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1、文书档案管理办法根据公司发发展的新形形势以及新新形势对文文书档案工工作的新要要求，在二二00二年年版文书书档案管理理制度和和文书档档案查（借借阅）规定定的基础础上，结合合当前机构构人员设置置等因素，为为做好文书书档案工作作，为生产产经营工作作更好地服服务，特制制定公司司文书档案案管理办法法。第一章 文印室管管理规定第二条 公司的文文件，有打打印必要时时方予打印印。内部传传递的简单单请示报告告或其他不不需打印的的文件，一一般不予打打印。第三条 公司发文文，需由起起草人定稿稿抄正，经经有批准发发文权的领领导签字同同意后方准准打印。一一般文件的的打印、复复印、传真真，须经所所在部门负负责人签字字同意
2、后才才予办理；部门经理理不在时，可可经总裁办办公室主任任同意后办办理。第四条 私人资料料，不得在在公司打印印、复印或或用公司传传真机传送送，以免影影响公司的的正常工作作。第五条 文印室工工作人员应应认真做好好本职工作作，按时完完成任务。对对收到的文文件资料，应应及时给有有关部门、人人员送发，或或及时通知知有关人员员到文印室室取回，不不得延误。第六条 文印室人人员应树立立严格的保保密观念，不不得随意将将打印、复复印或传真真资料中有有关商业秘秘密或公司司管理中须须保密的事事项透露给给他人，不不得载留任任何文件。第七条 文印室对对送来打印印、复印、传传真的文件件资料，应应做好登记记，并在月月终作统计
3、计核算。属属业务部门门的，由各各部门承担担费用；属属行政、管管理部门的的，统一列列行政开支支。第二章 文件收发发规定第一条 公司的文文件由办公公室负责起起草和审核核，公司总总经理签发发；公司各各部门的文文件由各部部门负责起起草，办公公室审核，总总经理签发发。第二条 文件签发发后，送办办公室统一一安排打字字，打印后后送回起草草部门校对对，校对无无误方能复复印盖章。第三条 文件和原原稿，由办办公室分类类归档、保保存备查。第四条 属于秘密密的文件，按按保密制度度办理。第五条 文件统一一由办公室室负责发送送。送件人人应将文件件内容、报报送日期、部部门、接件件人等事项项登记清楚楚，并向文文件签发人人报告
4、报送送结果。第六条 外来的文文件由办公公室专人负负责签收，并并分类登记记。由办公公室主任提提出处理意意见后，签签收人应于于接件当日日即按文件件的要求报报送给有关关部门，不不得积压迟迟误；属急急件的，应应在接件后后即时报送送。第七条 传阅文件件由办公室室专人负责责收回，对对领导指示示的文件，办办公室应及及时组织传传达和落实实。第三章 公司报刊刊邮件函电电收发制度度第一条 全公司公公私报刊、外外来邮件、外外发公启、函函电等由公公司收发室室负责收发发。第二条 外发函电电要求。1各部门门因公需外外发函、电电，经办人人员应于每每天下午点以前前将函件、电电报底稿送送到收发室室，另填写写挂号、平平信、电报报
5、外发登记记表。2每天下下午点以前前，公司收收发室应将将当日外发发函、电清清点，累计计送交邮局局寄发。第三条 外来邮件件管理1外来邮邮件一律公公司收发室室签收分发发。2凡挂号号、纸包、包包裹单、货货运单等由由收发室通通知收件人人到收发室室当面签收收。3一般公公启函、电电和公司内内职工私人人信件，由由收发室开开具清单分分放到各单单位信报箱箱内。4私人不不明平信一一律放到（信信架）信袋袋内，由个个人自取。5不论公公私邮件，收收发室应随随到随清，及及时分发，不不得丢失损损坏，搁置置延误；对对国外来函函应检查封封口、邮戳戳，如发现现被拆封或或邮票被撕撕应拒绝签签收，并向向邮局反映映查明原由由。6凡挂号号
