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1、2009-7- 025-84677338 1工具化时代的时间管理与思维提升工具化时代的时间管理与思维提升徐洪江徐洪江工作工作生活生活成长成长健康健康社交社交2课程导入：重新审视我们的时间第一个问题：您的时间够用吗？8.3年年5年3小时看报或聊天看报或聊天13.3年年5年3小时电视或上网电视或上网20年年2.5年1.5小时交交通通6.6年年1.7年1小时洗漱和洗澡洗漱和洗澡1.7年1小时休假或不适休假或不适18.3年年1.7年1小时电电话话22.5年年4.2年2.5小时三三餐餐26.7年年13.3年8小时睡睡眠眠结余结余40年耗时年耗时每天耗时每天耗时每日活动平均平均80岁寿命岁寿命1-20、6
2、0-80岁岁忽略不计，余忽略不计，余40年年4课程导入：重新审视我们的时间第二个问题：您的时间真的不够用吗？5这些在您身上发生过吗？时间黑洞电视时间黑洞电视时间黑洞超市时间黑洞超市时间黑洞网络时间黑洞网络时间黑洞 7这些在您身上发生过吗？忙、盲、茫 9课程概览101.1传统方法优点：优点：压力小压力小适应性强适应性强缺点：缺点：无条理无条理容易遗忘容易遗忘第一代第一代111.1传统方法优点：优点：设定约会设定约会进行事先规划进行事先规划缺点：缺点：无优先顺序无优先顺序容易产生挫折感容易产生挫折感第二代第二代第一代第一代121.1传统方法优点：优点：强调价值观强调价值观设置优先顺序设置优先顺序设
3、定长中短期目标设定长中短期目标缺点：缺点：太过于控制太过于控制目的性太强目的性太强忽视自然法则忽视自然法则第三代第三代131.2核心：要事第一重要不重要紧急不 紧 急Q1的事：危机紧急的问题有期限的任务、会议准备事项Q2的事：长期的计划预防工作关系的建立价值观的澄清真正的休闲、充电Q3的事：干扰一些信件、报告许多紧急的事件许多凑热闹的活动Q4的事：琐碎的工作浪费时间的事逃避性的活动无聊的看电视、信件Q1的事：危机紧急的问题有期限的任务、会议准备事项Q2的事：长期的计划预防工作关系的建立价值观的澄清真正的休闲、充电Q2的事：长期的计划预防工作关系的建立价值观的澄清真正的休闲Q1的事：危机紧急的问
4、题有期限的任务、会议准备事项Q2的事：长期的计划预防工作关系的建立价值观的澄清真正的休闲Q1的事：危机紧急的问题有期限的任务准备事项Q1的事：危机紧急的问题有期限的任务、会议准备事项Q2Q2的事：的事：的事：的事：长期的计划长期的计划长期的计划长期的计划 预防工作预防工作预防工作预防工作 关系的建立关系的建立关系的建立关系的建立 价值观的澄清价值观的澄清价值观的澄清价值观的澄清 真正的休闲、充电真正的休闲、充电真正的休闲、充电真正的休闲、充电Q3的事：干扰一些信件、报告许多紧急的事件许多凑热闹的活动Q4的事：琐碎的工作浪费时间的事逃避性的活动无聊的看电视、信件15%75%5%5%141.2什么
5、是“要事”？重要的事？要事就是你的价值观？创造成就助人认同公正教导造诣平静休闲控制鼓舞发明同情家庭激情感激浪漫耐心独立娱乐完美享受舒适忠诚热情吸引体贴诚信毅力自律和平公平活力乐趣简洁正义和谐高尚高雅幽默权利伟大智慧活泼稳定安全尊严尊重爱兴奋真实真诚奉献服务学习关心幸福自信勇气美丽自由健康快乐亲情冒险挑战卓越富有成功创新151.2什么是“要事”？重要的事？要事就是先要确定你的人生目标，然后才能判断是否为要事？你知道什么是沮丧吗？那就是当你知道什么是沮丧吗？那就是当你花了一生的时间爬梯子并最终你花了一生的时间爬梯子并最终达到顶端的时候，却发现梯子架达到顶端的时候，却发现梯子架的并不是你想上的那的并
6、不是你想上的那堵墙。堵墙。约约瑟夫坎贝尔瑟夫坎贝尔161.2什么是“要事”？重要的事？如果“是”，那么怎么来确定你的人生目标？n当你没有任何压力的时候，最想做什么事情？你的兴趣是什么？n如果你只能活6个月了，你会如何度过？n在你过世后，你最希望别人如何评价你？你的墓碑上刻着什么？n你经常想总有一天你会成为一个什么样的人？你经常想总有一天你会从事的是什么事业？n上述的哪条反映了你的真正愿望，而不是你认为应该做的，或者是别人希望你去做的？提问法提问法n职业前阶段探索阶段确立阶段维持阶段下降阶段n分析法分析法171.2什么是“要事”？重要的事？确定了人生目标，如何进行分解？做出详细计划？181.2什
