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1、如何写好报告和演讲报告如何写好报告和演讲报告Briefing SkillFacilitator:高长伟高长伟北大纵横商学院Nov 09课程大纲课程大纲p建立报告的基本概念p构思：撰写报告的准备p落笔：撰写报告的技巧p开口：报告的呈现技巧建立报告的基本概念建立报告的基本概念p报告的目的p报告的种类p报告很重要p报告四要素p了解你的汇报对象p一份出色报告的标准p八股文式的报告报告的目的p使重要信息在组织中得到顺畅地传达，从而使工作任务顺利完成。p报告是保障工作周期顺畅运作的重要因素。报告的周期工作开始工作进行工作结束报告的种类p任务总结报告p任务下达报告p任务进度报告p例行工作报告p答复性报告报告
2、的重要性p沟通渠道p备忘录p档案报告四要素p准确地报告p迅速地报告p信息量充足p让上级放心准确地报告p保持报告的客观性p数据引用务必准确p禁用模棱两可语言迅速地报告p工作完成后p发生了错误p时间需延长p发现新问题p有价值信息信息量充足七何分析法（5W2H）pWhypWhatpWhopWhenpWherepHowpHow much练习：培训总结报告p学到什么p感想如何p对工作的帮助p是否有启发性方案p是否希望再次参加类似培训p推荐其他同事参加吗？让上级放心p速度优先p质量优先p换位思考p考虑成功的案例p考虑失败的案例p口头和书面组合影响上级信任的因素p诚实p忠诚p责任p能力公文开头1.依据开头
3、政策依据惯用模式：根据，据。事实依据惯用模式：以来，。但是，。2.目的开头 惯用模式：“为了.”“为.”等。可将目的与依据结合使用。3.背景开头：交代基本情况，常用文种有会议纪要、总结、情况报 告、调查报告等。4.说明开头：用于决议、公报、议案等。如：会议听取并审议或 讨论了报告或议案、提案5.引文开头：用于批复、复函、决定、批转转发通知等。如：“你关于的请示（号）收悉。”“已经，现，请执行。”6.提问开头：常用于讲话稿、调查报告等。7.结论开头：常用于总结、决定、请示等。8.祝贺开头：常用于礼仪性文体，表示祝贺或慰问等。公文主体1.层次与段落2.过渡与照应公文根据需要使用过渡语句，如：“现如
4、下：”，“特如下：”等。公文结尾1.概括或总结2.要求或希望3.号召4.祝贺5.惯用语句。如“特此”“当否，请批示”“以上报告如无不妥，请批转执行”等。6.自然结尾了解你的汇报对象p数学家p福尔摩斯p艺术家p首长一份出色报告的标准p内容充实p形式标准三段式的报告结构p开场白p主体p结尾结论p开场白 7月份销售任务同比增长7。向您报告一下各业务单元具体完成情况。p主体 A业务单元同比增长11 B业务单元同比增长11p结尾 我们将努力完成8月份的目标。请问您有何新的指示？八股文式的报告1.破题2.承题3.起讲4.领题5.题比6.出题7.中、后、束比8.落下小组讨论：报告的基本原则构思：撰写报告的准
5、备构思：撰写报告的准备p设定报告的进度计划p调研的方法p材料的收集（数据、图表、案例）p了解你的报告对象p主题和主线的思维方法p思维导图法p围绕主题设计框架结构p金字塔法p选择报告的格式p敬语和落款p报告范例思路分析设定报告的进度计划APDCADCPPDCAAPCD大环套小环爬楼梯提高新水平用Gantt图控制进度报告进度的里程碑p调研p资料整理p报告大纲p撰写报告p校对p呈交调研的方法pFTF访谈p抽样问卷FTF访谈法访谈法FTF访谈法的脚本p营造氛围（环境、微笑、问候、自介、目的）p访谈对象简述工作内容p提问（以开放式为主）p记录（如需记录需先征得同意）p致谢抽样问卷p封面信p指导语p题器主
6、题和主线的思维方法思维导图法金字塔法雪莉吾友：我俩是多年老友了，共渡过许多好时光但一个月前你说了些令人难受的话上两星期你又没来参加我办的宴会后来主题突出中心思想明确，体现了金字塔原则。主题突出中心思想明确，体现了金字塔原则。因为因为一个月前说了不高兴的话一个月前说了不高兴的话 没来参加我办的宴会没来参加我办的宴会 后来后来雪莉吾友：我恨你！因为从后面说起（金字塔写作原则）雪莉吾友我恨你#1第一个理由#2第二个理由#3第三个理由解决问题事实结论分析建议方案沟通解决问题的办法沟通解决问题的办法建议方案行动/步骤/理由事实/分析该做什么？为什么该做这些？如何做？怎么知道这建议方案是完善的？如何建构从