6、信、汇款款单、包裹裹单、货运运单等的收收件人，在在收发室通通知发出后后，应随即即到收发室室领取邮单单，并及时时去邮局取取款取件。超超期罚款收收发室概不不负责。第四条 报刊收发发（1）收发发员每天对对邮局送来来的报刊应应对照邮局局分送清单单分类清点点，发现有有差错应及及时登记并并要求补缺缺退任。 （2）收发发员收到邮邮局送来的的报刊后应应及时分发发、不得耽耽搁延误。收收发员清点点分发报刊刊时间为小时，任任何人不得得进入收发发室。第四章 公司文件件管理规定定（一）总则则第一条 为减少发发文数量，提提高办文速速度和发文文质量，充充分发挥文文件在各项项工作中的的指导作用用，特制订订本制度。第二条 文件
7、管理理内容主要要包括：上上级函、电电、来文，同同级函、电电、来文，本本厂上报下下发的各种种文件、资资料。第三条 按照党政政分工的原原则，全厂厂各类文件件分别由党党委办公室室和厂部办办（以下简简称两办）归归口管理。（二）收文文的管理第四条 公文的签签收1凡来厂厂公启文件件（除厂领领导订启的的外）均由由厂收发员员登记签收收（由上级级或邮电局局机要通讯讯员直送机机要室的机机要文件除除外）后分分别交两办办机要秘书书拆封。在在签收和拆拆封时，收收发员和机机要秘书均均需注意检检查封口和和邮戳。对对开口和邮邮票撕毁函函件应查明明原因，对对密件开口口和国外信信函邮票被被撕应拒绝绝签收。2对上级级机要部门门发来
8、的文文件，要进进行信封、文文件、文号号、机要编编号的“四对口”核定，如如果其中一一项不对口口，应立即即报告上级级机要部门门，并登记记差错文件件的文号。第五条 公文的编编号保管1两办机机要秘书对对上级来文文拆封后应应及时附上上“文件处理理传阅单”，并分类类登记编号号、保管。须须由工厂承承办或归档档的厂领导导亲启文件件，厂领导导启封后，也也应分别交交两办办理理正常手续续。2本厂外外出人员开开会带回的的文件及资资料应及时时分别送交交两办机要要秘书进行行登记编号号保管，不不得个人保保存。第六条 公文的阅阅批与分转转1凡正式式文件均需需分别由两两办主任（或或副主任）根根据文件内内容和性质质阅签后，由由机
9、要秘书书分送承办办部门阅办办，重要文文件应呈送送厂领导（或或分管领导导）亲自阅阅批后分送送承办部门门阅办，为为避免文件件积压误事事，一般应应在当天阅阅签完紧急急文件要月月即办。2一般函函、电、单单据等，分分别由两办办机要秘书书直接分转转处理。如如涉及几个个单位会办办的文件，应应同主办单单位联系后后再分转处处理。3为加速速文件运转转，机要秘秘书应在当当天或第二二天将文件件送到厂领领导和承办办部门如关关系到两个个以上业务务部门应按按批示次序序依次传阅阅最迟不得得超过2天天（特殊情情况例外）。第七条 文件的传传阅与催办办1传阅文文件应严格格遵守传阅阅范围和保保密规定，不不得将有密密级的文件件带回家、
10、宿宿舍或公共共场所，也也不得将文文件转借其其他人阅看看对尚未传传达的文件件不得向外泄露露内容。2阅读文文件应抓紧紧时间，当当天阅完后后应在下班班前将文件件交机要室室，阅批文文件一般不不得超过22天，阅后后应签名以以示负责。如如有领导“批示”、“拟办意见见”，两办应应责成有关关部门和人人员按文件件所提要求求和领导批批示办理有有关事宜。3阅文时时不得抄录录全文，不不得任意取取走文件夹夹内任何文文件及附件件，如确系系工作需要要，要办理理借阅手续续，以防止止丢失泄密密。4文件阅阅完后，应应送交两办办机要秘书书，切忌横横传。5两办机机要秘书对对文件负有有催办检查查督促的责责任，承办办部门接到到文件、函函
11、电应立即即指定专人人办理。不不得将文件件压放分散散，如需备备查，应按按照有关保保密规定，并并征得两办办同意后，予予以复印或或摘抄，原原件应及时时归档周转转。6按照阅阅文范围，离离、退休干干部，一般般由有关部部门定期组组织学习有有关文件，或或由两办机机要室通知知到机要室室阅文。（三）发文文的管理第八条 发文的规规定1全厂上上报下发正正式文件的的权力集中中于厂部，各各群众团体体和部门一一律不得自自行向上、向向下发送正正式文件。2各群众众团体、部部门需要向向上反映汇汇报重要情情况或向下下安排布置置重要工作作要求发文文应向厂部部提出发文文申请，并并将文件底底稿交厂办办审核。厂厂部同意发发文，则由由厂办