7、么是“要事”？重要的事？如果“否”，那么怎么来判断呢？191.2什么是“要事”？重要的事？会是些什么事？201.3一象限1真的有那么多在第一象限吗？处在第一象限就不好吗？我的职业就是处理第一象限的事情，四象限对我还有意义吗？危机急迫的问题最后期限迫近的项目会议、准备工作等211.4二象限2为什么大家往往不愿意做？为什么要做的时候精力经常无法集中？为什么要做的时候不知道从何下手？准备工作预防价值筹划建立关系真正的再创造赋予能力221.5三象限3怎么判断？怎么规避？怎么监控？干扰，某些电话某些邮件，某些报告某些会议很多临近、急迫的事情很多流行的活动某些不速之客231.5三象限猴子法则o老板问：关于
8、HR助手软件的那个项目，想和你谈一谈。o下属问：我们怎么解决预算超支的问题？o同事问：我什么时候能拿到这个产品的操作说明书？o老婆问：明天下午能否和我一起逛街？o朋友问：这周六咱们一起打球吧？o父母问：家里的空调坏了，换一个新的吧？241.6四象限4真的那么不重要吗？娱乐都算第四象限？琐事打发时间的工作某些电话解闷“逃避”行为无关紧要的邮件过多地看电视251.7小结重要不重要紧急不 紧 急饱和后果饱和后果：压力无限增大、危机原原则则：越少越好，很多第一象限的事情是因为它们在第二象限没有被很好地处理。饱和后果饱和后果：忙碌不盲目，有信心，心平和原原则则：集中精力处理，讲究质量，不忽视，这是我们必
9、须去做的一个象限。饱和后果饱和后果：庸庸碌碌，浪费生命原原则则：可以偶尔为之，但却不能沉迷之。饱和后果饱和后果：忙碌却也盲目原原则则：放权，不要事必躬亲，设置好检查标准与时限，是很好的培养下属的机会。计算时间价值计算时间价值26课程概览272GTD Getting Things Done的缩写 知名管理顾问David Allen 于2001年所提出 一种“由下而上”的个人时间管理系统，让自己处于无压力的做事状态中 GTD已被许多世界顶级机构（包括微软、洛克希德、甲骨文、世界银行和美国司法部等）视为成功的黄金策略。28正比：正比：你发你发挥能挥能量量的的能能力力与与你你放松放松休息休息的的能能力
10、力反比：反比：你你大脑大脑中中盘踞问题盘踞问题的的多少与多少与其解决其解决的的效率效率工作界限从工作界限从清晰到模糊清晰到模糊工作类型从工作类型从机械到知识机械到知识工作信息从工作信息从少量到天量少量到天量着眼大局着眼大局，纵向思维纵向思维失效失效小小处着手处着手，横向思维横向思维生生效效不不变变大变大变2.1简介：管理行动，心如止水292.2行动步骤检查检查12345管管理理收集收集处处理理执执行行302.2.1收集收集什么？收集信息的好处？成功收集的必要条件？收集一一切“未尽切“未尽事事宜”宜”掌握“工作量”掌握“工作量”明晰“程度”明晰“程度”摆脱“萦绕”摆脱“萦绕”系统而非大脑系统而非
11、大脑控制控制“收集篮”数量“收集篮”数量定期定期清空清空31信息（材料）初始化32收集篮记录工具选择尽可能少尽可能少随手可得随手可得尽可能少尽可能少随手可得随手可得一一些奇思妙些奇思妙想想往往往往不是不是在勤奋工作在勤奋工作时产生的时产生的332.2.2处理34核心原则行动分类过程处理必须对这必须对这些些事事物物类类型型分门别分门别类类地加以地加以保存保存，无，无论论是是在在视视觉觉上上、具体形式具体形式上，上，还还是是心心理理上上。行行动步骤必须绝对动步骤必须绝对是是具体具体的行的行动动从从最上最上面面一一项项开始开始紧急搜索紧急搜索？后后进先进先出出？一一次次一一项内项内容容永远永远不不再
12、再放放回回工作篮工作篮352.2.3管理已经没有已经没有价值价值凭直觉凭直觉处处理理或或给给定定备档备档时时限限将来某将来某时时也许也许备备忘忘信息信息特特定定主主题题一一般般性性参考参考资料文件夹资料文件夹待归档待归档？不不用采取用采取行行动动362.2.3管理单步骤单步骤行行动动2分钟分钟原原则则2分钟分钟？指派给更合指派给更合适的适的人人如何跟踪如何跟踪？在在某某一一个确个确切切的的时间时间里采里采取取的的行行动动；日日期期里采取里采取的的行行动动；将要获取；将要获取的的信息信息。日日程程安排安排就是就是“军令状军令状”每日每日工作清工作清单单？清晰可清晰可见见的的具体具体活活动动先定目
