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1、哈佛管理技技能培训教教程：第十十一单元 哈佛经理理手册 第第二章 哈哈佛经理会会议要点第二章哈佛佛经理会议议要点 会议发言要要点 即然会议是是一种面对对面的沟通通，因此主主席必须掌掌握面对面面沟通的技技巧陈述技技巧、发问问技巧、倾倾听技巧与与答复技巧巧。 主席是会议议成败所系系的灵魂人人物，因此此他必须善善作陈述。主主席的陈述述必须发挥挥三种效果果：第一、唤唤起听众的的注意，并并为听众创创造听取信信息的欲望望；第二、令令听众确切切地了解所所传达的信信息；第三三、说服听听众，并促促使听众立立刻采取某某些行动。想想获取这三三种效果确确实不是一一件容易的的事，但并并非不可能能。假如主主席在陈述述之前
2、能够够做好充分分的准备，在在陈述过程程中能够刻刻意地讲求求陈述技巧巧、视听器器材的使用用技巧、以以及物品的的展示技巧巧，则这三三种效果大大概不难获获得。 陈述前的准准备工作 主席在陈述述前必须做做妥准备工工作。至于于准备时间间长短，则则视主席陈陈述经验的的多寡，以以及主席对对陈述的主主题的了解解程度而定定。一般说说来，主席席在陈述之之前至少必必须做好下下列各项准准备工作： (1)了解解听众。主主席应设法法了解听众众对陈述的的主题到底底有多大的的兴趣、对对陈述的主主题拥有多多少知识以以及对陈述述的主题抱抱什么态度度。 (2)熟悉悉陈述的主主题。主席席对陈述的的主题应具具一定的深深度与广度度的认识
3、。唯唯有这样，他他才能答复复听众的疑疑问，也唯唯有这样，听听众才会感感到他言之之有理。 (3)设定定希望实现现的具体目目标。主席席应先确定定，他到底底希望听众众从他的陈陈述中得到到什么样的的观念、对对于所得到到的观念产产生什么样样的看法以以及把所得得到的观念念充作什么么样的作用用。 (4)将有有助于实现现上述具体体目标的各各种信息罗罗列出来。这这些信息包包括一般性性的消息、研研究的成果果、理论、案案例、个人人经验、别别人的观念念等。 (5)根据据所能运用用的陈述时时间，从已已经罗列出出来的各种种信息中选选择最重要要者与最切切题者。 (6)考虑虑使用适当当的视听器器材。切记记：当人们们听到某些些
4、事情的时时候，也能能同时看到到这些事情情，则他们们对这些事事情的理解解程度将大大为提高。 (7)准备备一份陈述述的纲要，以以供陈述时时使用。该该份纲要可可划分为引引言、本体体与结语等等三部分。“引言”部分旨在吸引听众注意，并且清楚地将陈述目的沟通给他们。例如在会议刚开始时，主席把会议的目标、进行的方式，以及他对与会者的期望，简明扼要地作说明，即是一种良好的引言。“本体”部分旨在将陈述的内容按逻辑程序进行阐释或剖析。在此所谓罗辑程序，是指方便听众掌握信息的程序，例如由简而繁、由已知到未知、由过去到现在、由少数到多数等陈述内容摘要，并且指出由该陈述所获得的启示。据说某位善于陈述的布道家，曾经透露他
5、的陈述要诀：“先告诉他们你即将告诉他们的是什么；接着便告诉他们；最后再告诉他们你先前所告诉他们的是什么。”(Tell them what you are going to tell them,a nd teell tthem whatt youu tolld thhem)这种陈陈述方式颇颇值得我们们参考采用用。 (8)备妥妥各种视听听器材，包包括挂图、投投影片、录录音带、幻幻灯片、影影片、讲议议等。 (9)用录录音机及录录像机作陈陈述演练，或或是在一、两两位假想听听众面前进进行陈述演演练。 陈述技巧 陈述成败，主主要取决于于陈述者本本人是否拥拥有自信心心与热忱。周周全的准备备与丰富的的陈述经验