12、按机机构设置与与业务分工工统一归口口以厂字发文。3对全厂厂影响较大大，涉及两两个以上厂厂领导分管管范围的文文件，须由由厂长批准准签发。其其余文件均均由分管厂厂领导批准准签发。第九条 发文的范范围1凡是以以厂部名义义发出的文文件、通告告、决定、决决议、请示示报告、编编写的会议议纪要和会会议简报，均均属发文范范围。2厂部下下发文件主主要用于：（1）公布布全厂规章章制度；（2）转发发上级文件件或根据上上级文件精精神制订的的工厂文件件；（3）公布布工厂体制制机构变动动或干部任任免事项；（4）公布布全厂性的的重大生产产、技术、经经营管理、政政治工作、生生活福利等等工作的决决定；（5）发布布有关奖惩惩决定
13、和通通报；（6）其他他有关全厂厂的重大事事项。3厂部上上行文、外外发文主要要用于：（1）对上上级机关呈呈报工作计计划、请示示报告、处处理决定；（2）同兄兄弟单位联联系有关工工厂重大生生产、技术术、人事劳劳资、物资资供应、科科研、基建建、经营管管理等事宜宜。4在工厂厂日常生产产、技术、经经营管理中中，有关图图纸、技术术文件、工工艺修改、审审批工作、安安排部、署署传达上级级指示等事事项，应按按有关制度度办理，经经分管厂领领导批准后后，由主管管业务科室室书面或口口头通知执执行，一般般不用厂部部文件发布布。5凡各业业务科室如如开专题会会议所作的的决定，一一般都不应应发文，不不备查考，可可以科室名名义用
14、工工作简讯发发会议纪要要。6各业务务科室与外外单位发生生的一般业业务联系，可可用各科室室的名义对对外发函（应应各自编号号备查），不不用厂部名名义发文。（四）发文文程序与要要求第十条 发文程序序规定1各单位位需要发文文，应事先先向厂部提提出申请；2厂部同同意发文时时，主办单单位应以国国家法令、上上级指示或或工作实际际需要草拟拟文件初稿稿；表23-66表格管理理登记表申请单位申请年月日日表格名称表格编号表格用途备 考3草拟文文稿必须从从全厂角度度出发，做做到情况确确实、观点点鲜明、条条理清楚、层层次分明、文文字简练、标标点符号正正确、书写写工整，严严禁使用铅铅笔、圆珠珠笔、红墨墨水和彩笔笔书写；4
15、文稿拟拟就后，拟拟稿人应填填附发文稿稿纸首页，详详细写明文文件标题、发发送范围、印印刷份数、拟拟稿单位与与拟稿人，并并签名、盖盖章、标定定日期和密密级；5厂办应应根据厂部部的要求和和上级有关关指示精神神、有关文文件规定，对对文稿进行行审查和修修改。对涂涂改不清、文文字错漏严严重、内容容不妥、格格式不符的的文稿应退退回拟稿单单位重新拟拟稿；6经厂办办审查修改改后的文稿稿，送部门门主管领导导核稿（对对文稿内容容、质量负负责）；7对审核核时修改较较多，有碍碍打印和存存档的文稿稿，应由拟拟稿部门重重新誊写清清楚； 8需经会会签的文稿稿，应在交交付打印前前送会签部部门会签；9文稿审审核会签后后，按批准准
16、权限的规规定呈送厂厂部领导审审定批准签签发；10经领领导批准签签发后的文文稿交厂办办机要秘书书统一编号号送打字室室打印；11文件件打印清样样，应由拟拟稿人校对对，校对人人员应在发发文稿上签签名；12文件件打字后，由由厂办派专专人按数印印刷，再由由两办机要要秘书分发发并检查落落实情况，对对印刷质量量不好的文文件，机要要秘书应拒拒绝盖印分分发。（五）文件件的借阅和和清退第十一条 各部门门有关工作作人员因工工作需要借借阅一般文文件，需经经本部门负负责人签写写便条，对对有密级的的文件须两两办主任同同意后方可可借阅。第十二条 借阅文文件应严格格履行借阅阅登记手续续，就地阅阅看，按时时归还。任任何人不得得
17、将文件带带走或全文文抄录，不不允许拆卷卷和在文件件上勾画等等。第十三条 两办机机要秘书对对承办的公公文应抓紧紧催办，应应定期对事事情已经办办妥的本厂厂文件和上上级要求限限期清退的的文件，进进行收缴清清退工作。（一一般为月底底一小清，季季末一中清清，年终一一总清）。如如发现文件件丢失，必必须及时查查明原因和和责任者，并并如实向领领导报告。第十四条 各部门门应指定一一位责任心心强的同志志负责文件件收交、保保管、保密密、催办检检查工作。（六）文件件的立卷与与归档第十五条 文件的的归档范围围1凡下列列文件统一一分别由两两办负责归归档：（1）上级级机关来文文，包括上上级对工厂厂报告、申申请的批复复；（2
