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1、文书档案管理办法根据公司发展的新形势以及新形势对文书档案工作的新要求，在二00二年版文书档案管理制度和文书档案查（借阅）规定的基础上，结合当前机构人员设置等因素，为做好文书档案工作，为生产经营工作更好地服务，特制定公司文书档案管理办法。第一章 文印室管理规定第二条 公司司的文件件，有打打印必要要时方予予打印。内部传传递的简简单请示示报告或或其他不不需打印印的文件件，一般般不予打打印。第三条 公司司发文，需由起起草人定定稿抄正正，经有有批准发发文权的的领导签签字同意意后方准准打印。一般文文件的打打印、复复印、传传真，须须经所在在部门负负责人签签字同意意后才予予办理；部门经经理不在在时，可可经总裁
2、裁办公室室主任同同意后办办理。第四条 私人人资料，不得在在公司打打印、复复印或用用公司传传真机传传送，以以免影响响公司的的正常工工作。第五条 文印印室工作作人员应应认真做做好本职职工作，按时完完成任务务。对收收到的文文件资料料，应及及时给有有关部门门、人员员送发，或及时时通知有有关人员员到文印印室取回回，不得得延误。第六条 文印印室人员员应树立立严格的的保密观观念，不不得随意意将打印印、复印印或传真真资料中中有关商商业秘密密或公司司管理中中须保密密的事项项透露给给他人，不得载载留任何何文件。第七条 文印印室对送送来打印印、复印印、传真真的文件件资料，应做好好登记，并在月月终作统统计核算算。属业
3、业务部门门的，由由各部门门承担费费用；属属行政、管理部部门的，统一列列行政开开支。第二章 文件件收发规规定第一条 公司司的文件件由办公公室负责责起草和和审核，公司总总经理签签发；公公司各部部门的文文件由各各部门负负责起草草，办公公室审核核，总经经理签发发。第二条 文件件签发后后，送办办公室统统一安排排打字，打印后后送回起起草部门门校对，校对无无误方能能复印盖盖章。第三条 文件件和原稿稿，由办办公室分分类归档档、保存存备查。第四条 属于于秘密的的文件，按保密密制度办办理。第五条 文件件统一由由办公室室负责发发送。送送件人应应将文件件内容、报送日日期、部部门、接接件人等等事项登登记清楚楚，并向向文
4、件签签发人报报告报送送结果。第六条 外来来的文件件由办公公室专人人负责签签收，并并分类登登记。由由办公室室主任提提出处理理意见后后，签收收人应于于接件当当日即按按文件的的要求报报送给有有关部门门，不得得积压迟迟误；属属急件的的，应在在接件后后即时报报送。第七条 传阅阅文件由由办公室室专人负负责收回回，对领领导指示示的文件件，办公公室应及及时组织织传达和和落实。第三章 公司司报刊邮邮件函电电收发制制度第一条 全公公司公私私报刊、外来邮邮件、外外发公启启、函电电等由公公司收发发室负责责收发。第二条 外发发函电要要求。1各部部门因公公需外发发函、电电，经办办人员应应于每天天下午点以以前将函函件、电电
5、报底稿稿送到收收发室，另填写写挂号、平信、电报外外发登记记表。2每天天下午点以以前，公公司收发发室应将将当日外外发函、电清点点，累计计送交邮邮局寄发发。第三条 外来来邮件管管理1外来来邮件一一律公司司收发室室签收分分发。2凡挂挂号、纸纸包、包包裹单、货运单单等由收收发室通通知收件件人到收收发室当当面签收收。3一般般公启函函、电和和公司内内职工私私人信件件，由收收发室开开具清单单分放到到各单位位信报箱箱内。4私人人不明平平信一律律放到（信架）信袋内内，由个个人自取取。5不论论公私邮邮件，收收发室应应随到随随清，及及时分发发，不得得丢失损损坏，搁搁置延误误；对国国外来函函应检查查封口、邮戳，如发现