7、后面说起的报告中心思想利润下滑成本上升，竞争激烈导致价格下降本地纸，不用进口从96-97年下滑多少点96年下滑多少点97年下滑多少点96-97年成本分析整个市场价格趋势本地低价格本地低质量进口低价格进口低质量支撑思想的主要理由支撑理由支撑理由中心思想的要诀T O P S瞄准观众讲演的内容要针对听众，抓住听众的注意力周延完整中心思想必须全面概括，要包含下面的说的东西掷地有声证据有力言之有据有支撑点检验中心思想是否合乎标准？p 本公司在甲、乙、丙三个市场具备发展潜力。p 本公司应积极打入新兴起的市场区隔之中，以及早占有优势竞争地位。论证式论证式 组合式组合式中心思想中心思想主要理由小学优秀中学优秀
8、大学优秀品德优秀工作成绩突出非常聪明举例动物园近来人数下降因此，每月安排新的主题活动和其它园联合搞宣传“吸引”因为没有新的活动，而且附近又开了三家新的游乐园动物园增加人数逻辑论证式架构（演绎推论）中心思想以无可争议的说法来陈述情况对情况的评论情况所代表的涵意及评论（“因此”）主要理由逻辑论证举例贵公司必须立即采取行动，研拟并实行明确对象的营销计划，以改善L20产品的销售正如你所料想的，生产过程的瑕疵对新产品L20的销售造成损害然而，真正使得销售不振的主要原因则在于贵公司市场营销的重点不集中因此，贵公司应立即研拟一份更明确强调重点对象的营销计划并开始实行部份逻辑论证模式需有X才能成功你无法作到X
9、因此，建立作X的能力需有X才能成功你的重心不在X因此，转移重心到X你正朝X发展但Y比较有利因此，转向Y前进你认为X是问题但调查显示Y才是问题因此，转移重心到Y绩效不如预期问题出在X因此，设法解决X构筑内容-逻辑论证主线主线利利 弊弊以无可争议的内容来陈述情况对情况加以说明阐述情况的意义并加以说（“因此”）证明内容的必然走向（没有第二条路可走）对有拒绝心理的听众尤为有效如听众对“情况”或“说明”有异议，该论证即失去了说服力听众在听到最后的“所以”结论时，先要记忆大量信息中心思想中心思想逻辑组合式架构（归纳结论）主要理由客户价格弹性高购买新机器新的竞争者加入压低价格使用本地材料目前公司成本结构不合
10、理加强研发替代材料同类想法：原因例子行动逻辑组合举例贵公司必须立即采取行动，研拟并实行明确对象的营销计划的改善L20产品的销售确实找出高优先性的客户群及其需求发展针对目标客户设计的促销活动及工具建立合宜的客户联系及追踪制度该部门应采取多种措施改善利润转变战略重点重新检视销售队伍的原动力改进计划对公司而言有重要的意义这是一个好的组合或论证吗？未来的筹划推行建议的计划体系，花费很高，而且很费时新系统是否能够克服原系统的主要弱点还不是很清楚好好作出规划重要性会计系统需要调整零售店没有大幅度的利润下降生产线可赢利性的变化没有被很好地意识到南部地区只是增加了少量利润现有构筑内容-逻辑组合主线主线利利 弊
11、弊中心思想论据1或措施1论据2或措施2论据3或措施3 便于记住要点 对注重具体措施的听众极为有效 一点被 否定，其余各点仍能支持说服力对一些听众有勉强之嫌敬语和落款p降低自己的位置p提高对方的位置p使用礼貌的语言p落款首尾要呼应p紧急情况不太敬p手写签名表达敬报告范例思路分析落笔：撰写报告的技巧落笔：撰写报告的技巧p从框架结构开始写p分三部份的撰写方法p用分条列举法做简洁说明p短句成章p专业术语的处理技巧p归纳书面报告的重点p使用图解做易懂报告p避免模棱两可的表达p报告要以行动结尾（凡报告必行动）p报告范例分析从框架结构开始写p中心思想p章节p段落p句子报告的基本模式p日期p收件人p报告者p标
12、题p分条列出p附件p落款用分条列举法做简洁说明p“KISS”原则p条目字号字数统一p序列号统一p序列号分层p分页需提示举例有三件紧急事情向您汇报：1.A事情是 ，请您尽快联络。2.B事情是 ，请您确认。3.C事情是 ，请您批准。以上三件事情报告完毕，麻烦您了。短句成章p不要使用过多连词，易造成不明确。（因此、但是、另外）p不要一个句子表达过多的事情。p减少指示名词。（这个、那个）举例 虽然有点辛苦，但是您指示的任务总算能大概按照当初的预订方案进行了，有那么一小部分赶不上原定计划了，但是也没有什么大问题。现在，已经没有什么事儿了，顺利结束了。任务结束了简洁报告任务原计划顺利结束礼貌的报告专业术语
