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1、文书档案管理办法根据公司发展的新形势以及新形势对文书档案工作的新要求，在二00二年版文书档案管理制度和文书档案查（借阅）规定的基础上，结合当前机构人员设置等因素，为做好文书档案工作，为生产经营工作更好地服务，特制定公司文书档案管理办法。第一章 文印室室管理规规定第二条 公司的的文件，有有打印必必要时方方予打印印。内部部传递的的简单请请示报告告或其他他不需打打印的文文件，一一般不予予打印。第三条 公司发发文，需需由起草草人定稿稿抄正，经经有批准准发文权权的领导导签字同同意后方方准打印印。一般般文件的的打印、复复印、传传真，须须经所在在部门负负责人签签字同意意后才予予办理；部门经经理不在在时，可可
2、经总裁裁办公室室主任同同意后办办理。第四条 私人资资料，不不得在公公司打印印、复印印或用公公司传真真机传送送，以免免影响公公司的正正常工作作。第五条 文印室室工作人人员应认认真做好好本职工工作，按按时完成成任务。对对收到的的文件资资料，应应及时给给有关部部门、人人员送发发，或及及时通知知有关人人员到文文印室取取回，不不得延误误。第六条 文印室室人员应应树立严严格的保保密观念念，不得得随意将将打印、复复印或传传真资料料中有关关商业秘秘密或公公司管理理中须保保密的事事项透露露给他人人，不得得载留任任何文件件。第七条 文印室室对送来来打印、复复印、传传真的文文件资料料，应做做好登记记，并在在月终作作
3、统计核核算。属属业务部部门的，由由各部门门承担费费用；属属行政、管管理部门门的，统统一列行行政开支支。第二章 文件收收发规定定第一条 公司的的文件由由办公室室负责起起草和审审核，公公司总经经理签发发；公司司各部门门的文件件由各部部门负责责起草，办办公室审审核，总总经理签签发。第二条 文件签签发后，送送办公室室统一安安排打字字，打印印后送回回起草部部门校对对，校对对无误方方能复印印盖章。第三条 文件和和原稿，由由办公室室分类归归档、保保存备查查。第四条 属于秘秘密的文文件，按按保密制制度办理理。第五条 文件统统一由办办公室负负责发送送。送件件人应将将文件内内容、报报送日期期、部门门、接件件人等事
4、事项登记记清楚，并并向文件件签发人人报告报报送结果果。第六条 外来的的文件由由办公室室专人负负责签收收，并分分类登记记。由办办公室主主任提出出处理意意见后，签签收人应应于接件件当日即即按文件件的要求求报送给给有关部部门，不不得积压压迟误；属急件件的，应应在接件件后即时时报送。第七条 传阅文文件由办办公室专专人负责责收回，对对领导指指示的文文件，办办公室应应及时组组织传达达和落实实。第三章 公司报报刊邮件件函电收收发制度度第一条 全公司司公私报报刊、外外来邮件件、外发发公启、函函电等由由公司收收发室负负责收发发。第二条 外发函函电要求求。1各部门门因公需需外发函函、电，经经办人员员应于每每天下午
5、午点以以前将函函件、电电报底稿稿送到收收发室，另另填写挂挂号、平平信、电电报外发发登记表表。2每天下下午点以前前，公司司收发室室应将当当日外发发函、电电清点，累累计送交交邮局寄寄发。第三条 外来邮邮件管理理1外来邮邮件一律律公司收收发室签签收分发发。2凡挂号号、纸包包、包裹裹单、货货运单等等由收发发室通知知收件人人到收发发室当面面签收。3一般公公启函、电电和公司司内职工工私人信信件，由由收发室室开具清清单分放放到各单单位信报报箱内。4私人不不明平信信一律放放到（信信架）信信袋内，由由个人自自取。5不论公公私邮件件，收发发室应随随到随清清，及时时分发，不不得丢失失损坏，搁搁置延误误；对国国外来函