6、现被拆封封或邮票票被撕应应拒绝签签收，并并向邮局局反映查查明原由由。6凡挂挂号信、汇款单单、包裹裹单、货货运单等等的收件件人，在在收发室室通知发发出后，应随即即到收发发室领取取邮单，并及时时去邮局局取款取取件。超超期罚款款收发室室概不负负责。第四条 报刊刊收发（1）收收发员每每天对邮邮局送来来的报刊刊应对照照邮局分分送清单单分类清清点，发发现有差差错应及及时登记记并要求求补缺退退任。 （2）收收发员收收到邮局局送来的的报刊后后应及时时分发、不得耽耽搁延误误。收发发员清点点分发报报刊时间间为小时，任何人人不得进进入收发发室。第四章 公司司文件管管理规定定（一）总总则第一条 为减减少发文文数量，提
7、高办办文速度度和发文文质量，充分发发挥文件件在各项项工作中中的指导导作用，特制订订本制度度。第二条 文件件管理内内容主要要包括：上级函函、电、来文，同级函函、电、来文，本厂上上报下发发的各种种文件、资料。第三条 按照照党政分分工的原原则，全全厂各类类文件分分别由党党委办公公室和厂厂部办（以下简简称两办办）归口口管理。（二）收收文的管管理第四条 公文文的签收收1凡来来厂公启启文件（除厂领领导订启启的外）均由厂厂收发员员登记签签收（由由上级或或邮电局局机要通通讯员直直送机要要室的机机要文件件除外）后分别别交两办办机要秘秘书拆封封。在签签收和拆拆封时，收发员员和机要要秘书均均需注意意检查封封口和邮邮
8、戳。对对开口和和邮票撕撕毁函件件应查明明原因，对密件件开口和和国外信信函邮票票被撕应应拒绝签签收。2对上上级机要要部门发发来的文文件，要要进行信信封、文文件、文文号、机机要编号号的“四对口口”核定，如果其其中一项项不对口口，应立立即报告告上级机机要部门门，并登登记差错错文件的的文号。第五条 公文文的编号号保管1两办办机要秘秘书对上上级来文文拆封后后应及时时附上“文件处处理传阅阅单”，并分分类登记记编号、保管。须由工工厂承办办或归档档的厂领领导亲启启文件，厂领导导启封后后，也应应分别交交两办办办理正常常手续。2本厂厂外出人人员开会会带回的的文件及及资料应应及时分分别送交交两办机机要秘书书进行登登
9、记编号号保管，不得个个人保存存。第六条 公文文的阅批批与分转转1凡正正式文件件均需分分别由两两办主任任（或副副主任）根据文文件内容容和性质质阅签后后，由机机要秘书书分送承承办部门门阅办，重要文文件应呈呈送厂领领导（或或分管领领导）亲亲自阅批批后分送送承办部部门阅办办，为避避免文件件积压误误事，一一般应在在当天阅阅签完紧紧急文件件要月即即办。2一般般函、电电、单据据等，分分别由两两办机要要秘书直直接分转转处理。如涉及及几个单单位会办办的文件件，应同同主办单单位联系系后再分分转处理理。3为加加速文件件运转，机要秘秘书应在在当天或或第二天天将文件件送到厂厂领导和和承办部部门如关关系到两两个以上上业务
10、部部门应按按批示次次序依次次传阅最最迟不得得超过22天（特特殊情况况例外）。第七条 文件件的传阅阅与催办办1传阅阅文件应应严格遵遵守传阅阅范围和和保密规规定，不不得将有有密级的的文件带带回家、宿舍或或公共场场所，也也不得将将文件转转借其他他人阅看看对尚未未传达的的文件不不得向外泄泄露内容容。2阅读读文件应应抓紧时时间，当当天阅完完后应在在下班前前将文件件交机要要室，阅阅批文件件一般不不得超过过2天，阅后应应签名以以示负责责。如有有领导“批示”、“拟办意意见”，两办办应责成成有关部部门和人人员按文文件所提提要求和和领导批批示办理理有关事事宜。3阅文文时不得得抄录全全文，不不得任意意取走文文件夹内
11、内任何文文件及附附件，如如确系工工作需要要，要办办理借阅阅手续，以防止止丢失泄泄密。4文件件阅完后后，应送送交两办办机要秘秘书，切切忌横传传。5两办办机要秘秘书对文文件负有有催办检检查督促促的责任任，承办办部门接接到文件件、函电电应立即即指定专专人办理理。不得得将文件件压放分分散，如如需备查查，应按按照有关关保密规规定，并并征得两两办同意意后，予予以复印印或摘抄抄，原件件应及时时归档周周转。6按照照阅文范范围，离离、退休休干部，一般由由有关部部门定期期组织学学习有关关文件，或由两两办机要要室通知知到机要要室阅文文。（三）发发文的管管理第八条 发文文的规定定1全厂厂上报下下发正式式文件的的权力集
