大型ERP系统AP需求分析.pdf

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1、1本源码下载地址：http:/ AP 系统需求分析 系统需求分析 说明书说明书20030717受控文档231前言前言.41.1范围和功能.41.2读者须知.41.3定义、缩微词.41.4参考资料.42系统概述系统概述.42.1.1功能结构.52.1.2模块流程图.63功能描述功能描述.73.1基础资料.73.1.1系统参数.73.1.2模块参数.错误！未定义书错误！未定义书签。签。3.1.3初始数据录入.93.1.4启用处理.93.2应付款业务.93.2.1采购发票.93.2.2应付单.113.3付款业务.123.3.1付款单.123.3.2退付单.123.3.3应付票据.123.4冲销业务.

2、133.4.1转帐单.133.4.2预付冲应付单.143.5核销管理.143.5.1核销规则.143.5.2应付转帐.143.5.3付款结算.143.5.4预付冲应付.153.5.5核销日志.153.6凭证处理.153.7期末处理.153.8分析.163.8.1帐龄分析.163.8.2付款分析.163.9报表.163.9.1应付款汇总表.163.9.2应付款明细表.163.9.3付款汇总表.173.9.4付款明细表.173.9.5往来对帐单.1743.9.6到期债务列表.171 前言前言1.1 范围和功能范围和功能 适用于所有单位的应付款管理1.2 读者须知读者须知 本文中字体为蓝色的文字表示

3、重点说明的地方 字体为红色表示需讨论或修改的地方1.3 定义、定义、缩微词缩微词1.4 参考资料参考资料 新编财务会计 立信会计出版社 新编工业企业会计 立信会计出版社 其他软件公司产品 演示版本2 系统概述系统概述 在ERP的逻辑流程中，应付系统从采购等系统中取得业务信息，将业务信息转化为财 务信息后，形成总帐系统的应付类总分类帐及明细分类帐。为此，应付系统应考虑与采购、总帐等系统的接口关系。从 IPO 的流程来看，应付系统处理的结果是自动生成财务系统的 标准单据记帐凭证。应付系统与其它系统的接口关系图 应付管理 库存管理 现金管理 应收管理 总帐 采购入库单 应付票据 应收冲应付 记帐凭证

4、 存货核算 采购发票5概括而言，应付系统应实现应付、预付、其它应付款业务的处理，提供供应商的应付明 细单据、付款明细单据、应付帐款余额、预付款明细单据、预付帐款余额的查询并生成相关 报表。具体讲，应付系统应包括如下功能：1处理原始单据：采购发票、其它应付单、付款单、退付单、应付票据等。2处理核销产生的冲销类单据：转帐单、应付冲预付单。3核销处理。4以上各种单据及处理的凭证生成。5信息查询、报表生成、财务分析等。2.1.1 功能结构功能结构6应付管理系统功能结构图2.1.2 模块流程图模块流程图 系统业务处理流程图如下所示：应付款系统 系统参数 付款处理 应付款处理 核销管理 查询 基础资料 初

5、始数据录入 期末处理 供应商资料 财务基础资料 凭证模板 凭证管理 报表 分析 模块参数 类型维护 启用楚里 采购发票 其它应付单 付款单 退付单 应付票据 冲销处理 转帐单 预付冲应付单 核销 核销日志 帐龄分析 付款分析 应付款汇总表 付款汇总表 付款明细表 往来对帐单 应付款明细表 到期债务列表73 功能描述功能描述 应付系统包括基础资料、应付款业务、付款业务、冲销业务、核销管理、凭证管理、期末处 理、分析、查询、报表等十个模块。3.1 基础资料基础资料3.1.1 系统参数系统参数3.1.1.1 总帐系统选择总帐系统选择 参见应收系统需求说明书。3.1.1.2 应付系统启用标志及启用期间

6、应付系统启用标志及启用期间 设置应付系统启用标志及启用期间。初次使用，启用年份与当前年份，启用会计期间与当前会计期间一致。启用后，启用年 份与启用会计期间保持不变，当前年份与当前会计期间则随着结账而自动更新。3.1.1.3 科目设置科目设置 设置“应付帐款”、“预付帐款”、“应付票据”等一级科目。应付类（采购发票、其它应付单）付款类（付款单、退 付单、应付票据）即时核销 凭证管理 核销 转帐单 预付冲应付单 核销日志83.1.1.4 应付票据录入模块应付票据录入模块 有两种选择：应付模块和现金管理模块。系统处理逻辑：应付模块未启用，现金管理模块启用，应付票据在现金管理模块录入，参数不出现；应付