6、函应检查查封口、邮邮戳，如如发现被被拆封或或邮票被被撕应拒拒绝签收收，并向向邮局反反映查明明原由。6凡挂号号信、汇汇款单、包包裹单、货货运单等等的收件件人，在在收发室室通知发发出后，应应随即到到收发室室领取邮邮单，并并及时去去邮局取取款取件件。超期期罚款收收发室概概不负责责。第四条 报刊收收发（1）收发发员每天天对邮局局送来的的报刊应应对照邮邮局分送送清单分分类清点点，发现现有差错错应及时时登记并并要求补补缺退任任。 （2）收发发员收到到邮局送送来的报报刊后应应及时分分发、不不得耽搁搁延误。收收发员清清点分发发报刊时时间为小时时，任何何人不得得进入收收发室。第四章 公司文文件管理理规定（一）总
7、则则第一条 为减少少发文数数量，提提高办文文速度和和发文质质量，充充分发挥挥文件在在各项工工作中的的指导作作用，特特制订本本制度。第二条 文件管管理内容容主要包包括：上上级函、电电、来文文，同级级函、电电、来文文，本厂厂上报下下发的各各种文件件、资料料。第三条 按照党党政分工工的原则则，全厂厂各类文文件分别别由党委委办公室室和厂部部办（以以下简称称两办）归归口管理理。（二）收文文的管理理第四条 公文的的签收1凡来厂厂公启文文件（除除厂领导导订启的的外）均均由厂收收发员登登记签收收（由上上级或邮邮电局机机要通讯讯员直送送机要室室的机要要文件除除外）后后分别交交两办机机要秘书书拆封。在在签收和和拆
8、封时时，收发发员和机机要秘书书均需注注意检查查封口和和邮戳。对对开口和和邮票撕撕毁函件件应查明明原因，对对密件开开口和国国外信函函邮票被被撕应拒拒绝签收收。2对上级级机要部部门发来来的文件件，要进进行信封封、文件件、文号号、机要要编号的的“四对口口”核定，如如果其中中一项不不对口，应应立即报报告上级级机要部部门，并并登记差差错文件件的文号号。第五条 公文的的编号保保管1两办机机要秘书书对上级级来文拆拆封后应应及时附附上“文件处处理传阅阅单”，并分分类登记记编号、保保管。须须由工厂厂承办或或归档的的厂领导导亲启文文件，厂厂领导启启封后，也也应分别别交两办办办理正正常手续续。2本厂外外出人员员开会
9、带带回的文文件及资资料应及及时分别别送交两两办机要要秘书进进行登记记编号保保管，不不得个人人保存。第六条 公文的的阅批与与分转1凡正式式文件均均需分别别由两办办主任（或或副主任任）根据据文件内内容和性性质阅签签后，由由机要秘秘书分送送承办部部门阅办办，重要要文件应应呈送厂厂领导（或或分管领领导）亲亲自阅批批后分送送承办部部门阅办办，为避避免文件件积压误误事，一一般应在在当天阅阅签完紧紧急文件件要月即即办。2一般函函、电、单单据等，分分别由两两办机要要秘书直直接分转转处理。如如涉及几几个单位位会办的的文件，应应同主办办单位联联系后再再分转处处理。3为加速速文件运运转，机机要秘书书应在当当天或第第
10、二天将将文件送送到厂领领导和承承办部门门如关系系到两个个以上业业务部门门应按批批示次序序依次传传阅最迟迟不得超超过2天天（特殊殊情况例例外）。第七条 文件的的传阅与与催办1传阅文文件应严严格遵守守传阅范范围和保保密规定定，不得得将有密密级的文文件带回回家、宿宿舍或公公共场所所，也不不得将文文件转借借其他人人阅看对对尚未传传达的文文件不得向外泄露露内容。2阅读文文件应抓抓紧时间间，当天天阅完后后应在下下班前将将文件交交机要室室，阅批批文件一一般不得得超过22天，阅阅后应签签名以示示负责。如如有领导导“批示”、“拟办意意见”，两办办应责成成有关部部门和人人员按文文件所提提要求和和领导批批示办理理有
11、关事事宜。3阅文时时不得抄抄录全文文，不得得任意取取走文件件夹内任任何文件件及附件件，如确确系工作作需要，要要办理借借阅手续续，以防防止丢失失泄密。4文件阅阅完后，应应送交两两办机要要秘书，切切忌横传传。5两办机机要秘书书对文件件负有催催办检查查督促的的责任，承承办部门门接到文文件、函函电应立立即指定定专人办办理。不不得将文文件压放放分散，如如需备查查，应按按照有关关保密规规定，并并征得两两办同意意后，予予以复印印或摘抄抄，原件件应及时时归档周周转。6按照阅阅文范围围，离、退退休干部部，一般般由有关关部门定定期组织织学习有有关文件件，或由由两办机机要室通通知到机机要室阅阅文。（三）发文文的管理