6、验，可为陈陈述者带来来高度的自自信心。基基于此，陈陈述者应尽尽量把握陈陈述的机会会，以便培培植这一方方面的自信信心。至于于热忱有无无，则除了了受陈述者者本人天生生资质所决决定外，仍仍然要看陈陈述者对陈陈述的信息息是否具有有高度评价价而定。倘倘若陈述者者认为他所所陈述的信信息不但是是正确的，而而且值得听听众听取，则则他的热忱忱将油然而而生。基于于此，为令令自己对陈陈述产生热热忱，陈述述者应慎选选自认有益益于听众的的信息，作作为陈述的的内容。除除了自信心心与热耽，陈陈述者仍须须讲求下列列九种技巧巧： (1)要与与听众保持持视线接触触。这即是是说，陈述述者应尽量量减少念读读文稿。 (2)灵活活运用“
7、停顿”技巧，以以便令听众众得以深思思及判断所所听到的信信息，并作作出反应。 (3)尽量量使用听众众有切身经经验的与听听众所易于于体会的实实例或轶事事。 (4)适当当地改变音音量、音调调、或语气气。这样做做不但有助助于消除听听众的沉闷闷感觉，而而且仍可令令陈述本身身显得更加加生动。 (5)善用用幽默性话话语。有些些人善于运运用既诙谐谐又不失庄庄重的话语语；这些人人在陈述时时可尽量发发挥这方面面的所长。欠欠缺这方面面才华的人人，则不必必勉强自己己。值得注注意的是，幽幽默性话语语并不等于于轻佻的话话语或是浅浅薄的话语语。轻佻的的与浅薄的的话语应绝绝对避免。 (6)要克克制足以令令听众分心心的各种举举
8、止。这是是一项很难难界定的个个人行为特特征。有些些人一边在在陈述，一一边在听众众面前随意意走动并挥挥舞双手，他他们不但不不会令听众众分心，反反而足以唤唤起听众注注意并维持持其兴趣；但另一些些人在陈述述时只要稍稍微走动，听听众即无法法集中精神神听讲。有有些人在陈陈述时手中中不停地玩玩弄物品，听听众并不以以为然；但但另一些人人的类似动动作，却足足以引起听听众的不快快。回避足足以令听众众分心的举举止的最佳佳方法，便便是向听众众探寻实情情，并设法法改正。其其次，便是是设法令自自己的陈述述变得极度度精彩有趣趣，以便令令听众因全全神贯注聆聆听，而意意识不到自自己的举止止。 (7)注意意措辞，并并述说符合合
9、听众的程程度与听众众要求的层层次的语言言。 (8)以投投影片、幻幻灯片、挂挂图，或派派发讲义充充当讲稿。切切忌一边陈陈述，一边边翻阅讲稿稿，因为这这样做不但但浪费时间间，而且很很容易令听听众丧失兴兴趣与耐性性。 (9)设法法凭发问令令听众介入入，避免从从头到尾都都唱独脚戏戏。 视听器材的的配合作用用 当人们听到到某些事情情的时候，也也能同时看看到这些事事情，则他他们对这些些事情的理理解程度将将大为提高高。基于此此，陈述者者特别是是口才不佳佳的陈述者者，在陈述述的时候，应应尽量多利利用视听器器材。在芸芸芸众多的的视听器材材当中，最最被普遍使使用以及效效果最好的的恐怕是投投影机。现现将使用投投影机
10、的要要领简介如如下： (1)使用用投影机时时应该站立立。站立不不仅便于操操作，而且且可令陈述述者掌握全全局而不致致沦为投影影机的配角角。 (2)使用用投影机时时不应熄灭灭全部灯光光，因为一一旦熄灭全全部灯光，则则身为主角角的陈述者者将从听众众的视野内内消失，并并使投影机机成为听众众注视的焦焦点。 (3)可当当场在空白白的投影片片上书写或或绘制简单单的文字或或图形，复复杂的则应应事先备妥妥。当场书书写或绘制制，不仅可可以令听众众产生真实实感及亲切切感，而且且仍可进一一步吸引听听众的注意意力；事先先备妥投影影片虽无上上述好处，但但却可节省省时间。 (4)投影影片不必讲讲求完美，但但至少应整整齐清楚