7、模块启用，现金管理模块也启用，默认应付票据在应付模块录入，参数出现，可 选择参数修改录入模块。3.1.1.5 凭证生成方式凭证生成方式 参见应收系统需求说明书。3.1.1.6 红字凭证生成方式红字凭证生成方式 参见应收系统需求说明书。3.1.1.7 自动生成一张凭证时是否允许实时修改自动生成一张凭证时是否允许实时修改 参见应收系统需求说明书。3.1.2 供应商资料供应商资料 供应商资料中应有供应商地区属性、行业属性、应付帐款、预付帐款、应付票据明细科 目等信息。当允许某供应商充当客户时，要求输入它的客户代码，建立客户代码与供应商代码之间 的对应关系，应收冲应付核销时取该信息。数据项：（供应商资

8、料）公司代码、供应商代码、供应商名称、角色处理、客户代码、供应商属性、曾用名、地 址、开户银行、银行帐户、税务登记号、规模、对口业务员、使用语言、国家代码、地区代码、行业代码、类别代码、锁定、使用货币、财务部地址、财务部EMAIL、会计联系人、会计电话、电报挂号、会计传真、邮编、邮寄地址、快件站、空港、联系人、电话、集团代码、集团名称、传真、法人代表、E_mail地址、应付帐款科目、预付帐款科目、应收帐款科目、预收帐款科目、应付票据科目、应收票 据科目、应付款余额、最大交易额、（交易情况）最后交易日期、最后交易金额、最后付款日期、最后付款金额3.1.3 凭证模板凭证模板 参见应收系统需求说明书

9、。93.1.4 其它基础资料其它基础资料 参见应收系统需求说明书。维护现金折扣、地区、行业、采购方式等信息。输入供应商资料时，可以通过预设的现金折扣、地区、行业进行选择。这样一来，可以按地区或行业分类，输出应付款汇总表、应付款明细表、往来对账单、账龄分析表等。采用何种采购方式对应付帐款的确认具有决定作用。常用的采购方式有：现购：交款进货，结算方式有现金和银行存款两种。赊购：先进货、后付款，信用采购。3.1.5 初始数据录入初始数据录入3.1.5.1 初始单据维护初始单据维护 初始化时必须按不同供应商录入各种单据的单据金额、未核销余额，以形成期初应付余 额、本年累计应付款、本年累计实付款资料。其

10、中，应付票据录入的是已签发票据但没进行 兑付、被退回处理的票据。初始单据不生成凭证，初始单据参与核销。“初始单据表”数据项参见应收系统需求说明书，通过“单据所属系统类型”区分。3.1.5.2 应付帐款初始余额应付帐款初始余额 若总帐已启用，应付系统的初始余额要与总帐系统相符。初始余额表数据项参见应收系统需求说明书，通过“帐薄类型”区分。3.1.6 启用处理启用处理3.2 应付款业务应付款业务 应付款业务处理包括采购发票和其它应付单的生成、编辑、删除、审核、反审核、作废、生成凭证等功能。3.2.1 采购发票采购发票1种类：普通采购发票和增值税采购发票两种，按采购用途又可各分为普通采购和委 外加工

11、采购两种。2生成方式：采购发票的生成应提供手工和按单生成两种方式。按单生成提供按采购入库单方式。这两种方式互锁，更换生成方式要对发票分录进行刷新。103采购方式：采购发票的采购方式有：现购、赊购等。采购方式不同，凭证不同。现购时不能采用票据类结算方式，现购时凭证生成与结算方式有关。4应付帐款的入帐时间和入帐金额：应付帐款的入帐时间和入帐金额以发票的开票时间和总金额为准。5折扣处理：包括“商业折扣”和“现金折扣”两种。“商业折扣”在发票分录上直接体现，以净价 法计算，发票头增加总额折扣，比例或折扣额；“现金折扣”付款时由用户确定，为处理简 便起见，系统对“现金折扣”采用全价法。6发票金额的计算：

