中小企业档案管理制度新版.docx

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1、中小企业档案管理制度新版档案管理制度1 目的 为标准公司档案管理，增加公司职工档案意识，提高公司档案的标准性、科学性、好用性和有效性，为健全和完善公司档案信息供应保障，并充分发挥档案的价值作用，特制定本制度。2 范围ABC 适用于总公司、分公司及各工程部的档案管理工作。3 档案管理机构及其职责3.1 档案管理工作实行三级管理制：一级管理是指总公司行政管理部的统筹管理；二级管理是指总公司各部门档案由本部门管理；三级管理是指由分公司各部门档案根据总公司业务指导部门的档案管理标准进行管理。3.2 公司指派专人对档案室进行管理。档案室管理员负责档案室的文件归档和档案鉴定、整理、保管、借阅等工作。严格执

2、行档案管理各项制度，对档案室刚好进行通风、除湿、防蛀等维护处理。重视档案日常借阅管理，做到借阅有批条、签字登记，确保档案无损毁、无丢失。各部门指定专兼职人员负责依据归档范围，定期催要和搜集档案资料并依据要求进行整理和装订。每个季度末统一将收集到的资料交档案室。 4 档案分类及收集整理部门 但凡公司在各项活动中干脆形成的具有查考、利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、荣誉实物、证件、照片以及须要公司长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。4.1 总公司各部门档案分类 4.1.1 行政管理部：公司及各部门的工作方案、总结和会议纪要；公

3、司汇总的统计报表和统计分析资料；由行政管理部经手登记的外来文件；公司行政性规章制度；公司资质等相关文件资料；各类请示、报告、批复、通告和其他重要文件资料。4.1.2 人员开展部：职工人事档案资料；职工培训档案资料；劳动合同；离职职工资料；企业聘请资料总分；职工社保相关的文件资料；职工考勤、薪酬、绩效相关的文件资料；公司人力资源规章制度和其他重要文件资料。4.1.3 财务部：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证；总账、明细账、日记账、协助账簿和其他会计账簿；月度、季度、年度财务报告和其他财务报告；银行对账单和其他重要文件资料。4.1.4 选购供应部：各项物资选购单及有关确认表格；选购方案表

4、；选购合同；到货验收资料；结款资料；供应商资料和其他重要文件资料。4.1.5 品质管理部：公司质量程序和限制文件；内审相关材料；开展各类评审活动的文件资料；客户满足度调查和其他重要文件资料。4.1.6 市场营销中心：投标文件、报价单；与效劳单位签订的协议、合同及谈判纪要；合同变更和涉及法律事务的文件、客户资料；竞争对手的文件资料和其他重要文件资料。4.1.7 企业筹划部：企业宣扬资料、样本、杂志、期刊等；企业文化相关的各类资料；公司网络建设和设备日常维护记录和其他重要文件资料。4.1.8 物业运营部：环境管理文件、秩序管理文件、工序流程文件、各工程现场状况资料和其他重要文件资料。4.2 分公司

5、各部门档案分类 4.2.1 综合管理部：参照总公司人员开展部、行政管理部、企业筹划部、品质管理部。4.2.2 市场营销部：参照总公司市场营销中心。4.2.3 财务部：参照总公司财务部。4.2.4 各工程部：职工人事档案资料；职工培训档案资料；客户回访表；公司各工程部的工作方案、总结和会议纪要；各工程检查记录；文件清单和其他重要文件资料。5 档案建立程序5.1 文件经办人按文件的时间依次或内容相关度将文件整理成卷，填写卷宗夹，类别和编号以及建档的时间见式样一；侧面档案卷宗宽 4.5cm，高 14cm档案卷宗模板见附件五。式样一：档案装订封皮档案盒式样 侧面： 正面： 5.2 侧面档案卷宗粘贴在案

6、卷题名下，侧面档案卷宗编号根据?文件编号制度?执行编号。5.3 根据档案盒中文件依次和内容整理并打印?卷内书目?，一式两份，经本部门负责人签字确认后，一并交档案管理人员确认签收，由档案室保管，经办人留一份?卷内书目?作凭证。 5.4 档案移交到档案室以后，档案管理人员要将接收到的文件建立归档清档号 案卷题名 档 案 卷 宗 档号：部门内部编号 档案室号：档案室门牌号缩 微 号：各部门固定编号档案盒 案卷题名档案名称 编制单位总分公司xx部编制日期建立该档案的日期 保管期限 密 级单，以便查找便利。6 档案交存时限 6.1 机密文件、公司重要会议纪要、合同文件和资质文件要随时送交相关档案管理人员

7、签收保管。6.2 各部门需存档的一般文件在相关工作完成后 60 天内立卷后，送交档案管理员。6.3 其它单独事项文件，需存档备查的，分类立卷后下一年第一季度结束前交档案管理员。7 档案密级和保存期 7.1 档案密级：根据?文件、记录管理制度?规定执行。7.2 保存期限：文件保存期要按文件内容来确定。档案的保管期限定为永久、定期两种。永久的期限一般为 10 年至以上；定期一般为 10 年以下至 3年以上。7.2.1 永久保管的档案主要包括：7.2.1.1 公司根本建设档案。7.2.1.2 公司制定的需长期执行和落实的各项规定、制度。7.2.1.3 公司重要性的事务管理文件材料，包括产权类材料以及

