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1、公司文件及档案管理制度（七）公司文件及档案管理制度(七)第一章总则第一条为强化对公司各类文件、档案的规范管理，保证档案看管和采用安全，提升利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。第二条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。第三条本制度适用于于公司各部门。第二章基本原则及管理范围第四条档案工作的基本原则：集中统一管理公司系统档案，保护档案的完备与安全，易于各项工作的利用。第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须
2、由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。第三章管理机构及主要职责第六条管理模式公司行政人事部就是公司系统档案工作的主要管理部门，实行总经理直管模式，即为公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。第七条管理范围。主要分成综合类档案和技术类档案两种。一、综合类档案主要包括：行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;二、技术类档案主要包含：各工程项目的研发报建、招投标和审计结果档案，以及工程管理性材料、工程项目合约、施工中构成的技术文件材料和完工技术文件等档案。第八条关
3、键档案基本管理建议合约耗资部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员看管，其它部门根据管理须要设立全职档案管理员。第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责一、贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;二、统筹规划并负责管理公司档案的搜集、整理、看管、鉴别、统计数据和提供更多利用工作，强化档案工作规范化、标准化建设;三、监督全面落实同步档案制度，指导各部门文件材料的搜集、累积、整理和档案工作;四、保护档案的完备和安全，搞好安全
4、严防、复原和维护工作;五、实行公司系统档案管理系统信息化建设。第四章档案的档案、立卷和转交第十条档案档案范围及档案时间一、对于公司规定的应立卷档案的材料，必须按照规定，向公司行政人事部转交，集中管理，任何个人严禁据为己有、婉拒转交;二、必须严苛按照档案时间展开档案。例如并无正当理由延后档案者，将对有关人员展开渎职问责。第十一条档案建议一、档案专业技术建议(一)档案的文件原则上一律为原件，凡存有原件的文件，无法以复印件档案。传真纸无法轻易档案，必须尽量新增原件，必要时存复印件并盖章红章标明原件存放处;(二)档案的文件材料应当对照档案范围完备、精确、系统搜集，工程技术类档案应当合乎国家有关规定。档
5、案的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应当齐全完备;(三)文件书写和载体材料应当能够耐热留存，文件材料整理符合规范。档案的电子文件，理应适当的纸质文件材料一并档案留存;(四)声像类、实物类档案必须准确完备，合乎有关规范和标准，并按档案建议提供更多摄制内容、时间、背景、作者等信息。二、有关工作建议(一)例如因工作须要无法及时档案的，应当主动向公司行政人事部备案，并精心安排专人得当留存，等待采用完后立即档案;(二)原则上，档案获得后未档案之前，部门人员严禁先行采用，否则，例如因此项原因引致的档案遗失、损毁等，一律对当事人和部门负责人渎职问责严肃处理;(三)崭新设立公司，在获得营业执照、非政府机构
6、代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必须将上述内容的原件存有公司行政人事部。第十二条档案立卷一、立卷原则综合档案按性质、类别、年限、关键程度和文件材料的自然构成规律，当年立前一年的卷，并应记当年的卷。技术档案公完工工程卷，新建工程资料要整理成册;二、立卷时间：综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目研发报建工作顺利完成后立即已经开始立卷，该工程项目完工后45天内顺利完成组卷工作;三、各部门专兼职资料管理员应当著重日常搜集和整理，按照档案范围严格执行部门人员及时档案，并搞好档案进度表立卷工作。第十三条档案转交一、档案对外转交建议：按照政府规定办理档案对外转交时，须
