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1、.文件编码：SHHSE-SMP-DA-YJ-2015-0001/01 页码：4页文件名称：上海健康安全环境（HSE）研究会档案管理规程颁发部门：研究会文件发放部门：研究会下属部门生效日期：2015年8月9日上海健康安全环境（HSE）研究会档案管理规程第一章 总则1、为加强上海健康安全环境（HSE）研究会（以下简称研究会）档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，特制定本制度。2、研究会档案，是指研究会从事内部管理、会员单位招募及管理、开放大学招生及教务工作、技能培训工作以及其他各项活动直接形成的对研究会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3、
2、档案管理人员应保证经办文件的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第二章 档案管理第一条 文件材料的收集管理1、研究会指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交领导审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。4、会议文件由行政部门收集。5、归档的文件材料应为文字文件和电子文件，归档后的电子文件仅由研究会专人保管，部门及个人不可保留。第二条 归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录、会议录像等。2、本研究会对外
3、的正式发文与有关单位来往的文书等。3、本研究会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。4、本研究会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本研究会下属开放大学相关招生资料、学生信息资料、教师信息资料、教务资料等文件材料。6、本研究会下属技能培训部相关招生资料、学生信息资料、教师信息资料等文件材料。7、本研究会章程、会员单位及个人信息资料等文件材料。8、本研究会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。9、本研究会的大事记及反映本研究会重要活动的照片、录音、录像等。第三条 归档要求1、档案质量要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和
4、利用。2、归档的文件种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文、电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。5、档案文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用签字笔书写，字迹要工整、清晰。7、所有文件年末进行清点归档工作，设立档案盒。第四条 档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件的收集、整理、
5、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、管理人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护研究会档案的完整与安全。第五条 档案的使用1、研究会档案只有研究会内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由领导（或校长）签字批准，受控文档的借阅要由秘书长签字批准。2、档案借阅随借随还；对借出档案，档案管理人员要及时催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报秘书长处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要
6、，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第三章 档案编制 第一条 文件分类编码的类目设置1、一级类目：以GMP管理标准类文件的分类为依据，分为：技术标准（STP）、管理标准（SMP）、操作标准（SOP）、记录（REG）四个类目。2、二级类目：类别代码代码含义代码含义DA文件管理OP岗位操作QA质量保证JR岗位职责MM物料管理ED设备管理SD市场管理PO行政管理FM财务管理QC质量控制3、文件分类综合表文件类型文件类别文件小类别类型程序代
7、码类别类别代码小类别小类别代码管理标准SMPDA文件管理QA质量保证QC质量控制MM物料管理SD市场管理FM财务管理ED设备管理PO行政管理操作标准SOPQA质量保证OP岗位操作技术标准STPJR岗位职责记录REG4、文件号编制要求：/记录编号（01）顺序号（0001）年号（2015）部门代号（YJ）文件类别（SMP-FM）研究会代号SHHSE说明：研究会代号：SHHSE，上海健康安全环境（HSE）研究会的缩写首字母。部门代号：以部门名称的首字母大写为标准，开放大学KD，技能培训JN，研究会YJ。年号：年份。顺序号：归档文件顺序记录编号：版本标识，01表示第一版。例子：文件编号：SHHSE-S
8、MP-FM-YJ-2015-0001/01上海市HSE研究会财务管理规程所有文件必须有版本标识，如有文件更新，版本号随之更新。第二条 档案号编制1、档案排列，盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。2、档案编号，由“全宗号年度号类别号件号”组成。 在编制档号时，注意五点：全宗号是指单位的代号SHHSE。年度号是指归档文件形成的年度。类别号用大写拼音字母编制。拼音字母为档案的类代号，行政类（XZL），财务类（CWL），人力资源类（RLL），业务类（YWL），项目管理类
9、（XML）。件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一年度、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一年度、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。例子：档案号：SHHSE-2015-XZL-001 上海市HSE研究会行政类卷宗（盒）。3、所有档案年末进行清点归档工作。 第三条 附录1、归档文件目录封面、表格及备考表，附件1。2、归档文件电子目录（附件2），如下：序号文件编号文件标题页数份数档案号交、接人存档时间备注文字电子文字电子精选范本