11、。 (5)每张张投影片原原则上应引引入一种观观念，以令令听众对该该观念产生生完整的印印象。 物品的展示示技巧、 在陈述过程程中，主席席常有机会会展示物品品，因此他他需要讲求求展示物品品的技巧。现现将有关技技巧简介如如下： (1)公开开地将物品品带进会场场，不要遮遮遮掩掩，也也不要将它它藏在身上上或是其它它隐蔽处，而而应置之于于会议桌上上，以便引引发与会者者注意与好好奇心，并并且方便主主席在适当当的时候从从事展示与与讲解。 (2)在展展示与讲解解物品之前前，切莫玩玩弄它，以以免引起与与会者焦灼灼感。 (3)展示示物品之际际，应令与与会者都看看清楚。主主席最好是是将它置于于与会者视视线接触到到的范
12、围内内。倘若有有少数与会会者因座位位角度关系系以致视野野不佳，主主席应主动动调整自己己的位置，以以便令这些些与会者也也能看清楚楚该物品。 (4)展示示物品之际际，主席应应小心翼翼翼地将它当当作贵重的的物品看待待。这不但但可强调主主席对展示示中的物品品的重视，也也可令与会会者重视该该物品。 (5)在讲讲解物品时时，主席切切莫将它交交给与会者者轮流观察察或触摸，因因为主席一一旦把物品品交出，则则正在观察察或触摸的的与会者，将将无法留意意到主席的的讲解，尚尚未轮到观观察或触摸摸的与会者者，也因焦焦急地等待待物品的传传递，而无无心聆听主主席的讲解解。 (6)如展展示物品时时需要对它它进行操作作，则主席
13、席应事先将将操作方法法演练纯熟熟。倘若主主席显示不不知如何操操作，则与与会者不但但会降低对对展示品的的评价，而而且也会降降低对主席席的评价。 会议倾听要要点 曾经有人说说：“造物者之之所以赐给给我们两只只耳朵与一一张嘴巴，恐恐怕是希望望我们多听听少说。”但遗憾的的是，绝大大多数人却却反其道而而行! 在会议中，倾倾听是主席席与与会者者双方都必必须培养的的技巧。尤尤其就主席席来说，倾倾听更是一一种绝对不不可或缺的的修养。不不过，有很很多会议主主持人却未未能了解倾倾听的真义义，他们之之中甚至还还有不少人人以为不说说话便是倾倾听。这是是一种严重重的错误!倾听是一一种极富警警觉性与极极费心思的的历程。在
14、在面对面沟沟通的场合合里，倾听听不仅是指指一般所熟熟悉的“耳到”，即运用用听觉器官官去接收信信息，它仍仍包括“眼到”、“心到”与“脑到”。现扼要要阐述如下下： (1)眼到到。即观察察沟通对手手的脸部表表情、眼情情、手势、体体态与穿着着等，以判判断他的口口头语言的的真正涵意意。 (2)心到到。即以换换位思考的的态度站在在沟通对手手的立场与与角度，去去体会他的的处境与感感受。 (3)脑到到。即运用用大脑去分分析沟通对对手的动机机，以便了了解他的口口头语言是是否话中有有话、弦外外有音。 除非会议主主持人能够够同时做到到耳到、眼眼到、心到到与脑到，否否则在会议议中，他将将无法获致致良好的倾倾听效果，换
15、换言之，他他将处于某某一个程度度的“听而不闻闻”的状态。 下面列举了了在会议过过程中，一一般人最容容易犯上的的十五种倾倾听的毛病病。前八种种毛病足以以令自己无无法有效地地听取他人人的信息，后后七种毛病病则足以令令他人无法法有效地听听取自己的的信息。希希望会议主主持人能将将这些毛病病当作诫律律。 1毛病之之一：作白白日梦 (1)耳虽虽到，却听听而不闻；眼虽到，却却视而不见见；心虽到到，却荡漾漾于九霄云云外；脑虽虽到，却神神不守舍! (2)若想想作白日梦梦，为什么么不选择会会议室以外外的场合!? 2毛病之之二：只听听取话语中中所传达的的事实 (1)事实实有可能被被误解；事事实有可能能被曲解；事实有