18、）厂部部发出的报报告、指示示、决定、决决议、通报报、纪要、重重要通知、工工作总结、领领导发言和和生产经营营工作的各各类计划统统计、季度度、年度报报表等；（3）厂长长办公室、厂厂务会、工工厂管理委委员会、中中层干部会会以及各种种专业例会会记录；（4）厂一一级组织召召开的代表表大会所形形成的报告告、总结、决决议、发言言、简报、会会议记录等等；（5）有保保存价值的的人民来信信，来访记记录及处理理结果；（6）参加加上级召开开的各种会会议带回的的文件、资资料及本厂厂在会上汇汇报发言材材料等；（7）上级级机关领导导同志来厂厂检查视察察工作的报报告、指示示记录，以以及本厂向向上级进行行汇报的提提纲和材料料；
19、（8）反映映本厂生产产、经营活活动、先进进人物事迹迹及厂领导导工作等的的音像摄制制品；（9）工厂厂日志和大大事记；（10）工工厂向上级级请示批复复的文件及及上报的有有关材料。2业务科科室、各群群众团体日日常工作中中形成的活活动资料，由由各业务科科室、群众众团体负责责立卷归档档。第十六条 立卷要要求1文件立立卷应按照照内容、名名称、作者者、时间顺顺序，分门门别类地进进行整理归归档。2立卷时时，要求把把文件的批批复、正本本、底稿、主主件、附件件收集齐全全，保持文文件材料的的完整性。3要坚持持平时立卷卷与年终立立卷归档相相结合的原原则。重要要工作、重重要会议形形成的文件件材料，要要及时立卷卷归档。4
20、上年度度形成的文文件材料，要要求在下年年度5月份份以前整理理完。6月月份正式向向档案馆（室室）移交，清清单一式两两份（接交交单位各留留存一份备备查）。（七）文件件的销毁第十七条 对于多多余、重复复、过时和和无保存价价值的文件件，厂办机机要室应定定期清理造造册，并按按上级有关关规定，办办理申请销销毁手续。第十八条 经审核核同意销毁毁的文件，应应派专车分分别由厂办办机要秘书书和正（副副）主任护护送到上级级机关指定定的纸厂监监视销毁。第五章 公司文书书管理制度度（一）总则则第二条 所谓“文书”是指业务务工作上往往来公文、报报告会议决决议、规定定、合同书书、专利许许可证书、电电报、各种种账簿图表表、参
21、考书书等一切业业务用书与与公文。第三条 全部文书书归公司所所有并收藏藏，任何个个人不得私私自占有。第四条 必须严格格保守文书书的机密。第五条 文书按下下列要点处处置或办理理：1凡重要要事宜的指指示、请示示、汇报、报报告、传达达、答复等等等，一律律以“文书”的形式进进行。所有有文书的处处置都必须须以“准确”与“迅速”为原则，必必须明确责责任。2即使在在紧急状况况下以口头头或电话形形式处置的的事项，事事后也必须须以文书形形式记录下下来。第六条 文书的管管理原则规规定如下：1文书的的收发、领领取与寄送送，原则上上由总公司司总务部负负责。2分公司司或分支机机构的文书书管理，另另有文书管管理细则做做出规
22、定。（二）文书书的收发第七条 到达文书书全部由文文书主管部部门接收，并并按下列要要点处置：1一般文文书予以启启封，分送送各部门。2私人文文书不必开开启，直接接送收信人人。3分送各各部门的文文书若有差差错，必须须立即退回回总务部。（三）文书书的处理第八条 文书按机机密程度可可分为以下下几类：1绝密。指指极为重要要并且不得得向无关人人员泄漏内内容的文书书。2秘密。指指次重要并并且所涉及及内容不能能向公司内内外无关人人员透露的的文书。第六章 公司文书书制作制度度第一条 适应范围围凡公司内的的公务文件件，除有特特殊规定外外，一律依依照本制度度制作。发往公司以以外的文件件除有特殊殊规定外，也也适用本制制