12、理第八条 发文的的规定1全厂上上报下发发正式文文件的权权力集中中于厂部部，各群群众团体体和部门门一律不不得自行行向上、向向下发送送正式文文件。2各群众众团体、部部门需要要向上反反映汇报报重要情情况或向向下安排排布置重重要工作作要求发发文应向向厂部提提出发文文申请，并并将文件件底稿交交厂办审审核。厂厂部同意意发文，则则由厂办办按机构构设置与与业务分分工统一一归口以以厂字发文文。3对全厂厂影响较较大，涉涉及两个个以上厂厂领导分分管范围围的文件件，须由由厂长批批准签发发。其余余文件均均由分管管厂领导导批准签签发。第九条 发文的的范围1凡是以以厂部名名义发出出的文件件、通告告、决定定、决议议、请示示报
13、告、编编写的会会议纪要要和会议议简报，均均属发文文范围。2厂部下下发文件件主要用用于：（1）公布布全厂规规章制度度；（2）转发发上级文文件或根根据上级级文件精精神制订订的工厂厂文件；（3）公布布工厂体体制机构构变动或或干部任任免事项项；（4）公布布全厂性性的重大大生产、技技术、经经营管理理、政治治工作、生生活福利利等工作作的决定定；（5）发布布有关奖奖惩决定定和通报报；（6）其他他有关全全厂的重重大事项项。3厂部上上行文、外外发文主主要用于于：（1）对上上级机关关呈报工工作计划划、请示示报告、处处理决定定；（2）同兄兄弟单位位联系有有关工厂厂重大生生产、技技术、人人事劳资资、物资资供应、科科研
14、、基基建、经经营管理理等事宜宜。4在工厂厂日常生生产、技技术、经经营管理理中，有有关图纸纸、技术术文件、工工艺修改改、审批批工作、安安排部、署署传达上上级指示示等事项项，应按按有关制制度办理理，经分分管厂领领导批准准后，由由主管业业务科室室书面或或口头通通知执行行，一般般不用厂厂部文件件发布。5凡各业业务科室室如开专专题会议议所作的的决定，一一般都不不应发文文，不备备查考，可可以科室室名义用用工作作简讯发发会议纪纪要。6各业务务科室与与外单位位发生的的一般业业务联系系，可用用各科室室的名义义对外发发函（应应各自编编号备查查），不不用厂部部名义发发文。（四）发文文程序与与要求第十条 发文程程序规
15、定定1各单位位需要发发文，应应事先向向厂部提提出申请请；2厂部同同意发文文时，主主办单位位应以国国家法令令、上级级指示或或工作实实际需要要草拟文文件初稿稿；表23-66表格管管理登记记表申请单位申请年月日日表格名称表格编号表格用途备 考3草拟文文稿必须须从全厂厂角度出出发，做做到情况况确实、观观点鲜明明、条理理清楚、层层次分明明、文字字简练、标标点符号号正确、书书写工整整，严禁禁使用铅铅笔、圆圆珠笔、红红墨水和和彩笔书书写；4文稿拟拟就后，拟拟稿人应应填附发发文稿纸纸首页，详详细写明明文件标标题、发发送范围围、印刷刷份数、拟拟稿单位位与拟稿稿人，并并签名、盖盖章、标标定日期期和密级级；5厂办应
16、应根据厂厂部的要要求和上上级有关关指示精精神、有有关文件件规定，对对文稿进进行审查查和修改改。对涂涂改不清清、文字字错漏严严重、内内容不妥妥、格式式不符的的文稿应应退回拟拟稿单位位重新拟拟稿；6经厂办办审查修修改后的的文稿，送送部门主主管领导导核稿（对对文稿内内容、质质量负责责）；7对审核核时修改改较多，有有碍打印印和存档档的文稿稿，应由由拟稿部部门重新新誊写清清楚； 8需经会会签的文文稿，应应在交付付打印前前送会签签部门会会签；9文稿审审核会签签后，按按批准权权限的规规定呈送送厂部领领导审定定批准签签发；10经领领导批准准签发后后的文稿稿交厂办办机要秘秘书统一一编号送送打字室室打印；11文件
17、件打印清清样，应应由拟稿稿人校对对，校对对人员应应在发文文稿上签签名；12文件件打字后后，由厂厂办派专专人按数数印刷，再再由两办办机要秘秘书分发发并检查查落实情情况，对对印刷质质量不好好的文件件，机要要秘书应应拒绝盖盖印分发发。（五）文件件的借阅阅和清退退第十一条 各部部门有关关工作人人员因工工作需要要借阅一一般文件件，需经经本部门门负责人人签写便便条，对对有密级级的文件件须两办办主任同同意后方方可借阅阅。第十二条 借阅阅文件应应严格履履行借阅阅登记手手续，就就地阅看看，按时时归还。任任何人不不得将文文件带走走或全文文抄录，不不允许拆拆卷和在在文件上上勾画等等。第十三条 两办办机要秘秘书对承承