13、的处理技巧p关键词法p注解法p括号法p外语的问题归纳书面报告的重点p要件为重，突出重点结论。p有效使用小标题突出逻辑重点。使用图解做易懂报告效果表现力IntegrationDevelopersWeb ServiceEnterpriseSolutionContents华东区域各个批号物品销售情况饼图分析华东区域各个批号物品销售情况饼图分析11-1211-12月份华东区域销售产品明细情况月份华东区域销售产品明细情况华东区域各个批号物品销售情况柱形图分析华东区域各个批号物品销售情况柱形图分析分析销售差异的原因分析销售差异的原因制定合理有效的营销方案制定合理有效的营销方案产品销售情况分析产品销售情况分
14、析产品销售情况分析产品销售情况分析产品销售情况分析产品销售情况分析 返回目录 源数据各个批号物品的销售总额各个批号物品的销售总额￥348,500.00￥3,261,850.00￥2,656,000.00￥65,250.00￥4,000,000.00销售售总额￥2,000,000.00￥0.00￥1,000,000.00￥3,000,000.00￥1,724,360.00p使观众的视线随作者思路移动实施实施方案方案 综合收集的各类数据，建立中央数据库综合收集的各类数据，建立中央数据库1 确立数据汇总原则，实现财务报表的自动生成确立数据汇总原则，实现财务报表的自动生成2通过SQL Server把来
15、自Excel等数据源的数据集中管理起来，帮助使用人员及时准确的在系统中有效的利用数据库中的数据，并为今后的应用打下坚实的基础。建立统一的报表分发和管理平台建立统一的报表分发和管理平台3按照三类实际汇总需要，建立报表汇总模板和汇总原则，并使整个汇总过程自动化，从而减少使用人员的手工操作，提高编制的效率。通过使用TF软件，为用户创造一个灵活而丰富的报表使用体验，实现报表的自动分发，并且进行有效的权限审核和控制，提高数据的安全性。突出重点突出重点20022003200420052006Product5,0005,0006,8006,8005,5005,5008,0008,0006,5006,5005
16、,500ExtensionFront endBack end B2C/e-Community/Cyber IR B2C/e-Community/Cyber IR Web Business/e-Marketing Web Business/e-Marketing System(HW)/Network(LAN,WAN)System(HW)/Network(LAN,WAN)Solutions/Applications Solutions/Applications9,0009,0005,0005,0004,5004,5007,5007,500q eBiz Service&Solutions10%10%
17、15%15%20%20%55%55%2004Web Service&Solution eBiz ConsultingSI Service&Solution Network Integration报告要以行动结尾p罗列结论p对应行动p后续报告报告范例分析开口：报告的呈现技巧开口：报告的呈现技巧pVerbal(词汇法)pVocal（语音法）p如何听取报告的反馈Verbal(词汇法)p专业词汇p感性词汇p理性词汇p情境词汇Vocal（语音法）p有条理的p描绘形象的p语速恰当的p发音清晰的p前后关联的如何听取报告的反馈p用积极的态度听取反馈p眼神p肯定语言p恰当记录SWOT 分析矩分析矩阵阵工具表工具表优势优势（Strengths）S1S2S3S4弱点弱点(Weaknesses)W1W2W3W4机遇机遇(Opportunities)O1O2O3O4SO战战略略组组合合1.2.3.4.WO战战略略组组合合1.2.3.4.威威胁胁(Threats)T1T2T3T4ST战战略略组组合合1.2.3.4.WT战战略略组组合合1.2.3.4.演练：高效语言表达演练：高效语言表达培训总结培训总结