16、可可能被隐瞒瞒；事实有有可能被夸夸张! (2)真正正重要的并并不是话语语中所传达达的事实，而而是话语所所涵蕴的观观念或用意意! 3毛病之之三：萎靡靡不振 (1)精神神涣散等于于心智的局局部瘫痪。处处于这种状状态的人，自自然注意力力不集中。 (2)振作作精神是倾倾听的第一一步! 4毛病之之四：拒绝绝听取某人人或某种主主题话语 (1)你能能根据说话话者外表、教教育程度、人人缘、财富富等因素而而判定他的的话不值得得你听吗? (2)你是是否认为难难以理解的的话或引不不起兴趣的的话都不值值得你听? (3)只有有无知的人人或是含高高度偏见的的人，才会会对以上两两个问题作作肯定的答答复。 5毛病之之五：情绪
17、绪激动 (1)当一一个人情绪绪激动时，他他通常只能能听到他所所想听的话话语，却听听不到他所所不想听的的话语。 (2)先冷冷静下来再再听! 6毛病之之六：心不不在焉，但但却摆出凝凝神谛听的的姿态HT55”，5SSS本来心心不在焉已已经有碍听听的效果，摆摆出凝神谛谛听的姿态态，将进一一步隔绝信信息的接收收，因为可可用以接收收信息的心心思，已被被转用在摆摆姿态上。 7毛病之之七：笔录录所听到的的一切信息息 如果就所听听到的话语语作重点性性或总结性性的笔录，则则可增进倾倾听效果；倘若笔录录所听到的的一切信息息，则因无无足够时间间研判信息息的真义，致致使倾听效效果反而受受害。 8毛病之之八：未能能善用“
18、听话比讲讲话快”优势 (1)一般般人听话的的速度大约约较讲话的的速度快三三倍。但遗遗憾的是他他们在听取取话语时，常常常以多余余的时间想想别的事情情。 (2)既然然听话比讲讲话快，我我们应将多多余的时间间用来对听听到的话语语作总结，或或用来研判判讲话者的的真正用意意。 9毛病之之九：含糊糊不清 有些人在刚刚开始说话话时音量甚甚大，接着着愈说愈低低沉，直到到听不到声声音的地步步。这种说说话习惯常常令听者不不知所云。 10毛病病之十：开开口不能自自休 有些人总是是以口代耳耳，他们一一开腔即无无法停顿。因因为他们不不把说话机机会留给听听话者，致致使听话者者愈听愈感感不耐，愈愈感不耐则则愈不想听听! 1
19、1毛病病之十一：说话慢慢慢吞吞 (1)说话话慢吞吞的的人常常给给人一种矫矫揉造作的的感觉。 (2)一般般人通常欠欠缺耐心去去听取速度度太慢的话话语。 (3)以上上两种情况况的综合结结果：人们们多半不愿愿意听取说说话慢吞吞吞的人的话话。 12毛病病之十二：神秘兮兮兮的说话方方式 这种说话方方式很容易易令听话者者感到说话话者故意夸夸张或扭曲曲信息的内内涵，致使使听话者对对说话者本本人的关注注，超过听听话者对说说话者所传传达的信息息的关注。 13毛病病之十三：透过鼻孔孔说话 这种说话方方式很容易易给人一种种苟且、马马虎的印象象。说话者者好像怕伤伤元气那样样未能郑重重其事地传传达信息，致致使听话者者贬
20、低对该该信息的重重视。 14毛病病之十四：说话时两两眼斜视 说话时正视视听话者本本是应有的的礼貌。倘倘若说话者者两眼斜视视，往往会会令听话者者认定说话话者心存不不轨，甚至至认定说话话者并非善善类，因此此对他所说说的话产生生排斥感。 15毛病病之十五：说话时犹犹豫不决 有些人说话话时吞吞吐吐吐，好象象有许多顾顾忌，另一一些人在提提出见解之之后，又试试图修正自自己的见解解，这两类类说话方式式最容易令令听话者觉觉得说话者者欠缺自信信心，致使使听话者对对所听到的的话语也欠欠缺信心。 倾听的重要要性与要领领，在上文文中已说过过，但是就就会议的参参与者来说说，下面三三点值得特特别留心： (1)要随随时掌握