8、与有关单位签订的重要性合同、协定、协议、议定书等文件材料。7.2.1.4 物资办公设备及用品、机动车等选购方案、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。7.2.1.5 公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。7.2.1.6 公司职能活动中形成的重要业务文件材料。7.2.1.7 公司关于重要问题的请示与上级领导的批复、批示，重要的报告、总结和方案、统计报表等。7.2.1.8 公司组织机构演化、人事任免等文件材料。7.2.1.9 公司职能部门包括各工程部报送的年度或年度以上的方案、总结、统计等文件材料。7.2.1.10 行政管理工作中形成的审批、审查

9、、核准等文件材料。7.2.1.10.1 固定资产投资、科技方案等工程的审批核准、管理、验收评估等文件材料。7.2.1.10.2 不动产、自然资源的全部权、运用权确认的文件材料。7.2.1.10.3 许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料。7.2.2 定期保管的档案主要包括：7.2.2.1 公司职能活动中形成的一般性业务文件材料； 7.2.2.2 公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料 7.2.2.3 公司人事管理工作形成的一般性文件材料； 7.2.2.4 公司一般性事务管理文件材料； 7.2.2.5 公司职能部门包括各工程部报送的年度或年度以下的方案、总结、统计以及重要专题报

10、告等文件材料。7.2.3 人事、会计及其他特地文件材料保管期限，根据各组织机构自行规定执行。7.2.4 声像档案的保管期限要与同类的管理类档案的保管期限一样，分为永久、定期。8 档案借阅 8.1 查阅或借用档案须履行登记手续，填写档案借阅登记表，借用人员应与档案管理员当面点清，借阅档案后须刚好退还，并办理归还手续。8.2 借阅期限根据?文件、记录管理制度?执行。8.3 借用档案应留意保密， 妥当保管，不得损坏遗失，不准拆卷、剪裁或抽取张页，不准涂改、增删内容、画标记或自行复制。工作须要须经公司领导同意前方可复印、登记，不准带出公司或转借他人。 8.4 有复印件卷的档案，一般只查阅或借阅复印件卷

11、。 8.5 公司有价值的文件、报表、业务记录等必需备份。对存入电脑的资料、备份盘与源盘应分开存放。9 电子档案的归档 9.1 归档范围：无纸电子文件；文本文件；图像文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。9.2 保管期限：电子文件根据同类的文本档案的保管期限一样。9.3 保密级别：根据同类的文本档案的保密级别一样。9.4 其他均参考同类的文本档案的管理方法。10 档案的鉴定和销毁 10.1 档案室应会同公司内有关部门，依据以上有关档案的保管期限分类，对档案定期进行鉴定。对逾期应当销毁的档案，由档案管理员填写?公司档案销毁审批表?，交部门经理

12、审核，经总经理批准后执行。 10.2 凡属于高级保密及机密级别的档案资料必需由总经理批准方可销毁；中级保密级别的档案资料，由相关部门负责人签字批准后经公司常务副总经理确认前方可销毁；一般保密级别的档案资料，由相关部门经理签字批准后即可销毁。 10.3 经批准销毁的公司档案，档案管理员须仔细核对，将批准的?公司档案销毁审批表?和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。10.4 在销毁公司档案资料时，必需由总经理或相关部门负责人指定专人监督。10.5 保管期限已满但仍不能销毁的档案有以下四种：未结清的债权债务；未了事项；仍在进行的工程工作、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事

13、项完结时为止。 11 本制度由行政管理部负责制订、修改并说明。 12 本制度自公布之日起生效。附件清单：1、?卷内书目? 2、?档案归档清单? 3、?档案借阅登记表? 4、?公司档案销毁审批表? 5、?档案卷宗? 6、?档案卷封皮?附件一：卷内书目 立卷人： 立卷部门负责人：档案管理员：序号 文件作者 文件日期 文件内容摘要 张数 备注 附件二：档案归档清单序号 档案编号 移交人 资料题名 页数 归档日期 接收人 备注附件三：档案借阅登记表序号 借阅档案资料名称及编号 借阅人 审批人 经办人 借阅时间 归还时间附件四：公司档案销毁审批表卷宗名称序号 类别名称 起止时间 档案文件数量(卷、册、件) 销毁缘由 备注公司档案管理负责人看法签名： 年 月 日主管部门 审核看法 签名：年 月 日 公司领导 批准看法盖 章 年 月 日监销人 签名销毁 时间 年月日 销毁 方式销毁 地点附件五：档案卷宗 此 处 为 公 司logo 附件六： 文件名称 品质管理部 存 存 档 人 人： 部门负责人： 2011 年 年 3 月 月 1 日 日 2011 年 年 3 月 月 31 日 公司全称