12、集中于厂厂部，各各群众团团体和部部门一律律不得自自行向上上、向下下发送正正式文件件。2各群群众团体体、部门门需要向向上反映映汇报重重要情况况或向下下安排布布置重要要工作要要求发文文应向厂厂部提出出发文申申请，并并将文件件底稿交交厂办审审核。厂厂部同意意发文，则由厂厂办按机机构设置置与业务务分工统统一归口口以厂字发文文。3对全全厂影响响较大，涉及两两个以上上厂领导导分管范范围的文文件，须须由厂长长批准签签发。其其余文件件均由分分管厂领领导批准准签发。第九条 发文文的范围围1凡是是以厂部部名义发发出的文文件、通通告、决决定、决决议、请请示报告告、编写写的会议议纪要和和会议简简报，均均属发文文范围。
13、2厂部部下发文文件主要要用于：（1）公公布全厂厂规章制制度；（2）转转发上级级文件或或根据上上级文件件精神制制订的工工厂文件件；（3）公公布工厂厂体制机机构变动动或干部部任免事事项；（4）公公布全厂厂性的重重大生产产、技术术、经营营管理、政治工工作、生生活福利利等工作作的决定定；（5）发发布有关关奖惩决决定和通通报；（6）其其他有关关全厂的的重大事事项。3厂部部上行文文、外发发文主要要用于：（1）对对上级机机关呈报报工作计计划、请请示报告告、处理理决定；（2）同同兄弟单单位联系系有关工工厂重大大生产、技术、人事劳劳资、物物资供应应、科研研、基建建、经营营管理等等事宜。4在工工厂日常常生产、技术
14、、经营管管理中，有关图图纸、技技术文件件、工艺艺修改、审批工工作、安安排部、署传达达上级指指示等事事项，应应按有关关制度办办理，经经分管厂厂领导批批准后，由主管管业务科科室书面面或口头头通知执执行，一一般不用用厂部文文件发布布。5凡各各业务科科室如开开专题会会议所作作的决定定，一般般都不应应发文，不备查查考，可可以科室室名义用用工作作简讯发会议议纪要。6各业业务科室室与外单单位发生生的一般般业务联联系，可可用各科科室的名名义对外外发函（应各自自编号备备查），不用厂厂部名义义发文。（四）发发文程序序与要求求第十条 发文文程序规规定1各单单位需要要发文，应事先先向厂部部提出申申请；2厂部部同意发发
15、文时，主办单单位应以以国家法法令、上上级指示示或工作作实际需需要草拟拟文件初初稿；表23-6表格格管理登登记表申请单位位申请年月月日表格名称称表格编号号表格用途途备 考3草拟拟文稿必必须从全全厂角度度出发，做到情情况确实实、观点点鲜明、条理清清楚、层层次分明明、文字字简练、标点符符号正确确、书写写工整，严禁使使用铅笔笔、圆珠珠笔、红红墨水和和彩笔书书写；4文稿稿拟就后后，拟稿稿人应填填附发文文稿纸首首页，详详细写明明文件标标题、发发送范围围、印刷刷份数、拟稿单单位与拟拟稿人，并签名名、盖章章、标定定日期和和密级；5厂办办应根据据厂部的的要求和和上级有有关指示示精神、有关文文件规定定，对文文稿进
16、行行审查和和修改。对涂改改不清、文字错错漏严重重、内容容不妥、格式不不符的文文稿应退退回拟稿稿单位重重新拟稿稿；6经厂厂办审查查修改后后的文稿稿，送部部门主管管领导核核稿（对对文稿内内容、质质量负责责）；7对审审核时修修改较多多，有碍碍打印和和存档的的文稿，应由拟拟稿部门门重新誊誊写清楚楚； 8需经经会签的的文稿，应在交交付打印印前送会会签部门门会签；9文稿稿审核会会签后，按批准准权限的的规定呈呈送厂部部领导审审定批准准签发；10经经领导批批准签发发后的文文稿交厂厂办机要要秘书统统一编号号送打字字室打印印；11文文件打印印清样，应由拟拟稿人校校对，校校对人员员应在发发文稿上上签名；12文文件打