13、标先定目标清清单文单文化化37清单文化项项目目清清单单Projects收集清收集清单单In-tray备备忘忘清清单单Someday待待办办事事项项Next Next ActionAction办公室办公室Office外外出出Errands老板老板Boss电话电话Calls电电脑脑Computer回回顾顾Read/Review家家Home会会面面Agenda等等待待Waiting for+日程表日程表T T型计划表型计划表382.2.3管理多多步骤采取步骤采取行行动动项项目目包括任务包括任务和和成成果果；任务包括任务包括行行动动和和结结果果；行行动动都都是是可可以直以直接接执执行的行的。定目标定目
14、标定定计计划划定定下下一一步步行行动动39再谈“计划”目标分解不造重复的轮子世界上经验最丰富的计划家就世界上经验最丰富的计划家就是你的大脑。是你的大脑。反应式非自然式自然式计划 定定义义目标目标和原和原则则 展望成展望成果果 集思集思广益广益 组织组织管管理理 明明确确下下一一步步的行的行动动方案方案402.2.4检查时时机机原原则则：对当前的行动感觉良好就足够操操作作：每天回顾几秒，每周深入回顾一次回顾回顾必须更必须更新新系统系统内内容容回回顾顾日程表（含全天事件）回回顾顾（部分）行动清单41必须做到：每周回顾每周更新系统加极大加强对系每周更新系统加极大加强对系统的信任感！统的信任感！大局回
15、顾远近结合聆听“心”的声音重新安排计划检查更新所有清单每周回顾42远近有效结合原原则则愿景愿景目标目标责任范围责任范围任务任务下下一一步步行行动动432.2.5行动环境环境精精力力重重要要性性时间时间到到底底先先做哪做哪一一个个下下一一步步行行动动？44谈谈干扰每周更新系统加极大加强对系每周更新系统加极大加强对系统的信任感！统的信任感！心态行动判断干扰45成功与励志一时的一时的激激动动终终将将被消磨被消磨，唯唯有有习惯才习惯才能能运运作作良久良久。成功学成功学的的庸俗庸俗定定义义成功者成功者的的回回忆总结忆总结自自身本身本原原逻辑混乱逻辑混乱有有问题问题的的心心理理暗示暗示可可视视化化尴尬列表
16、尴尬列表比比你你更更不不幸幸的的人人462.3小结要主动要主动设定目标设定目标优先优先排排序序划划分分时时段段规定时规定时限限立刻立刻着手着手平衡平衡生生活活传统传统收集收集处处理理管管理理检查检查执执行行GTD道不道不同：同：道不道不同：同：法不法不同：同：法不法不同：同：术术不不同：同：术术不不同：同：47课程概览483.工具化时代常见的时间黑洞与对策行行动动表表达达外部外部工工具具内内生生器官器官统统筹方筹方法法操操作作方方法法思维思维意识意识环境环境家庭家庭单单位位社社会会聚焦聚焦：办公：办公软软件件会会议议493.1工具应用工具组织组织效率效率其其它扩它扩展展个人个人做做事事双双向向
17、沟通沟通50一些例子（个人做事与双向沟通）信息信息获取获取输入核输入核对对会会议记录议记录分分发发邮邮件件决决策依据策依据人人际关际关系系文件文件交流交流提交报告提交报告51一些例子（组织效率与其它扩展）又又是是会会议议我我要要理理财财我我要要晋升晋升52会议会会议议体体系系决决策策体体系系报报表表体体系系日日常常运运作作战略战略类类会会议议运运营营类类会会议议例例会，会，紧急紧急会会议议53如何掌握？全景全景定位定位行动行动12354总结55后记一：工具化思维56后记二：关于时间管理不会不会管管理时间，你就不理时间，你就不能能管管理一理一切切。彼德彼德德鲁克德鲁克思思考考：生生活活是是马拉马拉松松还还是是冲刺跑冲刺跑？57后记三：再推荐两本书58后记四：现在就开始吗？l人生是选择的结果l人是习惯的产物l优秀的人有优秀的系统l精神错乱的一个定义是：“不停做相同的事情却期望得到不同的结果。”通通过过改改变思维变思维，改改变变行行为为；通通过过改改变变行行为为，改改变变习惯习惯；通通过过改改变变习惯习惯，改改变变人人生生！YES59欢迎交流！