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1、青岛扶桑精精制加工有有限公司 程序序文件文 件 编编 号JFQ.PP-O.001修 改 状状 态0文 件 控控 制 程程 序页 数数1 / 551 目的的为对公司的的文件进行行控制，确确保其适用用性、系统统性、协调调性和完整整性，公司司制定并执执行文件件控制程序序2 范围围：2.1 本程序规规定了管理理体系文件件的控制原原则和方法法。2.2 本程序适适用于与质质量/环境境/职业健健康安全有有关的所有有文件，其其中有公司司自己制定的，也也有引用的的国家或行行业标准，以以及顾客提提供的各种种资料。 3 职责责3.1 ISO小小组是文件件控制的主主管部门。3.2 秘书科对对文件进行行管理。3.3 三
2、层文件件由各主管管部门进行行控制。4 程序序要求4.1 文件的分分类：本公公司文件分分为5类4.1.11 手册册 文件类别代代号：M（质质量手册QQM，环境境手册EMM，职业健健康安全手手册HM）4.1.22 程序序文件 文件类别代代号：P（共共用程序PP，质量程程序QP，环环境程序EEP，职业业健康安全全程序HPP）4.1.33 作业业性文件 文件类类别代号：O4.1.44 记录录 文件类别别代号：RR4.1.55 技术术标准 文件件类别代号号：S4.2 文件的编编号规定公司的文件件进行统一一编号，由由4部分组组成：公司司代号；文文件类别代号；发布布部门代号号；部门流流水号。编号形式： JJ
3、FQ.（）. aa b c d 青岛扶桑精精制加工有有限公司 程序序文件文 件 编编 号JFQ.PP-O.001修 改 状状 态0文 件 控控 制 程程 序页 数数 2 / 5a、 公司代号：JFQb、 文件类别代代号：见44.1.11 44.1.55c、 部门代号：总务部AA；营业部部B；生产产部C；工工程部D；品质保证证部E；薄薄片部F；技术协作作部G；IISO小组组O。d、 部门流水号号：由各部部门经理将将编号分配配给各科室室，流水号号自01起起，各类文文件（5类）分别编编号。流水水号允许不不连续。例：质量手手册： JFQ.QM-OO.01文件控制程程序： JFQ.P-O.01合同评审控
4、控制程序： JFFQ.QPP-O.001文件控制程程序： JFQ.P-O.01化验室管理理规定： JJFQ.OO-E.0224.3 文件的编编写格式及及内容要点点4.3.11 针对对公司内部部的文件以以中文编写写，对外发发布的文件件可根据需需要以中文文、英文或或日文编写。4.3.22 一般般地，文件件发布时采采用书面形形式，留档档保存的文文件可采用用磁盘硬拷拷贝。4.3.33 同类类文件采用用统一格式式。4.3.44 程序序文件应包包括以下内内容：封面面、正文页页眉、目的的、范围、职职责、程序序要求、相相关文件和记录录。4.3.55 作业业文件、记记录可以包包括以下内内容：封面面、正文文文件名
5、称、文文件编号、范范围、正文、相关文文件和记录录。4.4 文件的编编制、审批批4.4.11 手册册由管理者者代表编写写审核，总总经理批准准。4.4.22 程序序文件由IISO小组组组织各有有关部门编编制，由管管理者代表表审核、总总经理批准准。4.4.33 三层层文件由各各部门主管管负责组织织有关人员员编制，由由部门主管管审核，部部门经理批批准。4.5 文件的发发放青岛扶桑精精制加工有有限公司 程序序文件文 件 编编 号JFQ.PP-O.001修 改 状状 态0文 件 控控 制 程程 序页 数数 3 / 54.5.11 手册册和程序文文件的发放放范围由管管理者代表表批准；其其它文件的的发放范围围