17、字字后，由由厂办派派专人按按数印刷刷，再由由两办机机要秘书书分发并并检查落落实情况况，对印印刷质量量不好的的文件，机要秘秘书应拒拒绝盖印印分发。（五）文文件的借借阅和清清退第十一条条 各各部门有有关工作作人员因因工作需需要借阅阅一般文文件，需需经本部部门负责责人签写写便条，对有密密级的文文件须两两办主任任同意后后方可借借阅。第十二条条 借借阅文件件应严格格履行借借阅登记记手续，就地阅阅看，按按时归还还。任何何人不得得将文件件带走或或全文抄抄录，不不允许拆拆卷和在在文件上上勾画等等。第十三条条 两两办机要要秘书对对承办的的公文应应抓紧催催办，应应定期对对事情已已经办妥妥的本厂厂文件和和上级要要求
18、限期期清退的的文件，进行收收缴清退退工作。（一般般为月底底一小清清，季末末一中清清，年终终一总清清）。如如发现文文件丢失失，必须须及时查查明原因因和责任任者，并并如实向向领导报报告。第十四条条 各各部门应应指定一一位责任任心强的的同志负负责文件件收交、保管、保密、催办检检查工作作。（六）文文件的立立卷与归归档第十五条条 文文件的归归档范围围1凡下下列文件件统一分分别由两两办负责责归档：（1）上上级机关关来文，包括上上级对工工厂报告告、申请请的批复复；（2）厂厂部发出出的报告告、指示示、决定定、决议议、通报报、纪要要、重要要通知、工作总总结、领领导发言言和生产产经营工工作的各各类计划划统计、季度
19、、年度报报表等；（3）厂厂长办公公室、厂厂务会、工厂管管理委员员会、中中层干部部会以及及各种专专业例会会记录；（4）厂厂一级组组织召开开的代表表大会所所形成的的报告、总结、决议、发言、简报、会议记记录等；（5）有有保存价价值的人人民来信信，来访访记录及及处理结结果；（6）参参加上级级召开的的各种会会议带回回的文件件、资料料及本厂厂在会上上汇报发发言材料料等；（7）上上级机关关领导同同志来厂厂检查视视察工作作的报告告、指示示记录，以及本本厂向上上级进行行汇报的的提纲和和材料；（8）反反映本厂厂生产、经营活活动、先先进人物物事迹及及厂领导导工作等等的音像像摄制品品；（9）工工厂日志志和大事事记；（
20、10）工厂向向上级请请示批复复的文件件及上报报的有关关材料。2业务务科室、各群众众团体日日常工作作中形成成的活动动资料，由各业业务科室室、群众众团体负负责立卷卷归档。第十六条条 立立卷要求求1文件件立卷应应按照内内容、名名称、作作者、时时间顺序序，分门门别类地地进行整整理归档档。2立卷卷时，要要求把文文件的批批复、正正本、底底稿、主主件、附附件收集集齐全，保持文文件材料料的完整整性。3要坚坚持平时时立卷与与年终立立卷归档档相结合合的原则则。重要要工作、重要会会议形成成的文件件材料，要及时时立卷归归档。4上年年度形成成的文件件材料，要求在在下年度度5月份份以前整整理完。6月份份正式向向档案馆馆（
21、室）移交，清单一一式两份份（接交交单位各各留存一一份备查查）。（七）文文件的销销毁第十七条条 对对于多余余、重复复、过时时和无保保存价值值的文件件，厂办办机要室室应定期期清理造造册，并并按上级级有关规规定，办办理申请请销毁手手续。第十八条条 经经审核同同意销毁毁的文件件，应派派专车分分别由厂厂办机要要秘书和和正（副副）主任任护送到到上级机机关指定定的纸厂厂监视销销毁。第五章 公司司文书管管理制度度（一）总总则第二条 所谓谓“文书”是指业业务工作作上往来来公文、报告会会议决议议、规定定、合同同书、专专利许可可证书、电报、各种账账簿图表表、参考考书等一一切业务务用书与与公文。第三条 全部部文书归归
22、公司所所有并收收藏，任任何个人人不得私私自占有有。第四条 必须须严格保保守文书书的机密密。第五条 文书书按下列列要点处处置或办办理：1凡重重要事宜宜的指示示、请示示、汇报报、报告告、传达达、答复复等等，一律以以“文书”的形式式进行。所有文文书的处处置都必必须以“准确”与“迅速”为原则则，必须须明确责责任。2即使使在紧急急状况下下以口头头或电话话形式处处置的事事项，事事后也必必须以文文书形式式记录下下来。第六条 文书书的管理理原则规规定如下下：1文书书的收发发、领取取与寄送送，原则则上由总总公司总总务部负负责。2分公公司或分分支机构构的文书书管理，另有文文书管理理细则做做出规定定。（二）文文书的