21、问问题的焦点点。在会议议过程中，虽虽然可能枝枝节丛生，但但你应特别别留心问题题的焦点之之所在，以以免偏离主主题。 (2)要抗抗拒邻座者者的私下交交谈。有时时你会碰到到喜欢私下下交谈的邻邻座，你最最好是和颜颜悦色地向向他指出，你你对讨论中中的主题很很感兴趣，并并展示凝神神谛听的姿姿态，这将将可杜绝他他的干扰。当当然主席或或你的上司司想跟你私私下交谈，你你不应回拒拒他，因为为这是你发发挥影响力力的途径之之一。 (3)不要要中途离席席除非你你不介意会会议的终极极结果是什什么，否则则你不应在在会议中离离席。在会会议中离席席，犹如在在棋赛中离离席而任由由对手搬动动棋子那样样的不智。当当你重临会会议桌，很
22、很可能重要要的问题业业已定案，或或是重要的的契机业已已消失。有有些主管喜喜欢在会议议中离席处处理业务，这这是一种很很坏的习惯惯，它不仅仅有失礼仪仪，而且极极易错失良良机。 会议答复要要点 许多会议主主持人都存存有一种观观念，以为为在会议过过程中，与与会者所提提出的问题题不仅需要要获得答复复，而且非非获得主席席的亲自答答复不可。这这种观念是是错误的。试试问：当与与会者所提提出的是与与会议无关关的问题，或或是足以妨妨碍会议目目标的达成成的问题，难难道还要获获得答复吗吗?由此可可知，主席席应针对与与会者所提提出的问题题作判断，以以决定它是是否应获得得答复。 就算与会者者所提出的的问题是值值得答复的的
23、，也不一一定非由主主席亲自答答复不可。固固然有些问问题应由主主席亲自答答复，有些些问题则可可由其他与与会者答复复，甚至可可由发问者者本人答复复。至于在在哪些情况况下由谁来来答复较为为恰当，现现列表展示示如下： JZHT5”，5HST55”，5HZZ表11121会议议答复调查查表HTT5”，5SSSSTT5”，5BZBG(!BHHDFG22，FK77，K322F由谁谁答复?在哪哪些情情况下下? BHDGG10，FFK7，KK32ZQQF主席ZK(直接向向主席征求求答复的问问题，原则则上应由 主席亲自答答复。ZZK)只有主席席才能答复复的问题，应应由主席亲亲自答复。ZK(因为时时间不够，主主席想移
24、转转到另一议议案的讨论论时，可由由主席亲自自答复以节节省时间 。ZK)BHDGG10，FFK7，KK32ZQQFGGP其 他 与 会 者假如其他他与会者能能够答复时时。假如其他与与会者想表表示意见时时。假如时时间充裕时时。ZKK(假如如主席一时时不知如何何 答复，或是是需要时间间去思索答答案时。ZK) BHDGG16，FFK7，KK32ZQQFGGP发问者本人ZK(如果主主席意识到到发问者 有意见要表表达时，可可让发问者者先答复他他自己所发发出的问题题。(在会会议中我们们常常发现现，有些 具有强烈意意见要表达达的与会者者，往往会会先以发问问者的低姿姿态征求主主席或其他他与会者意意见，然 后再表
25、达其其意见，以以便令自己己的意见与与别人的意意见之间产产出强烈的的对比，从从而增加自自己的意 见受重视的的程度。)ZK)ZK(如果主主席或其他他与会者无无法答复，而而主席感到到发问者或或许有他自自己的看法法时，则 应让发问者者本人答复复。ZKK)BG)FHT55”，5SSS 会议发问要要点 发问的目的的 在会议中，发发问的最主主要目的是是在于启开开话匣，以以利沟通进进行。一旦旦沟通纲络络被启开，主主席可借发发问来实现现下列八种种目的： (1)收集集资料。“你可否概概要地谈一一谈此次你你在东南亚亚考察市场场所见所闻闻?”(2)透视视对话者动动机意向。“哪些因素促使你决定放弃此次的晋升机会?”(3