23、度。第二条 名义公务文件的的往来以各各部门经理理的名义签签署，有些些简单事项项的文件，应应以部门的的名义签署署。第三条 呈交公司司经理的文文件凡需呈递公公司经理文文件，须逐逐级上报。各各级主管须须在调查核核实的基础础上写出意意见，注明明需呈报经经理的理由由，然后上上报。若不不需呈报，则则在该文书书右上方空空白处注明明公司部门门的名称、文文号、年月月日。第四条 文书格式式1公务文文件应使用用楷书，尽尽可能简单单准确。2陈述理理由和经过过时，若正正文繁复，则则将此部分分内容作为为附件记在在另外的文文件上。第五条 文件编码码文件上应有有制发单位位规定的号号码，还应应标明与此此份文件有有关的关键键词及
24、复文文文件的号号码和年月月日，以便便处理。第六条 书写格式式1通常在在第一行写写文号，第第二行写文文件内容的的标题，另另起一行写写制发年月月日、制发发者名称，再再一行写明明收文件人人的姓名，然然后再写文文件内容。2在属于于提复审报报的情况下下，通常采采取在文件件末尾处用用后记的形形式证明，在在文件末尾尾隔一行处处写下复审审件的号码码、必要事事项、年月月日及复审审者姓名。3由经理理发出的指指令性文件件上应有各各收件单位位的名称，必必要时要写写上号码和年月日日。第七条 签署应用用文件制发者者及收件者者应注明职职务，根据据情况只署署姓名。在在文件制发发者个人（或或单位）的的下方盖上上制发者个个人或制
25、发发单位的印印章，作为为文件处理理的依据。但但同时发往往多个单位位的文件如如通知等，为为了简便，多多采用印制制好的印刷刷品，此时时签名或盖盖印可省略略。第八条 封签上的的记录文件信封上上的记录，依依照以下各各条进行。1在用于于普通文件件的信封上上，要写明明送达单位位的名称，同同时在左侧侧写上是否否加急、挂挂号等，并并在其下写写上发文号号码，信封封背面写发发文单位。2秘密文文件的信封封上，除要要在正面的的左侧写上上“秘”外，其他他参照第一一项。3必须由由收文者亲亲自开启的的文件，信信封上要写写姓名并在在左侧写上上“亲启”字样。4机密文文件要用二二层信封，内内封上写文文件标题，外外封上的标标志参照
26、以以上各条在在左侧写明明“秘”的字样。5文件内内特别需要要保密的或或有其他重重要内容的的在信封上上要标明“秘”的字样。6本条第第一项中所所列内容，除除有关机密密的外，简简易的文件件可依照第第二条进行行，只要在在封面左下下角用小号号字印上单单位名即可可。第九条 文件用纸纸文件所用纸纸张另行规规定（略）。第十条 墨水文件原则上上应用黑色色墨水书写写，在使用用墨水时要要选用性能能较好的纸纸张，文字字应清晰可可辨。第十一条 文件种种类的区分分部门经理发发文应根据据文件的不不同作用，按按以下原则则区别使用用不同文种种。1提案，不不仅仅是发发出的指令令，而且希希望将其意意见进行广广泛讨论。2承认，就就有关
27、事务务进行认定定。表23-99 定期期报表发送送记录报表名称类 别报告提出日日期份数呈 送 单单 位日报月报年报1现金收收支表隔日或翌月月1日1副总经理2营业报报告表隔月初日2自存副总经理3损益表表隔月153自存副总经理总经理4资产负负债表”567891011121314151617181920212223243请求，所所报内容等等候裁定。4报告，关关于指示的的答复性汇汇报。5申请，请请求对自己己或有关事事项处理的的许可和承承认，也可可用于单方方面提出申申请。第十二条 指示类类文件的区区别公司总经理理及各部门门经理对下下属发布的的文件按下下列要求区区别使用。1指示，对对申请、请请示及要求求的答
28、复。2传达，有有关事务上上的指令。第十三条 电文依靠电信传传达的文件件，要求特特别简明，避避免使用容容易误解的的文字，并并省略敬语语以使电文文简短。电电报通常在在结尾处注注明发电单单位的代号号。重要的的电信文书书，在发出出电报的同同时，还应应将有关材材料以书写写或印刷的的方式送交交发件人。第十四条 本制度度自颁布之之日起实施施第七章 公司文书书收发制度度第一条 范围本公司文件件（本公司司及其事务务所之间的的书信、文文件、传票票、小包裹裹等）以及及公司外文文件的收发发、分发等等均按本制制度执行。第二条 统管部门门文书的收发发、分布等等事务，由由本公司及及各事务所所的总务部部统一管理理。第三条 部