12、每条发票分录上可供输入的数字项目有 7条：数量，不含税单价，含税单价，折扣，金额，税率，价税合计。金额计算提供正算和反算（区分物料发票和费用发票）。每增加一发票分录时，自动取税种中的缺省税率做为默认税率，输入物料号后，如果该 物料存在税种设置，取该税种设置置换默认税率，否则保留默认税率，允许用户修改。7费用发票：生成单独的费用发票。若选择生成单独的费用发票，则要预先定义费用类物料，在生成 费用发票时只可选择费用类物料，物料可输入费用抵扣税。费用发票时可以不录入数量、单 价，直接录入金额。8退补价发票：可不针对某一具体发票进行退补。如果针对某一具体发票进行退补，输入原发票号后，如果原发票存在，此

13、时分录的录入直接从原发票上获得。9 红票处理：根据字段（1/1）判定是否红字发票，在开票时数量输入正数。红票的来源有：退购单产生、退补价产生。10按单生成控制：取消选单窗口中的“下次显示”选择，关闭窗口时与该单相关的采购订单、采购入库单 将全部关闭，下次再不显示。选单窗口中有“可开票数量”字段，选单后如果实际开票数量大于可开票数量，发票保 存时将自动关闭与该单相关的采购订单、采购入库单，下次再不显示。删除发票时，若分录系按单生成，则反写原单据的“可开票数量”字段，若反写后的“可 开票数量”字段大于零，则自动打开该单据及相关单据的“下次显示”。删除发票分录时，若分录系按单生成且已保存过，则反写原

14、单据的“可开票数量”字段，若反写后的“可开票数量”字段大于零，则自动打开该单据及相关单据的“下次显示”。11 处理流程：生成（手工或选单）审核，同时可打印 反审核 生成凭证 数据项：（发票头）11公司代码、发票类型（普通/增值税）、采购类型（普通采购/委外加工采购）、发票号、供应商代码、供应商名称、备注、业务员代码、部门代码、单据日期、制单人代码、审核标 志、审核人代码、币别、汇率、凭证号、凭证过帐标志、红票标志、退补价标志、费用发票 标志、结算方式代码、采购方式代码、打印标志、结算号、原币总金额、本位币总金额、本 位币总金额中文大写、原币总金额中文大写、提货方式、提货信息、提货地点、运输方式

15、、初始单据标志 数据项：（发票体）公司代码、发票类型、发票号、分录号、物料代码、物料名称、规格、计量单位、数量、折扣、不含税单价、含税单价、金额、税率、税额、本位币单价、本位币金额、本位币税额、备注、单据来源（手工/采购入库单）、原单号（流水号）、原单分录号、（存货核算入库成本确定）已核销数量、已核销金额、本次核销数量、本次核销金额3.2.2 应付单应付单 应付单处理除采购以外的其他付款业务，包括其它应付款业务。其它应付款业务包括其它应付款的入帐、付款、核销、帐龄分析等。应付单的贷方科目由预先定义的分类代码对应的明细科目确定，手工录入借方科目及金 额，允许多个借方。分类代码有：代垫费用、存入保

16、证金、应付租金、应付统筹退休金等。代垫费用适用于卖方替买方代垫运输费等费用给运输单位，从而形成买方的应收款和对 运输单位的应付款同时增加的场合。因为它可能同时涉及到应收应付系统，为了模块间的相 对独立性，采用中转科目中转，应收、应付系统分别录入一张单据，生成如下凭证：应收系统（应收单）：借：应收 贷：中转科目 应付系统（应付单）：借：中转科目 贷：应付 根据字段（1/1）判定是否红字单据，在开票时数量输入正数。数据项：（应付单头）公司代码、单据号、制单日期、分类代码、贷方科目、分类核算项目代码、币别、汇率、原币金额、本位币金额、凭证号、业务员代码、部门代码、制单人代码、审核标志、审核人 代码、

17、初始单据标志、摘要 数据项：（应付单体）公司代码、单据号、分录号、对方科目代码、对方科目是否是银行科目、对方科目结算 方式、对方科目结算号、对方科目是否核算数量、对方科目核算项目数量、对方科目核算项 目数量单位、金额123.3 付款业务付款业务3.3.1 付款单付款单1单据范围：通过付款方式提供应付到款、预付、其它应付款等应付结算单的处理。其它应付款付款 时，必须选择已录入的其它应付单单据，即时核销，付款单的借方科目由选出的其它应付单 的贷方科目决定。核销管理中不再处理其它应付款。2现金折扣：对于应付到款、其它应付款类型的现金折扣，直接在单据上进行输入，预付类型屏蔽折 扣输入，与现金折扣相对应