26、)提供供资料。“你晓不晓晓得公司对对所有编制制内的员工工均提供子子女教育津津贴?”(4)鼓励励意见参与与。“你对构想想中的作息息时间变动动持什么样样的看法?”(5)确定定自己对对对话者的话话语及感受受理解程度度。“让我总结结一下你对对这个问题题的看法我这个个总结是否否与你的看看法一致?”(6)鼓动动对话者对对某一问题题进行思考考。“你认为扩扩大行销网网在当前是是不是一种种明智的举举措?”(7)测定定意见是否否趋于一致致。“这次加工工资的幅度度与你期待待中的幅度度的有无差差距?”(8)言归归正传。“由于加班班费的调整整带出了许许多有关问问题的讨论论，不知各各位对我先先前所提及及的加班费费调整幅度
27、度仍有什么么意见?”问句的型态态 了解了发问问的多种目目的后，主主席可运用用适当的问问句来实现现发问的目目的。问句句的类别虽虽多，但基基本上它们们都是由以以下两种型型态的问句句所演化出出来的： (1)封闭闭式问句。这这是指足以以在特定领领域中带出出特定答复复(“是”或“否”)的问句句，例如“上星期你你告假几小小时?”、“你是否认认为现状非非改变不可可?”、“你第一次次发现这种种问题是在在 什么时候?”等。封闭闭式问句可可令发问者者获得特定定的资料或或信息，而而答复这种种问句的人人，并 不需要太多多的思索功功夫即能给给予答复。但但是这种问问句有时会会蕴含相当当程度的威威胁性，例例如“你昨天迟到到
28、早退了没没有?”。 (2)开放放式问句。这这是指在广广泛领域内内带出广泛泛答复的问问句。这一一类问句通通常均无法法以“是”或“否”等简单的的措辞作为为答复，例例如“你对自己己当前的工工作表现有有什么看法法?”“假如我我们决定这这么做，你你认为会产产生什么后后果?”“你对于于下个月的的生产目标标有什么意意见?”等。 开放式问句句因为不限限定答复范范畴，故可可令对话者者畅所欲言言，同时发发问者亦可可从而熟悉悉对话者 的立场与感感受。 封闭式问句句与开放式式问句，通通常均可进进一步演化化为以下诸诸种型态问问句： (3)澄清清式问句。这这是针对对对话者的语语句重新措措辞，以令令其证实或或补充原先先的答
29、复的的一种问句句，例如：你刚刚说说你在自己己的单位内内可以独当当一面，这这是不是说说你的上司司能放手让让你去主持持自己的部部门?”澄清式问问句不但足足以确保对对话双方能能在述说“同一语言言”的基础上上进行沟通通，而且这这是针对对对话者话语语从事回答答的一种理理想方式。 (4)探索索式问句。这这是针对对对话者的答答复，要求求引伸或举举例说明的的一种问句句。例如“我想我已已了解你的的困难所在在，你可否否告诉我一一两个具体体的实例?”“我担心心我并不完完全领会你你的意思，你你能否对刚刚刚提及的的那些观点点再做深一一层的解释释?”探索式问问句不但可可用以发掘掘较充分的的信息，而而且可用以以显示发问问者
30、对对话话者的信息息重视。 (5)含第第三者意见见问句。这这是凭着第第三者的意意见以影响响对话者意意见的一种种问句。如如“李四认为为股长的意意见值得支支持，不知知你对股长长的意见有有什么看法法?”。含第三三者意见的的问句中的的第三者，如如果是对话话者所熟悉悉而且也是是他所尊重重的人，则则该问句对对对话者将将产生很大大影响力； 反之，如该该问句中第第三者非对对话者所熟熟悉或非其其所尊重者者，则该问问句可能引引起对话者者反感。 (6)强迫迫选择式问问句。这是是以己意加加诸对话者者，并令对对话者在窄窄小范围内内从事选择择的问句。例例如“你希望下下星期一还还是下星期期二再为我我作同类的的服务?”照理，在