18、办的公公文应抓抓紧催办办，应定定期对事事情已经经办妥的的本厂文文件和上上级要求求限期清清退的文文件，进进行收缴缴清退工工作。（一一般为月月底一小小清，季季末一中中清，年年终一总总清）。如如发现文文件丢失失，必须须及时查查明原因因和责任任者，并并如实向向领导报报告。第十四条 各部部门应指指定一位位责任心心强的同同志负责责文件收收交、保保管、保保密、催催办检查查工作。（六）文件件的立卷卷与归档档第十五条 文件件的归档档范围1凡下列列文件统统一分别别由两办办负责归归档：（1）上级级机关来来文，包包括上级级对工厂厂报告、申申请的批批复；（2）厂部部发出的的报告、指指示、决决定、决决议、通通报、纪纪要、
19、重重要通知知、工作作总结、领领导发言言和生产产经营工工作的各各类计划划统计、季季度、年年度报表表等；（3）厂长长办公室室、厂务务会、工工厂管理理委员会会、中层层干部会会以及各各种专业业例会记记录；（4）厂一一级组织织召开的的代表大大会所形形成的报报告、总总结、决决议、发发言、简简报、会会议记录录等；（5）有保保存价值值的人民民来信，来来访记录录及处理理结果；（6）参加加上级召召开的各各种会议议带回的的文件、资资料及本本厂在会会上汇报报发言材材料等；（7）上级级机关领领导同志志来厂检检查视察察工作的的报告、指指示记录录，以及及本厂向向上级进进行汇报报的提纲纲和材料料；（8）反映映本厂生生产、经经
20、营活动动、先进进人物事事迹及厂厂领导工工作等的的音像摄摄制品；（9）工厂厂日志和和大事记记；（10）工工厂向上上级请示示批复的的文件及及上报的的有关材材料。2业务科科室、各各群众团团体日常常工作中中形成的的活动资资料，由由各业务务科室、群群众团体体负责立立卷归档档。第十六条 立卷卷要求1文件立立卷应按按照内容容、名称称、作者者、时间间顺序，分分门别类类地进行行整理归归档。2立卷时时，要求求把文件件的批复复、正本本、底稿稿、主件件、附件件收集齐齐全，保保持文件件材料的的完整性性。3要坚持持平时立立卷与年年终立卷卷归档相相结合的的原则。重重要工作作、重要要会议形形成的文文件材料料，要及及时立卷卷归
21、档。4上年度度形成的的文件材材料，要要求在下下年度55月份以以前整理理完。66月份正正式向档档案馆（室室）移交交，清单单一式两两份（接接交单位位各留存存一份备备查）。（七）文件件的销毁毁第十七条 对于于多余、重重复、过过时和无无保存价价值的文文件，厂厂办机要要室应定定期清理理造册，并并按上级级有关规规定，办办理申请请销毁手手续。第十八条 经审审核同意意销毁的的文件，应应派专车车分别由由厂办机机要秘书书和正（副副）主任任护送到到上级机机关指定定的纸厂厂监视销销毁。第五章 公司文文书管理理制度（一）总则则第二条 所谓“文书”是指业业务工作作上往来来公文、报报告会议议决议、规规定、合合同书、专专利许
22、可可证书、电电报、各各种账簿簿图表、参参考书等等一切业业务用书书与公文文。第三条 全部文文书归公公司所有有并收藏藏，任何何个人不不得私自自占有。第四条 必须严严格保守守文书的的机密。第五条 文书按按下列要要点处置置或办理理：1凡重要要事宜的的指示、请请示、汇汇报、报报告、传传达、答答复等等等，一律律以“文书”的形式式进行。所所有文书书的处置置都必须须以“准确”与“迅速”为原则则，必须须明确责责任。2即使在在紧急状状况下以以口头或或电话形形式处置置的事项项，事后后也必须须以文书书形式记记录下来来。第六条 文书的的管理原原则规定定如下：1文书的的收发、领领取与寄寄送，原原则上由由总公司司总务部部负
