在表格式报表中用来显示报表每一列的标题。单击示报表每一列的标题。单击“视图视图”|“页页面页眉面页眉/页脚页脚”命令，可添加或删除页面页命令，
4、可添加或删除页面页眉眉/页脚及其中的控件。页脚及其中的控件。主体显示或打印来自表或查询中的记录数据，显示或打印来自表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域，是整个报表的是报表显示数据的主要区域，是整个报表的核心。数据源中的每一条记录都放置在主体核心。数据源中的每一条记录都放置在主体节中。节中。页面页脚用于在报表中每页的底部显示页汇总、用于在报表中每页的底部显示页汇总、日期或页码等。页面页脚和页面页眉可用同日期或页码等。页面页脚和页面页眉可用同样的命令被成对地添加或删除。样的命令被成对地添加或删除。报表页脚用来放置通常显示在页面底部的信息，用来放置通常显示在页面底部的信息，如报表总计、日期
5、等，仅出现在报表最后一如报表总计、日期等，仅出现在报表最后一页页面页脚的上方。报表页脚和报表页眉可页页面页脚的上方。报表页脚和报表页眉可用同样的命令被成对地添加或删除。用同样的命令被成对地添加或删除。组页眉在分组报表中，会自动添加组页眉和组在分组报表中，会自动添加组页眉和组页脚。组页面显示在记录组的开头，主要用页脚。组页面显示在记录组的开头，主要用来显示分组字段名等信息。要创建组页眉，来显示分组字段名等信息。要创建组页眉，可单击可单击“视图视图”|“排序与分组排序与分组”命令，然命令，然后选择一个字段或表达式，将组页眉属性设后选择一个字段或表达式，将组页眉属性设置为置为“是是”。组页脚显示在记
6、录组的结尾，主要用来显示报显示在记录组的结尾，主要用来显示报表分组总计等信息。要创建组页脚，可单击表分组总计等信息。要创建组页脚，可单击“视图视图”|“排序与分组排序与分组”命令，然后选择命令，然后选择一个字段或表达式，将组页眉属性设置为一个字段或表达式，将组页眉属性设置为“是是”。报表的类型 纵栏式报表纵栏式报表l也称为窗体报表，一般是在报表的主体也称为窗体报表，一般是在报表的主体节区显示一条或多条记录，而且以垂直节区显示一条或多条记录，而且以垂直方式显示方式显示表格式报表表格式报表l是以整齐的行、列形式显示记录数据，是以整齐的行、列形式显示记录数据，一行显示一条记录，一页显示多行记录一行显
7、示一条记录，一页显示多行记录报表的类型（续）图表报表图表报表l是指包含图表显示的报表类型。在报表中使用是指包含图表显示的报表类型。在报表中使用图表，可以更直观地表示数据之间的关系。适图表，可以更直观地表示数据之间的关系。适合综合、归纳、比较和进一步分析数据。合综合、归纳、比较和进一步分析数据。标签报表标签报表 l将报表数据源中少量的数据组织在一个卡片似将报表数据源中少量的数据组织在一个卡片似的小区域。标签报表通常用于显示名片、书签、的小区域。标签报表通常用于显示名片、书签、邮件地址等信息。邮件地址等信息。创建报表 在在Access中，可以使用中，可以使用“自动创建报表自动创建报表”、“报报表向
8、导表向导”和和“设计视图设计视图”来创建报表。来创建报表。Access提供了两种自动创建报表的方式，即提供了两种自动创建报表的方式，即“自自动创建报表：纵栏式动创建报表：纵栏式”和和“自动创建报表：表格式自动创建报表：表格式”，分别创建纵栏式报表和表格式报表。，分别创建纵栏式报表和表格式报表。利用利用Access提供的多种报表向导功能，可以创建提供的多种报表向导功能，可以创建各种类型的报表。其中，各种类型的报表。其中，“报表向导报表向导”允许用户创允许用户创建几种不同风格的报表，并能够提供分类和汇总的建几种不同风格的报表，并能够提供分类和汇总的功能；功能；“图表向导图表向导”允许用户创建统计图
9、表，所创允许用户创建统计图表，所创建的图表可以含有基于一个基表或查询的子报表；建的图表可以含有基于一个基表或查询的子报表；“标签向导标签向导”允许用户创建各种规格的标签，如产允许用户创建各种规格的标签，如产品的标签等。品的标签等。报表的分组 分组是指报表设计时按选定的某个或几个分组是指报表设计时按选定的某个或几个字段值是否相等而将记录划分成组的过程。字段值是否相等而将记录划分成组的过程。操作时，先选定分组字段，在这些字段上字操作时，先选定分组字段，在这些字段上字段值相等的记录归为同一组，字段值不等的段值相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。报表通过分组可以实现同记录归为不同组。报表