7、呈报公司总经理审核。凡政府部门批准的文件及附图，在政府有关部门须要废旧时，公司行政人事部须存留复印件备查。二、公司内部转交建议：(一)行政人事部接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一)(二)全部转交相关手续办理完后，转交部门和行政人事部经理均签订“同意”意见，并盖章部门印章，档案转交工作视作顺利完成，转交中的所有记录均须档案。三、对移出、辞职等人员，在办理调离相关手续前，必须清还档案。没行政人事部经理盖章，严禁办理调离相关手续。四、电子档案管理(略)第五章档案的利
8、用第十四条档案借阅基本程序仅在档案室查询通常数据和信息，办理普通登记手续即可，查询关键密级资料，须按借书管理权限呈圆形公司总经理盖章同意，且必须在档案室当场查询后交还，严禁私自拎出来影印。(档案查阅审批表见到附表二)第十五条档案借书事项规定一、借书档案必须按时交还，并及时办理清户相关手续。逾期无法交还应当提早办理延后采用相关手续;(档案借书审批表见到附表三)二、借书档案最久应当在7个工作日内交还，一次性借书时间少于10天以上，须呈报公司总经理审核;三、借书者必须确保原样交还Z10的档案资料，而且完整无损，严禁抛弃、推拉、圈点、划线、录入或作其它任何标记;四、严格遵守保密制度，得当保管所筹钱档案
9、，努力做到不遗失不泄露;五、牵涉根据公司领导命令积极开展具备严肃查处办案性质的工作，档案、资料借书须呈报公司总经理审核，各档案室即可办理;六、崭新进职和未隋东亮的员工，原则上不容许借书档案原件。例如因工作须要，须报公司总经理盖章同意;七、节假日前和工作出现变动时，必须及时交还档案;八、借书的档案，一旦出现损毁、遗失或失密，应立即向公司行政人事部备案，按公司规定渎职问责处置;九、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借给，例如确因工作须要，须经公司总经理同意方可借给;十、外单位借书档案，WOULD砌存有该单位公章的介绍信，载明借书内容，经公司总经理核准，由有关部门人员率领方可借书;十一、实物档案通
10、常不外借，声像档案就可以以复制件提供更多利用。第十六条档案资料借书规定一、公司Classified类的档案一律严禁激活;二、影印完须标明用途，根据情况盖章“再影印违宪”印章。第十七条档案密级确认与管理公司档案密级分成Classified、机密和秘密三类。(密级事项分割表见附表四)。密级档案看管建议如下：一、未经具有适当管理权限的领导核准，严禁激活和抄录;二、查询机密档案资料，就可以在阅览室内查询;三、属公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、通话、传达、采用、激活、抄录、留存和封存，必须由专人负责管理继续执行，使用电脑技术读取、处置、传达的公司秘密由各部门负责管理保密;四、须在设备较完整的保险装
11、置中留存密级档案，且档案室内门、柜应努力做到Buckinghamshire随锁;五、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告公司总经理，查明情况严肃处理;六、不许在私人相处、通信、网络中泄漏公司秘密，不许在公共场所谈论公司秘密，不许通过其他方式传达公司秘密;七、档案属于以下情况之一者，不与对外开放利用：(一)牵涉公司商业机密;(二)牵涉公司专利或技术秘密;(三)牵涉公司员工个人隐私;(四)档案构成部门规定管制采用。第十八条档案统计数据公司行政人事部应当在每年年终对档案的载入、抽走、整理、鉴别、看管数量和状况、档案的利用等情况展开统计数据。统计数据工作必须努力做到
12、实事求是，如实充分反映情况，务必保证提供更多的数据精确，合乎客观实际，严禁虚报、虚报、漏报和假造。(档案材料档案数量统计表格式见到附表五)第六章档案的看管和鉴别第十九条档案室设置及管理规定一、公司应当设置单一制的档案室，并确保档案室安全。档案室由专人管理，毫无关系人员一律不许步入档案室。档案管理员返回档案室必须随时第一关不好门窗，保证档案安全;二、档案室应当按照“十严防”展开管理，即为防光、防尘、防雷、防尘、防虫、严防有毒气体、严防高温、防潮、杀菌、防盗，尽可能全面得当看管不好各类档案，并定期检查、通风;三、档案室内不得放置与档案毫无关系的物品，严禁吸烟，防范火灾;四、定期对档案室展开检查，每半年展开一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排序、损毁情况等搞好记录，辨认出问题及时采取措施。