29、门文书书责任者在部处室中中设文书负负责人，负负责本部门门内文件的的分发、保保管等工作作。第四条 文书的收收受对公司外来来文书的接接收由总务务部收件室室负责。第五条 收文的处处理收文中除亲亲启信函、挂挂号信、传传递证明外外，其余一一般信函应应全部拆封封，拆封后后，以件为为单位将收收文印章盖盖在文件上上方空白处处、将信封封附上用别别针别在一一起。收件室将全全部收文的的收受日期期、发文单单位、发文文者姓名、文文件标题、内内容概要、分分发地点等等项目登在在收文簿簿上，并并将文件及及收文簿一一并交给总总务部经销销。第六条 审核以及及分发批示示总务部经理理在对文件件及收文文簿加以以审核后，对对收件室做做出
30、分发批批示。当总务部经经理外出时时，如有事事务急需处处理，可由由副经理代代理承担上上述工作。第七条 分发收件室将“收文簿”及文件分分发各部门门，各部门门的文书负负责人应该该在收文簿簿上盖印签签收。第八条 处部门内内部文书处处理文书负责人人在收到文文件上加盖盖传阅印，并并递交有关关部门。有关部门经经理阅文后后对文书负负责人做出出分发传阅阅的批示，文文书负责人人据此分发发文件给有有关工作人人员。在文书承办办量、分发发量较大的的部门，可可设文书整整理簿，并并据此处理理文件。第九条 发送文书的发送送全部由总总务部收件件室负责，在在特殊必要要时亦可由由适当的业业务部办理理。第十条 部门内总总发送文书书的
31、处理文书发送者者在信封上上写清收件件人地点、姓姓名，并注注明是否采采用挂、快快递等方式式。文书负责人人将本部门门文件分类类别，请示示发送。第十一条 发送的的处理总务部发件件室将各部部处室交来来的所发文文的发文日日期、发送送地点、发发文者名称称（全名）、内内容等项目目登记在“发文簿”上，贴好好邮票投递递出去。第十二条 投递文件投递通通常一天三三次，按以以下时间投投出：第一次上午午十点；第二次下午午三点；第三次下午午五点。遇有紧急投投递的文书书，可不受受上述时间间限制。第十三条 邮票的的收付保管管邮票购入、付付出、保管管等情况，应应登记在“邮票收付付保管明细细表”，并在年年末计算出出余额，与与现存
32、邮票票数量加以以核对。第十四条 公司内内部的定期期专递不利用国家家邮政，而而是通过公公司内部定定期专递发发送的信函函、文书、传传票、小包包裹、钱款款以及其他他物品的收收集和递送送，可依照照本制度的的有关规定定办理。对本公司及及各事务所所之间的定定期专递的的管理由各各事务所总总务室负责责。第十五条 定期专专递收发文文簿的制作作在发送定期期专递时，各各部门应在在定期专递递收文簿上上登记其内内容，一式式二页，副副页留存，正正页与发送送物品同时时放入定期期专递箱定定期专递收收发文簿，作作为发文单单位记录，可可代替发文文簿，每天天进行整理理清点。对对于收文部部门，定期期专递收发发文簿，可可代替收文文簿，
33、每天天进行整理理清点。第八章 公司文书书处理制度度（一）总则则第一条 范围本公司文书书处理均按按本制度执执行。在特特殊情况下下的应急处处理，事后后也须按本本制度补齐齐有关手续续。第二条 定义本制度所指指文书，包包括以下内内容：1高层决决策文书以以及基层下下达的文件件。2部门会会议文书与与转阅文件件。3合同书书、证券、证证书和劳动动协议书。4志愿书书、违约收收文、往来来公文、专专利证明和和注册登记记文书。5收支预预算与决算算书、账本本票据、凭凭证、各种种明细表、各各种规定与与计划书。6往来书书信、电报报、任命书书、意见书书。7各种报报告、各种种统计表。其中“1”与“2”项文书的的处理，原原则上按