23、收收发第七条 到达达文书全全部由文文书主管管部门接接收，并并按下列列要点处处置：1一般般文书予予以启封封，分送送各部门门。2私人人文书不不必开启启，直接接送收信信人。3分送送各部门门的文书书若有差差错，必必须立即即退回总总务部。（三）文文书的处处理第八条 文书书按机密密程度可可分为以以下几类类：1绝密密。指极极为重要要并且不不得向无无关人员员泄漏内内容的文文书。2秘密密。指次次重要并并且所涉涉及内容容不能向向公司内内外无关关人员透透露的文文书。第六章 公司司文书制制作制度度第一条 适应应范围凡公司内内的公务务文件，除有特特殊规定定外，一一律依照照本制度度制作。发往公司司以外的的文件除除有特殊殊
24、规定外外，也适适用本制制度。第二条 名义义公务文件件的往来来以各部部门经理理的名义义签署，有些简简单事项项的文件件，应以以部门的的名义签签署。第三条 呈交交公司经经理的文文件凡需呈递递公司经经理文件件，须逐逐级上报报。各级级主管须须在调查查核实的的基础上上写出意意见，注注明需呈呈报经理理的理由由，然后后上报。若不需需呈报，则在该该文书右右上方空空白处注注明公司司部门的的名称、文号、年月日日。第四条 文书书格式1公务务文件应应使用楷楷书，尽尽可能简简单准确确。2陈述述理由和和经过时时，若正正文繁复复，则将将此部分分内容作作为附件件记在另另外的文文件上。第五条 文件件编码文件上应应有制发发单位规规
25、定的号号码，还还应标明明与此份份文件有有关的关关键词及及复文文文件的号号码和年年月日，以便处处理。第六条 书写写格式1通常常在第一一行写文文号，第第二行写写文件内内容的标标题，另另起一行行写制发发年月日日、制发发者名称称，再一一行写明明收文件件人的姓姓名，然然后再写写文件内内容。2在属属于提复复审报的的情况下下，通常常采取在在文件末末尾处用用后记的的形式证证明，在在文件末末尾隔一一行处写写下复审审件的号号码、必必要事项项、年月月日及复复审者姓姓名。3由经经理发出出的指令令性文件件上应有有各收件件单位的的名称，必要时时要写上上号码和年月月日。第七条 签署署应用文件制发发者及收收件者应应注明职职务
26、，根根据情况况只署姓姓名。在在文件制制发者个个人（或或单位）的下方方盖上制制发者个个人或制制发单位位的印章章，作为为文件处处理的依依据。但但同时发发往多个个单位的的文件如如通知等等，为了了简便，多采用用印制好好的印刷刷品，此此时签名名或盖印印可省略略。第八条 封签签上的记记录文件信封封上的记记录，依依照以下下各条进进行。1在用用于普通通文件的的信封上上，要写写明送达达单位的的名称，同时在在左侧写写上是否否加急、挂号等等，并在在其下写写上发文文号码，信封背背面写发发文单位位。2秘密密文件的的信封上上，除要要在正面面的左侧侧写上“秘”外，其其他参照照第一项项。3必须须由收文文者亲自自开启的的文件，
27、信封上上要写姓姓名并在在左侧写写上“亲启”字样。4机密密文件要要用二层层信封，内封上上写文件件标题，外封上上的标志志参照以以上各条条在左侧侧写明“秘”的字样样。5文件件内特别别需要保保密的或或有其他他重要内内容的在在信封上上要标明明“秘”的字样样。6本条条第一项项中所列列内容，除有关关机密的的外，简简易的文文件可依依照第二二条进行行，只要要在封面面左下角角用小号号字印上上单位名名即可。第九条 文件件用纸文件所用用纸张另另行规定定（略）。第十条 墨水水文件原则则上应用用黑色墨墨水书写写，在使使用墨水水时要选选用性能能较好的的纸张，文字应应清晰可可辨。第十一条条 文文件种类类的区分分部门经理理发文