10、通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出，增强了报表的可组数据的汇总和显示输出，增强了报表的可读性和信息的利用。一个报表最多可以对读性和信息的利用。一个报表最多可以对10个字段或表达式进行分组。个字段或表达式进行分组。“分组形式分组形式”选项说明选项说明 分分组字段数据字段数据类型型选项记录分分组形式形式文本文本每一个每一个值分分组字段表达式上，字段表达式上，值相同的相同的记录前前缀字符字符分分组字段表达式上，前面若干个字符相同字段表达式上，前面若干个字符相同的的记录数字、数字、货币和和Yes/NoYes/No每一个每一个值分分组字段表达式上，字段表达式上，值相同的相同的记录间隔隔(Inter
11、val)(Interval)分分组字段表达式上，指定字段表达式上，指定间隔隔值内的内的记录日期日期/时间每一个每一个值分分组字段表达式上，字段表达式上，值相同的相同的记录年年分分组字段表达式上，日字段表达式上，日历年相同的年相同的记录季季分分组字段表达式上，日字段表达式上，日历季相同的季相同的记录月月分分组字段表达式上，月份相同的字段表达式上，月份相同的记录周周分分组字段表达式上，周数相同的字段表达式上，周数相同的记录日日分分组字段表达式上，日子相同的字段表达式上，日子相同的记录时分分组字段表达式上，小字段表达式上，小时数相同的数相同的记录分分分分组字段表达式上，分字段表达式上，分钟数相同的数
12、相同的记录计算控件 计算控件的计算控件的“控件来源控件来源”属性是以属性是以“=”开头的计算表达式，当表达式的值发生变化开头的计算表达式，当表达式的值发生变化时，会重新计算结果并输出显示。文本框是时，会重新计算结果并输出显示。文本框是最常用的计算控件。最常用的计算控件。利用计算控件进行统计计算并输出结果利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要有两种形式：操作主要有两种形式：l主体节内添加计算控件主体节内添加计算控件 l在组页眉在组页眉/页脚区内或报表页眉页脚区内或报表页眉/报表页脚区内报表页脚区内添加计算字段添加计算字段 子报表 子报表是插在其他报表中的报表。子报表是插在其他报表中的报表。主
13、报表可以包含子报表，也可以包含子主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体，而且能够包含多个子窗体和子报表。窗体，而且能够包含多个子窗体和子报表。子报表子和子窗体中，还可以包含子报表或子报表子和子窗体中，还可以包含子报表或子窗体，但是，一个主报表中只能包含两级子窗体，但是，一个主报表中只能包含两级子报表或子窗体。子报表或子窗体。子报表带子报表的报表通常用来体现一对一或带子报表的报表通常用来体现一对一或一对多关系上的数据，因此，主报表和子报一对多关系上的数据，因此，主报表和子报表必须同步，即主报表某记录下显示的是与表必须同步，即主报表某记录下显示的是与该记录相关的子报表的记录。要实现主报表该记录相关
14、的子报表的记录。要实现主报表与子报表同步，必须满足两个条件：其一，与子报表同步，必须满足两个条件：其一，主报表和子报表的数据源必须先建立一对一主报表和子报表的数据源必须先建立一对一或一对多的关系；其二，主报表的数据源是或一对多的关系；其二，主报表的数据源是基于带有主关键字的表，而子报表的数据源基于带有主关键字的表，而子报表的数据源则是基于带有与主关键字同名具有相同数据则是基于带有与主关键字同名具有相同数据类型的字段的表。类型的字段的表。报表的预览和打印 页面设置页面设置 l设置报表的页面，主要是设置页面的大小，打设置报表的页面，主要是设置页面的大小，打印的方向，页眉、页脚的样式等。印的方向，页眉、页脚的样式等。预览报表预览报表 l预览报表就是在屏幕上预览报表的打印效果。预览报表就是在屏幕上预览报表的打印效果。预览报表有两种视图：预览报表有两种视图：“打印预览打印预览”和和“版面版面预览预览”。打印报表打印报表