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1、 文件管理程序1 目的范围 对质量、环境及OHS管理体系所形成的文件予以控制，确保在使用场所能及时得到适用文件的有效版本。本程序适用于与质量、环境及OHS体系所有文件的管理。2 职 责21总裁办负责全公司范围内所有文件资料的具体控制、监督和检查。22总工室负责全公司范围内所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。23各单位办公室负责本单位所有部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审工作。24各单位下级部门文件资料管理员负责本部门所有使用文件资料的管理工作。25外来各种与质量、环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性的由品控中心负责管理，技术性
2、的由总工室负责管理。3工作程序31文件的分类311质量、环境及OHS管理手册：包括方针和目标指标。312程序文件313三级文件1)管理性文件：包括岗位责任制、管理方案、各种运行控制与管理规定、办法等。2)技术性文件： a)标准(质量标准、检验标准、王艺标准等)； b)配方(冰淇淋、液体奶、奶粉系列产品的配方)； c)其它(如作业指导书、工艺操作规程、设备操作规程等)。314 有效外来文件 1)国家及上级机关颁发的有关法律法规、法令、政策等文件； 2)本行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等。32文件的编号 公司范围内产生的所有体系文件都应进行编号，编号方法具体执行文件资料编号规定趴33文
3、件的编写、审核与审批 公司范围内产生的所有文件在发布前都应进行审批，未经审批的文件无效。若审批人不在时，需以书面形式授权他人审批。331质量、环境及OHS管理手册由品控中心负责组织编写，管理者代表审核，总裁批准。332公司级程序文件由品控中心负责组织编写，各主管单位或部门负责人审核，管理者代表批准。333各单位的程序文件由各单位负责组织编写，各主管领导审核，第一负责人批准。334与质量、环境及OHS体系有关的管理性文件由产生部门负责组织编写并由其负责人批准。335各单位第一负责人岗位责任制由总裁批准，其他公司级的岗位责任制由各单位第一负责人批准，各部门产生的岗位责任制由相关领导批准。336与质
4、量、环境及OHS体系有关的技术性文件由产生部门负责组织编写；质量标准、配方等技术性文件由产生部门负责人审核，总工程师审批；作业指导书、工艺操作规程等技术性文件由各单位(技术)品保部负责人审批；设备操作规程等由各单位设备部负责人审批。337所产生的文件必须在文件最后一页的最下方注明产生部门、起草人、审核人、批准人、生效日期等。当文件汇编成册进行发布时，在文件封面最下方注明以上内容。34文件的发放341各类文件在发放前，均由产生部门填写文件处理单，确定发放范围及文件适宜性，经部门主管领导审核，第一负责批准后，依据其发放范围办理发放手续，并在发文登记表中详细记录(如无审核人可直接审批)。342与体系
5、有关的管理性文件，公司级文件由发放单位统计具体使用部门所需的文件数量，然后发放至各单位办公室，再由各单位办公室将文件逐级发放；各单位下级部门产生的文件由各部门自行发放，并报本单位办公室备案。343需保密的技术性文件(如配方等)，由各产生部门确定发放范围后自行发放，不需中间转发环节，也不需给各单位办公室备案。344总裁办负责公司级手册及程序文件的发放，各单位负责本单位程序文件的发放(程序文件以每个程序为一个独立单位)。345各单位的程序文件须报总裁办、总工室、品控管理中心进行备案。346文件发放后，总裁办建立全公司的管理性文件的受控文件资料清单；总工室建立全公司技术性性文件的受控文件和资料清单，
6、各单位或部门建立本单位或部门的受控文件和资料清单趴35 文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类。与体系运行紧密相关的文件为受控文件，须在文件上加 盖“受控”印章，并注明发文号。 36文件的更改 文件更改时由文件更改提出人填写文件更改申请(通知)单，说明更改原因，由原文件审批人 批准后，由产生部门文件资料管理员按发放范围发给文件持有者或持有部门。文件持有者或持有部门 根据文件更改申请(通知)单的要求对文件进行更改，具体执行文件资料控制具体实施办法趴 37文件的换版、作废与销毁 若文件需换版时，可由文件产生部门文件资料管理员填写文件更改申请(通知)单，经审批后 按原发放范围发放到各使用部
7、门(与文件更改履行同样手续)，并在受控文件和资料清单上进行标 注。文件发放部门负责将发放范围内所有作废文件及时撤出使用场所，并由原文件产生部门统一销毁， 原文件附属的相应文件更改申请(通知)单、文件外理单随文作废。作废的文件只填写文件 外理单(文件外理单由发文单位留存，无需向各单位发放)，填写时审批人应为文件产生部门负责 人。换版的文件在编号后加注版本号，具体执行文件资料控制具体实施办法趴 38 文件的评审 381 总裁办负责全公司范围内所有管理性文件资料充分性和适宜性的评审工作。 382总王室负责全公司范围内所有技术性文件资料充分性和适宜性的评审工作。 383 品控中心和总工室每年对全公司范
8、围内的管理性和技术性文件进行一次评审，并填写文件资 料评审单，并报总裁办备案。 39文件的保存、借阅与复制 391文件的保存 a)文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方； b)各单位产生的文件由各自的文件资料管理员保管； c)总裁办每季度对各单位文件资料管理情况进行检查，并形成检查记录； d)任何人不得在受控文件上乱涂乱改，确保使用文件的清晰、完整。 392文件的借阅、复制 当需要借阅、复制文件时，应填写文件查(借)阅复制登记表， 经持有部门负责人同意后方可借阅、复制，并在备注中明确是借阅或复制。 310文件管理员职责 3101按照文件控制程序及相关的三级文件的规定完成文件的编制、审批、发放
9、、使用、更改、保存、 换版、作废、借阅、复制等全过程的管理工作。 3102负责将本单位收到的文件资料及时发放到使用场所； 3103负责将作废的文件及时从使用场所撤出； 3104负责对本单位或部门的文件资料进行日常检查； 3105负责文件资料管理的其他工作。 311文件持有者职责 3111负责所接收文件的保密工作，不得随便外传、复印，不得丢失； 3112负责文件资料的完整性，并保证工作现场能及时得到并使用； 3113按目录或有效页次检查文件有无缺页、废页； 3114负责按照文件更改(通知)单的更改要求对原文件进行更改； 3115负责文件的保管工作，不得在文件上乱写乱画，保持文件版面的干净整洁。 4相关文件 文件资料控制具体实施办法 文件资料编号规定 5记 录 文件处理单 文件更改申请(通知)单 发文登记表 受控文件和资料清单 文件查(借)阅复制登记表 文件资料评审单 起草人： 闫孟新 审批人：雷永胜 生效时间：2002820