31、在提出这一一问之前，发发问者应先先取得对话话者在下星星期作同类类服务承诺诺。这一类类问句最足足以显示发发问者傲横横跋扈态度度。 (7)多种种式问句。这这是含多种种主题的问问句。例如如“你可否把把约翰与史史密斯的家家庭背景、个个人嗜好、过过去与现在在的工作表表现说明一一下?”这一类问问句因含过过多主题，而而时时令对对话者难以以周全地把把握。许多多富于沟通通技能的人人都认为，一一个问句最最好只含一一个主题，但但最多不超超出两个主主题，才能能令对话者者作有效的的掌握。 (8)对答答案具有暗暗示性问句句。这是指指在问句本本身即已强强烈暗示预预期的答案案的问句。例例如“有修养的的人都不会会当面顶撞撞上司
32、，你你说对不对对?”“有同情情心的人都都会捐款救救助彼得家家，你会反反对这种善善举吗?”。这一类类问句几乎乎让对话者者毫无选择择余地地按按发问者所所设计答案案作为答 复。 发问时时应注意的的事项 (1)主席席在发问之之前最好先先拟定发问问的腹稿。事事先确定发发问的范畴畴与发问的的主要内容容，将有助助于发问效效率与发问问效能的发发挥。 (2)多用用“开放式问问句”、“澄清式问问句”、“探索式问问句”；慎用“封闭式问问句”、“含 第三者意见见的问句”；避免使使用“引导式问问句”、“强迫选择择式问句”与“多种式问问句”。 (3)注意意发问的时时机。主席席应注意对对话者的心心境，在他他适宜答复复问题的
33、时时候才发问问。 (4)按平平常对话的的速度发问问。太急速速的发问容容易令对话话者认为主主席不耐烦烦，或保持持审问态度度；太缓慢慢的发问容容易令对话话者感到沉沉闷无聊。 (5)主席席应尽量使使用不指名名答复的问问题。即所所谓的“凌空式问问题”。因为这这种问题等等于向全体体与会者发发问，可使使全体与会会者皆参与与问题的讨讨论。 (6)必要要的时候，主主席可以使使用指名答答复的问题题。即所谓谓的“瞄准式问问题”，向特定定的与会者者发问。这这种问题的的潜在缺点点是：不被被指名答复复的与会者者，可能因因抱事不关关己的态度度而不参与与问题的讨讨论。主席席使用这种种问题时，应应先叫发问问对象的姓姓名，然后
34、后再予发问问。先叫发发问对象的的姓名，等等于给他一一个预告，使使他全神贯贯注听取主主席的发问问，以便作作出有效的的答复。主主席切忌先先发问，然然后再指名名答复，因因为万一被被指名答复复者记不清清楚主席的的问题，他他将无从答答复，这不不但会造成成场面难堪堪，而且主主席又须花花费时间重重新发问。 (7)主席席提出敏感感性的问题题时，应附附带说明发发问的理由由。只要主主席有适当当的理由，敏敏感性问题题的提出，就就不会被视视为一种忌忌讳。 (8)所有有的问题都都必须环绕绕一个中心心主题。 (9)主席席应尽量由由广泛的问问题，再移移向特定的的问题。这这样做将有有助于节省省沟通的时时间，因为为与会者在在答
35、复广泛泛的问题之之际，可能能已提供了了某些特定定问题的答答案。 (10)主主席应尽量量根据与会会者对前一一个问题的的答复构造造问句。这这样做有两两个好处：可令与会会者按同一一思路提供供答复；可令与会会者确切了了解，他的的答复已被被主席所听听取，这无无形中对他他是一种鼓鼓励。 (11)主主席发问之之后，应给给予答复者者足够的时时间答复。主主席发问之之后，答复复者通常要要历经四个个阶段，才才能对主席席的问题进进行答复：第一、设设法先搞清清楚问题的的内涵；第第二、思索索问题的答答案；第三三、对答案案给予适当当的措辞；第四、考考虑主席或或其他与会会者对该答答案所可能能产生的反反应与评价价，因为答答复者