23、责。2分公司司或分支支机构的的文书管管理，另另有文书书管理细细则做出出规定。（二）文书书的收发发第七条 到达文文书全部部由文书书主管部部门接收收，并按按下列要要点处置置：1一般文文书予以以启封，分分送各部部门。2私人文文书不必必开启，直直接送收收信人。3分送各各部门的的文书若若有差错错，必须须立即退退回总务务部。（三）文书书的处理理第八条 文书按按机密程程度可分分为以下下几类：1绝密。指指极为重重要并且且不得向向无关人人员泄漏漏内容的的文书。2秘密。指指次重要要并且所所涉及内内容不能能向公司司内外无无关人员员透露的的文书。第六章 公司文文书制作作制度第一条 适应范范围凡公司内的的公务文文件，除
24、除有特殊殊规定外外，一律律依照本本制度制制作。发往公司以以外的文文件除有有特殊规规定外，也也适用本本制度。第二条 名义公务文件的的往来以以各部门门经理的的名义签签署，有有些简单单事项的的文件，应应以部门门的名义义签署。第三条 呈交公公司经理理的文件件凡需呈递公公司经理理文件，须须逐级上上报。各各级主管管须在调调查核实实的基础础上写出出意见，注注明需呈呈报经理理的理由由，然后后上报。若若不需呈呈报，则则在该文文书右上上方空白白处注明明公司部部门的名名称、文文号、年年月日。第四条 文书格格式1公务文文件应使使用楷书书，尽可可能简单单准确。2陈述理理由和经经过时，若若正文繁繁复，则则将此部部分内容容
25、作为附附件记在在另外的的文件上上。第五条 文件编编码文件上应有有制发单单位规定定的号码码，还应应标明与与此份文文件有关关的关键键词及复复文文件件的号码码和年月月日，以以便处理理。第六条 书写格格式1通常在在第一行行写文号号，第二二行写文文件内容容的标题题，另起起一行写写制发年年月日、制制发者名名称，再再一行写写明收文文件人的的姓名，然然后再写写文件内内容。2在属于于提复审审报的情情况下，通通常采取取在文件件末尾处处用后记记的形式式证明，在在文件末末尾隔一一行处写写下复审审件的号号码、必必要事项项、年月月日及复复审者姓姓名。3由经理理发出的的指令性性文件上上应有各各收件单单位的名名称，必必要时要
26、要写上号号码和年月日日。第七条 签署应应用文件制发者者及收件件者应注注明职务务，根据据情况只只署姓名名。在文文件制发发者个人人（或单单位）的的下方盖盖上制发发者个人人或制发发单位的的印章，作作为文件件处理的的依据。但但同时发发往多个个单位的的文件如如通知等等，为了了简便，多多采用印印制好的的印刷品品，此时时签名或或盖印可可省略。第八条 封签上上的记录录文件信封上上的记录录，依照照以下各各条进行行。1在用于于普通文文件的信信封上，要要写明送送达单位位的名称称，同时时在左侧侧写上是是否加急急、挂号号等，并并在其下下写上发发文号码码，信封封背面写写发文单单位。2秘密文文件的信信封上，除除要在正正面的
27、左左侧写上上“秘”外，其其他参照照第一项项。3必须由由收文者者亲自开开启的文文件，信信封上要要写姓名名并在左左侧写上上“亲启”字样。4机密文文件要用用二层信信封，内内封上写写文件标标题，外外封上的的标志参参照以上上各条在在左侧写写明“秘”的字样样。5文件内内特别需需要保密密的或有有其他重重要内容容的在信信封上要要标明“秘”的字样样。6本条第第一项中中所列内内容，除除有关机机密的外外，简易易的文件件可依照照第二条条进行，只只要在封封面左下下角用小小号字印印上单位位名即可可。第九条 文件用用纸文件所用纸纸张另行行规定（略略）。第十条 墨水文件原则上上应用黑黑色墨水水书写，在在使用墨墨水时要要选用性
28、性能较好好的纸张张，文字字应清晰晰可辨。第十一条 文件件种类的的区分部门经理发发文应根根据文件件的不同同作用，按按以下原原则区别别使用不不同文种种。1提案，不不仅仅是是发出的的指令，而而且希望望将其意意见进行行广泛讨讨论。2承认，就就有关事事务进行行认定。表23-99 定定期报表表发送记记录报表名称类 别报告提出日日期份数呈 送 单单 位日报月报年报1现金收收支表隔日或翌月月1日1副总经理2营业报报告表隔月初日2自存副总经理3损益表表隔月153自存副总经理总经理4资产负负债表”567891011121314151617181920212223243请求，所所报内容容等候裁裁定。4报告，关关于指