34、会会议决定处处理。第三条 类别划分分上述文书按按机密程度度、可划分分为以下几几类：1机密文文书（1）绝密密。（2）秘密密。（3）保密密。2普通文文书，即机机密文书以以外的文书书。3其他文文书，如公公开发行的的书籍、杂杂志、报纸纸，以及调调查资料类类的印刷品品或复印誊誊写物品的的。第四条 适用原则则（二）文书书的收发第五条 收发到达本公司司的文书，原原则上由总总务部或者者另行规定定的其他部部门接受。所所有文书按按下列原则则处置或送送发：1普通文文书全部由由接受部门门开启或开开封。启封封时，编上上文书的收收发编号，注注明收发日日期；在文文书登记簿簿上作好登登记；由接接受部门的的主管，或或者由指定定
35、的文书保保管员送交交有关部门门有关人员员；文书当当事人必须须签名盖章章领取文书书。但是不不涉及特别别事项的文文书，可以以简化登记记手续。2绝密文文书或亲启启文书，必必须直接送送交当事者者，由文书书当事者开开封与处置置。第六条 制度时间间外的处理理1值班人人员能够判判定为是紧紧急重要的的文书，或或者直接写写给公司高高层领导的的文书，应应立即通知知秘书室主主任；其他他次重要文文书，只需需通知收发发室的主任任，并按其其指示处理理。2所有到到达的文书书，值班人人员都必须须一一作好好登记，于于此后第一一个工作日日早晨转交交收发室。 第七条 收发决定定所有文书的的接受、转转交、登记记与领取事事宜，都必必须
36、由收发发室主任做做出决定与与指示。第八条 设立信使使在文书的接接受与处理理过程中，各各部门间经经常需要相相互传递文文书；因此此，在文书书档案室设设一名信使使，来回传传递各类文文书。（三）文书书的处理第九条 处理原则则文书处理的的基本原则则是“准确”与“及时”，并且明明确文书处处理的责任任者。第十条 成文原则则凡重要的往往来交涉，都都必须形成成“文书”或形成记记录，即使使情况特殊殊，也必须须事后追忆忆，形成“备忘录”。第十一条 特例对那些并不不重要的事事项，或者者通过电话话、会面等等简单形式式处理的事事项，只需需要事后将将处理结果果的要点记记录下来即即可。第十二条 处理手手续领取文书的的部门，按
37、按下列规定定及时予以以处理。1凡重要要事项，或或者异常事事项，应立立即向所在在部门主管管做出报告告，并逐级级向上请示示，必要情情况下必须须与其他部部门取得联联系，等候候并按照上上级指示，处处理文书中中涉及的有有关事项。2如果文文书中涉及及的事项，与与其他部门门有关，必必须在与其其他部门取取得联系后后达成一致致意见再行行事。3在具体体处理时，如如果认为有有必要请其其他部门做做出配合，并并且其他部部门提供配配合需要一一定的时间间，在这种种情况下，应应事先征得得对方的意意见。4如果事事情涉及两两个以上的的部门，并并且难以判判断由何部部门出面主主持时，应应听取其他他部门的处处理意见。第十三条 防止拖拖
38、延文书档案部部门有责任任督促有关关部门处理理文书指定定的事项，以以防止文书书的处理延延迟或停顿顿，如发生生延迟或停停顿现象，应应立即交文文书档案部部门处理。第十四条 重要文文书的保管管机要或绝密密文书以及及其他重要要文件，必必须存放在在带锁的档档案文件柜柜中，予以以严格保管管。文件柜的存存放，必须须选择在发发生意外时时，能够安安全、迅速速转移出去去，放在容容易发现的的醒目位置置。（四）文书书的制作第十五条 用纸的的规格制作文书的的用纸，除除特殊情况况外，原则则上采用规规格。第十六条 字句文书应以简简单明了的的文体记述述，采用标标准的简体体汉字，避避免使用艰艰涩的词句句。第十七条 文体全部文书一
39、一律采用书书面文体。第十八条 复印绝密文书未未经主管认认可不得擅擅自制作或或复印副本本，在特别别有必要的的情况下，必必须注明包包括正本在在内共复印印多少份，送送往何部门门等等。第十九条 署名在文书发送送与转交时时必须按下下列要求署署名，特殊殊情况或有有专项指示示的情况除除外。1代表公公司名义缔缔结的合同同书、往来来公文、公公司公告及及向政府机机构提交的的报告，全全部署名“董事会代代表”。2对外广广告及宣传传，采用公公司名称。3除此之之外的文书书，署上相相关业务部部门名称，以以及部门经经理的职务务与姓名。不重要的文文书，只需需署上经办办人姓名。 （五）文书书整理第二十条 编写符符号各种文书都都必