28、应应根据文文件的不不同作用用，按以以下原则则区别使使用不同同文种。1提案案，不仅仅仅是发发出的指指令，而而且希望望将其意意见进行行广泛讨讨论。2承认认，就有有关事务务进行认认定。表23-9 定期报报表发送送记录报表名称称类 别别报告提出出日期份数呈 送 单 位位日报月报年报1现金金收支表表隔日或翌翌月1日日1副总经理理2营业业报告表表隔月初日日2自存副总经理理3损益益表隔月1553自存副总经理理总经理4资产产负债表表”567891011121314151617181920212223243请求求，所报报内容等等候裁定定。4报告告，关于于指示的的答复性性汇报。5申请请，请求求对自己己或有关关事项
29、处处理的许许可和承承认，也也可用于于单方面面提出申申请。第十二条条 指指示类文文件的区区别公司总经经理及各各部门经经理对下下属发布布的文件件按下列列要求区区别使用用。1指示示，对申申请、请请示及要要求的答答复。2传达达，有关关事务上上的指令令。第十三条条 电电文依靠电信信传达的的文件，要求特特别简明明，避免免使用容容易误解解的文字字，并省省略敬语语以使电电文简短短。电报报通常在在结尾处处注明发发电单位位的代号号。重要要的电信信文书，在发出出电报的的同时，还应将将有关材材料以书书写或印印刷的方方式送交交发件人人。第十四条条 本本制度自自颁布之之日起实实施第七章 公司司文书收收发制度度第一条 范围
30、围本公司文文件（本本公司及及其事务务所之间间的书信信、文件件、传票票、小包包裹等）以及公公司外文文件的收收发、分分发等均均按本制制度执行行。第二条 统管管部门文书的收收发、分分布等事事务，由由本公司司及各事事务所的的总务部部统一管管理。第三条 部门门文书责责任者在部处室室中设文文书负责责人，负负责本部部门内文文件的分分发、保保管等工工作。第四条 文书书的收受受对公司外外来文书书的接收收由总务务部收件件室负责责。第五条 收文文的处理理收文中除除亲启信信函、挂挂号信、传递证证明外，其余一一般信函函应全部部拆封，拆封后后，以件件为单位位将收文文印章盖盖在文件件上方空空白处、将信封封附上用用别针别别在
31、一起起。收件室将将全部收收文的收收受日期期、发文文单位、发文者者姓名、文件标标题、内内容概要要、分发发地点等等项目登登在收收文簿上，并并将文件件及收文文簿一并并交给总总务部经经销。第六条 审核核以及分分发批示示总务部经经理在对对文件及及收文文簿加加以审核核后，对对收件室室做出分分发批示示。当总务部部经理外外出时，如有事事务急需需处理，可由副副经理代代理承担担上述工工作。第七条 分发发收件室将将“收文簿簿”及文件件分发各各部门，各部门门的文书书负责人人应该在在收文簿簿上盖印印签收。第八条 处部部门内部部文书处处理文书负责责人在收收到文件件上加盖盖传阅印印，并递递交有关关部门。有关部门门经理阅阅文
32、后对对文书负负责人做做出分发发传阅的的批示，文书负负责人据据此分发发文件给给有关工工作人员员。在文书承承办量、分发量量较大的的部门，可设文文书整理理簿，并并据此处处理文件件。第九条 发送送文书的发发送全部部由总务务部收件件室负责责，在特特殊必要要时亦可可由适当当的业务务部办理理。第十条 部门门内总发发送文书书的处理理文书发送送者在信信封上写写清收件件人地点点、姓名名，并注注明是否否采用挂挂、快递递等方式式。文书负责责人将本本部门文文件分类类别，请请示发送送。第十一条条 发发送的处处理总务部发发件室将将各部处处室交来来的所发发文的发发文日期期、发送送地点、发文者者名称（全名）、内容容等项目目登记
33、在在“发文簿簿”上，贴贴好邮票票投递出出去。第十二条条 投投递文件投递递通常一一天三次次，按以以下时间间投出：第一次上上午十点点；第二次下下午三点点；第三次下下午五点点。遇有紧急急投递的的文书，可不受受上述时时间限制制。第十三条条 邮邮票的收收付保管管邮票购入入、付出出、保管管等情况况，应登登记在“邮票收收付保管管明细表表”，并在在年末计计算出余余额，与与现存邮邮票数量量加以核核对。第十四条条 公公司内部部的定期期专递不利用国国家邮政政，而是是通过公公司内部部定期专专递发送送的信函函、文书书、传票票、小包包裹、钱钱款以及及其他物物品的收收集和递递送，可可依照本本制度的的有关规规定办理理。对本公