29、示示的答复复性汇报报。5申请，请请求对自自己或有有关事项项处理的的许可和和承认，也也可用于于单方面面提出申申请。第十二条 指示示类文件件的区别别公司总经理理及各部部门经理理对下属属发布的的文件按按下列要要求区别别使用。1指示，对对申请、请请示及要要求的答答复。2传达，有有关事务务上的指指令。第十三条 电文文依靠电信传传达的文文件，要要求特别别简明，避避免使用用容易误误解的文文字，并并省略敬敬语以使使电文简简短。电电报通常常在结尾尾处注明明发电单单位的代代号。重重要的电电信文书书，在发发出电报报的同时时，还应应将有关关材料以以书写或或印刷的的方式送送交发件件人。第十四条 本制制度自颁颁布之日日起
30、实施施第七章 公司文文书收发发制度第一条 范围本公司文件件（本公公司及其其事务所所之间的的书信、文文件、传传票、小小包裹等等）以及及公司外外文件的的收发、分分发等均均按本制制度执行行。第二条 统管部部门文书的收发发、分布布等事务务，由本本公司及及各事务务所的总总务部统统一管理理。第三条 部门文文书责任任者在部处室中中设文书书负责人人，负责责本部门门内文件件的分发发、保管管等工作作。第四条 文书的的收受对公司外来来文书的的接收由由总务部部收件室室负责。第五条 收文的的处理收文中除亲亲启信函函、挂号号信、传传递证明明外，其其余一般般信函应应全部拆拆封，拆拆封后，以以件为单单位将收收文印章章盖在文文
31、件上方方空白处处、将信信封附上上用别针针别在一一起。收件室将全全部收文文的收受受日期、发发文单位位、发文文者姓名名、文件件标题、内内容概要要、分发发地点等等项目登登在收收文簿上上，并将将文件及及收文簿簿一并交交给总务务部经销销。第六条 审核以以及分发发批示总务部经理理在对文文件及收收文簿加加以审核核后，对对收件室室做出分分发批示示。当总务部经经理外出出时，如如有事务务急需处处理，可可由副经经理代理理承担上上述工作作。第七条 分发收件室将“收文簿簿”及文件件分发各各部门，各各部门的的文书负负责人应应该在收收文簿上上盖印签签收。第八条 处部门门内部文文书处理理文书负责人人在收到到文件上上加盖传传阅
32、印，并并递交有有关部门门。有关部门经经理阅文文后对文文书负责责人做出出分发传传阅的批批示，文文书负责责人据此此分发文文件给有有关工作作人员。在文书承办办量、分分发量较较大的部部门，可可设文书书整理簿簿，并据据此处理理文件。第九条 发送文书的发送送全部由由总务部部收件室室负责，在在特殊必必要时亦亦可由适适当的业业务部办办理。第十条 部门内内总发送送文书的的处理文书发送者者在信封封上写清清收件人人地点、姓姓名，并并注明是是否采用用挂、快快递等方方式。文书负责人人将本部部门文件件分类别别，请示示发送。第十一条 发送送的处理理总务部发件件室将各各部处室室交来的的所发文文的发文文日期、发发送地点点、发文
33、文者名称称（全名名）、内内容等项项目登记记在“发文簿簿”上，贴贴好邮票票投递出出去。第十二条 投递递文件投递通通常一天天三次，按按以下时时间投出出：第一次上午午十点；第二次下午午三点；第三次下午午五点。遇有紧急投投递的文文书，可可不受上上述时间间限制。第十三条 邮票票的收付付保管邮票购入、付付出、保保管等情情况，应应登记在在“邮票收收付保管管明细表表”，并在在年末计计算出余余额，与与现存邮邮票数量量加以核核对。第十四条 公司司内部的的定期专专递不利用国家家邮政，而而是通过过公司内内部定期期专递发发送的信信函、文文书、传传票、小小包裹、钱钱款以及及其他物物品的收收集和递递送，可可依照本本制度的的