36、向来来都担心自自己的答复复是否会贻贻笑大方或或无意中得得罪人。这这四个阶段段的构思可可能会花相相当长的时时间譬如说说十秒钟或或更长此时主席席不应因担担心会议出出现“冷场”，而以话话语打断答答复者的思思维。为了了填补发问问与答复之之间的时间间空档，主主席可在这这段时间内内将发出的的问题扼要要地写在黑黑板上或白白报纸上。这这样做，一一来可进一一步澄清问问题的内涵涵，二来可可令答复者者从容构思思答案。 (12)主主席对答复复者的答复复应表示竭竭诚的欢迎迎。主要可可透过身体体语言(例例如：领首首、微笑)或口头语语言(例如如：嗯!是是的!)表表示欢迎。可可将答复者者答复的重重点扼要地地写在黑板板或白报纸
37、纸上，表示示欢迎。 会议结束要要点 在所有的议议案讨论完完毕时，或或是在预定定的会议终终止时间来来临时，主主席应适时时地结束会会议。主席席在结束会会议的时候候最忌讳的的是采取这这一类方式式：“时间差不不多了，如如果诸位再再没有其它它问题，我我们就此打打住。好!散会会。”以这类方方式结束会会议含有两两种缺陷： (1)倘若若与会者临临时再提出出问题，则则可能会耽耽搁时间而而使会议无无法按原定定的时间结结束。 (2)主席席的说词给给人的印象象只是：他他已机械式式地完成了了一件份内内的事，而而这件事对对他来说好好象并不重重要。与会会者因为有有了这个印印象，所以以他们在离离开会场之之际，并不不觉得这场场
38、会议有什什么收获。 为了避免以以上两种缺缺陷，主席席应该在结结束会议之之前的几分分钟，为整整场会议作作总结。在在任何一场场会议里，令令与会者印印象最深刻刻的，便是是会议结束束前几分钟钟所听到的的话语。因因此，主席席应该善用用这几分钟钟。主席的的总结最好好能够涵盖盖下列四项项： (1)复述述这次会议议的目标。 (2)总结结这次会议议所取得的的成果。 (3)多谢谢与会者参参与(或在在适当场合合下，感谢谢他们的贡贡献或关注注)。 (4)必要要的时候，宣宣布下一次次会议的目目标、时间间及地点。 在上列总结结性的陈述述之后，与与会者在离离开会场之之际，才会会真正领受受到成就感感或贡献感感。 会议结束后后
39、，主席的的工作仍未未结束。主主席仍有四四件事要办办： (1)评估估刚刚结束束的会议，以以作为改进进未来会议议的参考。主主席在每一一次会议结结束后，都都应该花几几分钟时间间，针对会会议是否具具实效而作作自我评估估。但是为为了避免受受主观意识识所蒙蔽，主主席可以偶偶而在会议议结束后以以不记名式式的问卷，让让与会者评评估会议的的成败；甚甚至主席也也可以偶而而邀请观察察员列席，以以便对会议议的成果作作评估。尽尽管主席本本人、与会会者及观察察员三方面面的单独评评估可能均均含某一程程度偏见，但但三方面的的综合评估估则颇为中中肯。因此此，我们希希望经常有有机会充当当会议主席席的人，找找个机会为为自己所主主持
40、的会议议作上述三三方面的综综合评估。 (2)责成成有关人员员整理会议议记录。会会议记录至至少能够发发挥三种功功能：充作征信信工具；充作会议议中决议事事项追踪依依据；充作组织织内部沟通通信息的文文件。为了了令会议记记录能充分分地发挥上上述的功能能，他应该该在会议结结束后244小时之内内或至迟迟到48小小时之内，整整理妥善并并送有关人人员。会议议记录如能能在这样的的时限内送送出，将可可产生三种种好处：假如会议议记录在内内容上有商商榷余地，则则可即时改改正，因为为与会者在在这个时候候对会议经经过仍然记记忆犹新。会议中如有后续的工作有待与会者办理，则会议记录可以发挥提醒及跟催作用。既然会议记录能够在一两天之内送达有关人员手中，主席可以借此让只需要知道会议结果的那些人免于参加会议。 (3)主席席应适时追追踪会议中中决议事项项的执行状状况，以免免“决而不行行、行而无无效”。 (4)主席席应该适时时解散已完完成任务的的委员会或或工作小组组，以免它它们无中生生有地找理理由开会。