34、司司及各事事务所之之间的定定期专递递的管理理由各事事务所总总务室负负责。第十五条条 定定期专递递收发文文簿的制制作在发送定定期专递递时，各各部门应应在定期期专递收收文簿上上登记其其内容，一式二二页，副副页留存存，正页页与发送送物品同同时放入入定期专专递箱定定期专递递收发文文簿，作作为发文文单位记记录，可可代替发发文簿，每天进进行整理理清点。对于收收文部门门，定期期专递收收发文簿簿，可代代替收文文簿，每每天进行行整理清清点。第八章 公司司文书处处理制度度（一）总总则第一条 范围围本公司文文书处理理均按本本制度执执行。在在特殊情情况下的的应急处处理，事事后也须须按本制制度补齐齐有关手手续。第二条
35、定义义本制度所所指文书书，包括括以下内内容：1高层层决策文文书以及及基层下下达的文文件。2部门门会议文文书与转转阅文件件。3合同同书、证证券、证证书和劳劳动协议议书。4志愿愿书、违违约收文文、往来来公文、专利证证明和注注册登记记文书。5收支支预算与与决算书书、账本本票据、凭证、各种明明细表、各种规规定与计计划书。6往来来书信、电报、任命书书、意见见书。7各种种报告、各种统统计表。其中“11”与“2”项文书书的处理理，原则则上按会会议决定定处理。第三条 类别别划分上述文书书按机密密程度、可划分分为以下下几类：1机密密文书（1）绝绝密。（2）秘秘密。（3）保保密。2普通通文书，即机密密文书以以外的
36、文文书。3其他他文书，如公开开发行的的书籍、杂志、报纸，以及调调查资料料类的印印刷品或或复印誊誊写物品品的。第四条 适用用原则（二）文文书的收收发第五条 收发发到达本公公司的文文书，原原则上由由总务部部或者另另行规定定的其他他部门接接受。所所有文书书按下列列原则处处置或送送发：1普通通文书全全部由接接受部门门开启或或开封。启封时时，编上上文书的的收发编编号，注注明收发发日期；在文书书登记簿簿上作好好登记；由接受受部门的的主管，或者由由指定的的文书保保管员送送交有关关部门有有关人员员；文书书当事人人必须签签名盖章章领取文文书。但但是不涉涉及特别别事项的的文书，可以简简化登记记手续。2绝密密文书或
37、或亲启文文书，必必须直接接送交当当事者，由文书书当事者者开封与与处置。第六条 制度度时间外外的处理理1值班班人员能能够判定定为是紧紧急重要要的文书书，或者者直接写写给公司司高层领领导的文文书，应应立即通通知秘书书室主任任；其他他次重要要文书，只需通通知收发发室的主主任，并并按其指指示处理理。2所有有到达的的文书，值班人人员都必必须一一一作好登登记，于于此后第第一个工工作日早早晨转交交收发室室。 第七条 收发发决定所有文书书的接受受、转交交、登记记与领取取事宜，都必须须由收发发室主任任做出决决定与指指示。第八条 设立立信使在文书的的接受与与处理过过程中，各部门门间经常常需要相相互传递递文书；因此
38、，在文书书档案室室设一名名信使，来回传传递各类类文书。（三）文文书的处处理第九条 处理理原则文书处理理的基本本原则是是“准确”与“及时”，并且且明确文文书处理理的责任任者。第十条 成文文原则凡重要的的往来交交涉，都都必须形形成“文书”或形成成记录，即使情情况特殊殊，也必必须事后后追忆，形成“备忘录录”。第十一条条 特特例对那些并并不重要要的事项项，或者者通过电电话、会会面等简简单形式式处理的的事项，只需要要事后将将处理结结果的要要点记录录下来即即可。第十二条条 处处理手续续领取文书书的部门门，按下下列规定定及时予予以处理理。1凡重重要事项项，或者者异常事事项，应应立即向向所在部部门主管管做出报