34、有关规规定办理理。对本公司及及各事务务所之间间的定期期专递的的管理由由各事务务所总务务室负责责。第十五条 定期期专递收收发文簿簿的制作作在发送定期期专递时时，各部部门应在在定期专专递收文文簿上登登记其内内容，一一式二页页，副页页留存，正正页与发发送物品品同时放放入定期期专递箱箱定期专专递收发发文簿，作作为发文文单位记记录，可可代替发发文簿，每每天进行行整理清清点。对对于收文文部门，定定期专递递收发文文簿，可可代替收收文簿，每每天进行行整理清清点。第八章 公司文文书处理理制度（一）总则则第一条 范围本公司文书书处理均均按本制制度执行行。在特特殊情况况下的应应急处理理，事后后也须按按本制度度补齐有
35、有关手续续。第二条 定义本制度所指指文书，包包括以下下内容：1高层决决策文书书以及基基层下达达的文件件。2部门会会议文书书与转阅阅文件。3合同书书、证券券、证书书和劳动动协议书书。4志愿书书、违约约收文、往往来公文文、专利利证明和和注册登登记文书书。5收支预预算与决决算书、账账本票据据、凭证证、各种种明细表表、各种种规定与与计划书书。6往来书书信、电电报、任任命书、意意见书。7各种报报告、各各种统计计表。其中“1”与“2”项文书书的处理理，原则则上按会会议决定定处理。第三条 类别划划分上述文书按按机密程程度、可可划分为为以下几几类：1机密文文书（1）绝密密。（2）秘密密。（3）保密密。2普通文
36、文书，即即机密文文书以外外的文书书。3其他文文书，如如公开发发行的书书籍、杂杂志、报报纸，以以及调查查资料类类的印刷刷品或复复印誊写写物品的的。第四条 适用原原则（二）文书书的收发发第五条 收发到达本公司司的文书书，原则则上由总总务部或或者另行行规定的的其他部部门接受受。所有有文书按按下列原原则处置置或送发发：1普通文文书全部部由接受受部门开开启或开开封。启启封时，编编上文书书的收发发编号，注注明收发发日期；在文书书登记簿簿上作好好登记；由接受受部门的的主管，或或者由指指定的文文书保管管员送交交有关部部门有关关人员；文书当当事人必必须签名名盖章领领取文书书。但是是不涉及及特别事事项的文文书，可
37、可以简化化登记手手续。2绝密文文书或亲亲启文书书，必须须直接送送交当事事者，由由文书当当事者开开封与处处置。第六条 制度时时间外的的处理1值班人人员能够够判定为为是紧急急重要的的文书，或或者直接接写给公公司高层层领导的的文书，应应立即通通知秘书书室主任任；其他他次重要要文书，只只需通知知收发室室的主任任，并按按其指示示处理。2所有到到达的文文书，值值班人员员都必须须一一作作好登记记，于此此后第一一个工作作日早晨晨转交收收发室。 第七条 收发决决定所有文书的的接受、转转交、登登记与领领取事宜宜，都必必须由收收发室主主任做出出决定与与指示。第八条 设立信信使在文书的接接受与处处理过程程中，各各部门
38、间间经常需需要相互互传递文文书；因因此，在在文书档档案室设设一名信信使，来来回传递递各类文文书。（三）文书书的处理理第九条 处理原原则文书处理的的基本原原则是“准确”与“及时”，并且且明确文文书处理理的责任任者。第十条 成文原原则凡重要的往往来交涉涉，都必必须形成成“文书”或形成成记录，即即使情况况特殊，也也必须事事后追忆忆，形成成“备忘录录”。第十一条 特例例对那些并不不重要的的事项，或或者通过过电话、会会面等简简单形式式处理的的事项，只只需要事事后将处处理结果果的要点点记录下下来即可可。第十二条 处理理手续领取文书的的部门，按按下列规规定及时时予以处处理。1凡重要要事项，或或者异常常事项，
39、应应立即向向所在部部门主管管做出报报告，并并逐级向向上请示示，必要要情况下下必须与与其他部部门取得得联系，等等候并按按照上级级指示，处处理文书书中涉及及的有关关事项。2如果文文书中涉涉及的事事项，与与其他部部门有关关，必须须在与其其他部门门取得联联系后达达成一致致意见再再行事。3在具体体处理时时，如果果认为有有必要请请其他部部门做出出配合，并并且其他他部门提提供配合合需要一一定的时时间，在在这种情情况下，应应事先征征得对方方的意见见。4如果事事情涉及及两个以以上的部部门，并并且难以以判断由由何部门门出面主主持时，应应听取其其他部门门的处理理意见。第十三条 防止止拖延文书档案部部门有责责任督促促