18、的财务费用科目在凭证模板中定义。核销时以单据金额和折扣额 的总金额参与核销。3即时核销：录入应付到款、其它应付款类型付款单时，必须即时核销。即时核销是指在付款结算时选择未结清的应付单据，输入本次核销金额，保存付款单时 同时减少未核销应付帐款金额和未核销付款金额的方法。即时核销默认按自动核销处理。4凭证生成：结算方式无票据类，凭证生成时借方与付款方式有关。5 处理流程：生成 审核（折扣为贷方，综合本位币贷方含折扣，折扣额参与核销）反审核 生成凭证 数据项：（付款单）公司代码、单据类型、单据号、付款类型、结算方式、结算号、供应商代码、供应商名 称、币別、汇率、金额、部门代码、业务员代码、制单日期、

19、制单人代码、审核标志、审核 人代码、付款人代码、备注、凭证号、核销剩余金额、供应商代码 2（转帐用）、供应商名 称2、部门代码2、业务员代码2、初始单据标志、摘要、核销序号、原单号（转帐用）3.3.2 退付单退付单 通过原付款方式提供应付到款、预付、其它应付款等业务的处理。其它功能与付款单同。数据表可与付款单共用，通过单据类型区分。3.3.3 应付票据应付票据 票据先签发后处理。13票据以票面价值入帐，票据有计息与不计息之分。若现金管理系统也处理应付票据，则要保证两系统票据管理的动态同步。1处理方式：兑付、被退回。2 处理流程：生成 制单审核 制单反审核 生成制单凭证 票据处理（兑付、被退回）

20、，包括初始票据 处理审核 处理反审核 生成处理凭证3凭证生成：生成三种凭证。模板如下：签发 借：应付帐款A（从供应商资料中取相应的科目）贷：应付票据A（从供应商资料中取相应的科目）兑付 借：应付票据A（从供应商资料中取相应的科目）贷：银行存款（从结算方式中取相应的科目）被退回借：应付票据A（从供应商资料中取相应的科目）贷：应付帐款A（从供应商资料中取相应的科目）4核销 应付票据兑付、应付票据被退回产生的内部应付单据以付款类的角色参与核销。数据项参见应收系统需求说明书的应收票据，通过单据类型区分。3.4 冲销业务冲销业务 冲销业务对应的转帐单、应付冲预付单在核销时产生。3.4.1 转帐单转帐单

21、转帐单实现不同供应商间应付帐款的冲销。数据表可与付款单共用，通过单据类型区分。143.4.2 预付冲应付单预付冲应付单 预付冲应付单实现同一供应商的应付帐款与预付帐款冲销。数据项参见应收系统需求说明书的预收冲应收单，通过单据类型区分。3.5 核销管理核销管理3.5.1 核销规则核销规则 核销类型：按单据核销。核销应既可即时核销，也可事后核销。所谓即时核销是指在付款结算时选择未结清的应付单据，输入本次核销金额，保存付 款单时同时减少未核销应付帐款金额的方法。事后核销是指在专门的核销模块中由用户手工 选择同一客户的未结清的应付单据和未结清的付款单据，分别输入本次核销金额，保存核销 记录时同时减少未

22、核销应付帐款金额的方法。事后核销的核销类型有：付款结算、预付冲应付、应付转帐（一种特殊的核销）。事后 核销时，根据核销类型系统自动产生内部单据转帐单、预付冲应付单。事后核销的单据范围：所有已生成凭证的日常单据（包括转帐生成的转入单）和系统初 始单据。事后付款结算核销的具体操作方式有手工核销和自动核销。自动核销是指系统按客户、币別、单据时间对应付单据和付款单据排序，自动配比核销的方法。事后核销原则：按单据的原币币种输入本次原币核销金额，按单据汇率自动计算出相应 的综合本位币金额，到款结算时可修改付款类的本次综合本位币核销金额，最后按综合本位 币金额配比核销。进行币别与金额控制。核销接口：写核销日