39、报告，并并逐级向向上请示示，必要要情况下下必须与与其他部部门取得得联系，等候并并按照上上级指示示，处理理文书中中涉及的的有关事事项。2如果果文书中中涉及的的事项，与其他他部门有有关，必必须在与与其他部部门取得得联系后后达成一一致意见见再行事事。3在具具体处理理时，如如果认为为有必要要请其他他部门做做出配合合，并且且其他部部门提供供配合需需要一定定的时间间，在这这种情况况下，应应事先征征得对方方的意见见。4如果果事情涉涉及两个个以上的的部门，并且难难以判断断由何部部门出面面主持时时，应听听取其他他部门的的处理意意见。第十三条条 防防止拖延延文书档案案部门有有责任督督促有关关部门处处理文书书指定的
40、的事项，以防止止文书的的处理延延迟或停停顿，如如发生延延迟或停停顿现象象，应立立即交文文书档案案部门处处理。第十四条条 重重要文书书的保管管机要或绝绝密文书书以及其其他重要要文件，必须存存放在带带锁的档档案文件件柜中，予以严严格保管管。文件柜的的存放，必须选选择在发发生意外外时，能能够安全全、迅速速转移出出去，放放在容易易发现的的醒目位位置。（四）文文书的制制作第十五条条 用用纸的规规格制作文书书的用纸纸，除特特殊情况况外，原原则上采采用规格格。第十六条条 字字句文书应以以简单明明了的文文体记述述，采用用标准的的简体汉汉字，避避免使用用艰涩的的词句。第十七条条 文文体全部文书书一律采采用书面面
41、文体。第十八条条 复复印绝密文书书未经主主管认可可不得擅擅自制作作或复印印副本，在特别别有必要要的情况况下，必必须注明明包括正正本在内内共复印印多少份份，送往往何部门门等等。第十九条条 署署名在文书发发送与转转交时必必须按下下列要求求署名，特殊情情况或有有专项指指示的情情况除外外。1代表表公司名名义缔结结的合同同书、往往来公文文、公司司公告及及向政府府机构提提交的报报告，全全部署名名“董事会会代表”。2对外外广告及及宣传，采用公公司名称称。3除此此之外的的文书，署上相相关业务务部门名名称，以以及部门门经理的的职务与与姓名。不重要的的文书，只需署署上经办办人姓名名。（五）文文书整理理第二十条条
42、编编写符号号各种文书书都必须须按整理理的要求求编写符符号，表表示文书书的类别别，再按按符号编编辑数字字符号，给各文文书排序序，以便便于检索索。第二十一一条 文书的的符号与与编号按按下列规规定使用用：1表示示部门名名称的符符号，用用部门名名称的第第一个汉汉字，如如制造部部门、工工艺室，用“制、工工”表示。2文书书类别直直接用“绝密”、“密”等字样样表示。3各种种文书，按先后后顺序用用自然数数排序编编号。4同一一文书或或同一名名称的文文书，追追加一组组自然数数，用“-”隔开，如“制、工工、密000155-0001”。编号号按年度度更新。第二十二二条 填写文文书登记记簿所有文书书的符号号与编号号都必
43、须须填写在在“文书登登记簿”上。第二十三三条 整理文书处理理完结之之后，按按文书的的符号与与编号进进行编辑辑整理。将大部部分没有有必要查查询与翻翻阅的归归为一类类进行；另一类类需要经经常查阅阅的文书书，尽管管文书处处理已经经结束，但文书书的效用用还没有有终结，仍需要要单独整整理。第二十四四条 保管文书整理理后，大大量不重重要的文文件直接接送总务务部门保保管，其其他少量量的重要要文书，在一定定的期限限内由责责任部门门妥善保保管。（六）文文书的送送发与交交接第二十五五条 主管部部门全部文书书的发送送与交接接，由总总务部负负责。在在特殊情情况下，公司内内文书的的送发与与交接，由相应应的部门门负责。第二十六六条 绝密与与亲启文文书绝密与亲亲启文书书必须加加封，并并在封面面上加盖盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样的印印章。第二十七七条 转交邮邮寄予面面呈送交的重重要文书书，必须须在封面面上加盖盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样印印章，分分别表示示“可以由由专职传传递员以以外的人人员转交交，或在在