40、有关部部门处理理文书指指定的事事项，以以防止文文书的处处理延迟迟或停顿顿，如发发生延迟迟或停顿顿现象，应应立即交交文书档档案部门门处理。第十四条 重要要文书的的保管机要或绝密密文书以以及其他他重要文文件，必必须存放放在带锁锁的档案案文件柜柜中，予予以严格格保管。文件柜的存存放，必必须选择择在发生生意外时时，能够够安全、迅迅速转移移出去，放放在容易易发现的的醒目位位置。（四）文书书的制作作第十五条 用纸纸的规格格制作文书的的用纸，除除特殊情情况外，原原则上采采用规格格。第十六条 字句句文书应以简简单明了了的文体体记述，采采用标准准的简体体汉字，避避免使用用艰涩的的词句。第十七条 文体体全部文书一
41、一律采用用书面文文体。第十八条 复印印绝密文书未未经主管管认可不不得擅自自制作或或复印副副本，在在特别有有必要的的情况下下，必须须注明包包括正本本在内共共复印多多少份，送送往何部部门等等等。第十九条 署名名在文书发送送与转交交时必须须按下列列要求署署名，特特殊情况况或有专专项指示示的情况况除外。1代表公公司名义义缔结的的合同书书、往来来公文、公公司公告告及向政政府机构构提交的的报告，全全部署名名“董事会会代表”。2对外广广告及宣宣传，采采用公司司名称。3除此之之外的文文书，署署上相关关业务部部门名称称，以及及部门经经理的职职务与姓姓名。不重要的文文书，只只需署上上经办人人姓名。 （五）文书书整
42、理第二十条 编写写符号各种文书都都必须按按整理的的要求编编写符号号，表示示文书的的类别，再再按符号号编辑数数字符号号，给各各文书排排序，以以便于检检索。第二十一条条 文文书的符符号与编编号按下下列规定定使用：1表示部部门名称称的符号号，用部部门名称称的第一一个汉字字，如制制造部门门、工艺艺室，用用“制、工工”表示。2文书类类别直接接用“绝密”、“密”等字样样表示。3各种文文书，按按先后顺顺序用自自然数排排序编号号。4同一文文书或同同一名称称的文书书，追加加一组自自然数，用用“-”隔开，如如“制、工工、密000155-0001”。编号号按年度度更新。第二十二条条 填填写文书书登记簿簿所有文书的的
43、符号与与编号都都必须填填写在“文书登登记簿”上。第二十三条条 整整理文书处理完完结之后后，按文文书的符符号与编编号进行行编辑整整理。将将大部分分没有必必要查询询与翻阅阅的归为为一类进进行；另另一类需需要经常常查阅的的文书，尽尽管文书书处理已已经结束束，但文文书的效效用还没没有终结结，仍需需要单独独整理。第二十四条条 保保管文书整理后后，大量量不重要要的文件件直接送送总务部部门保管管，其他他少量的的重要文文书，在在一定的的期限内内由责任任部门妥妥善保管管。（六）文书书的送发发与交接接第二十五条条 主主管部门门全部文书的的发送与与交接，由由总务部部负责。在在特殊情情况下，公公司内文文书的送送发与交
44、交接，由由相应的的部门负负责。第二十六条条 绝绝密与亲亲启文书书绝密与亲启启文书必必须加封封，并在在封面上上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样的印章章。第二十七条条 转转交邮寄寄予面呈呈送交的重要要文书，必必须在封封面上加加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样印印章，分分别表示示“可以由由专职传传递员以以外的人人员转交交，或在在书信接接受者不不在的情情况下留留下文书书，嘱咐咐由指定定传递者者当面呈呈交的文文书”；“可以通通过邮寄寄传递的的文书”；“必须由由指定传传递者当当面呈交交的文书书”。第二十八条条 填填写送发发登记簿簿所有送发文文书，按按“转交”、“邮寄”与“面呈”，分别别填写送送发登记记簿。对于“面呈呈”文书，还还必须在在相应的的备注栏栏目注明明送交过过程的要要点，以以及领取取文书的的当事人人签名盖盖章。 （七）文书书的存档档与废除除第二十九条条 存存档由本公司总总