23、志，生成内部单据预付冲应付单、应付转帐单。核销日志：提供反核销和查询功能。3.5.2 应付转帐应付转帐 应付转帐是将应付帐款从一个供应商转到另一个供应商的处理。应付单据可进行转帐处理并生成转帐单，转帐单序时薄中生成凭证。转帐单与原单一对一。到款结算、预付冲应付核销中均可先进行转帐处理再核销。“转帐”与“核销”功能互锁。参考界面：转帐选择 应付单据号 单据金额 单据未核销金额 转帐金额3.5.3 付付款结算款结算 处理同一供应商的付款类与应付类核销。应付类单据包括：采购发票（红、兰，不包括现销）、其它应付单（红、兰）、应付转入 单。15付款类单据包括付款单（付款方式为应付）、退款单（退款方式为应

24、付）、应付票据。允许多对多处理。参考界面：核销选择 应付单据号 单据金额 单据未核销金额 本次核销金额 核销选择 付款单据号 单据金额 单据未核销金额 本次核销金额3.5.4 预付冲应付预付冲应付 处理同一供应商的预付类与应付类冲销。生成预付冲应付单，预付冲应付单序时薄中生成凭证。预付类单据包括：付款单（付款方式为预付）、退款单（退款方式为预付）。3.5.5 核销日志核销日志 提供反核销和查询功能。为了方便地实现反核销，系统将各种红蓝对冲单独作为核销类型。核销类型有：应付付款结算 预付冲应付 应付转帐单 应付蓝红对冲 付款蓝红对冲 预付蓝红对冲 付款结算自动核销 付款结算及时核销 数据项参见应

25、收系统需求说明书。3.6 凭证处理凭证处理 若选择高度集成的总帐系统，应付系统的各模块生成凭证，应付浏览，在总帐中统一对 凭证进行审核、过帐操作。若与其它软件集成，应付系统应对自身产生的凭证进行审核、过帐操作，同时应提供凭 证引出、凭证一致性检查等功能。3.7 期末处理期末处理 期末处理的默认预处理有：1应付款管理系统必须先于总账系统结账。2期末处理前本期凭证处理（审核、过帐）应该完成。163应付系统应与总帐对帐，若不符，提示退出。总帐系统在“期末结帐”时处理汇兑损益，统一期末调汇。期末处理实现应付余额的结转，形成新会计期间的期初数据。3.8 分析分析3.8.1 帐龄分析帐龄分析 对应付款的时

26、间分布进行分析。反映的是所有已审核的往来单据，末审核的单据不能进 行账龄分析。账龄分组分为末到期账龄分组及过期账龄分组，计算方法为：以截止日期为计算依据。账龄时间以单据日期为准，根据单据日期与截止日期进行比较计算账龄。分析方向为：系统提供借、贷、全部三种选项。贷方指仅对发票及其它应付单两种单据进行 账龄分析，借方指仅对预付款、付款单进行账龄分析，即到截止日期止，预付款及付款单超 过的天数。全部指对所有单据进行账龄分析。3.8.2 付款分析付款分析 反映不同往来单位等付款的金额，及付款金额占总的付款金额的比例。参考界面：供应商 单据号 单据日期 付款金额 百分比（%）S001CGFP000001

27、1999090910，000S001CGFP0000061999092820，000小计30，000153.9 报表报表3.9.1 应付款汇总表应付款汇总表 反映指定期间的相应供应商应付款的期初余额、本期发生额合计及期末余额。提供联查功能，即查询应付款明细。3.9.2 应付款明细表应付款明细表 逐个显示不同供应商指定期间应付款的期初余额、本期明细发生额及期末余额。提供联查功能，即查询明细单据。173.9.3 付款汇总表付款汇总表3.9.4 付款明细表付款明细表3.9.5 往来对帐单往来对帐单 提供某个时间段内相应供应商的应付与实付记录的明细发生数。3.9.6 到期债务列表到期债务列表 反映截止到系统日期止，已经到期的末核销的应付款及过期天数。参考界面：供应商 单据号 单据日期 单据金额 单据余额 应付日期 过期天数S001CGFP0000011999090930，00020，0001999092030S001CGFP0000061999092830，00010，0001999101010小计30，000