6、由各发布布部门主管管批准。4.5.2 文件必须须按确定的的文件发发放范围发发放，发放放前进行标标识、编号号，并建立立文件发发放记录。4.5.3 文件的发发放必须在在文件实施施日期前进进行。4.6 文件的控控制4.6.1 公司的文文件分“受控”和“非受控”两类，分分别在其封封面加盖印印章。受控控文件受更更改控制。4.6.2 文件的持持有者应妥妥善保管。受受控文件不不允许复制制、外借、涂涂改，不得得遗失、破破损。4.6.3 受控文件件如遗失、破破损，应及及时向文件件的管理部部门说明情情况，填写写文件领领用申请单后给给予补发。同同时应将破破损不全的的文件交回回，由文件件的管理部部门销毁，并并填写文文
7、件销毁记记录。4.6.4 非受控的的文件允许许复制，不不受更改控控制。对外外发放的非非受控文件件须经发放放范围批准准人批准，并并填写发放放记录。4.6.5 文件一经经修改，文文件管理部部门应立即即将受控的的作废文件件向所有文文件持有者者收回，所所使用的文文件和资料料必须是有有效版本。作作废的文件件由文件管管理部门集集中销毁，并并填写文文件销毁记记录。4.6.6 文件的管管理部门应应将作废文文件的每一一版本、每每一次修改改都保留一一份，并加加盖“作废”印章后存存档。4.6.7 文件的管管理部门应应建立文件件管理档案案，内容包包括：文件件的每一版版本（包括括作废版本本）、文件件更改申请请单、文件件
8、更改状况况一览表、文文件销毁记记录、文件件发放范围围、文件发发放记录等等。文件管管理档案由由专人负责责管理。4.6.8 如需要借借阅时，应应向文件的的管理部门门办理借阅阅手续，填填写借阅阅记录。4.7 文件的更更改4.7.11 文件件更改及换换版时应填填写文件件更改申请请单，由由原批准岗岗位批准后后，由原编编制部青岛扶桑精精制加工有有限公司 程序序文件文 件 编编 号JFQ.PP-O.001修 改 状状 态0文 件 控控 制 程程 序页 数数 4 / 5门进行，如如由其它部部门进行时时，该部门门必须获得得原批准时时所依据的的所有资料料。更改后后的文件由由原文件审审核岗位审审核，原批批准岗位批批
9、准后才能能发布。4.7.2 文件更改改后仍须执执行4.55和4.66条款。4.7.3 文件更改改采用手写写划改及换换页更改两两种方式：a、改内容容较少时，可可采用手写写划改，将将原文划掉掉，在行间间填写更改改内容并签签名。应保保证更改内内容有足够够的空间填填写。b、 同一页上手手写更改达达3处以上上或更改内内容较多，不不能保证清清楚明了时时，应采用用换页方式式。4.7.4 当出现下下列情形之之一时，应应进行换版版a、一次性性修改过多多或更改次次数过多，影影响使用。B、体系发发生重大变变化或编制制依据发生生重大变化化。4.7.5 手写更改改时应将发发放范围内内的所有原原文件都进进行更改；换页更改
10、改或换版后后的新文件件仍按原发发放范围发发放，同时时收回作废废页或作废废文件，保保证所使用用的文件为为有效版本本。4.7.6 文件的每每次更改情情况均应记记入文件件更改状况况一览表，注注明有关内内容。4.8 外来文件件的控制4.8.11 公司司使用的外外来文件，由由各使用部部门进行控控制，同时时建立外外来文件及及更新状况况明细表。4.8.22 外来来文件应由由其控制部部门设专人人每年进行行检索，并并在新版文文件发布后后及时进行行更新。外外来文件的的更换情况况应在外外来文件及及更新状况况明细表进进行记录。4.8.33 对于于适用的法法律法规、行行业标准、地地方标准等等，各部门门应按照法法律、法规规及其他要要求控制程程序予以以控制。4.9 文件在控控制过程中中产生的记记录，由其其控制部门门整理，归归档，保存存。具体参参见记录控控制程序。5 相关关文件青岛扶桑精精制加工有有限公司 程序序文件文 件 编编 号JFQ.PP-O.001修 改 状状 态0文 件 控控 制 程程 序页 数数 5 / 55.1 记记录控制程程序6 记录录6.1 文文件发放范范围6.2 文文件发放记记录6.3 文文件领用申申请单6.4 文文件销毁记记录6.5 借借阅记录6.6 文文件更改申申请单6.7 文文件更改状状况一览表表6.8 外外来文件及及更新状况况明细表