40、须按整整理的要求求编写符号号，表示文文书的类别别，再按符符号编辑数数字符号，给给各文书排排序，以便便于检索。第二十一条条 文书书的符号与与编号按下下列规定使使用：1表示部部门名称的的符号，用用部门名称称的第一个个汉字，如如制造部门门、工艺室室，用“制、工”表示。2文书类类别直接用用“绝密”、“密”等字样表表示。3各种文文书，按先先后顺序用用自然数排排序编号。4同一文文书或同一一名称的文文书，追加加一组自然然数，用“-”隔开，如如“制、工、密密00155-0011”。编号按按年度更新新。第二十二条条 填写写文书登记记簿所有文书的的符号与编编号都必须须填写在“文书登记记簿”上。第二十三条条 整理理
41、文书处理完完结之后，按按文书的符符号与编号号进行编辑辑整理。将将大部分没没有必要查查询与翻阅阅的归为一一类进行；另一类需需要经常查查阅的文书书，尽管文文书处理已已经结束，但但文书的效效用还没有有终结，仍仍需要单独独整理。第二十四条条 保管管文书整理后后，大量不不重要的文文件直接送送总务部门门保管，其其他少量的的重要文书书，在一定定的期限内内由责任部部门妥善保保管。（六）文书书的送发与与交接第二十五条条 主管管部门全部文书的的发送与交交接，由总总务部负责责。在特殊殊情况下，公公司内文书书的送发与与交接，由由相应的部部门负责。第二十六条条 绝密密与亲启文文书绝密与亲启启文书必须须加封，并并在封面上
42、上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样的印章章。第二十七条条 转交交邮寄予面面呈送交的重要要文书，必必须在封面面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样印章章，分别表表示“可以由专专职传递员员以外的人人员转交，或或在书信接接受者不在在的情况下下留下文书书，嘱咐由由指定传递递者当面呈呈交的文书书”；“可以通过过邮寄传递递的文书”；“必须由指指定传递者者当面呈交交的文书”。第二十八条条 填写写送发登记记簿所有送发文文书，按“转交”、“邮寄”与“面呈”，分别填填写送发登登记簿。对于“面呈呈”文书，还还必须在相相应的备注注栏目注明明送交过程程的要点，以以及领取文文书的当事事人签名盖盖章。 （七）文书书的
43、存档与与废除第二十九条条 存档档由本公司总总部的行政政室，按文文书的整理理符号与编编号进行编编辑归档。第三十条 编辑行政室按年年度把重要要的、经各各部门整理理编号的文文书，进行行汇总，分分编装订成成册，存入入档案。会会计文书则则按会计年年度编辑成成册。一些些不太重要要的文书，不不必按文书书类别编辑辑，只需按按年度汇集集成册。第三十一条条 分编编标准存档文书按按部门，以以文书的符符号独立分分编成册。第三十二条条 保存存期限保存期限按按下列规定定确定：1永久保保存。凡属属于规则、指指令、决议议、诉讼、重重要契约、证证书、统计计及会计文文书，以及及员工人事事劳资文书书，都归为为“永久保存存”文书。2
44、保存十十年，类似似永久保存存文件性质质。没有必必要永久保保存的文书书，合议书书、志愿书书、违约书书、往来公公文、复命命书、报告告书和重要要往来信函函等等，可可以保存十十年。3保存五五年。保存存期从编辑辑日起算，次次重要且没没必要保存存十年的文文书，可保保存五年。第三十三条条 废除除保存期满或或者在保存存期内没必必要继续保保存的文书书，应及时时予以废除除或销毁。废废除必须经经有关部门门合议，报报总裁认可可，由文秘秘室执行。如果对废除除没有疑义义，应即刻刻予以废除除或销毁。第九章 公司文书书收发作业业规范第一条 主管部门门本公司所有有外来文书书，都由总总务部文秘秘室统一接接受。第二条 处理方法法文秘室按下下列规定处处理所到达达的文书：1把公司司文书与私私人文书区区分开来。2由文秘